Pembangunan Klasifikasi Fail

1. PENYEDIAAN KLASIFIKASI
FAIL (KF)
DAN JADUAL PELUPUSAN
REKOD FUNGSIAN (JPR)
Hapiza Osman
Seksyen Pengurusan Rekod Elektronik
hapiza@arkib.gov.my
PELAKSANAAN DDMS 2.0
SEKTOR AWAM
ARKIB NEGARA MALAY

2. 2
PERANAN ANM DALAM DDMS
PERSEDIAAN KE ARAH DDMS
OBJEKTIF PENYEDIAAN KF
PEMBANGUNAN KF
KEPERLUAN PENYEDIAAN
Q & A
SKOP PEMBENTANGAN

3. 3
PERANAN ARKIB NEGARA DALAM
PERLUASAN DDMS
• Membantu jabatan/ agensi kerajaan
dalam penyediaan pra syarat
Akta Arkib Negara
2003 [AKTA 629]
• Pembangunan KF berasaskan fungsi dan
aktiviti
MS ISO 15489-
1:2020
• Ujian keakuran aplikasi DDMS 2.0
MS ISO 16175:2012

4. PERSEDIAAN KE ARAH DDMS
4
Penyediaan
Pra-Syarat
Klasifikasi Fail
(KF)
Jadual
Pelupusan
Rekod (JPR)
Jawatankuasa
Pengurusan Rekod
Jabatan/ Agensi
Panduan
Pengurusan
Rekod Sektor
Awam 2016
Seksyen/ Unit
Pengurusan Rekod
Surat
JPA.BPO(S)215/65/1
4 (24) bertarikh
31.12.2012
Pengwujudan
jawatan Kader
Pegawai Arkib
secara trade off

5. 5
• Lokasi, perjawatan dan peralatan
• Perubahan kaedah pelaksanaan pengurusan
rekod
Registri
Berpusat/ KF
Berpusat
• Fail diwujudkan secara elektronik & fizikal
• Fail fizikal diurus oleh Seksyen Pengurusan
Rekod (berpusat)
Pengurusan
Rekod secara
Hibrid
• Perubahan fungsi Jabatan/ Agensi
• Persetujuan Arkib Negara Malaysia
Pemantapan
Klasifikasi Fail
PERSEDIAAN KE ARAH DDMS

6. Pra-syarat DDMS
Keseragaman
Pengurusan maklumat
3R : Right File, Right
Time, Right Person
Perkongsian Maklumat
Penyediaan Jadual
Pelupusan Rekod
1
2
3
4
5
6
OBJEKTIF PENYEDIAAN
KLASIFIKASI FAIL

7. KLASIFIKASI FAIL BERDASARKAN FUNGSI
Klasifikasi Fail meliputi rekod:
 Urusan Am
 Urusan Fungsian
7

8. PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL :
URUSAN AM
 meliputi rekod yang memberi sokongan kepada
pengoperasian sesebuah agensi
 terdiri daripada rekod yang meliputi:
100 – Pengurusan Pentadbiran
200 - Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan
(Tanah, Bangunan dan Infrastruktur)
300 – Pengurusan Aset
400 - Pengurusan Kewangan dan Akaun
500 – Pengurusan Sumber Manusia
 templat disediakan oleh ANM
8

9. 9
PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL :
URUSAN FUNGSIAN
• Meliputi rekod teras berkaitan fungsi, aktiviti
khusus dan sub-aktiviti bagi sesebuah pejabat
awam.
• Ia berbeza - beza di antara setiap pejabat awam.
Contoh 1: Arkib Negara Malaysia
600-Pengurusan Rekod
700-Pentadbiran Arkib dan Memorial
Contoh 2 : MAMPU
600-Permodenan Pentadbiran dan Penyampaian
Perkhidmatan
700-Pengurusan Projek ICT Sektor Awam

10. FUNGSI
Tanggungjawab utama / khusus yang dilaksanakan oleh
sesebuah pejabat awam dalam mencapai objektif
penubuhannya (juga dikenali sebagai Perkhidmatan Teras)
SUB-AKTIVITI
Kegiatan yang dilaksanakan oleh sesebuah Pejabat
Awam dalam mencapai Fungsi khusus penubuhannya.
TRANSAKSI
Kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan di bawah
Aktiviti
AKTIVITI
Merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di bawah
sesuatu Sub Aktiviti.
HIRARKI KLASIFIKASI FAIL DALAM
DDMS 2.0

