A session to talk about how to improve adoption and productity using AI in Office 365

1. #spsmad
June 22nd, 2019
Productividad basada en AI
Alberto Díaz Rocío Romero

2. #spsmad
SPS EVENTS
ALBERTO DÍAZ
CTIO | Microsoft Azure MVP
ENCAMINA
ROCÍO ROMERO
Cloud Solutions Specialist
ENCAMINA
https://blogs.encamina.com/
@rromero_lopez
https://www.linkedin.com/in/rocíoromerolopez/
Formo parte del Equipo de Customer Services de ENCAMINA y
tengo más de tres años de experiencia en Consultoría y
Transformación Digital de Organizaciones. En este tiempo he
ayudado a decenas de empresas a transformar su negocio y hacerlo
más digital. Además soy experta en Business Intelligence, estoy
certificada por Microsoft en la Tecnología de Power BI y en SQL.
Como resumen: soy una apasionada de la tecnología que disfruta de
poder ayudar a las organizaciones y a las personas a transformarse
y seguir creciendo digitalmente. Mi puesto actual es de Cloud
Solutions Specialist en ENCAMINA
https://blogs.encamina.com/
@adiazcan
https://www.linkedin.com/in/albertodiazmartin/
Alberto Diaz cuenta con más de 15 años de experiencia en la Industria
IT, todos ellos trabajando con tecnologías Microsoft. Actualmente, es
Chief Technology Innovation Officer en ENCAMINA, liderando el
desarrollo de software con tecnología Microsoft, y miembro del equipo
de Dirección.
Para la comunidad, trabaja como organizador y speaker de las
conferencias más relevantes del mundo Microsoft en España, en las
cuales es uno de los referentes en SharePoint, Office 365 y Azure.
Autor de diversos libros y artículos en revistas profesionales y blogs, en
2013 empezó a formar parte del equipo de Dirección de
CompartiMOSS, una revista digital sobre tecnologías Microsoft.
Desde 2011 ha sido nombrado Microsoft MVP, reconocimiento que ha
renovado por séptimo año consecutivo. Se define como un geek,
amante de los smartphones y desarrollador. Fundador de TenerifeDev
(www.tenerifedev.com), un grupo de usuarios de .NET en Tenerife, y
coordinador de SUGES (Grupo de Usuarios de SharePoint de España,
www.suges.es)

3. Gold sponsors _____________________ ______
Silver sponsors ___________________________ __ Bronze sponsors
Collaborate __________________________________________________
Platinum sponsor
SPS EVENTS

4. #spsmad
En esta sesión…
Introducción…al caos
¿En que consiste un modelo de
Productividad?
¿Qué señales tenemos para
medir la Productividad?
¿Cómo extraemos la
información?
¿Qué medidas tomamos para
mejorar la Productividad?

7. #spsmad
¿Cuál es el documento correcto?
Envía enlaces, no adjuntos.
Colaboración en Documentos
• Fundamental para trabajar en equipo y de
forma eficaz.
¿Cómo Colaborar?
• Importante tomar la decisión que mejor se
adapte a las necesidades y mejorar la
productividad.
¿Reenviar datos adjuntos en correo
electrónico?
• Ineficaz
• Conflicto de versiones
• Seguimiento de quien ha hecho cada parte
• Tener que buscar la versión más actualizada

8. #spsmad
Estado actual
¿Cuál es la situación actual de muchas organizaciones?
Correos desbordados
Desconocimiento de las herramientas
Falta de colaboración y trabajo en
equipo
Escasez de cultura de comunicación
corporativa
Pero….¿Podemos hacer algo para mejorar la situación?

9. #spsmad
¿En que consiste un modelo de Productividad?
Enfocarse en los escenarios y necesidades
Definir un Framework de Adopción

10. #spsmad
Adopción significa enfocarse en los escenarios y apoyarse
en los servicios para conseguirlo

11. #spsmad
Adoption Framework

12. #spsmad
¿Qué señales tenemos para medir la
Productividad?
Informes de uso y de actividad
Análisis de uso – PowerBI App Adoption Preview

13. #spsmad
1. Informes de uso y de actividad
Dashboard de uso
Resumen rápido del uso del
producto para el último
7/30/90/180 días
Exchange/ SharePoint/
OneDrive for Business/ Skype
for Business/ Teams/ Yammer
Informes detallados a nivel
de usuario
Proporciona visibilidad sobre
quién usa el servicio, cuánto,
desde el que las
aplicaciones/plataformas
Exportar a csv para un
análisis ligero

14. #spsmad
SPS EVENTS
D E M O
Informes de uso

15. #spsmad
2. Análisis de uso
Dashboard de adopción
App para configurar fácilmente
un panel de adopción de Office
365 preconfigurado en Power BI
Compartible con los tomadores
de decisiones en la organización
Personalizable y
compartible
Personalice el informe
para enlazar con otros
orígenes de datos
Informes detallados
Realice un seguimiento de las
tendencias de adopción a lo largo
de 12 meses para ver cómo se
están adoptando los productos
Planifique las necesidades de
capacitación a nivel de
usuario/departamento con
informes a nivel de usuario

16. #spsmad
SPS EVENTS
D E M O
Análisis de uso

17. #spsmad
Informes análisis de uso y de actividad
Permiten
Análisis de uso para cada uno
de los servicios de M365
Análisis de actividad de los
servicios de M365
Análisis de uso de los
dispositivos utilizados para
consumo de los servicios de
M365
Sirven
Identificar el uso de un
servicio
Identificar el tipo de licencia
necesaria en función de su
uso
Identificar si se están
empleando correctamente los
servicios de acuerdo al
modelo de Productividad

18. #spsmad
SPS EVENTS
¿ C Ó M O
H A C E M O S
N U E S T R O S
P R O P I O S
A N Á L I S I S ?

