1. «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 201366
ÊÀÊ?óïðàâëåíèå ïåðñîíàëîì ÈÍÑÒÐÓÌÅÍÒÛ
К
омпания ProNET — производитель
интеллектуальных продуктов. На-
ша стратегическая цель — создание
эффективной организации, представлен-
ной во всех сегментах ИТ-рынка Украи-
ны. Для этого мы консолидируем про-
фильные активы, совершенствуем систе-
му управления проектами и бизнесом в
целом; в частности, уделяем большое вни-
мание использованию новейших техноло-
гий для автоматизации основных бизнес-
процессов.
В связи с экспансией в регионы воз-
никла острая потребность в расширении
штата компании: на сегодняшний день у
нас работают более 170 сотрудников в го-
ловном офисе и в 10-ти региональных
представительствах. Бурный рост компа-
нии, в свою очередь, потребовал стандар-
тизации работ, четкого планирования и
контроля, постоянной связи с сотрудника-
ми удаленных подразделений.
Мы понимали, что отдельные меры здесь
не помогут: нужно объединять имеющиеся
информационные ресурсы, создавать кор-
поративный интранет-портал — еди­ное ин-
формационное пространство. И такое ре-
шение было принято.
Для реализации проекта создали рабо-
чую группу из специалистов нашей компа-
нии. Руководство группой было поручено
заместителю директора, который отвечает
за обеспечение качества и организацию
внутренних процессов.
Рабочей группе были поставлены зада-
чи, которые можно сгруппировать в три
направления:
Внутренний портал
как инструмент управления
Интранет-портал — это виртуальный «центр коммуника-
ций» компании. Он помогает: сотрудникам — сплотиться в
единую команду (даже если они находятся в разных горо-
дах), менеджерам — контролировать сроки выполнения ра-
бочих заданий, повышать управляемость компанией
Наталья Заверуха,
заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов
компании ProNET (Киев, Украина)

2. «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 67
1. Взаимоотношения между сотрудника-
ми, внутрикорпоративные коммуникации:
a описать функциональные/служебные
обязанности для всех сотрудников (для
всех должностей);
a разработать положение «О взаимо-
действии подразделений компании».
2. Работа с клиентами:
a создать единые корпоративные пра-
вила/стандарты обслуживания, организа-
ции работ и коммуникации подразделе-
ний, участвующих в планировании и реа-
лизации комплексных ИТ-проектов;
a оптимизировать и автоматизировать
процесс «управление договорами».
3. Работа с сотрудниками: максималь-
но сократить период адаптации новичков,
а также временные затраты на решение их
типичных проблем.
В итоге получился комплексный про-
ект, который привел к изменению, дора-
ботке и формализации многих процессов.
Самое интересное, что столь масштабный
проект нам удалось реализовать фактиче-
ски с «нулевым» бюджетом и собственны-
ми силами.
Для начала мы определили:
1) цели;
2) временные рамки проекта;
3) состав рабочей группы.
Особое внимание хочу обратить на не-
обходимость четко устанавливать сроки.
Если лимиты времени не зафиксированы,
то, приступая к выполнению работ, испол-
нители нередко обрекают себя на «вечный
проект». Это большая ошибка. Крайне
важно четко расставить не только финаль-
ные «контрольные точки» (сдача), но и
промежуточные — подведение итогов, ана-
лиз достигнутых результатов. Кроме того,
важно правильно сформировать команду:
здесь главное — не количество людей «на
борту», а то, понимают ли они значимость
проекта, хотят ли с его помощью сделать
компанию лучше.
При реализации проектов, связанных с
изменениями привычного алгоритма ра-
боты, инициаторы неизбежно сталкиваются
со скрытым или явным сопротивлением.
Мы были готовы к этому. Чтобы предупре-
дить возможное недовольство, вели разъяс­
нительную работу с сотрудниками:
1. Рассказывали о том, что разрабаты-
вается интранет-портал, что благодаря его
работе каждый из них получит определен-
ные выгоды.
2. Организовали постоянную обратную
связь.
3. Фиксировали конструктивные пред-
ложения коллег.
На первом этапе были разработаны клю­
чевые блоки внутреннего портала:
1. «Модель бизнес-процессов компа-
нии», «Автоматизация бизнес-процесса со-
гласования договоров», «База знаний»;
2. Ряд специальных сервисов: внутри-
корпоративный справочник сотрудников;
На общем собрании сообщили лю-
дям об идее, а также целях портала.
Затем провели собрания в каждом от-
деле — рассказали, какую выгоду при-
несет содтрудникам правильная органи-
зация работ. Провели опрос коллег о
необходимых модулях и собрали по-
желания.

