1. GENERALIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
María Alejandra A.

2.  La Administración documental permite el
establecimiento de políticas, la definición
de normas y la toma de decisiones que
facilitan la gestión en las organizaciones.
CONCEPTUALIZACIÓN

3.  La administración documental tiene como fin
servir la información de manera precisa, agil
y oportuna a aquellas personas que la
requieran y en los procesos que interviene
para lograr la eficiencia
 Por lo tanto se trata de controlar, mantener,
almacenar, eliminar y recuperar, la
información de toda clase existente en la
empresa, para cumplir a cabalidad con el
objetivo.
Fin de la administración
documental

4.  Control
 Mantenimiento
 Almacenamiento de datos
 Descarte de documentos
 Recuperación de la información
Funciones de la administración
documental

5. LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN LOS
ARCHIVOS

6.  Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y
conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
Gestión documental

7. Gestión documental
La gestión documental se reconoce, como
una actividad intrínsecamente ligada a los
archivos y su desarrollo es paralelo a la
búsqueda de la transparencia en la gestión
administrativa.

8. El Programa de Gestión Documental - PGD,
como proceso archivístico sistemático
Debe estructurarse a partir de la
normatividad archivística vigente.
Contempla situaciones tendientes a
la simplificación de trámites y
racionalización de recursos.

9.  Consideraciones básicas de tipo
administrativo, económico y archivístico.
 Aspectos de planeación relacionados con
la necesidad de un diagnóstico y los
requisitos previos al PGD.
COMPONENTES DE UN PGD

10.  La adopción e implementación de las tablas
de retención documental.
 La formación de archivos según el ciclo vital
de los documentos (Archivos de
Gestión, Central e Histórico)
COMPONENTES DE UN PGD

11.  Identificación
de los procesos de un
programa de gestión documental y sus
correspondientes flujos de información
 La implementación y seguimiento.
COMPONENTES DE UN PGD

12. Dada la importancia de la Tabla de
Retención Documental como un elemento
indispensable en la gestión documental y
ser un instrumento archivístico
indispensable en la gestión documental y
la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión,
central e histórico de las entidades, estas,
deberán elaborarlas y adoptarlas para la
implementación del Programa de Gestión
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Documental,

13. 1. PRODUCCIÓN
2. RECEPCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL
PROCESOS
3. DISTRIBUCIÓN DE UN
PGD 7. CONSERVACIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
5. ORGANIZACIÓN

14. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
Generación de documentos
de las instituciones en
cumplimiento de sus
funciones.

15. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Creación y Instrucciones para el
diseño de diligenciamiento de formularios
documentos Determinación de uso y finalidad
de los documentos
Diplomática:imagen corporativa,
características internas y
externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
Adecuado uso de la reprografía

16. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Identificación de dependencias
2. productoras
Normalización Definición de tipologías
documentales, formatos y
de la producción
formularios según TRD
documental
Determinación de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas

17. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Directrices relacionadas con el
2. Normalización número de copias
de la producción Control de la producción de
nuevos documentos
documental
Determinación de la periodicidad
de la producción documental

18. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurídica.

19. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Radicación:
Procedimiento por el cual, se
asigna un número consecutivo, a
las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío

20. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Registro:
Procedimiento por el cual, las
entidades ingresan en sus sistemas
datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la
dependencia competente, Nombre
del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de
respuesta

21. PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Registro de Definición de medios de
documentos recepción
Recibo de documentos
oficiales
Verificación y confrontación
de folios, copias, anexos,
firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos
(Acuerdo AGN 060/2001 Art.

22. PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Radicación Asignación de consecutivo, fecha
de documentos y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos
recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de
radicación y control
Elaboración de estadísticas

23. Vocabulario Archivistico
No olviden que el vocabulario archivístico es esencial
en el proceso ya que el permite una buena
comunicación y comprensión de los procesos.
No profundizo sobre el tema ya que se desarrollará
en la siguiente unidad