Frukostmöte med tema "Bli bättre på att realisera nyttan i projekt", Stockholm den 10 oktober 2013

1. Hur kan kommuner nå effektmål och
minska resursslöseri i projekt?
Frukostmöte med tema
Bli bättre på att realisera nyttan i projekt
Aras Kazemi, Frontit
Stockholm, 10 oktober 2013

2. Effekt
Förändring som är konsekvensen av en vidtagen åtgärd
och som annars inte skulle ha inträffat.
Nytta
Effekter som uppfattas vara positiva för en verksamhet.

3. Vad vill vi uppnå för effekter?
Exempel på positiva värden:
■
■
■
■
■
■
■
■
Spara tid
Göra det enklare
Minska sjukfrånvaron
Höja effektiviteten
Öka säkerheten
Spara pengar
Färre antal fel
Öka demokratisk delaktighet

4. Mål
Mål är något mätbart,
något som går att uppnå,
något konkret som man
arbetar med inom en
överskådlig tid.
Tips! Ett välformulerat mål ska vara SMART:
Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsatt

5. Olika förändringar – olika mål
■
Effektmål
De nyttor som förväntas uppstå av en verksamhet efter en given tidpunkt när
projektets resultat har fått nyttjas
■
Projektmål
De avsedda resultat som förväntas vara realiserade när projektet ska avslutas
Förhoppningsvis leder projektmålet fram till önskade effektmål
Effekt
Effektmål
Projektmål
Tid
Beslut:
Projekt avslut
Beslut:
Start av projekt
Projekt

6. Hur kan vi nå effektmål?
Var uppstår effekten?
Vilka kan realisera effekterna?
Hur kan vi mäta och följa upp?

7. Effekterna uppstår i användningen!
Effekt
Effektmål
Projektmål
Tid
Beslut:
Projekt avslut
Beslut:
Start av projekt
Förstudie
Utveckling
Användning
Förändringsledning
Projekt
Effektmål
De nyttor som förväntas uppstå av en verksamhet efter en given tidpunkt
när projektets resultat har fått nyttjas

8. Projektet är en möjliggörare
Projektets utfall, t ex ett it-stöd, kan främja effekthemtagning om resultatet
lever upp till användarnas förväntningar och lösningen nyttjas till den grad
(eller mer) som en gång efterfrågades när man startade projektet.
Acceptans för användandet är avgörande
Effekthemtagning blir en utmaning när projektets resultat
inte når upp till användningsmålen.
Hur tekniskt kraftfullt ett it-stöd är spelar i slutändan
ingen roll om det är så att användarna har svårt att ta
till sig och anpassa sig till den nya tekniken.

9. Systemfel – lärare drivs till vansinne
Publicerat: 18 september 2012 kl 11:36, Pedagogiska magasinet (Lärarförbundets tidning)
Digitala system införs för att hjälpa lärare att dokumentera, bedöma och
kommunicera. Men verkligheten blir ofta en annan. Lärare kämpar med trassliga
system som stjäl värdefull tid och kritiken tycks inte nå fram.
Tre kollegor en eftermiddag i lärarrummet på Norra Ängby skola i Stockholm.
Orden forsar fram. Stopp, bönfaller jag, vänta, jag hinner inte, måste få anteckna!
Någon hejdar sig, drar efter andan, börjar sedan om lika fort. En annan väger
orden noga, resonerar för och emot, förtydligar. Viljan att förmedla den egna
situationen är påtaglig, snudd på akut, och känslan som genomsyrar
beskrivningarna är frustration.
Ämnet som engagerar så är Skolwebben, det vill säga Stockholms stads digitala
system för dokumentation och kommunikation. Lärare loggar in på Skolwebben för
att registrera frånvaro, publicera information till föräldrar och fylla i skriftliga
omdömen för alla elever.
Men systemet har hittills fungerat dåligt. Läraren Amy Lindau beskriver
svårigheterna med att kommunicera med föräldrar via Skolwebben. Hon har lagt
ner timmar på att publicera material som sedan försvinner eller så hoppar texter
runt när hon ska byta en bild. Att lägga upp en länk är också trassligt.
– Jag tycker att det är roligt att lägga in bilder och texter. Men Skolwebben är
krånglig och jag förstår att lärare ger upp. Jag har ruskat på huvudet och tänkt att
det här är helt vansinnigt.
Tanken är att föräldrar ska läsa veckobrev på Skolwebben. Den idén är god i sig,
men har inte fungerat i praktiken, berättar kollegan Annika Lindmark. Med jämna
mellanrum ligger Skolwebben nere vilket får till följd att föräldrar inte loggar in,

10. Helhetssyn krävs!
Verksamhet
Process/
Arbetsuppgift
Människa/
Medarbetare
Kompetens
Verktyg
För att säkerställa nyttan med it-stöd krävs även
att arbetsuppgifter, kompetens och användningssituation beaktas.