3. «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 201368
ТЕХНОЛОГИИ
ИТ-иструменты
личная карточка сотрудника; список дней
рождения; новостная лента; календарь собы-
тий; техническая поддержка (Service Desk),
список услуг компании (см. рис. 1 и 2).
В качестве инструмента решения этих
задач была выбрана система бизнес-моде­
лирования Business Studio. Построение «бес-
шовной» системы управления (включаю-
щей моделирование, регламентацию и кон-
троль исполнения бизнес-процессов) удалось
решить путем интеграции систем Business
Studio и DIRECTUM:
a Сначала в системе Business Studio бы-
ла выстроена архитектура компании в це-
лом и основных бизнес-процессов опера-
ционного уровня.
a Затем уже оптимизированные биз­
нес-процессы (например, «управление до-
говорами») были автоматизированы с по-
мощью системы электронного документо-
оборота и управления взаимодействием
DIRECTUM.
Интеграция этих двух систем позволи-
ла быстро выстроить оптимальные, рабо-
тающие без сбоев бизнес-процессы. Те-
перь портал помогает нам:
a формализовать и оптимизировать
бизнес-процессы;
a проектировать и корректировать ор-
ганизационную структуру, штатное распи-
сание, построение организационной диа-
граммы (см. рис. 3);
a формировать регламентирующую до-
кументацию в соответствии со стандарта-
ми ISO и др.
Описав бизнес-процессы «как есть», мы
создали диаграммы, с помощью которых
определили основных участников процес-
са, требования к срокам выполнения, не-
обходимые документы и ряд других пара-
метров (например, согласование догово-
ров — см. рис. 4). После завершения
Рис. 1. Личная карточка сотрудника Рис. 2. Система управления файлами
Компания ProNET основана в 1997 году.
Один из ведущих системных интеграто-
ров Украины. Главные направления дея-
тельности: инфраструктурные ком­плексы
для зданий и кампусов; электрооборудо-
вание зданий; сети и телекоммуникаци-
онные системы; комплекс технических
средств охраны; противопожарная защи-
та зданий; центры обработки и хранения
данных; управление ИТ-инфраструкту­
рой; сервис-ориенти­ро­ванная приклад-
ная среда предприятия; системы элек-
тронного документооборота; сервисная
поддержка; ИТ-консалтинг и аутсорсинг;
обучение сторонних специалистов. Чис-
ленность персонала — 170 человек
Î ÊÎÌÏÀÍÈÈ

4. 69«ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 69
ТЕХНОЛОГИИ
ИТ-иструменты
фор­мализации бизнес-процессов, для каж-
дого из них были назначены «владельцы»
и «исполнители».
Затем были разработаны:
1) положения о подразделениях (место в
организационной структуре, права и обя-
занности, взаимодействие с другими под-
разделениями, показатели оценки эффек-
тивности и пр.);
2) должностные инструкции специали-
стов компании (см. рис. 5).
Мы творчески подошли к решению по-
ставленных перед нами задач, поэтому в
итоге получился далеко не типичный кор-
поративный портал:
Во-первых, здесь сотрудники могут найти
организационную структуру и должно­стные
инструкции, которые построены на реаль-
ных бизнес-процессах компании (с детали-
зацией до конкретного исполнителя, указа-
нием рамок его ответственности, а также
степени влияния на конечный результат).
Рис. 4. Пример рабочей схемы
одного из бизнес-процессов
ЧП «Пронет»
Отдел
по персоналу
Отдел
продаж
Отдел сетевых
технологий
Отдел систем
управления ИТ
услугами
Директор по
правовым
вопросам
Администратор
Начальник
отдела инте-
грации
Отдел системы
хранения и обра-
ботки базы данных,
мониторинга и
управления
Отдел
информационной
безопасности
Бухгалтерия
Отдел
закупок и
логистики
Производственный
отдел
Представи-
тельство в
Кировограде
Представи-
тельство
в АР Крым
Представи-
тельство в
Запорожье
Представи-
тельство в
Николаеве
Представи-
тельство в
Харькове
Представи-
тельство
в Донецке
Представи-
тельство в
Днепропе-
тровске
Представи-
тельство в
Виннице
Представи-
тельство
в Ровно
Представи-
тельство в
Черкассах
Отдел
интеграции
Отдел руко-
водителей
проектов
Отдел про-
ектирования
СКС
Сметный
отдел
Отдел
экраносоору-
жений
Отдел про-
ектирования
электриче-
ского обо-
рудования
Отдел про-
ектирования
систем авто-
матизации
Отдел проекти-
рования систем
безопасности
Отдел ведом-
ственных АТС
Отдел систем
безопасностиБухгалтерское
подразделение
склад
Отдел
маркетинга
Директор
Первый заместитель директора
(технический директор)
Заместитель дирек-
тора по вопросам
сотрудничества и
партнерства
Заместитель дирек-
тора по вопросам ка-
чества и организации
бизнес-процессов
Финансовый директор
Заместитель директора
(главный инженер)
Рис. 3. На портале можно увидеть (и скорректировать) оргструктуру компании
Рис. 5. Должностные инструкции
специалистов на портале

