Vier intelligente Wege zu gut funktionierendem Vachstum
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Wie intelligente Strategien in Zeiten des schnellen Wachstums der IT Ihrem Dokumentenmanagement helfen können
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Vier intelligente Wege zu gut funktionierendem Vachstum
- 1. Contenttobe insertedinhere. Loremipsum doloretsitamet cunecquodsi. Vierintelligente Wegezugut funktionierendem Wachstum Wie intelligente Strategien in Zeiten des schnellen Wachstums der IT Ihrem Dokumentenmanagement helfen können
- 2. IT-Verantwortliche müssenschwere Entscheidungentreffen. Und wenn das Unternehmen wächst, stehen Sie ständig vor schwierigen Entscheidungen. Es ist der gleiche Balanceakt, nur dass die Anzahl der Variablen wächst, weil Sie jetzt alles von der Mobilität bis hin zur Virtualisierung bewältigen müssen. Und Sie erkennen, dass viele Entscheidungen, die Sie getroffen haben, als das Unternehmen noch kleiner war, sich jetzt in Zeiten des Wachstums rächen können.
- 3. Vorallemim Dokumenten- management. Möglicherweise haben Sie noch nie so sehr über Dokumentenmanagement nachdenken müssen.
- 4. DamalswardasinOrdnung. Heuteistesdasnichtmehr. DenndieSacheistdie: Die meisten Unternehmen geben für die Verwaltung ihrer Dokumente rund 10 Prozent ihrer Einnahmen aus.1 Und rund 40 Prozent aller Geschäftsaktivitäten basieren auf Dokumenten.2 40 % aller Geschäftsaktivitäten 10 % ihrerEinnahmen
- 5. WennSieIhre Dokumenteverwalten, verwaltenSiedamit eigentlichIhreProzesse. Bei wachsenden Unternehmen sind die Geschäftsabläufe entscheidend. Wenn Sie also schnell und gut funktionierendes Wachstum anvisieren, müssen Sie über die Notwendigkeit von Dokumentenmanagement nicht lange nachdenken.
- 8. 1 DokumentierenSieIhre Dokumenten-Workflows In einem kleinen Unternehmen ist ein „Workflow“ alles, was getan werden muss, um irgendetwas zu erledigen. Deals werden auf dem Flur abgeschlossen, Feedback gibt es mündlich und verschiedene Mitarbeiter nutzen unterschiedliche Prozesse, um zum selben Ziel zu gelangen.
- 9. WennSieaberversuchen, Ad-Hoc-Interaktionen ineinemgrößeren Unternehmenanzuwenden, führtdaszueinem Durcheinander. Dokumente gehen verloren. Deadlines werden verpasst. Und neue Angestellte sind orientierungslos.
- 11. DennsokönnenSiebesserdie Mitarbeiter,Arbeitsabläufeund Technologienerkennen,dieam wichtigstensind. Wie Informationen mit verschiedenen Stakeholdern geteilt werden. WieDokumenteundandereInhalteerzeugt,archiviertund gesichertwerden. Was das gewünschte Endergebnis dieses Workflows ist.
- 14. 2 MachenSienichtalles selbst Als IT-Leiter eines kleinen Unternehmens fühlt man sich manchmal, als würde man große Felsbrocken einen steilen Hang hinaufrollen (und sie dann wieder hinunterrollen sehen). Alles selbst zu machen, mag in einem kleinen Betrieb noch möglich gewesen sein. Dem ist nun nicht mehr so – und Dokumentenmanagement ist dafür ein Paradebeispiel.
- 16. Sie versuchen: Ihr Dokumentenmanagement mit den Unternehmenszielen abzugleichen. Eine funktionierende Druckumgebung aufzubauen. Die Druck- und Archivierungskosten einzudämmen. Ihre Druckumgebung, die Lieferantenbeziehungen und Ihren Gerätepool nach den richtigen Standards zu bewerten. Systeme standortübergreifend zu integrieren – Außendienst inklusive. Sicherheit und Compliance im Griff zu haben und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Alle Drucker zu warten und die Versorgung der gesamten Flotte sicherzustellen.
- 17. DenkenSiedaran:Jegrößer dasUnternehmenwird,desto kostbarerwirdIhreZeit. Deswegen sollten Sie sie strategisch einsetzen und entscheiden, was delegiert oder automatisiert werden kann und was Ihre vollste Aufmerksamkeit verdient.
- 19. DochzunächstmüssenSie IhreeigeneDruckumgebung unddieArbeitsabläufeim Dokumentenmanagement bewerten.
- 22. Vielleicht sind wir voreingenommen, aber Managed Print Services eignen sich gut, um viele Kernprozesse des Dokumentenmanagements auszulagern und Ihre Agilität zu erhöhen. Dadurch können Sie bis zu 30 Prozent einsparen, Ihre Dokumente sichern und ganze Workflows automatisieren. Entdecken Sie hier die 16 MPS-Fragen, die Sie unbedingt stellen sollten. 30 % Einsparungen
- 23. 3 SchützenSieIhre Dokumenteaufdem schnellstenWeg 60 Prozent der gezielten Cyber-Angriffe im Jahr 2014 galten kleinen und mittleren Unternehmen.3 Noch beunruhigender ist, dass die Pro-Kopf- Kosten einer Sicherheitslücke bei kleinen Unternehmen deutlich höher liegen als bei größeren Unternehmen (1.601 US-Dollar im Vergleich zu 437 US-Dollar).4
- 25. Doch da bei 90 Prozent der Unternehmen die Sicherheitsverletzungen durch ungesichertes Drucken5 auftraten, müssen Sie sich ein paar unangenehme Fragen stellen. Wissen Sie zum Beispiel, welche Dokumente ungenutzt in Ihren Druckerablagen herumliegen? Enthalten einige davon vielleicht vertrauliche Informationen?