11. 11
HIERARKI KLASIFIKASI FAIL
F : Fungsi
A : Aktiviti
SA : Sub-Aktiviti
T : Transaksi (Fail) A
T
T T
T
T T
T
SA
T
SA SA SA
A A
F
HIERARKI KLASIFIKASI FAIL

12. 12
Fungsi - Sumber Manusia
Aktiviti - Latihan
Surat Menyurat
Minit Mesyuarat
Sub- Aktiviti – Latihan Dalaman
Transaksi (Fail) – Kursus Pengurusan
Rekod
Laporan
HIERARKI KLASIFIKASI FAIL

13. 13
HIRARKI KLASIFIKASI FAIL DALAM DDMS 2.0
Fungsi
Aktiviti
Sub aktiviti
Transaksi
(fail) Lampiran dalam fail
(enclosure)

14. Kod Nombor
- Kod Nombor bagi semua Urusan Am dari 100
sehingga 500 telah ditetapkan oleh ANM untuk
digunapakai oleh semua agensi
- Kod 600 ke atas akan digunakan bagi Urusan
Fungsian (core business) sesebuah agensi
14
KOD KLASIFIKASI FAIL

15. Kod klasifikasi fail terdiri daripada:
Singkatan Nama jabatan dan kod nombor
Contoh : INSTUN.100-1/1/1
ARKIB.600-1/1/1
INSTUN - Institut Tanah Dan Ukur Negara
ARKIB - Arkib Negara Malaysia
15
KOD KLASIFIKASI FAIL

16. Kod Klasifikasi Fail Terperingkat
(TERHAD, SULIT, RAHSIA, RAHSIA BESAR)
Kod nombor:
Contoh : INSTUN.100-1/1/1(S)
ARKIB.600-1/1/1(S)
16
KOD KLASIFIKASI FAIL

17. ALAT
PEMBANGUNAN
KLASIFIKASI FAIL
17
Carta Organisasi Jabatan, Bahagian
dan Seksyen/ Unit
Carta Fungsi Jabatan, Bahagian dan
Seksyen/ Unit
Laporan Tahunan /Pelan Strategik
Manual Prosedur Kerja Bahagian
dan Seksyen/ Unit
Senarai lengkap fail semasa semua
Bahagian/Seksyen/ Unit

18. (i) Matlamat dan strategi organisasi
(ii) Fungsi organisasi yang menyokong usaha mencapai
matlamat dan strategi tersebut
(iii) Aktiviti program organisasi yang membentuk fungsi
tersebut
(iv) Proses kerja yang dijalankan bagi melaksana aktiviti
dan transaksi tertentu
(v) Rekod organisasi sedia ada
18
Mengenal pasti dan menganalisis:
ANALISA FUNGSI/ AKTIVITI

19. CARTA PERBATUAN PENYEDIAAN
KLASIFIKASI FAIL
19
BIL PERKARA
BULAN PERTAMA BULAN KEDUA BULAN KETIGA BULAN KEEMPAT BULAN KELIMA BULAN KEENAM
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Perbincangan Awal
2. Pelaksanaan Bengkel
2.1 Penyediaan Draf KF Urusan Am dan
Fungsian
2.2 Penyediaan Draf Deskripsi KF Urusan
Am dan Fungsian
2.3 Pengharmonian Draf KF Urusan Am
dan Fungsian
3. Jabatan kemukakan draf yang telah
dipersetujui oleh Pengurusan Atasan
Jabatan:
3.1 KF Urusan Am dan Fungsian
3.2 Deskripsi KF Urusan Am dan Fungsian
4. Pengharmonian Peringkat Arkib Negara
Malaysia
5. Pindaan dan Pengemaskinian oleh
Jabatan
6. Kelulusan dan Perakuan kepada Jabatan

20. Kaedah Pertama
Penyediaan Draf
Klasifikasi Fail Urusan
Am sebelum bengkel
2 KAEDAH : PENYEDIAAN
DRAF KLASIFIKASI FAIL
Kaedah Kedua
Penyediaan Draf Klasifikasi
Fail Urusan Am dan
Fungsian serentak semasa
bengkel