5. «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 201370
ТЕХНОЛОГИИ
ИТ-иструменты
Во-вторых,благодаряинтранет-порталу
новый стимул к развитию получил уже
действующий внутренний проект «Знак
качества». Цель проекта — собирать идеи
и предложения сотрудников, касающиеся
улучшений и модернизации существую-
щих бизнес-процессов. В Service Desk была
создана специальная очередь, где прини-
маются предложения сотрудников, а так-
же контролируется ход их обсуждения/до-
работки/внедрения.
В-третьих, автоматизировав процесс
согласования договоров, нам удалось ми-
нимизировать возникающие при их со-
ставлении риски. Например, теперь:
a почти вся информации автоматиче-
ски вносится в шаблон договора;
a появилась возможность защищать
определенные поля от редактирования (а
значит, и внесения ошибок);
a для согласований документа исполь-
зуется электронная подпись.
Компания получила отличный инстру-
мент — специально разработанный и на-
строенный под наши потребности. Для
средних и крупных компаний с большим
количеством сотрудников, развитой фили-
альной структурой и клиентов внедрение
корпоративного портала уже давно не ро-
скошь, а настоятельная необходимость.
Новый интранет-портал значительно
повысил эффективность нашей работы!
Вот лишь первые результаты:
1. Существенно вырос уровень испол-
нительской дисциплины.
2. Оптимизирована работа с договорами:
a сократилось время подготовки и сог­
ласования договоров (в среднем на 50 %);
a повысилось количество согласован-
ных в срок договоров (с 55 до 90 %);
a снизилась трудоемкость выполне-
ния работ по договору на этапе регистра-
ции (с трех до одного человеко-часа);
a уменьшилось число итераций при
согласовании договора в одном подразде-
лении (в среднем с пяти до двух).
3. Сократилось время адаптации новых
сотрудников (с четырех до двух недель).
4. Компания получила сертификат «Си-
стема управления качеством» ISO 9001:2009.
5. Наша команда стала победителем
конкурса Intranet Awards UA-2012 в номи-
нации «Бизнес-решение».
Заверуха Наталья Евгеньевна в 2008
году окончила Университет экономики
и права «КРОК» (специальность «меж-
дународные отношения», магистр). Ос­
новные этапы карьеры в компании
ProNET: помощник-консультант руко-
водителя (2007); специалист по корпора-
тивному управлению (2008); руководи-
тель отдела качества и организации
бизнес-процессов (2009); с 2010 года
по настоящее время — заместитель ди-
ректора по вопросам качества и орга-
низации бизнес-процессов
ОБ АВТОРЕ
Награждение компании ProNET, победив-
шей в конкурсе Intranet Awards UA-2012

6. 71«ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 71
ТЕХНОЛОГИИ
ИТ-иструменты
Но самое главное — изменение людей: ко-
манда стала дружной, все работают более со-
гласованно, добиваются лучших результатов.
Что еще важно? Мы убедились в том,
что поддержка и модернизация внутрен-
него портала требует постоянной работы, —
это не тот проект, который можно сделать
и забыть. Поэтому наша команда не оста-
навливается на достигнутых результатах —
мы уже готовимся к редизайну портала!
В частности, планируем:
a автоматизировать процесс «Подготов-
ка коммерческого предложения»;
a внедрить модуль «Кадровые про-
цессы» (здесь будут автоматизированы
следующие процессы: подбор кандида-
тов, контроль завершения испытательно-
го срока, оформление в штат, увольне-
ние, перевод и назначение, согласование
кадровых документов, учет командиро-
вок и т. д.);
a провести двустороннюю интегра-
цию функций (данных) интранет-портала
с программой «1С».
Будем рады поделиться накопленным
опытом и рассказать о достигнутых успехах.