Chương 4: hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý

CHƯƠNG 4
Hệ thống thông tin tổ chức
theo cấp bậc quản lý

Nội Dung
1. CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC
2. CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO
CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
3. CÁC LOẠI HTTT THEO CẤP QUẢN LÝ
 Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)
 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS)
 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định – Decision Support System (DSS)
 Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (Executive Support System - ESS)
 Hệ tự động văn phòng (Office Automation System - OAS)
 Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management System - KWMS)
 Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI)
 Hệ chuyên gia (Expert System - ES)

Cấp Chiến lược
(Excutive level)
Cấp Chiến thuật
(Managerial level)
Cấp tác nghiệp
(Operational level)
- Người ra QĐ : Nhà QL tầm trung và QL chức năng
(Mid-level Managers and Function Managers)
- HTTT : Tự động hóa việc giám sát và kiểm soát những
hoạt động ở mức điều hành.
- Mục tiêu : Cải tiến năng lực của tổ chức.
- Người ra QĐ : Quản đốc (Foreman) hoặc Giám sát
(Supervisor)
- HTTT : Tự động hóa những sự kiện và
hoạt động lập đi lập lại hàng ngày.
- Mục tiêu : Cải tiến năng lực của tổ chức.
- Người ra QĐ : Nhà quản lý cấp Lãnh đạo (Executive-level Managers)
- HTTT : Tổng hợp những dữ liệu thống kê của tổ chức và dự đoán
trong tương lai.
- Mục tiêu : Cải tiến chiến lược và kế hoạch của tổ chức…
Mô hình các cấp quản lý và việc sử dụng hệ thống thông tin trong việc ra quyết định.
CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC
QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

 HT cấp tác nghiệp (Operational-level system): Giám
sát các giao dịch & các hoạt động cơ bản của tổ
chức
 HT cấp chuyên gia & văn phòng (Knowledge-level
system): hổ trợ chuyên gia & nhân viên văn phòng
 HT cấp chiến thuật (management-level system): hỗ
trợ giám sát, kiểm soát, ra quyết định & các hoạt
động quản trị của nhà quản lý cấp trung
 HT cấp chiến lược (strategic-level system): hỗ trợ
các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà quản
lý cấp cao
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP
BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP
BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

 Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)
 Các hệ thống thông tin quản lý (Management Information
Systems - MIS)
 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System -
DSS)
 Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (Executive Support System -
ESS)
 Hệ tự động văn phòng (Office Automation System - OAS)
 Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management System
- KMS)
 Hệ chuyên gia (Expert System - ES)
CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC
THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ

Hệthống xửlý giaodịch
(Transactions Processing System,TPS)
 Mục đích
• TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những
hoạt động hàng ngày (các giao dịch).
• hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết
định được tạo ra như một phần trong giao dịch
• Dùng ở cấp tác nghiệp
• Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý,
gia tăng độ chính xác; dạt hiệu suất lớn hơn
 Các vấn đề TPS thường đặt ra
• TPS (xây dựng từ năm 50s) giúp nhà quản lý
 Xử lý các giao dịch tự động
VD: Xử lý đơn hàng
 Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý
VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?
Giá trị là bao nhiêu?
Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt
hàng chưa)?
Danh sách các khách hàng

Hệthống xửlý giaodịch (tt)
 Hệ TPS:
 TPS trực tuyến (online)
Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS. Hệ
thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời.
 TPS theo lô (batch)
Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý
chung 1 lần.
 Nhập liệu:
• Thủ công
• Bán tự động
• tự động

 Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line)
Caùcsöï kieän/
giao dòch
Bieåu
(forms)
Baùo caùo
(reports)
Ñònh kyø
Cô sôû döõ lieäu
cuûaTPS
Giao dieän
Chöông trình TPS

 Cấu trúc của TPS theo lô (batch)
Các sự kiện/
giaodịch
Tậptin
giaodịch
Tậptin
giaodịch
được sắp xếp
Chương trình
sắp xếp
Chương trình
TPS
Định kỳ
Cơ sở dữ liệu
của TPS
Giao diện

 Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS
Thaønh phaàn Ñaëcñieåm
Ñoáitöôïngsöû duïng Caùc nhaân vieânvaø caùc nhaø quaûn lyùcaáp thaáp
(caùctaùcnghieäp)
Döõlieäu Caùc giao dòch haøng ngaøy (cuïtheå,chitieát)
Thuû tuïc Coù caáu truùc vaøchuaån hoùa

Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)
Các HT TPS

Hệthống thôngtin quản lý
(ManagementInformationSystem,MIS)
 Mụcđích
 Tạo ra các báo cáo thường xuyênhoặc theo yêu cầu dưới dạng
tóm tắt về hiệu quả hoạtđộng nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả
đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng và nhà cung
cấp).
 Vấn đềđặt ra
 MIS phục vụ cho công tác quản lý (hoạchđịnh, thực hiện và
kiểm soát).
 MIS chỉ quan tâm đến hiệu quả hoạt độngcủa các đốitượng
trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp đối xử và phân bổ
nguồnlực thích hợp.

Hệthống thôngtin quản lý
 Hệ thống thông tin quản lý (MIS) – cung cấp
thông tin cho việc quản lý tổ chức
 Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPS
 Cho phép các nhà quản lý kiểm soát và điều
khiển các tổ chức
 Cung cấp những thông tin phản hồi chính xác
 Cung cấp các báo cáo đặc biệt trên cơ sở đã
được lập kế hoạch

Hệthống thôngtin quản lý (tt)
 Cấutrúc chungcủaMIS
Truyvaán
(queries)
Baùo caùo
(reports)
Bieåu
(forms)
Nhaøquaûn lyù
caáp trung
cuûaTPS
MIS
-Ñònh kyø
-Baát thöôøng (adhoc)
-Ngoaïi leä
Chöông trìnhMIS

 Đặc điểmMIS
 TPS Hỗ trợ cho trong xửlý và lưu trữ giao dịch
 MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng
trong tổ chức
 MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng đượcvới những nhucầu
về thông tin của tổ chức
 MIS tạo lớp vỏ an toàn cho HT và phân quyềncho việc truy
nhập HT
 MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà QL, chủ yếu
là các thông tin có cấu trúc

 Đặcđiểmcác thànhphầncủaMIS
Ñoái töôïng söû duïng CaùcnhaøQL caáp trung.Nhaø QL hôïp taùc vôùi phaân tích vieân
trong quaù trình xaây döïng MIS.
Döõ lieäu Coùcaáu truùc. Töø 2nguoàn: (1) töø TPS, (2) töø nhaøquaûn lyù (keá
hoaïch).
Thuûtuïc Coùcaáu truùc. Thoângtincaàn taïo ra: (1) Baùo caùo toùm taét ñònh
kyø,(2) Baùo caùo theo yeâu caàu, (3) Baùo caùongoaïi leä.

Ví dụ về HTTT quản lý

Hệthốngthôngtinquảnlý(tt)
Ví dụ:
• Dự báo bán hàng (Sales forecasting)
• Dự báo & quản lý tài chánh (Financial management
and forecasting)
• Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing
planning and scheduling)
• Lập kế hoạch & quản lý tồn kho (Inventory
management and planning)
• Định giá sản phẩm & Quảng cáo (Advertising and
product pricing)

Hệhỗ trợ quyết định
(Decision SupportSystem,DSS)
Các dạng quyết định
 Quyết định có cấu trúc: những quyết định có thể đưa ra thông
qua một loạt các thủ tục thực hiện được xác định trước, thường có
tính lặp lại và theo thông lệ
VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua nguyên vật liệu
 Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)
 Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần
dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại.
VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro
 Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính
 Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ
các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại.
VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới
 Con người ra quyết định, máy tính có thể hỗ trợ một số
phần việc

Định nghĩa:
 DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả
năng của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa
trên MT giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề
bán cấu trúc.
 DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán
cấu trúc trong 1 hoàn cảnh nhất định / không thường
xuyên.
 HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông
tin tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công
cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có
tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc

Hệhỗ trợ quyết định (tt)
 Vấn đề đặt ra
DSSdùngđểtrả lờinhữngcâuhỏibấtthường(lâu
lâumớiđặtravàkhônglặp lại)
CácvấnđềDSSgiảiquyếtlà báncấutrúc.
Mục tiêu khôngrõ hoặc nhiều mục tiêu
Số liệu thu thập được không chính xác
Quá trình xử lý số liệu khôngchặt chẽ, khôngrõ ràng
Trongquátrình giảiquyếtvấnđề,sự thamgiacủa
ngườiRQĐlà cựckỳquantrọng.

