Tietokirin tavoitteena on edistää tiedolla johtamisen kulttuuria julkishallinnossa. Valtiokonttorin Olli Ahonen esitteli hanketta Valtio Expossa 8.5.2018. #valtioexpo #tiedollajohtaminen #Tietokiri

1. Tietokiri on alkanut – tule mukaan!
VALTIOEXPO
8.5.2018
Olli Ahonen
Valtiokonttori

2. Mistä Tietokirissä on kyse?
2

3. #Tietokiri eli julkishallinnon analysointi- ja
raportointipalveluiden kehittämishanke käynnistyi
marraskuussa 2017 ja jatkuu vuoden 2019 loppuun.
Tehdään näkyväksi tiedolla johtamisen tuloksia ja jaetaan hyväksi havaittuja työkaluja ja oppeja.
Kootaan valtiokonsernin yhteisiä tietovarantoja ja tarjotaan organisaatioille analyysipalveluja ja
tiedon visualisointia.
3
Analysoitua
tietoa,
parempia
päätöksiä ja
avointa
johtamisen
kulttuuria
Julkishallinto
tiedolla
johtamisen
edelläkävijäksi

4. Mitä ovat yhteiset tiedot?
4
Konsernitiedolla tarkoitamme julkishallinnon
organisaatioille yhteisiä tietoja, joita kertyy
hallinnon prosesseissa ja tehtävien
toteuttamisessa hallinnollisiin rekistereihin ja
tietojärjestelmiin
Määritelmä​
• Toiminnan suunnittelussa syntyvät tiedot
• Taloustiedot
• Henkilöstötiedot
• ICT
• Matkahallinto
• Hankintatoimi
• Toimitilat
• Koulutus
• Hanketiedot
• Tiedot organisaatiorakenteesta
Yhteiset tiedot

5. Tietokirin osa-alueet
– iso kuva
5

6. Tietokirin osa-alueet
6
• #Tietokiri – tiedolla johtamisen iso kuva
• Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen
• Osaamisen kehittäminen
Tiedolla johtamisen kulttuurin muutos
• Analysointipalveluiden tuottaminen
• Raportointipalveluiden tuottaminen
• Rajapintapalvelut ja yhteinen alusta
Analysointi- ja raportointipalvelut
• Tiedolla johtamisen verkoston luominen
• Data- ja analytiikkaosaajien verkosto
• Konsernitoimijoiden yhteistyö
Tiedolla johtamisen ekosysteemi
• Konsernitiedon käyttöpolitiikka
• Palvelumallin luominen ja käyttöönotto
• Asiakastarpeiden kartoitus ja konsultointi
Edellytykset

7. Hanke etenee ketterästi kokeilukulttuurin hengessä.
Asiakastarpeesta pilottien kautta ratkaisuihin.
Lopputuloksena palvelut ja toimintakulttuurin vahvistuminen.
Beta-ratkaisuja nopeasti asiakkaiden käyttöön
 varmistetaan ratkaisun tuotantokelpoisuus ja se, että ollaan ratkaisemassa oikeaa ongelmaa.
Rohkeasti mukaan!
Tiedon hyödyntäminen ja näkyväksi tekeminen
ensimmäinen askel tietopohjan laadun parantamisessa.7
• Kehitetään
yhdessä
• Kokemukset
jakoon ja
hyödyksi
• Välineitä tiedolla
johtamiseen
Palvelut:
• analysointi
• raportointi
• rajapinta ja
yhteinen alusta

8. Konsernitiedon verkostot
8
= valtion konsernitoimijat
= kunta / maakuntatalouden konsernitoimijat

9. Miten Tietokirissä toimitaan?
9

10. Yhteistyössä, asiakas edellä
Tule mukaan!
Tavoitteena on toiminnan tuottavuuden ja päätöksenteon vaikuttavuuden paraneminen.
#Tietokirissä kaikki toimijat työskentelevät rinta rinnan yhteisen päämäärän eteen.
Valtiovarainministeriö ohjaa, Valtiokonttori koordinoi.
10
Onnistutaan
yhdessä,
toimitaan
verkostona
Tietokiri
koskee koko
julkishallintoa

11. Tiedolla johtamisen prosessi
11
• Mitä ollaan
päättämässä?
• Tunnista pää- ja
alikysymykset
• Tee kysymyksiin
hypoteeseja ja
testaa niitä
Määritä
ongelma​
• Mitä tietoa meillä
on saatavilla?
• Mitä tietoa tai
tutkimusta
tarvitaan lisää?
Mitä dataa,
tutkimusta? ​
• Miten dataa ja
tietoa voi
analysoida, jotta
se vastaa
tunnistettuun
ongelmaan?
• Rakenna mallit ja
tee analyysi
Miten
analysoida?​
• Mitä analyysin
perusteella
saatiin selville?
• Mitä
toimenpiteitä sen
perusteella
suositellaan?
Johtopäätökset
ja suositeltavat
toimenpiteet​
• Miten saamme
tulokset
tehokkaimmin
viestittyä
päätöksen-
tekijälle?
Viestintä ja
dokumentaatio

