2. TEMA 4
SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Leonor Sandoval Gómez
Luz Marina Arias
Docente
Universidad del Quindío
Programa Ciencias de la Información, Documentación, Bibliotecología y
Archivística
Septiembre de 2015
3. INTRODUCCION
El trabajo que se presenta a continuación es el fruto de
investigación de la fuentes bibliográficas suministradas por la
´Docente y otras, así como un trabajo por fuera del campo
académico; un escenario laboral.
El trabajo realizado pone de manifiesto que ya tenemos unas
bases sólidas para formular un proyecto de gestión
documental, y de igual manera, monitorear la
implementación de una sistema de gestión documental.
Se amplia nuestro accionar académico con la salida a la “vida
real”, en donde interactuamos el material didáctico con una
situación real, y recogemos los frutos de la formación
impartida por el Programa CIDBA.
4. 1. Investigue y defina que es
un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que
requisitos se deben de tener
en cuenta para su
implementación.
Antecedentes
Un sistema en un conjunto de elementos que
interactúan entre si, con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.
Componentes
Equipo computacional, recurso humano, datos,
información, fuente, programas ejecutados por las
computadores, las telecomunicaciones,
procedimientos, políticas y reglas de operación
5. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Es un sistema que permite la automatización, la creación, el mantenimiento y la consulta de
fuentes de información constituidas por documentos, y por lo tanto sirven para explotar el
conocimiento que contienen los documentos, con el fin de ponerlos al alcance de los usuarios
del sistema (Codina 1994)
Se utilizan en el seno de las organizaciones públicas y privadas con el objetivo de controlar e
incrementar la eficiencia del flujo de documentos que soportan sus negocios o actividades.
Un sistema de gestión documental permite tener una visión exacta y completa de las políticas,
funciones , programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un sistema
institucional de archivos plenamente organizados y definidos que garantizan el flujo y
disposición de la información en forma ágil y oportuna.
6. BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL
Normalización o estandarización de la documentación desde
su producción hasta su destino final
Normalización acertada en los procedimientos para la
producción, radicación y distribución de los documentos
mediante la utilización de sistemas eficientes.
Organizar el sistema de administración de documentos y
archivos a partir de la noción deArchivoTotal y los enunciados
de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.
Definición e implementación de los procesos para la aplicación
de la tabla de retención documental, transferencia primarias,
recuperaciones, preservación, conservación y disposición final
de los documentos
Recuperación rápida y oportuna de la información para lograr
mejores tiempos de respuestas y calidad del servicio.
Los archivos se convierten en centros de información, útiles
para la administración y toma de decisiones.
Evaluación y valoración de la documentación para evitar la
acumulación innecesaria de información y reducción de costos
en la producción y conservación.
Mejora la comunicación entre los elementos que interviene en
el proceso.
7. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
La norma ISO 15489-1 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades, publicada en
2001 y considerada la norma internacional relativa a la gestión de documentos más influyente en este ámbito de
actuación, establece una relación de requisitos generales que afecta a la gestión de documentos:
Determinar los documentos que deberían ser creados en cada proceso de negocio y la información que necesario
incluir en dichos documentos
Decidir la forma y la estructura en que los documentos se deberían crear e incorporar al sistema, y las tecnologías que
tienen que usarse
Determinar los metadatos que deberían crearse junto al documento y a lo largo de los procesos relacionados con el
mismo, y como se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo
Determinar los requisitos para recuperar, usar y trasmitir documentos durante los procesos de negocio o por otros
posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos
Decidir cómo organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso
Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de documentos que testimonien las actividades realizadas
Conservar los documentos y permitir el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las
necesidades de la organización y las expectativas de la sociedad
Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización
Garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro
Garantizar que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiempo necesario o requerido, e
Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y
las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos.
8. 2. Indague y explique cada una de
las generalidades del sistema
de Gestión Documental de acuerdo
con el Decreto 1080 de 2015 en su
PARTEVIII.TÍTUTO II, capítuloVI.
Antecedentes
Así como el cuerpo humano requiere de una
sincronización de todos sus órganos, para un perfecto
funcionamiento, de igual manera un sistema de gestión
documental, requiere de una generalidades para ser
efectivo.
9. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Según el Decreto 1080 de mayo de 2015, artículo 2.8.2.6.1
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de
cuadros de clasificación documental.
Lo anterior, es aplicar en el amplio sentido la organización de documentos, que esta
englobada en: clasificar, ordenar y describir, lo que nos llega a la construcción de la
elaboración de los cuadros de clasificación documental (esquemas que reflejan la
jerarquización y clasificación de los documentos producidos por una institución
10. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTOS
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).
Con base a que una gestión documental administra el flujo de documentación, permitiendo la
recuperación, y determinación del tiempo en que los documentos deben guardarse,
eliminarse, asegurando la conservación permanente de los más valiosos, aplicando principios
de racionalización y economía.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento
Con esto se logra que los documentos de acuerdo con sus valores, pueden conservarse y
consultarse durante las etapas de los archivos
11. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series
y subseries.
Con la aplicación de los Cuadros de Clasificación documental, se garantiza la integridad de la
jerarquía de un fondo documental
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la
ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos
Este el fin de una eficaz gestión documental y por ende de un sistema de gestión, el que los
archivos de constituyan en fuentes de información y conocimiento
12. Las mínimas características que deben disponer un Sistema de Gestión Documental, las
expongo en la tabla que despliego en la siguiente diapositiva:
3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar
un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar
su opinión sobre cuáles son las características que debe
reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la
cual incluya las características mínimas que debe reunir el
sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
13. Característica Explicación
Seguridad En cualquier circunstancia de la vida, se
apunta al aseguramiento del éxito, de igual
manera en un sistema de gestión
documental, debe apuntar que la
información requerida este asegurada para
su consulta en cualquier momento.