Các thành phần chính
 CSDL: tập hợp các dữ liệu được tổ chức sao cho dễ
dàng truy cập
 Các mô hình cơ sở: Các mô hình phân tích và toán
học giải đáp; ví dụ: mô hình nếu – thì và các dạng
phân tích dữ liệu khác
 Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép
người sử dụng can thiệp vào CSDL & cơ sở mô hình

 CấutrúcchungcủaDSS
Người sử dụng
DSS
Quaûnlyù
moâ hình
Quaûn lyù
döõ lieäu
Quaûn lyù
ñoái thoaïi
Döõ lieäu töø
MIS
Caùcmoâ hình
DSS
Chöông trìnhDSS
Töông
taùc
-Khaùchhaøng
-Ñoái thuû
-Ngaønhcoâng nghieäp
-Neànkinhteá
Dòch vuï
döõ lieäu ngoaøi

 Đặc điểm của DSS
I. Linhñoäng (Flexible)
II.Töông taùc giöõa ngöôøi vaø maùy
(interactive)
III.Khoâng thay theá ngöôøiRQÑ
IV. Thôøi giansoáng ngaén
V. Moâ phoûng theosöïthay ñoåi cuûa
theá giôùi thöïc
VI. Tính ñeán hieän taïivaø döï baùo
töông lai
VII. Chuù yù ñeán keátquaû giaûi
quyeátvaán ñeà
VIII.Ngöôøikhoâng chuyeân coù theå
laøm

 ĐặcđiểmcácthànhphầncủaHTDSS
Ñoái töôïng söû duïng Caùcnhaø QL caùc caáp (thaáp/trung/cao). NSD cuõng laø
ngöôøi taïo ra DSS.
Döõ lieäu 2 loaïi döõ lieäu: töø beân trong (TPS/MIS), töø beân ngoaøi
(nghieân cöùu thò tröôøng, thoáng keâ,…)
Thuû tuïc Caùcmoâ hình/coâng cuï cuûa DSS. Thoâng tin caàntaïo ra:
Ñoä nhaïy vaø Daïng thöùc/quan heä.

Ví dụ về HTTT hỗ trợ ra quyết định
American Airlines Lựa chọn giá và tuyến bay
Công ty vốn Equico Đánh giá đầu tư
Công ty dầu Chaplin Lập kế hoạch và dự báo
Frito-Lay, Inc. Định giá, quảng cáo, & khuyến mại
Juniper Lumber Tối ưu hóa quá trình sản xuất
Southern Railway Điều khiển tàu & tuyến đi
Kmart Đánh giá về giá cả SP
United Airlines Lập kế hoạch các chuyến bay
Bộ quốc phòng Mỹ Phân tích hợp đồng cho quốc phòng

Hệthông tin hỗ trợ lãnh đạo
(ExecutiveSupport System,ESS)
 Địnhnghĩa
Là 1 HTTTđáp ứng nhucầu thông tin của các nhà quản
trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và
kiểm soát chiến lược.
 Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) = một hệ
thống tương tác cao cho phép truy cập thông tin từ các
kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp

Hệthông tin hỗ trợ lãnh đạo
 Mục tiêu
 Phục vụ nhu cầu TT cho ban lãnh đạo, Sử dụng cả thông tin bên trong và
thông tin cạnh tranh
 Giao tiếp cực kỳ thân thiện với NSD
 Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO  Đáp ứng được phong
cách RQĐ của từng nhà lãnh đạo
 Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả
 Có khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết
 Có khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và TT quan trọng
Ví dụ:
􀂅 ROYAL BANK OF CANADA: Hệ thống theo dõi các danh mục đầu tư cung
cấp các thông tin về rủi ro
􀂅 U.S. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION: nhanh chóng, dễ dàng
xem các tài sản*

Hệthông tin hỗ trợ lãnh đạo (tt)
 CấutrúcchungcủamộtESS
CSDL moâi tröôøng/
dòch vuï döõ lieäu
tröïc tuyeán
OASdata
Laõnh ñaïo/
Nhaøquaûn lyù
Chöông trình ESS
Ngöôøi quaûn lyù
chöông trình
MISdata DSS models
Ñoà thò Baùo caùo

 Đặcđiểmcác thànhphầncủaESS
Ñoáitöôïngsöû duïng Caùc nhaø QL caáp cao. NSDcoù íthieåu bieátveà coâng
ngheä thoâng tin.
Döõ lieäu 2 loaïi döõ lieäu:töø beân trong (TPS/MIS/DSS),töø beân
ngoaøi(nghieân cöùu thò tröôøng, thoáng keâ,…)
Thuû tuïc Toång hôïp cao, caùc phöông tieänbieåu dieãn deãnhìn,
deã söûduïng.

