2. Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en
unidades específicas, con base en su similitud
• Listar todas las funciones de la empresa.
* Clasificarlas.
• Agruparlas según un orden jerárquico.
* Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las
funciones y los puestos.
* Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las
funciones involucradas.
3. 1. Funcional: consiste en agrupar las actividades análogas según su
función principal.
2. Por producto: la departamentalización se hace en base a un producto o
grupo de productos relacionados entre sí.
.
3.Geográfica o por Territorios: se realiza en base a las zonas geográficas
en las que se encuentra presente la empresa.
4. Por clientes : su función consiste en crear unidades cuyo interés
primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5. Por Proceso o Equipo: el agrupamiento de equipos en distintos
departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo
6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin
interrupción en sus turnos de trabajo.
4. Supervisor y el
Empleado
Especialista
Tanto supervisor como
Observar y analizar el trabajador podrían
trabajo para preparar revisar y verificar las
una descripción y conclusiones del análisis
especificación del del puesto con respecto
puesto. a sus actividades y
deberes.
5.
6. Entrevistas individuales con cada empleado
Entrevistas colectivas con grupos de empleados
que desempeñen en el mismo trabajo
Entrevistas con uno o más supervisores que
tengan un buen desarrollo del conocimiento a
fondo del puesto que se está analizando.
7. - Una forma eficaz y rápida de
obtener información de un gran
número de empleados - El desarrollo y revisión del
- Es menos costoso que cuestionario puede ser un
entrevistar, por ejemplo, a cientos de proceso costoso y tardado.
empleados
8.
9.
10. . El trabajador debe anotar cada actividad
que realice.
Los datos que debe obtener son:
1) Identificación 4) Niveles de
y actualización 3) Aptitudes
desempeño
2) Deberes y humanas y
responsabilidades condiciones de
trabajo
11. Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de
obtención de información acerca de los puestos: su
contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.
Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge
la información obtenida por medio del análisis, quedando
reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las
responsabilidades y deberes inherentes al mismo.
Especificaciones del puesto de trabajo: está relacionado
con los requisitos y cualificaciones personales exigidas de
cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas
12. Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.
Actividad individualizada e identificable como diferente
Tarea: del resto.
Conjunto de tareas, realizadas por una persona, que
Función:
forman un área definida de trabajo.
Diversos compromisos que puede desarrollar una
Obligación:
persona en una organización.
Se trata de una o más funciones que se organizan constituyendo
Puesto: una nueva unidad de orden superior y adoptan una posición
jerárquica en la organización.
Clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes
Ocupación:
organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí
13. El análisis y descripción de puestos de trabajo
proporciona información sobre las características
Reclutamiento que debe poseer el candidato/a a ocupar el puesto
de trabajo y por tanto resulta de utilidad a la hora
de determinar las fuentes de reclutamiento.
El análisis y descripción de puestos de trabajo
proporciona datos suficientes para elaborar el perfil
Selección de profesiográfico o profesiograma en el que se
Personal especifican las características y requisitos que debe
cumplir el candidato para desarrollar de forma
adecuada las tareas
Desarrollar acciones formativas encaminadas a
Formación subsanar las carencias y potenciar los aspectos
positivos. De esta forma, una vez detectada la
necesidad podremos diseñar e implementar los planes
de formación más adecuados.
14. Nos servirá para determinar hasta qué punto la
persona está desarrollando un rendimiento acorde
Evaluación del a lo exigido por el puesto. Esto cobra especial
desempeño relevancia si se está utilizando un procedimiento
de evaluación por objetivos o por valores.
Procedimiento mediante el que se pretende
determinar el valor relativo de los distintos
Valoración de
puestos que componen una organización. Esto se
Puestos
hace de cara al establecimiento de sistemas
retributivos más justos y equitativos.
15. Descripción del puesto de trabajo
Nombre de la empresa: OMA, S.A Oficinas Municipales de Atención.
Nombre del cargo: Recepcionista.
Área: empresa del sector de las comunicaciones.
