Sinds vzw Foyer de Lork met SharePoint werkt, kan het de administratie van zijn negen rusthuizen beter organiseren. Algemene informatie is voor iedereen toegankelijk, specifieke informatie voor de verschillende rusthuizen staat op de subsites en is veel sneller terug te vinden.

1. CUSTOMER CASE
SHAREPOINT
pakt organisatie van zijn rusthuizen
beter aan met SharePoint 2010
Sinds vzw Foyer de Lork met SharePoint werkt, kan het de administratie van
zijn negen rusthuizen beter organiseren. Algemene informatie is voor iedereen
toegankelijk, specifieke informatie voor de verschillende rusthuizen staat op de
subsites en is veel sneller terug te vinden.
Vroeger hield elk rusthuis zijn documenten en informatie vlot konden beheren, vanuit
op lokale servers bij. Bestanden stonden het centrale kantoor in Geel en uiteraard WIE? Vzw Foyer de Lork exploiteert woon-
her en der verspreid en de medewerkers vanuit de verschillende locaties van de en zorgcentra en telt 9 rustoorden rond
Antwerpen, Mechelen en Tongeren.
moesten soms lang zoeken naar het rusthuizen, was dus meer dan wenselijk.
juiste document. Nu staat alle informatie Enkele jaren geleden kozen we voor UITDAGING? Het centrale kantoor in Geel
centraal op SharePoint. Microsoft SharePoint 2007 en gingen we moet vlot info kunnen delen met de rest.
Foyer De Lork wil SharePoint ook in zee met Beyond-it, dat SharePoint door
OPLOSSING? Het ging in zee met Beyond-it
gebruiken als een documentgenerator en door kent.’
en koos voor Microsoft SharePoint 2010.
die de hele informatiestroom beheert, via
templates en workflows. Door SharePoint Fileserver verdwijnt
te koppelen aan CMS, een software voor In de eerste fase gebruikt Foyer De Lork
rusthuizen, zal Foyer De Lork interessante SharePoint vooral als alternatief voor SharePoint biedt
mogelijkheden krijgen om te rapporteren. de fileserver. Vroeger hield elk rusthuis ons een leidraad
Het personeel zal via het intranet zijn documenten op lokale servers bij. en loodst ons
persoonlijke informatie kunnen bekijken Bestanden stonden her en der verspreid doorheen alle
zoals uurroosters en de vakantieregeling. en de eigen medewerkers moesten soms standaardproce-
Nog later wil Foyer De Lork ook een lang zoeken naar het juiste document. ‘Nu dures en regels
extranet bouwen op basis van SharePoint staat alle informatie centraal op SharePoint. die gepaard
2010, zodat familieleden van thuis uit Algemene informatie is voor iedereen gaan met het
informatie kunnen bekijken. toegankelijk, specifieke informatie voor runnen van een
de verschillende rusthuizen staat op rusthuis.
‘Onze organisatie is in volle uitbreiding,’ de subsites’, legt Kris Moors uit. ‘Door
begint Kris Moors, IT-manager van de logische opbouw en omdat alles nu
Foyer De Lork. ‘Vier jaar geleden zijn we gecentraliseerd is, vinden medewerkers
gestart met vier rusthuizen, tegen eind veel sneller documenten terug. Bij Kris Moors
2010 is dat aantal verdrievoudigd. Een het overzetten van de informatie naar IT-manager
systeem waarmee we onze documenten SharePoint hebben we onze medewerkers Foyer De Lork

2. CUSTOMER CASE
SHAREPOINT
verplicht om allerlei metadata aan de
informatie toe te voegen. Zo vinden we ze
sneller terug met de zoekfunctie.’
Alle nuttige informatie die bij de overname
van een rusthuis komt kijken, staat nu
bij elkaar. Zo kan Foyer De Lork veel
vlotter nieuwe rusthuizen overnemen
en opstarten. ‘SharePoint biedt ons
een leidraad en loodst ons doorheen
alle standaardprocedures en regels die
gepaard gaan met het runnen van een
rusthuis. Alles staat nu onder één uniforme werkt, zodat ze de kostenplaatsen kunnen kennis en ervaring in huis hebben om ons
noemer, waardoor we tot maximale gaan rapporteren met SharePoint. Daarbij project met succes op de rails te zetten.
synergie komen’, aldus nog Kris Moors. werken we zoveel mogelijk met functies Ze dwongen ons om vooraf goed na te
die out of the box beschikbaar zijn.’ denken over de juiste hiërarchie binnen
Meer dan centrale gegevensbron de site en wat we precies wilden bereiken.
‘SharePoint wordt een echte Daarnaast bouwt Foyer De Lork een Dat klinkt logisch, maar veel organisaties
documentgenerator die onze hele intranet waar personeelsleden allerlei slaan deze nochtans belangrijke stap over,
informatiestroom beheert’, aldus Kris informatie terugvinden, gaande van de met alle gevolgen van dien.’
Moors. ’Wanneer een resident in een van planning en uurroosters, tot de status
onze woon- en zorgcentra intrekt, moeten van hun vakantie en de mogelijkheid Meer informatie
heel wat standaardformulieren ingevuld. om vakantie aan te vragen. Of het Voor meer informatie over de beschreven
Via SharePoint 2010 kunnen we alle nodige kwaliteitshandboek, een door de overheid producten en diensten van Beyond-it,
documenten snel oproepen en invullen. verplicht document met tal van procedures bel naar +32 (0)3 640 01 60 of surf naar
Alle mogelijke templates, of het nu gaat gaande van brandbeveiliging tot hygiëne www.beyond-it.be
om contracten of een overzicht van de en catering.
medicatie die de bewoner neemt, staan Voor meer informatie over Foyer De Lork,
klaar in SharePoint. Wij tellen vandaag Niet veel opleiding nodig bezoek www.foyerdelork.be
alles samen zeshonderd residenten en ‘Tijdens de proof of concept met SharePoint
vijfhonderd personeelsleden, wat een pak 2010 hebben we gemerkt dat er veel extra
aan informatie en gegevens betekent. Met functies zijn bijgekomen, zoals de ribbon
SharePoint kunnen bevoegde personen die voor de gebruiker van Office 2007
die informatie snel oproepen.’ erg herkenbaar is’, zegt Kris Moors. ‘Met
‘Door SharePoint te koppelen aan de functie Document Sets kan je een
CMS kan je ook tot erg interessante verzameling maken van documenten en
rapporteringsmogelijkheden komen’, vult snel zien als die verzameling niet volledig
Joris Bollen aan, gedelegeerd bestuurder is. Zo kunnen we in een paar tellen alle
van Beyond-it. ‘CMS bouwt momenteel nieuwe personeelsleden oproepen van wie
toepassingen die specifiek bedoeld zijn hun dossier, met het vakantieattest van de
voor SharePoint. Zo zal Foyer De Lork in vorige werkgever, hun diploma’s, … nog
een paar klikken een overzicht krijgen van niet in orde is. Slim gezien.’
de bezetting van alle bedden, over alle Foyer De Lork sprak Beyond-it aan omdat
rusthuizen heen. Ook gaan we SharePoint het gespecialiseerd is in SharePoint.
koppelen aan het ERP-pakket Microsoft ‘Nu we enkele jaren met hen werken,
Dynamics NAV, waarmee Foyer De Lork kunnen we bevestigen dat ze de juiste
onderdeel van ABC-Groep
Laar 179 B-2180 Ekeren +32 (3) 640 01 60 info@abc-groep.be