Đặc điểm chính của ESS
􀂅 Truy cập được thực trạng hiện tại
􀂅 Thư điện tử
􀂅 CSDL bên ngoài
􀂅 Xử lý văn bản
􀂅 bảng tính
􀂅 Tự động lập file
􀂅 Phân tích xu hướng
􀂅 Các cách trình bày kết quả khác nhau

Lợi ích:
 Linh hoạt
 Có khả năng phân tích, so sánh, và xác định
các xu hướng
 Hỗ trợ đồ họa để khám phá các tình huống
 Thực hiện kiểm soát
 Cập nhật, cho phép dòng dữ liệu theo sát các
hoạt động

Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo (tt)
(Executive Support System, ESS)

HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)
 HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ
thống dựa trên máy tính nhằm thu thập,
xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn,
tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa
các cá nhân, các nhóm làm việc, và các
tổ chức khác nhau

Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

 Ưu điểm
• Truyền thông hiệu quả hơn
• Truyền thông trong thời gian ngắn hơn
• Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người
nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax)
• Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi
 Nhược điểm
• Chi phí cho phần cứng khá lớn
• Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công
việc
• An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường
nhận được những thông tin không mong muốn, gây gián
đoạn công việc

HTTT quản lý tri thức (KMS)
Tri thức là "những cảm nhận, hiểu biết và
bí quyết thực tế mà chúng ta có-là nguồn
lực cơ bản cho phép chúng ta hành động
một cách thông minh." theo Wiig, 1996.
đặc điểm: tri thức được hình thành từ
não người, con người sử dụng tri thức để
tư duy và ra các quyết định tạo ra giá trị.
Quá trình phát triển tri thức luôn gắn liền
với học hỏi, đổi mới và sáng tạo.

HTTT quản lý tri thức
Các loại tri thức:
 Biết cái gì (Know-what): tri thức về sự kiện.
 Biết tại sao (Know-why): tri thức về thế giới tự nhiên, xã
hội và suy nghĩ của con người.
 Biết ai đó (Know-who): về thế giới của các quan hệ xã hội,
là tri thức về ai biết cái gì và ai đó được những gì. Việc
biết được những người cần thiết đôi khi còn quan trọng
đối với quản lý hơn là biết được các nguyên tắc quản lý.
 Biết chỗ và biết thời gian (Know-where và Know when):
đang ngày càng quan trọng trong nền kinh tế linh hoạt và
năng động.
 Biết cách làm (Know-how): các kỹ năng và khả năng thực
hành thành thạo công việc.

Tri thức tồn tại dưới hai dạng:
 Tri thức tường minh: tri thức đã được "mã hoá" và dễ
dàng chuyển giao từ người này sang người khác,
thường nằm trong hệ thống văn bản của tổ chức, các
quy trình, quy tắc, hướng dẫn công việc, chuẩn mực
hoạt động, cơ sở dữ liệu,… những tri thức này thường
học được qua giáo dục và đào tạo chính quy.
 Tri thức ẩn tàng là những tri thức thu được từ sự trải
nghiệm thực tế, dạng tri thức này thường ẩn trong mỗi
cá nhân và rất khó "mã hóa", thường bao gồm: niềm tin,
giá trị, kinh nghiệm, bí quyết, kỹ năng,…

Sơ đồ 2: Sự phân biệt giữa tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng
Tri thức tường minh
(Hổ sơ hóa)
Tri thức ẩn tàng
(Bí quyết gắn liền với con
người)
Đặc
tính
•Dễ dàng được hệ thống hóa
Có thể lưu trữ
Có thể chuyển giao, truyền đạt
•Được diễn đạt và chỉa sẻ một cách
dễ dàng
Mang tính cá nhân
Mang tính bối cảnh cụ thể
Khó khăn trong việc chính
thức hóa
Rất khó tiếp nhận, truyền đạt
và chia sẻ
Nguồn
Các tài liệu chỉ dẫn họat động
Các chính sách và thủ tục của tổ
chức
•Các báo cáo và cơ sở dữ liệu
Các quá trình kinh doanh và
truyền đạt phi chính thức
Các kinh nghiệm cá nhân
•Sự thấu hiểu mang tính lịch
sử