Dependencia jerárquica directa: depende directamente del Director General
y gerente de la empresa.
Ubicación territorial: ubicada en el centro de Viladecans, oficina de unos 200
mts cuadrados, compartida con la Administración.
Finalidad del puesto: todo tipo de funciones relacionadas con la recepción.
Atención telefónica, contacto directo con clientes, información,
comunicación.
16. El objetivo general del puesto será proporcionar un servicio de atención personal y
telefónica a los clientes que llamen o que se acerquen a las oficinas.
Descripción de las funciones específicas:
1. Recibir amablemente las visitas y ponerse a su servicio para transmitir una
buena imagen de la empresa y comunicar al empleado interesado la llegada de
la visita.
2. Contestar al teléfono con rapidez y amabilidad así como:
- Transferir las llamadas a la extensión indicada.
- Tomar nota de los mensajes y hacerlos llegar al interesado lo antes posible.
-Facilitar información y ayudar a su interlocutor.
3. Mantener la recepción ordenada.
-Responsabilidades: suministrar a los departamentos el listado de llamadas
recibidas, de las cuales algunas tendrán que ser atendidas por el director.
Realización de informes, atención al público, notificaciones, cartas, etc.
Coordinación además de paciencia con los clientes.
17. Otras características:
Ambiente de trabajo: Seis personas trabajan en la misma
oficina. Nadie es fumadora. El director está ubicado en la primera planta de la
empresa. Oficina dotada de condiciones de seguridad, salud e higiene. Buenas
condiciones de iluminación e insonorización.
Relaciones: cada una de las seis personas que trabajan en la oficina tienen
asignadas unas tareas determinadas, además de un tiempo concreto y una
responsabilidad limitada para realizarlas. Colaboración estrecha entre los
compañeros, formando equipo sólido.
Dedicaciones: la empresa ha de trabajar un total de 1850 horas al año. En cuanto a
las vacaciones, dispone de 30 días en verano y 10 en semana santa.
Disponibilidades: no requiere disponibilidad para efectuar viajes.
Estilo de trabajo requerido: el puesto requiere rapidez en las
actividades, actuación bajo presión, aceptación de responsabilidades, simpatía y
empatía, comunicación, grado de conocimiento de los
servicios, dinamismo, ilusión, polivalencia.
18. Técnicas y equipos: Conocimientos de marketing, contabilidad, recepción.
Experiencia y formación en el sector que opera, reciclaje constante.
Equipos: ordenador, impresora, teléfono, fax.
Utensilios: archivos, base de datos, Internet y otras herramientas para obtener
información diaria.
Evolución profesional: FPII administrativo, cursos especializados en
marketing, contabilidad e informática (hojas de cálculo, base de datos).
Sistema retributivo: salario base + dietas + plus de antigüedad
Sistema de integración previsto: formación basada en cursos especializados y
reciclaje, la inversión en formación será del 2% del total facturado.
Sistema de supervisión y control: El control del departamento de Atención al
Cliente está establecido desde la dirección general y la supervisión que va a cargo
de la Administración mediante reuniones periódicas.
Criterios de evaluación: la evaluación final la establece el Director General
mediante la observación del cumplimiento o no de los objetivos iniciales globales.
19. CONCLUSIONES:
• Es necesario realizar la función de la departamentalización de una
empresa, ya que esta tarea permite en buen desarrollo de las actividades
que se establecen en la misma y por ende sirven de soporte para el
alcance de cada uno de los objetivos que ha planteado la empresa.
•La Descripción de Puestos no solamente es un factor importante para la
buena organización de trabajo sino que también permite que cada uno de
los empleados se adapten a sus puestos de trabajo y que por su propia
voluntad asuman sus responsabilidades y deberes al momento de
desempeñar sus tareas.
• Una de las actividades claves e importantes para la selección del personal
adecuado para cada una de las áreas de trabajo es la llamada selección
científica de personal, ésta debe ser realizada con la mayor eficiencia
posible ya que el personal elegido será la clave para el buen desarrollo
exitoso de la empresa.