11. Analysera användningssituationen
Viktiga faktorer att ta hänsyn till:
■
Målgrupper för effekthemtagning
Vem/vilka ska använda resultatet?
■
Användningsmiljö
Under vilka situationer/förhållanden förväntas
resultatet användas?
■
Intresse och engagemang
Vad vill målgruppen åstadkomma?
(motivation, värderingar, mål, kunskap, m.m.)
Om användarna inte förstår
hur projektets resultat skall
användas eller vilka fördelar
det bidrar med, vad har då de
för incitament att ändra sina
beteenden och arbetssätt?

12. Sikta på effekt och driv projektet
med fokus på användningsmålen
Effektmål
Varför satsar vi på projektet?
Målgrupper
Vilka kan realisera effektmålen?
Användningsmål
Vad ska målgrupperna uppnå för resultat?
Åtgärder och verktyg
Vilka funktioner ska utvecklas?
Vilka tjänster ska erbjudas?
Vilka aktiviteter ska genomföras?
Källa: I. Ottersten, M. Balic, 2010

13. Ställa krav på användningsmål
Icke-funktionella krav
Parkeringsautomat
9 av 10 användare ska kunna betala
parkeringsavgiften inom 1 minut.
9 av 10 användare ska uppleva att det gick
smidigt att använda automaten för att utföra
betalningen.

14. Definiera först vägen till effektmål,
därefter välj lämpliga verktyg/åtgärder
Frank Lloyd Wright
“You can use an eraser on the drafting table or a sledge hammer
on the construction site”
Förändringsmöjligheter
Kravanalys
Källa: Bias & Mayhew, 1994
Förändringskostnader
Utveckling/Genomförande
Leverans

15. Involvera användarna i projekten
Testa i riktiga användningssituationer
Fråga inte vad användarna vill ha!
■
■
■
Analysera behoven hos de målgrupperna som kan förverkliga effektmålen
Ta fram ett resultat för att testa i riktig användningssituation
Utvärdera testerna, justera resultatet och iterera på nytt

16. Mäta, följa upp, testa och förbättra
Exempel från projektet Lättöppnade förpackningar
Testgrupp: Personer med nedsatt handfunktion
1.
Hur var det att öppna förpackningen första gången?
2.
Hur var det att ta första dosen?
3.
Hur var det att stänga förpackningen?
4.
Hur var det att öppna andra gången?
5.
Hur var det att ta sista dosen?
6.
Vad är ditt totala omdöme?
Extremt svårt
Extremt lätt
Fokus på användning,
ej på funktioner!
Källa: Reumatikerförbundet

17. Exempel: en myndighets webbplats
Testmetod: Scenariobaserad utvärdering, 20 användare
Exempel på problem som identifierades:
■
Dålig och otydlig sökfunktion
Tog tid innan sökfunktionen hittades. Oklart vad man söker i. Otydlig
presentation av sökresultatet. Avsaknad av funktioner. För få antal tecken i
inmatningsfältet.
■
Texternas kvalitet
Ej avskanningsbara texter, svåra ord och förkortningar.
■
Otydlig navigering
■
Ej tillgängliga sidor
Dåligt utformade länkar (”Läs mer…”). Oklart var man befinner sig på sajten.
Besökta länkar indikeras ej. Vissa länkar leder ”ut” från webbplatsen utan att
detta angetts.
Bilder saknar alt-text. Låst teckenstorlek. Felaktigt gjorda tabeller. Saknar
alternativ till multimediala element.
■
Prestandaproblem
Lång väntetid för nedladdning av vissa sidor.

18. Agil utveckling med användarcentrerade metoder
Affärsidé
Verksamhetsplan
Konkretisera idé
Idé
Stäm av mot…
Vilka kan realisera
effektmålen?
Får vi rätt effekt?
Definiera effektmål
Ständiga förbättringar
Utvärdera
Analys av behov
hos målgrupper för
effekthemtagning
Gick det
bra?
Hur ska de
lyckas?
Projektets resultat

19. Lästips och referenser
■
Förändringsledare – med ansvar för värdehemtagning
N. Lindell
■
Lean Software Development
M. & T. Poppendieck
■
Effektstyrning av IT
I. Ottersten, M. Balic
■
Användarcentrerad systemdesign
J. Gulliksen och B. Göransson
■
The design of everyday things
D. Norman
■
ISO 9241-11
Ergonomics of human-computer interaction

20. Aras Kazemi
Projektledare, Frontit
aras.kazemi@frontit.se
Twitter @araskazemi

21. Tack!
frontit