Quá trình chuyển đổi các tri thức ẩn tàng (mang tính chủ quan)
thành các tri thức tường minh được hệ thống hóa (mang tính
khách quan), Nonaka và Takeuchi đã nhận dạng 4 quá trình khác
nhau:
 Chia sẻ tri thức (Xã hội hóa): Quá trình chia sẻ những kinh
nghiệm và tạo ra tri thức ẩn tàng;
 Thu thập & mã hóa tri thức (Sự ngoại hiện): quá trình nối kết
các tri thức ẩn tàng thành các khái niệm rõ ràng;
 Tạo tri thức (Kết hợp): quá trình phân lọai và hội nhập thành
các tri thức hiện hữu; và
 Phân phối tri thức (Sự tiếp thu): quá trình biến các tri thức hiện
hữu thành tri thức ẩn tàng.

Nội dung cơ bản trong quản lý tri thức:
 Quản lý tri thức là một quá trình bao gồm các hoạt động
cơ bản: kiến tạo, khai thác, sử dụng, chia sẻ và phát
triển nguồn tài sản tri thức trong tổ chức nhằm tạo ra giá
trị.
 Quản lý tri thức cần phải quan tâm đến cả 2 loại tri thức:
tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng.
 Quản lý tri thức cần tiếp cận một cách có hệ thống và
mang tính chiến lược gắn kết chặt chẽ với chiến lược và
mục tiêu kinh doanh.

Các yếu tố cơ bản trong quản lý tri thức
 Con người: tạo ra tri thức và sử dụng tri thức để làm việc
và tạo giá trị.
 Quy trình: quản lý tri thức nhất thiết phải gắn liền với các
quá trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp.
 Công nghệ: CNTT bao gồm cả phần cứng và phần mềm
có vai trò cũng rất quan trọng trong quản lý tri thức, nó là
công cụ để lưu trữ, chuyên chở, chia sẻ tri thức và qua đó
tăng cường khả năng đóng góp của tri thức cho phát triển.

Đặc điểm trong quản lý tri thức
 Quản lý tri thức là công việc tốn kém
 Quản lý tri thức hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ
thống giải pháp lai ghép giữa con người và công nghệ
 Quản lý tri thức cần phải có những người quản lý có kiến
thức
 Quản lý tri thức có lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều
hơn là từ các mô hình, được xây dựng từ thị trường hơn
là từ hệ thống cấp bậc
 Chia sẻ và sử dụng thông tin thường không phải là một
hành động tự nhiên
 Quản lý tri thức có ý nghĩa là phát triển quá trình xử lý tri
thức
 Quản lý tri thức không bao giờ có điểm dừng

 HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống
được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức
hơn là chia sẻ thông tin
 Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin,
kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành
động, tạo ra các giải pháp khác nhau để giải
quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh
nghiệp

Vai trò của HTTT quản lý tri thức trong
doanh nghiệp
Diễn đạt các tri thức ngoài doanh nghiệp
Người cố vấn nội bộ của mỗi doanh nghiệp
Nhân công tri thức là những tác nhân thay đổi
tổ chức

Cơ sở hạ tầng CNTT cho việc cung cấp tri thức

Thông tin & HT làm việc tri thức: Công việc thông tin
(Information work) chủ yếu gồm việc tạo ra hay xử lý thông tin,
được thực hiện bởi các nhân viên thông tin phân thành 2
nhóm:
Nhân viên dữ liệu (data worker) chủ yếu xử lý & phân tán
thông tin. Ví dụ như thư ký, nhân viên kinh doanh, kế toán...
Nhân viên tri thức (knowledge worker) chủ yếu tạo ra tri thức
& thông tin. Ví dụ như nhà thiết kế, nhà nghiên cứu, kiến trúc
sư, luật sư...
 Nhân viên dữ liệu và nhân viên tri thức có yêu cầu về thông
tin và HT hỗ trợ cho họ khác nhau.

So sánh việc xử lý kiến thức và xử lý thông tin thông thường

Phân phối tri thức: Hệ thống quản lý tư liệu và văn phòng
Văn phòng có 3 chức năng cơ bản:
Quản lý & kết hợp các công việc của các nhân viên dữ
liệu & tri thức.
Kết nối công việc của các nhân viên thông tin tại chổ với
tất cả các cấp và các chức năng của tổ chức.
Kết nối tổ chức với thế giới bên ngoài bao gồm khách
hàng, nhà cung ứng, đại diện chính phủ và các kiểm
toán viên bên ngoài.