- 26. Diese Fragen sind möglicherweise schon schwer zu beantworten, wenn das Unternehmen klein ist. Sobald das Unternehmen wächst, werden diese Antworten allerdings fundamental wichtig.
- 28. BewertenSiesichselbst BeginnenSiemiteiner gründlichenBewertungIhrer aktuellenDruckinfrastruktur.
- 29. Definieren Sie klare Sicherheitsstandards für das Unternehmen und überprüfen Sie dann Ihre Druckumgebung dahin gehend. Verwenden Sie dabei unbedingt einen formalisierten Prozess. Dadurch erkennen Sie leichter die Bereiche, die Ihre Sicherheitsrichtlinien nicht erfüllen. Wir wissen das, weil wir wachsende Unternehmen ständig bei der Überprüfung ihrer Drucksicherheit unterstützen. Falls Sie dabei Unterstützung benötigen, helfen wir Ihnen natürlich gerne.
- 30. 4 WerfenSieAltes getrostüberBord Kleine Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen müssen sich oft mit dem absoluten Minimum an Systemarchitekturen und mit alten Geräten abfinden, die noch nicht kaputt genug sind, um ersetzt zu werden.
- 33. Kleine Betriebe zielen auf niedrigere Kosten ab. Großkonzernesetzen aufIntegrationund Stabilität.
- 34. Kleine Betriebe zielen auf niedrigere Kosten ab. Großkonzerne setzen auf Integration und Stabilität. Undwachsende Unternehmenmüssen mitBlickaufschnelle Skalierbarkeitund Flexibilitätoptimieren.
- 35. DenkenSiemalnach. Wenn ein rasch wachsendes Verkaufsteam plötzlich deutlich mehr Angebote und Dokumentationen produzieren würde als vorher, bräuchte es eine ganze Menge mehr als ein paar einfache Drucker, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.
- 36. Es müsste in der Lage sein, von unterwegs aus zu drucken. Es müsste seine Workflows für das Scannen, Speichern und Versenden von Informationen automatisieren. Es müsste Angebote schnell und effizient personalisieren können.
- 37. HolenSiemehraus IhrerDruckerflotte. Im Hinblick auf die Skalierbarkeit reicht es bereits, wenn Ihre Drucker die Reichweite der IT vergrößern. Aber Vorsicht: Sie können Ihre Dokumentenflut nicht einfach mit mehr Druckern bekämpfen. Wenn Sie doppelt so viele Mitarbeiter haben, sind doppelt so viele Drucker selten die Antwort.
- 38. Stattdessen sollten Sie probieren, die erweiterten Funktionen von Multifunktions- druckern zu nutzen – wie mobiles Ausdrucken oder die Möglichkeit, bevorzugte Workflows für verschiedene Teams einzustellen und zu automatisieren. Ihre Druckerflotte kann (und sollte eigentlich auch) mehr tun als nur drucken.
- 41. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse, sichern Sie Ihre Flotte, holen Sie sich jede nötige Hilfe und stellen Sie sicher, dass Ihre Hardware Ihnen hilft. Denn Unternehmen brauchen intelligente Strategien für ihr Dokumentenmanagement, um ihre Geschäftsprozesse skalierbar zu machen.
- 43. Mehr zum Thema IT-Führungskräfte müssen in schnell wachsenden Unternehmen mit einer ganzen Reihe von Fallen, Hindernissen und Widersprüchen klarkommen. Lesen Sie unser eBook über die Fähigkeiten und Strategien, die die Leitung der IT-Abteilung eines wachsenden Unternehmens erfordern. Der Wachstums-CIO Lehren und Strategien für Führungskräfte in Zeiten rasanten Wachstums Herunterladen
- 44. Wir sind Xerox. Wir glauben, dass Wachstum in einem Unternehmen nur mit intelligenter IT funktionieren kann. Um einen besser laufenden Workflow zu gewährleisten, helfen wir wachsenden Unternehmen, mit intelligenten Lösungen ihre Drucker und Dokumente zu verwalten. Sprechen wir darüber. ©2015XeroxCorporation.AlleRechtevorbehalten.Xerox® undXeroxandDesign® sindMarkenderXeroxCorporationindenUSAund/oderanderenLändern.
- 45. Quellenangaben 1 Angele Boyd, Branchenanalyst IDC: I know what you’re thinking. 2 IDC: Poor document processes lead to significant business risk. 3 Symantec: Internet Security Threat Report. April 2015. 4 Ponemon Institute: Global Report of Cost of Cyber Crime. Oktober 2014. 5 Digital Guardian: The biggest mistakes companies make with data security. Mai 2015. (Englisch)