GMS

1. Digitaliseer je collectie:
praktijkvoorbeeld van een
archiefbank

2. • Wat is het RHCL?

3. Stappen in digitalisering
• Digitaliseringsmatrix (informatieplan)

4. Niveau 0 Niveau 1 Niveau 2a Niveau 2b Niveau 3
Archief is
geordend
en
toegankelijk
(analoog)
Archief is
digitaal
toegankelijk
Archief is
in digitale vorm
en digitaal
toegankelijk
Archief
IS
digitaal
Het archief is
geordend en
toegankelijk
gemaakt: een
analoog proces
waarbij het archief
materieel verzorgd
en geordend is, met
een papieren
toegang of inventaris
De in analoge vorm tot
stand gekomen
toegangen
(inventarissen) zijn
naar een database
omgezet (MAIS-Flexis)
Inhoud van het
archiefstuk is
digitaal
overgenomen
(transcriptie in
een database)
De digitale
toegangen
zijn
gekoppeld
met digitale
reproducties
(scanafbeel
dingen) vd
papieren
archief-
stukken
Digitaal geboren
archief

5. Van niveau 0 naar niveau 1

6. Implementatie
archiefbeheersysteem
• Toegangen digitaliseren in een databank
en website (MAIS-Flexis/archieven.nl -> De Ree)
• Plaatsregistratie op stukniveau +
gekoppeld aan digitale toegangen
• Voordeel archiefbeheersysteem:
dwingt structuur af

7. Van niveau 1 naar niveau 2

8. Bedreigingen
• Doelstelling digitaliseren bedreigd:
– Bezuiniging
– Personele capaciteit en competentie

9. Kansen
• Bezuiniging leidde tot inkrimping publieke
dienstverlening (studiezaal)
– overschot personele capaciteit elders
inzetten: digitalisering

10. Implementatie Archiefbank
• ‘Slapende’ investering in ontwikkeling van
archiefbankapplicatie
• Door gestructureerd te werken =
– Vereenvoudiging implementatie archiefbank
– Vereenvoudigt de werking van de archiefbank

13. • Eenvoudige en gestructureerde werking van de
archiefbankapplicatie
= minder personele capaciteit nodig dan
ingeschat
= competentie-eisen aan personeel kunnen
gedifferentieerd worden

14. GMS Digitaliseert
Scanning on Demand
• Voorstel van GMS aan (Nederlands-)
Limburgse archiefdiensten
uitgangspunten:
– Relatief kleine hoeveelheden archief
– Regelmatig geraadpleegde archiefstukken
– Specifieke behoefte van de klant
(= archiefdienst)

15. Voorstel behelst
• Maandelijks transport (vaste dag)
• Standaard = 1 m’ (maar kan eenvoudig van
worden afgeweken)(geen afname verplichting)
• Digitale reproducties (scans) na een week
beschikbaar via FTP
• of op externe harde schijf bij retour originelen, bij
nieuwe maandelijkse ronde
•

16. GA Weert
GA Roermond
EHC Sittard-Geleen
RHC Limburg (Maastricht)
Oostende

17. • Diverse vormen van archiefmateriaal en
collecties :
– Bouwtekeningen, perkament, los/ingebonden,
fotoafdrukken, negatieven, … tot A2-formaat
– Reproducties: rolfilms, microfiches
– Groter dan A2 formaat = nadere afspraken

18. • Digitaliseren volgens maandelijkse instructie :
ene archiefstuk is het andere niet
• Nabewerking op basis van standaard
afgesproken specificaties
• Afspraken over bestandnamen t.b.v. archiefbank
• Volledige inventarisnummer (band, dossier…)
wordt digitaal beschikbaar
• Tiff – JPEG ; 300 dpi
• Opdrachten publiek (bij voldoende omvang)

19. Pluspunten
• Schaalvoordeel door participatie meerdere
archieforganisaties
• Engagement voor langere periode: vaste
prijsafspraken, offertes overbodig, eenvoudige
facturatie
• Met beperkt (scan)budget toch op regelmatige
basis aan de slag met het scannen van
archieven

20. • Organisatie leert omslag naar digitaal
aanbod, naar digitale dienstverlening
maken
– Werkprocessen
– Verwerken van achterstallige voorraden
digitaal materiaal (bv. Metamorfoze)

23. Voorbeeld:
• Toegang/archiefblok met bijhorende code,
(uniek) inventarisnummer per toegang

24. Toekomst
• Visie: (publiek betaalt mee?)
• Groeimodel digitaliseren - archiefbank

25. Vragen ?

26. GMS
Digitaliseert
Informatie aan Zee 12 & 13
september 2013
Ing. H. (Bert) Koopman
Commercieel Directeur

27. Agenda
GMS in het kort...
Afdelingen
Referenties
GMS in het kort...
 Opgericht in 1982
 Specialist in digitalisering
 Ca. 40 enthousiaste werknemers
 Gespecialiseerd in maatwerk
 Duurzaam en sociaal produceren
 Twee kernafdelingen;
 Cultureel Erfgoed (CE)
 Industrial Scanning (IS)

28. Agenda
GMS in het kort...
Afdelingen
Referenties
 Digitalisering van (ingebonden) historische
collecties
 Kranten, tijdschriften, boeken, akten
 Charters, foto’s, negatieven, dia’s
 Notarieel archief, kaarten, registers
 Grootformaat kaarten > A0
 Handschriften, schilderijen
 Prentboeken
 Metamorfozeprojecten
Afdeling CE

29. Agenda
GMS in het kort...
Afdelingen
Referenties
 Digitalisering van overheidsarchieven
 Bouwtekeningen, WMO dossiers
 Bouw- en milieuvergunningen
 Personeels- en cliëntendossiers
 Persoonskaarten
 Digitaliseren van bedrijfsarchieven
 Financieel archief, microfilm fiches
 Vensterponskaarten, Well logs
 Rapporten, Technische tekeningen
 Declaraties, Instructiemanuals
Afdeling IS

30. Referenties Archieven

31. Referenties Gemeenten

32. Referenties Bibliotheken en Musea