1. Formaciones continuadas de expedientes
Jornada de usuarios
Noviembre del 2011
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2. Índice
1. Procedimiento genérico
2. Firma electrónica de documentos
3. Compulsa electrónica y digitalización certificada de facturas
4. Copias auténticas
1. Generación de copias auténticas
2. Validación de copias auténticas
5. Resolución de relaciones – agrupación de asuntos
6. Solución de gestión documental y de archivo de ABSIS
1. Esquema general solución
2. Enfoque y evolución – hoja de ruta
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3. Procedimiento genérico

4. Procedimiento genérico
Concepto
Procedimiento con un conjunto de trámites y plantillas genéricas que permite incoar y
tramitar cualquier tipo de expediente
Objetivo principal
Informatización rápida de todos los expedientos tramitados por la administración sin
necesidad de definición previa de un procedimiento diferente para cada tipo de
expediente
Tipos
- Procedimiento genérico simplificado
- Procedimiento genérico básico
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5. Procedimiento genérico simplificado
Características
- Se registran todos los expedientes – Registro de expedientes
- Se crea una carpeta electrónica para cada expediente tramitado – expedientes
controlados
- Fácil localización y acceso a las carpetas de los expedientes/documentos
- Control de la documentación del expediente – custodia
- Posibilidad de normalización de la documentación – uso de plantillas de documentos
- Sólo queda constancia de los documentos de cada expediente - no hay hoja de ruta
del expediente
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6. Procedimiento genérico simplificado
Pasos implantación
- Diseñar todas las plantillas de documentos – modelos que se quieren usar
(opcional)
- Diseñar un procedimiento con 1 trámite que permita generar y capturar los
documentos del expediente (mínimo uno)
- Crear los libros para numerar los expedientes (mínimo uno)
- Crear una Unidad Organizativa (UT) y un grupo de usuarios con todos los usuarios
tramitadores
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7. Procedimiento genérico básico
Características
- El procedimiento incluye un trámite para cada una de las fases del PAC
- Facilita el control del estado de la tramitación - qué fases se ha hecho y qué fase
queda por hacer en cada expediente
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8. Aspectos importantes de la implantación
Implantación según el tipo de control de acceso a los expedientes, trámites y
documentos
Opción1: Control de acceso total
Todos los tramitadores pueden ver y tramitar cualquier expediente de cualquier área
– sólo hace falta informatizar un procedimiento
Opción2: Control de acceso por áreas
Los tramitadores de un área pueden acceder y tramitar sólo los expedientes de su
área – es necesario informatizar un procedimiento por área, un grupo de usuarios
por área y un libro por área (opcional)
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9. Aspectos importantes de la implantación
Implantación según el tipo de integración con Acuerdos y Resoluciones
Opción1: Con integración con Secretaría
Si hay integración – hay que añadir al procedimiento el trámite propuesta o petición de
acuerdo/resolución, el temporizador para bloquear el expediente y las plantillas
propuesta y notificación
Opción2: Sin integración con Secretaría
Si no hay integración – no es necesario añadir al procedimiento el trámite propuesta o
petición de acuerdo/resolución
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10. Firma electrónica de documentos

11. Firma electrónica de documentos
Marco legal
Ley 59/2003
Definición de firma electrónica
Conjunto de datos en forma electrónica consignado junto a otros o asociado a ellos, que
pueden ser utilitzados como medio de identificación del firmado
Objectivo principal de la firma electrónica de los documentos
Garantizar la integridad, autentificación y no repudio de los documentos electrónicos -
validez jurídica
Tipos de firmas
-Según el lugar donde se almacena: Separada o Adjunta
-Según el formato de los datos que forman la firma: CADES XADES, PDF, etc...
CADES,
-Según su reconocimiento legal: básica, reconocida, avanzada
-Según si se utiliza o no certificado electrónico para generarla: Con certificado o Sin
certificado
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12. Firma electrónica de documentos
Configuración
- Convenio con la Plataforma de Servicios de Certificación (PSC) que se usará
PSIS, @Firma, etc...
- Solicitar los certificados de personal adscrito a la administración o cualquier otro tipo de
certificados que usarán las personas que tienen que realizar firmas electrónicas con
certificado
- Solicitar las tarjetas criptográficas para almacenar los certificados (opcional)
- Configurar el sistema con los datos de acceso a la PSC (absconfig.xml)
- Configurar los clasificadores de documentos que se tienen que firmar (opcional)
- Configurar los cargos que tienen que aprobar los documentos (opcional)
- Configurar las alertas que tienen que recibir las personas que intervienen en la
aprobación (opcional)
- Crear unos circuitos de aprobación (lógicas) para cada conjunto de personas que tienen
que firmar unos determinados tipos de documento
- Configurar los procedimientos para que los expedientes queden a la espera de la
aprobación de un determinado documento (opcional)
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13. Firma electrónica de documentos
Operatoria
- Una vez preparado el documento se envía a aprobar (se inicia el proceso de aprobación
del documento)
- Cada firmante va recibiendo el documento en el momento en que tiene dar su
aprobación –el orden de aprobación se indica en el circuito (lógica) de aprobación
¿Desde dónde se puede aprobar o rechazar la aprobación de un documento?
- Desde el portafirmas: cada usuario ve todos los documentos que en un momento dado
tiene pendientes de aprobar
-Desde la carpeta del expediente
-Desde un trámite (bandeja de tramitación)
Validación de las firmas electrónicas – validación del documento
- Acceso al documento desde la carpeta del expedient
- Acceso al documento desde los buscadores de documentos
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14. Firma electrónica de documentos
Circuito - lógica de firma
- Conjunto personas que han de aprobar unos determinados tipos de documentos en un
determinado orden asociándoles una firma
- Un circuito está compuesto por una o más fases
Fase
- Conjunto de personas que han de aprobar un documento firmándolo
- Todas las personas incluidas en la fase tienen que firmar el documento
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15. Firma electrónica de documentos
Ejemplos de circuitos de aprobación
Firman
Firman 2 personas
Firman 4 personas Firman 2 personas
Firman 4 personas
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16. Firma electrónica adjunta con sello de tiempo – formato PDF
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17. Firma electrónica separada con sello de tiempo
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18. Compulsa electrónica de documentos

