1. СУБД MS Office Access 2010.
Отчёты
Автор: Виктория Нагорная
2. Для чего нужны отчёты?
Для предоставления пользователям необходимой
информации на основе существующих данных в Ассеss
предназначены формы и отчеты.
Отчеты позволяют выбрать из базы данных
требуемую пользователем информацию и оформить ее
в виде документов, которые можно просмотреть и
напечатать.
Источником данных для отчета может быть таблица
или запрос.
2
3. План урока:
Способы создания отчётов
Мастер отчётов
Режимы отображения
Разделы отчёта
Элементы управления
Данные для экспорта MS Access 2010
3
4. Способы создания отчётов
4
Создание простого отчёта на основе данных
текущего запроса или таблицы, к которому
можно добавить доп.компоненты,
например группы или итоги
Запуск мастера отчётов,
который позволяет
создавать простые
настраиваемые отчёты
Создание нового пустого отчёта в режиме
конструктора, с возможностью вносить
изменения в отчёты. Например добавлять
настраиваемые типы элементов управления и
составлять программы
Создание нового пустого отчёта, в
который можно вставить поля и
элементы управления и доработать
отчёт
Запуск мастера наклеек,
который позволяет
создавать обычные или
специальные наклейки
8. Подведение итогов
8
В зависимости от
установленных флажков
Мастер отчетов добавит
соответствующие
итоговые поля в конец
отчета, вычисляющие:
•итоговую сумму (Sum),
•среднее значение (Avg),
•минимальное (Min)
•или максимальное (Max) значение данного поля по всем записям.
14. 14
Режимы отображения
отчётов
Переключиться с одного режима на другой можно
несколькими способами:
щелчком правой кнопки мыши по названию
отчёта в области переходов или рабочей
области:
вкладка Главная→Режимы:
с помощью панели в
нижнем правом углу окна
приложения
15. Разделы отчёта
В MS Access 2010 отчёт разбит на разделы.
Разделы отчёта можно увидеть только в режиме
конструктора. Чтобы созданные отчёты правильно
работали, необходимо чётко представлять назначение
каждого раздела.
15
16. 16
Типы разделов отчёта
и их назначение
Примечание группы печатается в конце каждой группы записей.
Можно использовать для печати сводной информации по группе
Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы
Примечание отчёта печатается один раз в конце. Примечание отчёта
можно использовать для печати итогов и др.сводной информации по
всему отчёту
Заголовок группы размещается перед каждой новой
группой записей. Используется для печати названия группы
Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы
Заголовок отчёта выводится на печать только один раз в
начале отчёта
Область данных печатается один раз для каждой строки
данных из источника записей. Здесь размещаются элементы
управления, составляющие основное содержание отчёта
17. Элементы управления
С помощью элементов управления можно
просматривать данные и работать с ними в
приложении. Наиболее распространенным
элементом является текстовое поле, кроме
него используются кнопки, надписи, флажки
и элементы управления подчиненной
формы или отчета.
Элементы управления могут быть
связанными, свободными и вычисляемыми.
17
18. Связанные элементы
управления
— элементы управления, источником данных которых
служит поле таблицы или запроса.
Связанный элемент управления служит для
отображения значений полей базы данных. Значения
могут быть текстовыми, числовыми, логическими,
датами, рисунками или диаграммами.
18
19. Свободные элементы
управления
— элементы управления, не имеющие источника
данных (например, поля или выражения).
Свободные элементы управления используются для
вывода на экран сведений, рисунков, линий или
прямоугольников.
19
20. Вычисляемые элементы
управления
— элементы управления, источником данных которых
является выражение, а не поле.
Для задания значения, которое должно содержатся в
таком элементе управления, необходимо задать
выражение, служащее источником данных элемента.
Выражение — это сочетание операторов
(таких как = и +), имен других элементов управления,
имен полей, функций, возвращающих единственное
значение, и констант.
20
21. Что происходит с
экспортированными данными?
При использовании мастера экспорта Access для экспорта
данных из базы Access в документ Word 2010 Access создает
копию данных в файле Microsoft Office Word формата RTF.
Однако в процессе экспорта происходит лишь копирование
видимых полей и записей из таблиц, запросов и форм Access
и их последующее отображение в таблице в документе Word.
При экспорте отчета копируются и данные, и их формат
для максимального приближения к исходному формату
отчета.
21
22. Какие типы данных можно
экспортировать?
Если экспортируется форма или таблица, которая
содержит подчиненные формы или таблицы, будет
экспортирована только основная форма или таблица.
Все подчиненные формы и подтаблицы следует
экспортировать в Word отдельно. При экспорте отчета,
напротив, все подчиненные формы и отчеты
экспортируются вместе с главным отчетом.
Макросы и модули экспортировать нельзя.
22
Во многих случаях удобно использовать Мастер отчетов и созданный им отчет дорабатывать в режиме Конструктора.
При щелчке по пункту Мастер отчётов открывается окно мастера, где пользователю предлагается выбрать поля для отчёта. В качестве источника мастер предлагает выбрать таблицу или запрос (допускается выбор нескольких объектов).
С помощью кнопок управления доступные поля переносятся в правую часть «Выбранные поля».
В следующем окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по отделам, необходимо щёлкнуть по полю Отдел и перенести его в правую часть.
Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка. На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки. Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т.д.
MS Office Access 2010 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям. По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.
Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, нажмите на кнопку Итоги. В появившемся диалоговом окне можно задать параметры для выбранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалоговом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соответствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму, среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по всем записям. Группа переключателей Показать позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета. Флажок Вычислить проценты позволяет выводить долю группы (в процентах) в общем итоге для всех групп. Для возврата к диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку ОК.
Мастер отчетов предложит на выбор три варианта оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице, что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная.
В последнем диалоговом окне Мастера отчетов в качестве заголовка отчета задайте имя отчёта. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под указанным именем. По умолчанию выбран переключатель Просмотреть отчет. Нажмите кнопку Готово для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра.
Здесь представлен результат работы Мастера. Отчёт отображён в режиме Предварительного просмотра.
На вкладке Конструктор в группе Сервис с помощью кнопки Добавить поля можно добавлять поля для отображения в отчёте.
Кнопка Страница свойств позволяет производить настройку отображения элементов отчёта.
Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчёта повторялось на каждой странице.
В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке.
Нижний колонтитул используется для нумерации страниц и печати постраничной информации.
Например, для текстового поля, в котором отображается фамилия ученика, могут использоваться данные поля "Фамилия" в таблице " Учащиеся".
Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.
Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25% скидкой путем умножения значения поля "Цена за единицу" на константу (0,75).
=price * 0.75
При наличии полей или записей, скрытых с помощью фильтров, мастер экспорта не сможет экспортировать эти данные.
Сохранить базу данных или таблицу Access в виде документа Word с помощью команды Сохранить как в приложении Access нельзя.
Можно экспортировать данные из таблиц, запросов, форм и отчетов Access.
Можно также экспортировать отдельные записи представления.
