Заместитель руководителя юридического управления Vi Любовь Брызгалова выступила с презентацией «Как безболезненно перейти на электронный документооборот и подключить к виртуальному обмену своих клиентов» и рассказала об опыте Vi в этом вопросе.
Электронный документооборот: идем в ногу со временем
1. Как безболезненно перейти на
электронный документооборот и
подключить к виртуальному
обмену своих клиентов
Любовь Брызгалова
Заместитель руководителя
юридического управления Vi
2. Бизнес Vi охватывает
порядка 160 городов
России, Белоруссии и Казахстана
Vi — медиаоператор рекламного рынка
Продажи. Полный сервис
3. Vi — медиаоператор рекламного рынка
Продажи. Полный сервис
Vi размещает рекламу на лидирующих
телеканалах и радиостанциях, интернет-ресурсах,
в кинотеатрах, сетях digital indoor в торговых
центрах, супермаркетах и аэропортах
4. etc. etc. etc. etc. etc.
Vi — медиаоператор рекламного рынка
Продажи. Полный сервис
ТВ Радио Интернет Digital Indoor Кинотеатры
5. Этапы внедрения ЭДО в Vi
изучено действующее законодательство и международный
опыт использования электронного документооборота
выбран специализированный оператор связи и
удостоверяющий центр
реализовано технологическое решение для обслуживания
электронных документов с ЭП
9. Удаленная система
размещения рекламы (ViMB)
Обмен данными с другими
информационными системами:
финансовой, системой
документооборота, прочими открытыми
системами
Автоматизация продаж
рекламы на ТВ
(федеральное,
региональное), радио, Indoor
Объединение всех
участников процесса в
едином программном
пространстве
14. Адаптация системы размещения
— Выявление потребностей РА (количества срезов, по которым
распределяется Визирование/Подписание документов)
— Система предварительного визирования документов
— Присвоение Ролей («Визирующий» и «Подписант»)
— Создание Графа визирования (доработка системы прав для работы с
ЭДО)
16. Технологическое решение позволяет Vi и нашим контрагентам:
- отслеживать жизненный цикл документов на каждом этапе
- производить процедуру визирования (в ViMB для каждого клиента
существует возможность настройки своего уникального графа
визирования и жизненного цикла документа)
- подписывать документы нажатием всего лишь одной кнопки (в том
числе и массово)
- осуществлять быстрый поиск и выгрузку документов для
предоставления их в налоговые органы по запросу
- хранить документы в электронном архиве
Адаптация системы размещения
Доработан функционал
20. Vi предложила Рекламным Агентствам :
- оптимальный и наиболее безболезненный вариант перехода, в том
числе и с учетом внутренних процессов
- единую технологическую платформу для обслуживания документов
посредством ЭП
- Минимальные расходы на ЭП (оплата 90% документов за счет Vi)
- Сокращение времени на изготовление и обработку документов
- Более раннее предоставление отчетных документов контрагентам
Интеграция ViMB с «Такском»
21. Сейчас 19 Рекламных агентств работают с нами в системе
ЭДО
Все участники работают в одной технологической платформе:
осуществляют размещение рекламных кампаний,
выставляют и подписывают документы
Vi первой на рекламном рынке ввела электронную подпись
Результат
22. Дополнительные опции
— При распечатывании документа, подписанного электронной
подписью, на бумажной версии появляется штамп ЭП
23. Дополнительные опции
— Рассылка электронных сообщений в Рекламные агентства о
необходимости завизировать или подписать документ
Документы ожидают вашего ВИЗИРОВАНИЯ
Документы ожидают вашего ПОДПИСАНИЯ
24. Какие типы документов с клиентами
в Vi подписываются электронной подписью?
Соглашение
об ЭДО
бумажный
ДОГОВОР
бумажный
Приложение
электронный
Акт + график
размещения
электронный
Счет-фактура
электронный
Счет
электронный
УПД
бумажный
График
подтвержденных
выходов рекламы
электронный
Гарантийное
письмо
электронный
25. Ограничения по внедрению ЭДО
• Законодательство мало учитывает особенности агентской
схемы
• Законодательное ограничение срока выставления счета-
фактуры 5 днями
• Отсутствие электронного формата УПД
26. Какие перспективы
развития ЭДО в Vi?
- Переход на ЭДО в регионах
- Перевод на ЭДО размещение рекламы в
интернете
- Идея создания межоператорского портала
для сотрудничества с разными операторами