21. 21
Langkah 1
Senaraikan semua
fail aktif:
• Fail terbuka
• Fail terperingkat
Langkah 2
• *Mapping
senarai fail
semasa dengan
templat KF
Urusan Am
• Fail yang
berbaki adalah
fail urusan
fungsian
Langkah 3
• Majukan
senarai fail aktif
dan senarai
mapping KF
Urusan Am ke
ANM
(spre@arkib.gov.
my)
PERSEDIAAN AWAL PELAKSANAAN DDMS
Pembangunan Klasifikasi Fail
* Langkah 2 & 3 -Boleh dilaksanakan lebih awal atau semasa Bengkel Pembangunan KF

22. 22
Langkah 4
• Bengkel
Pembangunan
KF Fungsian
• Penyediaan
draf pertama
KF urusan Am
dan Fungsian
Langkah 5
• Pengharmonian
KF
• Perakuan KP
ANM
Langkah 6
*Menyediakan
KF Am dan
Fungsian di
dalam format
.xml @excel
*(untuk DDMS)
PERSEDIAAN AWAL PELAKSANAAN DDMS
3) Pembangunan dan Perakuan Klasifikasi Fail

23. PRA BENGKEL
PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL
BENGKEL
PEMBANGUNAN
POST BENGKEL
• Pembangunan Klasifikasi
Fail (KF)
• Penyediaan template KF
Am dan Fungsian
• Penyediaan draf pertama
KF
• Perbincangan antara ANM
dan Agensi)
• Penubuhan Pasukan Kerja
Pembangunan Klasifikasi
Fail (oleh Agensi)
• Pengharmonian KF
Fungsian
• Penyediaan Kod KF
• Penyediaan Manual KF
• Permohonan Perakuan
KF kepada ANM
TATACARA PENYEDIAAN KLASIFIKASI FAIL
Nota : mengambil masa 3-4 bulan (bergantung kepada komitmen agensi)

24. 24
LANGKAH PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL
PRA-BENGKEL:
Langkah 1 : Perbincangan Pembangunan Klasifikasi Fail
(ANM dan Agensi)
• Agensi menghubungi ANM untuk mengadakan
perbincangan dan khidmat nasihat mengenai
pembangunan klasifikasi fail.
• Agensi hadir ke ANM atau menjemput ANM bagi
membincangkan persediaan

25. 25
LANGKAH PEMBANGUNAN KLASIFIKASI
FAIL
Langkah 2 : Penubuhan Pasukan Kerja Pembangunan
Klasifikasi Fail (oleh Agensi)
Satu pasukan kerja perlu ditubuhkan diperingkat agensi
Keahlian :
Ketua : SUB/Pengarah BKP
Ahli : (i) Ketua – Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit
(ii) Pegawai yang melaksana core business/ikhtisas
(iii) Kerani Rekod/Fail Jabatan
Urusetia : PRJ/Ketua Unit Pentadbiran

26. 26
Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail
• Pembahagian kumpulan mengikut kod klasifikasi (6 kumpulan)
• Penyediaan draf pertama KF hasil bengkel
• Menyelaras draf pertama KF (urusan Am dan Fungsian)
Pegawai dan kakitangan yang dilantik menganggotai Pasukan Kerja
Pembangunan Klasifikasi Fail hendaklah :
• Mahir dan berpengetahuan tentang kandungan rekod di pejabat awam yang
berkenaan.
• Mempunyai pengetahuan tentang fungsi dan aktiviti jabatan serta boleh
membuat keputusan tentang klasifikasi.
LANGKAH PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL

27. 27
AIL:
Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail
A. Penganalisaan Fungsi dan Aktiviti
• Analisa fungsi dibuat berdasarkan maklumat yang diperolehi dari :
i. Objektif dan fungsi jabatan;
ii. Visi dan misi jabatan;
iii. Carta fungsi;
iv. Carta organisasi;
v. Laporan tahunan jabatan;
vi. Senarai fail sedia ada; dan
vii. Aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan
LANGKAH PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL

28. 28
FAIL:
Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail
A. Penganalisaan Fungsi dan Aktiviti
• Mengenal pasti dan menganalisis:
i. Matlamat dan strategi organisasi
ii. Fungsi organisasi yang menyokong usaha mencapai
matlamat dan strategi tersebut
iii. Aktiviti program organisasi yang membentuk fungsi tersebut
iv. Proses kerja yang dijalankan bagi melaksana aktiviti dan
transaksi tertentu
LANGKAH PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL

29. 29
LANGKAH PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL
Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail
B. Susunan Hierarki Klasifikasi Fail
• Fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang telah dikenalpasti
hendaklah dikelompokkan dan disusun mengikut hierarki.
• Hierarki yang dibangunkan hendaklah tidak melebihi 4
peringkat (level) sepertimana yang digariskan di Klausa 4.2.2.2
dalam MS 2223-2:2009.
• Ketetapan 4 peringkat ini penting bagi memudahkan klasifikasi
ini diguna pakai di dalam kedua-dua persekitaran konvensional
dan elektronik.