Các hoạt động chính của nhân viên văn phòng:
Quản lý tài liệu bao gồm việc tạo ra, lưu trữ, lấy ra và
phát tán.
Lập lịch biểu cho các cá nhân & nhóm làm việc.
Truyền thông bao gồm khởi động, nhận & quản lý truyền
thông dựa trên văn bản giấy, số hóa hay giọng nói cho
các cá nhân & nhóm làm việc.
Quản lý dữ liệu về nhân viên, khách hàng và nhà cung
ứng.

Các HT văn phòng tiêu biểu:
Hoạt động văn
phòng
Công nghệ
Quản lý tài liệu Word processing, desktop publishing, document
imaging, Web publishing, work flow managers
Lập lịch Electronic calendars, groupware, intranets
Truyền thông E-mail, voice mail, digital answering systems,
groupware, intranets
Quản lý dữ liệu Desktop database, spreadsheets, user-friendly
interfaces to mainframe databases.

Công cụ của hệ thống hỗ trợ nhóm
Chia sẻ tri thức: HTTT hỗ trợ nhóm (GSS)

 Hỗ trợ truyền thông bằng cách hỗ trợ
các cuộc họp
 Dẫn hướng cho việc suy nghĩ và tranh
luận

Hỗ trợ của hệ thống ra quyết định theo nhóm
 Phát triển các kế hoạch định trước
 Tăng khả năng tham gia
 Tạo một không khí cởi mở và hợp tác
 Tạo sự tự do chỉ trích các ý kiến
 Nhằm mục tiêu đánh giá
 Tổ chức và đánh giá các ý kiến
 Thiết lập thứ tự ưu tiên và tạo các quyết định
 Tạo tài liệu của cuộc gặp
 Truy cập các thông tin bên ngoài
 Sự bảo toàn “những ghi nhớ của tổ chức”

Đặc tính riêng của quá trình ra quyết định theo nhóm
 Đặc tính riêng của mỗi nhóm
 Đặc tính của nhiệm vụ mà nhóm phải triển khai
 Tổ chức mà nhóm đang làm việc
 Sử dụng các công nghệ thông tin như hệ thống gặp
mặt điện tử và hệ thống tạo quyết định theo nhóm
 Quá trình liên hệ và tạo quyết định mà nhóm đang
sử dụng

Tạo tri thức: Hệ thống công việc tri thức
Nhân viên tri thức thực hiện 3 vai trò chính yếu quan
trọng đối với tổ chức và nhà quản lý:
 Giữ cho tổ chức có thể theo kịp với thế giới bên
ngoài về tri thức trong lĩnh vực công nghệ, khoa học,
tư tưởng xã hội và nghệ thuật.
 Phục vụ như nhà tư vấn nội bộ theo lĩnh vực tri thức
của họ, tạo nên các thay đổi và cơ hội.
 Hành động như nhân tố đánh giá, khởi động và
khuyến khích các dự án thay đổi.

Tạo tri thức: Hệ thống công việc tri thức
Yêu cầu đối với HTTT quản lý tri thức
 Phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin và
dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp
 Đòi hỏi các phần mềm hỗ trợ đồ họa, phân
tích, quản lý tài liệu, dữ liệu, và có khả năng
truyền thông ở mức cao hơn các hệ thống
khác
 Phải được hỗ trợ về phần cứng
 Có những giao diện tiện ích
 Phải sử dụng các máy trạm mạnh hơn so với
các máy vi tính thông thường

HTTT quản lý tri thức (KMS)
Thu thập & mã hóa tri thức
Các loại HTTT quản lý tri thức
 Trí tuệ nhân tạo
 Hệ thống chuyên gia

Hệ thống trí tuệ nhân tạo
(Artificial Intelligence - AI)
 Phát triển các chương trình máy tính để thực hiện
một số các hành vi tri thức của con người
 Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu kiến thức
 Phục vụ cho một số các lĩnh vực đặc biệt

Hệ thống trí tuệ nhân tạo
(Artificial Intelligence - AI)
Ứng dụng của AI
 Xử lý ngôn ngữ tự nhiên
 Tự động hóa
 Nhận dạng các cảnh động (hệ thống vệ
tinh)
 Nhận dạng âm thanh
 Máy tự học