Metadescripción Se entiende que un sistema es la
articulación de un conjunto de elementos
para producir un fin esperados, así con la
metadescripción normalizamos la búsqueda
y contribuimos a la integridad de la
información a consultar para una toma de
decisión.
Interoperabilidad La búsqueda de mejoras de los sistemas de
gestión documental, radica en que estos se
integren u operen con los demás sistemas
de información de las instituciones, como
por ejemplo el Sistema del Conocimiento, y
que no existan barreras de tipo tecnológico
para su interoperabilidad.
14. Característica Explicación
Disponibilidad y Acceso
Es el gran reto y la máxima seguridad que debe
tener un sistema de gestión documental, que
garantice con el paso del tiempo la autenticidad,
integridad, inalterabilidad y accesibilidd en la
información.
Diseño y funcionamiento
Los procesos y la interface con los usuarios, deben
ser en ambientes interactivos y amigables.
15. 4.Visite una entidad que tenga implementado un Sistema
de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado
con dicho sistema.
Visité la entidad:
Servicio Nacional deAprendizaje Sena, RegionalAntioquia
Centro deTecnología de la ManufacturaAvanzada
Barrio Pedregal, Medellìn
Atendió la visita;Ana SantiagoCastañeda,Tecnóloga en Admon. Documental
16. Sistema de Gestión Documental del SENA
El SENA, tiene implementado el Sistema de Gestión Documental llamado ONBASE, de la
empresaTecnoimagenes S.A.
El Sistema Onbase es una herramienta que sirve para la administración de documentos,
permite digitalizar, indexar y consultar documentos, también controla el proceso del
documento desde el momento que ingresa al sistema y todas las actividades realizadas tales
como: traslado a dependencias o funcionarios, creación de respuestas electrónicas, archivo.
A través de este sistema se puede llevar un control de los documentos que tiene relación entre
sí, es decir el antecedente con la respuesta, el expediente de un derecho de petición, una
tutela o una queja
17. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL SENA
Con base a la estructura de la radicación de la correspondencia interna y externa, se realiza
todos los procesos con que cuenta el software:
Modulos
Pantalla de recuperación de documentos
Esta compuesta por:
Grupo de tipos de documentos
Tipos de Documentos
Descripción de la estructura de los documento
Índice o campo de consulta
Calendario
18. SISTEMA GESTION DOCUMENTAL DEL SENA
Modulo
Visualización de Documentos
Compuesto por
Lista de Documentos
Formularios o formas electrónicas
Documentos relacionados
Generación de respuestas electrónicas
Radicación electrónica
Envíos a través de correo electrónico
19. 5. indague en la misma entidad lo siguiente:
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de Gestión de documentos?
Los criterios para la selección del Sistema Onbase en el SENA, se establecieron en el diseño
del mismo sistema:
Identificación de las necesidades de información orientadas a determinar una adecuada
mejora del sistema de comunicación que incluyera formatos, los navegadores o interfaces
amigables
Permitir la interactividad usuario sistema
Definición de los documentos a gestionar
Definición de tipos documentales
Ciclos de vida, estructura, formato, medio físico
Presentación de documentos
Producción de documentos
20. 5. indague en la misma entidad lo siguiente:
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información
en el sistema?
Tomaron de referente la norma ISO 15489-1-2001, y utilizan :
La conversión, proceso que consiste en hacer un cambio de formato del documento, pero se
garantiza que el documento mantenga la mismo información primario (contenido). Ejemplo:
la conversión en microfilm de documentos en papel, el escaneado, o el cambio de los juegos
de caracteres.
La migración, empaque un conjunto de tareas organizadas concebidas para transferir
periódicamente material digital de una configuración de hardware / software a otras, o de una
generación tecnológica a otra.
El objetivo de la migración consiste en preservar la integridad de los documentos y mantener
la recuperación, visualización y cualquier otro uso. La migración puede darse cuando el
hardware o software caen en desuso, o bien para trasladar los documentos electrónicos de un
formato a otro.
21. BIBLIOGRAFIA
Los Sistemas de Gestión Documental en el ámbito del trabajo. Consultado en sept. 05 de 2015. Disponible en:
revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/.../10920
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO 1080 DE 2015. "Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Cultura”. Bogotá D.C., 26 de mayo de 2015 [En línea]. [Citado julio 15 de 2015].
Disponible en
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf
Norma ISO 15489-1-2001
Gestión Documental
http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-14736045?related=1
Metodología para implantar un sistema de Gestión Documental en una organización
http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdf
22. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL SENA
Modulos
Iconos de consulta
Listado de Resultados
Búsqueda pesonalizadas
Están compuestas por:
Ayuda de códigos de dependencias
Cobro documentos por dependencias
Creación de reportes
Consulta de campos
Consulta de documentos producidos
Correspondencia recibida externa
Correspondencia recibida interna
23. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL SENA
Modulo de
Ingreso alWorkflow o proceso del documento
Compuesto por:
Bandeja o carpeta de recepción de documentos
Correspondencia recibida externa
Correspondencia recibida interna
Correspondencia trámite respuesta electrónica
Quejas y reclamos