30. 100 - Pengurusan Pentadbiran
100-1 Perundangan
100-1/1 Akta / Enakmen/ Ordinan
100-1/1/1 Penggubalan Akta
100-1/1/1
FORMAT 4 LEVEL
Level 1- FUNGSI
Level 2 -AKTIVITI
Level 3 - SUB AKTIVITI
Level 4 – TRANSAKSI/FAIL

31. FORMAT 4 LEVEL
600-PENGURUSAN KAWALAN KESELAMATAN KEBAKARAN ATAU
600-PENGURUSAN KEBOMBAAN DAN KESELAMATAN KEBAKARAN
600-1 Tadbir Urus Pengurusan Keselamatan Kebakaran
600-1/1 Jawatankuasa Pengurusan Keselamatan
600-1/1/1 Jawatankuasa Majlis Perundingan Bomba
Bersama Profesional
600-1/1/2 Jawatankuasa Pencegahan Kebakaran Kebangsaaan
(NFPC)
600-1/2 Laporan/Data/Statistik
600-1/2/1 Data operasi penyelamatan
600-1/2/2 Data kebakaran
600-2 Pengurusan Kebakaran
600-2/1 Kebakaran Bangunan
600-2/1/1 Kedai
600-2/1/2 Kilang papan
600-2/2 Kebakaran Kenderaan
600-2/2/1 Pesawat
600-2/2/2 Kapal Laut

32. 32
LANGKAH PEMBANGUNAN
KLASIFIKASI FAIL
Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail
C. Penyediaan Deskripsi Klasifikasi
• Semua fungsi dan aktiviti yang disenaraikan hendaklah
disediakan deskripsi yeng lengkap dan mendalam.
• Ia harus menerangkan skop liputan fungsi, aktiviti, sub-
aktiviti dan transaksi yang boleh memudahkan kerja memfail
serta pencarian maklumat dengan menggunakan pencarian
katakunci (keyword search).

33. 33
LANGKAH PEMBANGUNAN KLASIFIKASI FAIL
Langkah 3 : Pembangunan Klasifikasi Fail
c. Penyediaan Deskripsi Klasifikasi
• Deskripsi bagi peringkat Fungsi - mengandungi tajuk semua aktiviti yang
disenaraikan dalam hierarki klasifikasi.
• Deskripsi peringkat Aktiviti - menyenaraikan tajuk semua sub-aktiviti yang
terdapat dalam klasifikasi.
• Deskripsi di peringkat Sub-aktiviti - terdiri daripada semua tajuk transaksi
(fail).
• Deskripsi di peringkat Transaksi - terdiri daripada skop kandungan fail
tersebut dan ia mesti disediakan secara terperinci dan mendalam.
• Deskripsi lengkap - membantu memilih fail yang tepat dan dapat
mengelakkan kesilapan mengkandungkan surat/rekod ke dalam fail.

34. FORMAT DESKRIPSI
KLASIFIKASI 100 – PENGURUSAN PENTADBIRAN
DESKRIPSI
Perkara berkaitan perundangan, rancangan Malaysia, perancangan strategik/ pengurusan risiko, perancangan
kerja dan laporan, Lembaga Penasihat/ Lembaga Pengarah/ Ahli Majlis, pengurusan mesyuarat, perhubungan
awam, urusan Parlimen/ Dewan Undangan Negeri, majlis/ sambutan/ perayaan, program kerjasama, pertubuhan/
persatuan, pengurusan rekod agensi, teknologi maklumat dan komunikasi, penerbitan agensi dan audit,
inspektorat dan naziran.
DESKRIPSI
Perkara berkaitan akta/ enakmen/ ordinan dalam agensi, akta/ enakmen/ ordinan luar agensi, pekeliling dan
peraturan dalam agensi, pekeliling dan peraturan luar agensi, arahan dan perintah dalam agensi, arahan dan
perintah luar agensi, dasar dan garis panduan dalam agensi, dasar dan garis panduan luar agensi, standard dan
piawaian dalam agensi, standard dan piawaian luar agensi, khidmat nasihat perundangan, khidmat guaman,
memorendum persefahaman/ perjanjian kerjasama, warta kerajaan dan Kertas Jemaah Menteri.
KOD FAIL DESKRIPSI
100-1/1 Akta / Enakmen / Ordinan
Dalam Jabatan
Perkara berkaitan penggubalan dan pindaan Akta / Enakmen /
Ordinan.
100-1/1/1 AKTA 203 Perkara berkaitan penggubalan undang-undang, penyediaan deraf
undang-undang, ulasan dan cadangan Penasihat Undang-Undang/
Peguam Negara, urusan pembentangan di Parlimen, kelulusan
undang-undang, urusan pewartaan dan pengedaran undang-
undang.