19. Compulsa electrónica
Marco legal
-Ley 30/1992 Artículo 46 – Validez y eficacia de documentos y copias
-Ley 11/2007 Artículo 30 - Copias electrónicas – puntos 3 y 4
“30.3 Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los
30.3
documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia,
ciudadanos
a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la
conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención
podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico”
“30. 4 En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de
30.
los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este
artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las
condiciones que por cada Administración Pública se establezcan”
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20. Compulsa electrónica - Esquema general
Documento en formato papel
(1) Digitalización del (2) Validación (3) Firma imagen (4) Captura
documento imagen digital digital metadatos
Copia digital Copia digital Metadatos
firmada compulsa
Copia digital compulsada = Compulsa electrónica
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21. Implantación
Requisitos
-Disponer del servicio de una Plataforma de Servicios de Certificación (PSC) -PSIS, @Firma...
-Disponer de los certificados electrónicos personales reconocidos que usarán los
compulsadores para firmar las compulsas (FNMT, eDNI, idCAT, certificado de personal
adscrito a la aapp...)
- Tarjetas criptográficas (opcional)
-Dispositivos digitalitzadores accesibles desde las estaciones clientes (mínimo uno)
Pasos implantación
-Configurar las características de las compulsas que se generarán (parámetros)
-Añadir la autorización “Compulsar electrónicamente” a los perfiles de los usuarios que
realizarán compulsas
Configurar el servidor de aplicaciones web
-Configurar los datos de conexión a la PSC (absconfig.xml)
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22. Implantación
(PCs
PCs)
Estaciones clientes (PCs)
- Instalación del driver twain del dispositivo digitalizador
- Instalación de los drivers para utilizar el certificado electrónico (tarjeta criptográfica,
certificados raiz, eDNI, etc...)
- Instalación de la máquina virtual de java para ejecutar la aplicación de firma
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23. Configuración parámetros generación de compulsas
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24. Metadatos de una compulsa electrónica
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25. Componentes de una compulsa electrónica
Firma electrónica
Metadatos
Imagen digital con el contenido
del documento
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26. Digitalización certificada de facturas (ABSDoc DC)

27. Digitalización certificada de facturas
Marc legal
- Orden EHA/962/2007 facturación telemática y conservación electrónica de facturas
- Real decreto 1496/2003 reglamento obligaciones de facturación
Definición de digitalización certificada
“la Orden define como digitalización certificada la obtención de una imagen digital fiel e
íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las
especificaciones técnicas
que se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Este
proceso de digitalización se prevé que pueda ser realizado por los propios obligados
tributarios o por un tercero prestador de servicios de digitalización mediante el empleo en
ambos casos de un
software de digitalización certificado, cuya homologación deberá ser solicitada por las
entidades desarrolladoras del software a la Agencia Tributaria
Características
- Módulo independiente homologado por la AEAT (ABSDoc DC)
- Integración del mòdul ABSDoc DC con el Registre d’entrades y próximamente con el
Registro de facturas
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28. Digitalización certificada de facturas
Homologación del software utilizado para digitalizar
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29. Esquema general
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30. Copias auténticas

31. Generación de copias auténticas con CSV
Marco legal
Ley 11/2007 Artículo 30 puntos 2 y 5
“30.2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios
electrónicos, de documentos emitidos original-mente por las Administraciones
Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre
que se cum-plan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de
la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.”
“30.5 Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos
administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente
tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión
de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que
permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos
electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora”
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32. Generación de copias auténticas con CSV
Definición de CSV
Código Seguro de Verificación = Localizador incluido en las copias auténticas que
permite localizar el documento original para validar la autenticidad de la copia
Características de las copias auténticas emitidas
- Formato: PDF
- Firma electrónica: Attach con sello electrónico de órgano (opcional)
- Mecanismo de validación: CSV + URL del validador de documentos
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33. Generación de copias auténticas con CSV
Documento electrónico original custodiado por la administración (con o sin firmas)
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34. Generación de copias auténticas con CSV
Buscador de documentos – Opción “Copia auténtica”
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35. Generación de copias auténticas con CSV
Sello electrónico
de órgano
Información para validar la copia
Localizador(CSV)
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36. Validación de una copia auténtica de un documento
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37. Validación de una copia auténtica de un documento
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38. Resolución de relaciones –
agrupación de asuntos