12. Tiedolla johtamisen malli
12
Johtaminen,
tavoitteet &
organisaatio-
kulttuuri
Osaaminen
ja kyvykkyys
Työkalut ja
teknologiat
Data ja tieto
1. Muodosta tutkimuskysymys
2. Hanki dataa, tietoa ja todisteita
4.Tee johtopäätökset tarvittavista toimenpiteistä
5.Toimeenpane tulokset
3. Analysoi ja arvioi kerättyä tietoa
6. Arvioi tehdyn päätökset lopputulos
Tietoon perustuva toiminta ja sen johtaminen
Perusta
Lopputulosja
vaikutukset
Toteutusprosessi
jatiedonlähteet

13. 13
Johtaminen,
tavoitteet &
organisaatio-
kulttuuri
Osaaminen
ja kyvykkyys
Työkalut ja
teknologiat
Data ja tieto
Perusta
Lopputulosja
vaikutukset
Toteutusprosessija
tiedonlähteet
1. Muodosta tutkimuskysymys
2. Hanki dataa, tietoa ja todisteita
4.Tee johtopäätökset tarvittavista toimenpiteistä
5.Toimeenpane tulokset
3. Analysoi ja arvioi kerättyä tietoa
6. Arvioi tehdyn päätökset lopputulos
Tietoon perustuva toiminta ja sen johtaminen
Organisaation omat tieto- ja
datan lähteet
Sidosryhmien arvot ja
huolenaiheet
Asiantuntijoiden ja
toteuttajien ammattitaito
Tieteelliset julkaisut ja
empiirinen tutkimus

14. www.tietokiri.fi
Jaetaan tietoa,
opitaan toisiltamme
Yhteinen verkkopalvelu
rakentuu vähitellen.
Tulossa esim.
• Tiedon analysoinnin ja visualisoinnin
esimerkkejä
• Kokemusten jakamista
• Työkaluja ja apuvälineitä tiedolla
johtamiseen
• Tietoa hankkeen etenemisestä.
• Kerro mitä toivoisit sivustolta?
14

15. 15
Tuottavuuden jatkuva ennakointi
Case Maanmittauslaitos

16. Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi​ Mitä tehtiin​
Case Maanmittauslaitos
• Maanmittauslaitos halusi seurata
tuottavuuden kehitystä pitkin vuotta.
Aiemmin kokonaistuottavuutta oli
tarkasteltu kerran vuodessa. ​
• Haluttiin myös tarkempaa analyysia siitä,
miten suoritteiden ja työmäärien kehitys
vaikuttaa tuottavuuteen.
16
Tuottavuuden jatkuva ennakointi
Ennakoiva tuottavuusanalyysi​
• Yhdistettiin Palkeiden ja Maanmittauslaitoksen aineistoja
(työtunnit, kirjanpitoaineistot, suoritteet ja kustannukset)​
• Valittiin tarkasteluun juoksevan 12 kk aikajänne, jotta
toimintojen kuukausisyklin vaikutus tasaantui​
• Laskettiin tuottavuuteen vaikuttaville tekijöille ennusteet​
• Laskettiin kuukausitasolla tuottavuus Tilastokeskuksen
laskentatapaa soveltaen

17. Tulokset
Case Maanmittauslaitos
• Luotiin työkalu tuottavuuden
jatkuvaan ennustamiseen. ​
• Analyysityökalun avulla
voidaan muodostaa
trendi toimintokohtaiselle
tuottavuuden kehitykselle
17
Tuottavuuden jatkuva ennakointi
Kokonaispanoksessa nähdään selkeä muutos joulukuun 2016 poistojen vaikutuksen
muuttuessa indeksissä​. Työpanosindeksissä nähdään, että työmäärä oli voimakkaassa
laskussa vuoden 2015 lopulla, jonka jälkeen työmäärät ovat tasoittuneet.

18. Mitä seuraavaksi?
Case Maanmittauslaitos
18
Tuottavuuden jatkuva ennakointi
• Seurataan kuinka hyvin analysointimalli toimii käytännössä:
kuinka hyvin ennuste toteutuu? Onko mallia tarve kehittää?​
• Tuloksia hyödynnetään strategisessa johtamisessa,
kun tehdään toimintokohtaisia päätöksiä.
”Ajantasainen tuottavuuden raportointi tukee strategista johtamista.
Muutoksiin voidaan reagoida nopeammin.”
Arto Mikkola, johtava asiantuntija, Maanmittauslaitos

19. 19
Valtion henkilöstö 2017
#Tietokiri: viikon luku

20. Viikon luku
20
Valtion henkilöstö 2017
Joulukuussa 2017 valtion budjettitalouden piirissä työskenteli
päätoimisesti 73 176 henkilöä, joka on noin 3,0 prosenttia
Suomen työllisestä työvoimasta. Henkilömäärä nousi 192
henkilöllä (0,3 %) vuodesta 2016.
Viime vuosikymmeninä valtion budjettitalouden virastot ja
laitokset, niiden tehtävät ja henkilöstö ovat muuttuneet
merkittävästi. Valtion virastoissa ja laitoksissa työskenteli
enimmillään runsaat 215 000 henkilöä vuonna 1988. Kuvasta
nähdään, että henkilöstömäärä on vähentynyt vuosien 1985–
2016 välisenä aikana 140 080 henkilöllä (–66 %).
73 176

21. 21

22. #Tietokirissä nyt mukana. Tule sinäkin!