35. FORMAT DESKRIPSI
KLASIFIKASI 100 – PENGURUSAN PENTADBIRAN
KOD FUNGSI DESKRIPSI
100 PENGURUSAN
PENTADBIRAN
Perkara Berkaitan Perundangan, Rancangan Malaysia, Perancangan Strategik/
Pengurusan Risiko, Perancangan Kerja Dan Laporan, Lembaga Penasihat/
Lembaga Pengarah/ Ahli Majlis, Pengurusan Mesyuarat, Permodenan Pentadbiran,
Pelaksanaan Standard/ Piawaian, Perhubungan Awam, Urusan Parlimen/ Dewan
Undangan Negeri, Majlis/ Sambutan/ Perayaan/Pesta, Program Kerjasama,
Pertubuhan/ Persatuan, Pengurusan Rekod Jabatan, Teknologi Maklumat Dan
Komunikasi, Penerbitan Agensi, Pusat Sumber/ Perpustakaan Jabatan,
Pemerliharaan Warisan Kebangsaan Dan Audit, Inspektorat Dan Naziran.
KOD AKTIVITI DESKRIPSI
100-1 Perundangan Perkara Berkaitan Akta/ Enakmen/ Ordinan Dalam Jabatan, Akta/ Enakmen/ Ordinan
Luar Jabatan, Pekeliling Dan Peraturan Dalam Jabatan, Pekeliling Dan Peraturan
Luar Agensi, Arahan Dan Perintah Dalam Jabatan, Arahan Dan Perintah Luar
Jabatan, Dasar Dan Garis Panduan Dalam Jabatan, Dasar Dan Garis Panduan Luar
Jabatan, Standard Dan Piawaian Dalam Jabatan, Standard Dan Piawaian Luar
Jabatan, Khidmat Nasihat Perundangan, Khidmat Guaman, Memorandum
Persefahaman/ Perjanjian Kerjasama, Warta Kerajaan Dan Kertas Jemaah Menteri.
KOD SUB-AKTIVITI KOD FAIL DESKRIPSI
100-1/1 Akta / Enakmen /
Ordinan Dalam Jabatan
Perkara berkaitan penggubalan dan pindaan Akta /
Enakmen / Ordinan, Arahan
100-1/1/1 AKTA 203 Perkara berkaitan penggubalan undang-undang,
penyediaan deraf undang-undang, ulasan dan
cadangan Penasihat Undang-Undang/ Peguam
Negara, urusan pembentangan di Parlimen, kelulusan
undang-undang, urusan pewartaan dan pengedaran
undang-undang.

36. Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4 Langkah 5
TINDAKAN SELEPAS BENGKEL
Mapping semua
fail aktif
(semasa)
Bahagian/
Seksyen/ Unit di
INSTUN dengan
draf KF yang
disediakan
semasa bengkel
dengan senarai
fail-fail yang
sedia ada untuk
pastikan semua
fail ada dalam
sub-aktiviti yang
dibangunkan.
Majukan kepada
Arkib Negara
(ANM) draf KF
Am dan
Fungsian yang
lengkap
dimapping
untuk semakan
ANM
Sekiranya tiada
pindaan,
sediakan format
deskripsi untuk
KF Urusan Am
dan KF Urusan
Fungsian untuk
tujuan
Pengharmonian
oleh
Jawatankuasa
Pembangunan
KF ANM
Sekiranya tiada
pindaan,
sediakan surat
permohonan
perakuan
bersama
Manual KF
untuk tujuan
kelulusan
perakuan KF
oleh Ketua
Pengarah ANM.
Semakan dan
kemaskini draf
awal Klasifikasi
Fail (KF) Urusan
Am dan
Fungsian
bersama
Bahagian/
Seksyen/Unit di
INSTUN oleh
Ahli Pasukan
Pembangunan
KF INSTUN