39. Resolución de relaciones
Objetivo
Resolver con una única resolución (acuerdo o decreto) un conjunto de asuntos
(expedientes) que están a la espera de una aprobación
Conceptos
- Petición de aprobación – no tiene documento propio
- Propuesta tipo relación – documento con la relación de asuntos a aprobar
- Acuerdo / Decreto
- Certificados individualizados de la aprobación de cada uno de los asuntos
- Notificaciones individualizadas de la aprobación de cada uno de los asuntos
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40. Esquema general
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41. Configuración
Producto:
Producto: Acuerdos y resoluciones
Plantillas de documentos
- Configurar una plantilla de propuesta para cada tipo de aprobación agrupada
- Configurar una plantilla certificado para cada tipo de aprobación agrupada
- Configurar una plantilla notificación para cada tipo de aprobación agrupada (opcional)
Órganos
- Asociar las plantillas a los órganos que tengan que resolver y definir los permisos de
acceso
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42. Configuración
Producto:
Producto: Expedientes
Procedimientos
- Añadir un trámite desde el que se generá y enviará la petición de aprobación
- Añadir un temporizador para esperar la resolución de la petición de aprobación y el
certificado de la resolución (opcional)
- Añadir y configurar un trámite para tramitar la notificación desde el expediente
(opcional)
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43. Tramitación
ÁREAS
- Los tramitadores: tramitan los expedientes hasta llegar al trámite “Petición de aprobación”
- El responsable de crear las relaciones de aprobación: crea una propuesta tipo relación con una
relación que incluye todos los expedientes que propone al órgano que resuelva con un único
acuerdo o decreto, y envía la propuesta al órgano resolutorio
SECRETARÍA
- Se prepara la sesión de órgano colegiado (en caso de aprobación por acuerdo), se reúne el
órgano y se adoptan los acuerdos
- Se genera el acta de la sesión (documentación de los acuerdos) o se genera el decreto
(documento, numeración y firma) según sea el caso
- Se generan certificados individualizados para cada uno de los expedientes
- Se generan notificaciones individualizadas para cada uno de los expedientes
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44. Tramitación
ÁREAS
- Los tramitadores: continúan la tramitación de los expedientes según lo configurado en el
procedimiento administrativo correspondiente
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45. Solución de gestión documental y de archivo de
ABSIS

46. Objetivo
Disponer de una solución completa que permita una gestión
completa del ciclo de vida de los expedientes/documentos
desde su incoación hasta su destrucción definitiva o
transferencia a un repositorio de archivo para su conservación
permanente o a largo plazo
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47. Esquema general
Almacenar documento Gestor documental y de archivo
(Alfresco DM/RM)
Recuperar documento
Unidades productoras
Sistema Fase Fase
Archivar expediente
Productor activa inactiva
de Expedientes y
Documentos
Transferència
Plataforma de preservación y
custodia documental
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48. Esquema general de la solución
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49. Enfoque y evolución – Hoja de ruta
Fase1
- Integración con el Alfresco DM – gestor documental
- Informatización del cuadro de clasificación en el DM y en el RM
- Carga y configuración de las series documentales en ABSIS
- Clasificación de los expedientes
- Informatización del esquema de metadatos de preservación de los documentos
-Clasificación de los documentos - captura semi-automática de los metadatos
de preservación de los documentos
- Almacenamiento y recuperación de documentos en el Alfresco RM (contenido, metadatos
y firmas)
Fase2
- Cierre de expedientes y transferencia al archivo Alfresco RM
- Panel de control de archivero – Definir y aplicar calendarios de disposición
- Aplicación de calendarios de disposición - automática/manual
- Auditoría disposiciones – transferencias y eliminaciones
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50. Enfoque y evolución – Hoja de ruta
Fase3
Integración con la plataforma de custodia y preservación documental (iArchivo) –
transferencia de expedientes/documentos
Calendario disponibilidad fase1 y fase2
Primer trimestre 2012
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51. Cuadro de clasificación documental
Estructura
Función
Categoría o serie documental 6.Solicitudes
Expediente 6.06 Solicitudes beneficio IBI
001-2011-11
Solicitud
Informe jurídico
Resolución de alcaldia
Notificación resolución
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52. Carga y configuración de las series documentales
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53. Clasificación de los expedientes
o Asignación de la serie documental al expediente en el momento de su incoación
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54. Muchas gracias
David Sánchez
dsanchez@absis.es
http://www.slideshare.net/absinformatica
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