19. Power BI
Aggregate Datasets
Usage by Product
Usage by Product Activity
Activity Datasets
User Activity MOM (for all products)
OneDrive Account Activity MOM
SharePoint Site Activity MOM
State Datasets
User Attributes
Mailbox Attributes
OneDrive Attributes
SharePoint Attributes
User Office Activations
User Products Assigned
https://reports.office.com/pbi/v1.0/<ID>

20. #spsmad
SPS EVENTS
D E M O
Power BI

21. #spsmad
SPS EVENTS
M I C R O S O F T
G R A P H

22. SITES
GROUPS
USERSINSIGHTS
CONTACTS
PEOPLE
ORGANIZATION
EMAIL
CONTENT
DOCUMENTS
DEVICES
TEAMS
REPORTS
ME
ADMIN UNITS
ROLES
APPS
SECURITY DATA &
AUTOMATION
ORGANIZATION
USERS
BUSINESS
PARTNER

23. Microsoft 365 Platform
Microsoft Graph
data connect
Microsoft Graph
Office 365 Windows 10 Enterprise mobility + security
Microsoft Graph
REST APIs and webhooks
Documents Conversations Portals Timeline
Extend Microsoft 365 experiences
Web
apps
Bots &
agents
Device
& native
Daemon
apps
Workflow
automation
Build your experience
Connectors
Microsoft identity
Azure AI platformYour local data
Search Analytics
apps

24. Microsoft Graph “a la carte” data and services
Apps
Connectors
Microsoft Graph
data connect
Microsoft Graph
REST APIs and WebhooksInterfaces
Data Microsoft 365 Your domain
Capabilities
Libraries
UX
Auth
Web AutomationBots AnalyticsNative Flows

25. #spsmad
Microsoft Graph Report API
Transmite contenido en formato csv descargable
Filtros para el intervalo de fechas (diario, 7/30/90/180), devuelve
datos para todos los usuarios
API para tendencias de nivel de tenant y detalles de nivel de
usuario
https://graph.microsoft.com/{version}/reports/reportname()/content
e.g.
https://graph.microsoft.com/beta/reports/emailactivitysummary(perio
d=daily, date=2016-07-01)/content

26. #spsmad
SPS EVENTS
D E M O
Microsoft Graph Report

27. #spsmad
SPS EVENTS
G R A P H D ATA
C O N N E C T

28. #spsmad
Límite del cliente en la
nube de Microsoft
Office 365 Azure
Amplíe de forma segura los datos
de Office 365 a Azure
Aplicar controles de
datos definidos
Data at
scale
Granular
consent
Security &
Governance
Customer
data
Product data
Industry data
Habilita escenarios de Big
Data y Machine Learning
Microsoft Graph data connect

29. #spsmad
Users Messages Calendar Events Mailbox Settings
….empezando con dataset
crítico en Office 365
Contacts

30. #spsmad
M365 Data
Application
Developer
Customer’s M365 subscription
Customer
O365 Admin
Data Factory Blob Storage Databricks Cosmos DB Web Apps
Cognitive Ser.
App
Customer
Customer’s Azure
Subscription
¿Cómo me conecto?

31. #spsmad
SPS EVENTS
D E M O
Microsoft Graph
Data Connect

32. #spsmad
Propuesta de valor para
el cliente de M365
Mejorar el USO y APROVECHAMIENTO de
los sistemas de información de la
organización en los que se ha invertido
mediante el impulso gamificado de las
competencias digitales de los empleados.
Reimpulsar la ADOPCIÓN de Office 365
con un soplo de aire fresco y cultura
facilitadora de su transformación digital
Productividad Digital
(cómo aprovecho las herramientas digitales para ser más eficiente)
Comunicación Digital
(cómo aprovecho los canales digitales para comunicarme mejor)

33. #spsmad
Teams Champ v2
Customers
Tenants
Microsoft Graph
Azure Function
Aggregate and Algorithm
Cosmos DB
AKS
Microservices
Microsoft Graph
Data Connect
Azure Data Factory
Azure Data Lake
Azure Databricks
Azure
Machine Leaning

34. #spsmad
¿Qué es
TeamsChamp?
TeamChamps es una Inteligencia
Artificial en SaaS que se alimenta
de los datos de Office 365.
Tiene como objetivo impulsar las
competencias necesarias para la
transformación digital de la
empresa mediante el uso
gamificado de Office 365 y otras
herramientas.

35. #spsmad
SPS EVENTS
D E M O
TeamsChamp

36. #spsmad
TeamsChamp
A veces una competitividad
sana entre empleados puede
ayudarte a conseguir tus
objetivos e impulsar la
Productividad de tu
organización

37. #spsmad
Takeaway
- Definir un Framework de Adopción es un
buen comienzo en la hoja de ruta de un
modelo de Productividad
- Analizar las métricas que nos ofrece
O365 nos ayudará a detectar dónde
debemos focalizarnos para mejorar la
productividad
- Herramientas de Gamificación como
TeamsChamp reforzará el uso de los
servicios e impulsará la colaboración y
comunicación corporativa.
- En definitiva apoyarse en la AI para
mejorar la Productividad

38. #spsmad
Microsoft Tech
Community
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One Microsoft community for IT Pros and
tech enthusiasts to learn from experts on
Microsoft products
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and answers from Microsoft product
teams and MVPs
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39. #spsmad
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40. #spsmad
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41. Gold sponsors _____________________ ______
Silver sponsors ___________________________ __ Bronze sponsors
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SPS EVENTS

42. #spsmad
June 22nd, 2019