37. HASIL
BENGKEL
37
DRAF AWAL
KLASIFIKASI FAIL
URUSAN AM
DRAF AWAL
KLASIFIKASI FAIL
URUSAN FUNGSIAN

38. CONTOH MANUAL KLASIFIKASI FAIL
38

39. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB INSTUN
1) Menyediakan draf klasifikasi fail
2) Menyelaras draf mengikut format yang telah ditetapkan
oleh ANM
3) Membentangkan kepada Pengurusan Tertinggi
INSTUN
4) Mengemukakan draf kepada ANM untuk semakan dan
pengharmonian
5) Mematuhi Carta Perbatuan yang ditetapkan
6) Melaksanakan Pengurusan Perubahan (Change
Management)
39

40. PELAKSANAAN KLASIFIKASI FAIL
FUNGSIAN
1) Klasifikasi fail yang telah disediakan dan telah diperakui oleh
Arkib Negara Malaysia hendaklah dimaklumkan kepada semua
warga agensi sebelum diperluaskan penggunaannya.
2) Klasifikasi fail dan Manual Klasifikasi Fail mesti tersedia untuk
rujukan dan kegunaan semua kakitangan yang mewujudkan,
menerima atau menggunakan rekod. Ia boleh disediakan seperti
berikut :
• salinan fizikal; atau
• dimuatnaik dalam intranet atau laman web;
• dan sebagainya.
40

41. PELAKSANAAN KLASIFIKASI
FAIL BERDASARKAN FUNGSI
41
Sesi-sesi latihan perlu diadakan bagi meningkatkan kemahiran
kakitangan dalam menggunakan klasifikasi fail serta memberikan
pengetahuan kepada kakitangan baru.
Pemantauan penggunaan klasifikasi fail perlu dilaksanakan sepanjang
masa bagi memastikan rekod-rekod diwujud dan difailkan dengan
betul.
INSTUN perlu menyediakan satu mekanisma untuk kakitangan
memperolehi maklumat tambahan atau bantuan mengenai klasifikasi
fail tersebut serta mengemukakan cadangan penambahbaikan.

42. PENGEMASKINIAN
KLASIFIKASI
42
INSTUN perlu
mengemaskini
klasifikasi fail
sekiranya berlaku:
penstrukturan
semula;
penambahan atau
pengurangan
fungsi; dan
keseluruhan atau
sebahagian fungsi
tidak dilaksanakan
lagi.

43. LANGKAH PENGGUNAAN KLASIFIKASI
FAIL BAHARU (MIGRASI)
 Persediaan Awal
.
 Pelupusan Fail Yang Tidak Aktif
 Penutupan Fail Aktif Sedia Ada
 Pembukaan Fail Baru (Mengikut KF
Baharu)

44. 44
PERSEDIAAN AWAL
1. Edarkan senarai klasifikasi fail baru kepada setiap
Bahagian/Seksyen/Unit
2. Asingkan fail-fail yang aktif daripada fail-fail yang tidak aktif.
3. Padankan fail-fail yang aktif (yang sedang diguna pakai) dgn
klasifikasi baru & catatkan nombor fail tersebut di sebelah nombor
fail yg berkaitan dalam senarai klasifikasi fail baru yg telah
diedarkan.
LANGKAH PENGGUNAAN
KLASIFIKASI FAIL BAHARU (MIGRASI)

45. 45
PERSEDIAAN AWAL
4. Sekiranya tiada tajuk fail yang berpadanan dalam klasifikasi fail
baru, catatkan tajuk fail tersebut di bawah sub aktiviti di mana fail
tersebut perlu dibuka.
5. Majukan 1 salinan senarai padanan klasifikasi baru dgn catatan
nombor fail lama bersama dengan fail fizikal yg aktif kpd PRJ. Satu
salinan senarai klasifikasi tersebut perlu disimpan sebagai rujukan
di bahagian masing-masing.
6. Tetapkan cut off date bagi penggunaan KF lama dan Tarikh
penggunaan KF baharu sekiranya penggunaan KF selari dengan
pelaksanaan DDMS
LANGKAH PENGGUNAAN
KLASIFIKASI FAIL BAHARU (MIGRASI)

46. 46
PENUTUPAN FAIL AKTIF SEDIA ADA DAN
PEMBUKAAN FAIL BARU (IKUT KF BARU)
1. Tutup fail-fail lama yang aktif (sedia ada) dan buka kulit fail yang
baru (KF baru) berdasarkan padanan nombor yang telah dibuat
sebelum ini
2. Catatkan nombor fail baru dan nombor fail lama yang telah
ditutup di atas kulit fail diruangan (kertas-kertas berhubung).
3. Susun, senarai, kotakkan dan simpan di Registri/Bilik Fail
sehingga ia tidak diperlukan lagi untuk rujukan
LANGKAH PENGGUNAAN
KLASIFIKASI FAIL BAHARU (MIGRASI)

47. 47
PELUPUSAN FAIL YANG TIDAK AKTIF
1. Fail-fail tutup boleh di ambil tindakan pelupusan selepas memenuhi
tempoh pengekalan yang dinyatakan dalam Jadual Pelupusan
Rekod
LANGKAH PENGGUNAAN
KLASIFIKASI FAIL BAHARU (MIGRASI)

48. 48
Langkah 1
Kenal pasti sistem
registri sekarang:
• Sistem registri
berpusat
• Sistem registri
tidak berpusat
Langkah 2
Kenal pasti sistem
klasifikasi fail:
• KF berpusat
• KF tidak berpusat
PERSEDIAAN AWAL PELAKSANAAN DDMS
Pemusatan Registri dan Klasifikasi Fail
Nota : Registri Berpusat : Bilangan Information Workers (PT yang mengimbas rekod ke dalam
DDMS) bergantung kepada jumlah harian surat masuk) Cth : 50 surat (1 - 2 orang, 100 surat 2-3
orang)

49. JADUAL
PELUPUSAN
REKOD
2) Ketua Pengarah boleh meluluskan
jadual pelupusan rekod yang
dikemukakan di bawah subseksyen
(1) dan, dalam meluluskan apa-apa
jadual sedemikian, boleh
mengenakan apa-apa kehendak atau
syarat yang difikirkannya patut.
1) Ketua pentadbir sesuatu pejabat
awam hendaklah menyediakan dan
mengemukakan jadual pelupusan
rekod dalam bentuk yang ditetapkan
bagi pelupusan rekod awam kepada
Ketua Pengarah ANM untuk
kelulusannya.
JADUAL PELUPUSAN
REKOD
Jadual yang mengenal pasti
rekod yang mempunyai nilai
arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan
rekod yang tinggal selepas
luput tempoh pengekalan
yang ditentukan.
(Seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003)
Seksyen 27, Akta Arkib Negara 2003

50. 1
 Memusnahkan
rekod yang tidak
bernilai berdasarkan
tindakan pelupusan
yang telah
ditetapkan.
KEPERLUAN PENYEDIAAN JPR
 Memindahkan rekod
yang bernilai kekal
ke ANM.
3
 Mencegah
pemusnahan rekod
yang belum
mencukupi tempoh
tertentu bagi tujuan
perundangan,
kewangan dan
keperluan
pentadbiran.
 Mewujudkan
pengurusan rekod
yang cekap di Pejabat
Awam
2
4

51. JENIS JADUAL PELUPUSAN REKOD
Jadual Pelupusan
Rekod Urusan Am
Jadual Pelupusan
Rekod Kewangan &
Perakaunan
Jadual Pelupusan
Rekod Fungsian

52. KOMITMEN PENYEDIAAN KF & JPR
52
Pengurusan atasan setiap
jabatan perlu memberi
sepenuh komitmen bagi
menjayakan penyediaan KF
dan JPR.
Memastikan keahlian
pasukan penyediaan KF dan
JPR terdiri dari ahli-ahli yang
boleh membuat keputusan
serta mahir mengenai
fungsi dan aktiviti jabatan

53. FAKTOR KRITIKAL KEJAYAAN
Komitmen Pasukan Penyediaan
Pra Syarat (KF & JPR)
Senarai fail aktif
yang lengkap
Menepati Masa

54. 27 MAC 2019
54

55. © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Seksyen Pengurusan Rekod Elektronik,
Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan,
Arkib Negara Malaysia
spre@arkib.gov.my
03-6209 0600
SEKIAN
TERIMA KASIH
Hakcipta Terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana kandungan slaid ini dalam apa bentuk dan dengan cara apa jua sama
ada secara elektronik, fotokopi, mekanik atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada
Arkib Negara Malaysia