Hệchuyên gia
(ExpertSystem,ES)
 Chuyên gia là nhữngngười có kiến thức và kinh nghiệm đặc biệt
trong lĩnh vực cần giải quyếtvấn đề.
VD:Chọn lựa thiết bị,ngânsách cho quảngcáo,chiến lược quảng
cáo.
 ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần mềm máy
tính)giúp nhà QL giải quyếtcác vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn.
 ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh
vực khác nhau.
VD:Chẩn đoán y học,thăm dò mìn,quảnlý tài sản,lập kế hoạch
công ty, tư vấn thuế,đặtgiá thầu,…

Hệchuyên gia
(ExpertSystem,ES)
Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES)
 Một hệ thống kiến thức sử dụng kiến thức
cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục
can thiệp để giải quyết các vấn đề mà
thông thường phải yêu cầu tới các chuyên
gia giải quyết
 Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp
 Thường sử dụng quy luật nếu-thì
 Cơ sở dữ liệu chuyên gia

Hệchuyên gia
(ExpertSystem,ES)
Các thành phần của hệ thống chuyên gia

Hệchuyên gia (tt)
(ExpertSystem,ES)
 Cấutrúc chungcủa ES
Kieán thöùc
chuyeângia
(Quy taéc)
Heä thoáng
thuthaäp
kieán thöùc
Maùysuy luaän
(Ñieàu kieänkeát luaän)
Heä thoáng
giaûi thích
Giao dieän
ngöôøi söû duïng
Nhaøquaûn lyù/
Ngöôøi söû duïng
Cô sôû kieánthöùc
Kieán thöùc
chuyeângia
(caùc quytaéc)
Caùcsöï kieän
cuïtheå
(CSDL)

(ExpertSystem,ES)
 Đặc điểmcủa ES
 Áp dụng kiến thức 1 lĩnh vực riêng biệt cho 1 hoàn cảnh hay 1
vấn đề khôngchắc chắn hay thiếu thông tin.
 Đưa ra những giải pháp về hiệu quảvà kết quả, như chẩn đoán 1
vấn đề,đánh giá 1hoàn cảnh,cho lời khuyên,…
 Giải thích và lý giải các lời khuyênmà nó đưa ra.
 Cung cấp thông tin thêm về lĩnh vực chuyên gia.
 Nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và biết
luôn những chuyêngia khác có thể cho lời khuyên.
 Cải thiện kiến thức và chuyênmôn nếu được “học” thêm bằng
cách cho thêm kiến thức vào.

(ExpertSystem,ES)
 Ích lợi của ES
Bảotồn đượctri thứccủachuyêngia.
Giúpchonhiềungườicócùngtrình độ“chuyêngia”
đểRQĐ.
Tănghiệuquảcủaquátrình RQĐ.
QĐnhấtquán,ít phụthuộcvàoconngười.
Cóthểdùnglàmcôngcụhuấnluyệntuyệtvời.

(ExpertSystem,ES)
Ưu điểm
 Hoàn thành các phần công việc thậm chí nhanh hơn một
chuyên gia
 Tỷ lệ sai sót khá thấp (đôi khi còn thấp hơn một chuyên gia)
 Có khả năng tạo được những lời khuyên phù hợp và không
thay đổi
 Có thể đóng vai trò của một chuyên gia hiếm ở một lĩnh vực
hẹp
 Khi được sử dụng cho mục đích đào tạo, ES giúp quá trình
học hiệu quả hơn
 Có thể sử dụng ES cho những môi trường gây nguy hiểm
cho con người
 Có thể sử dụng để tạo kiến thức của một tổ chức
 Có thể cung cấp kiến thức tại bất kỳ thời điểm nào

(ExpertSystem,ES)
Nhược điểm của ES
 Giới hạn về mặt công nghệ
 Khó thu thập kiến thức cho ES
 Phải xác định được ai là chuyên gia cho lĩnh vực
đang quan tâm
 Phải có sự thống nhất giữa các chuyên gia trong
cùng lĩnh vực về giải pháp cho một vấn đề cụ thể
 Chuyên gia phải sẵn sàng hợp tác với các nhân công
kiến thức
 Khó duy trì các chuyên gia trong một tổ chức

(ExpertSystem,ES)
Các lĩnh vực ứng dụng
 Phân loại
 Chẩn bệnh
 Điều khiển
 Kiểm soát các quá trình
 Thiết kế
 Lập kế hoạch và lịch trình
 Tạo các lựa chọn

 SosánhDSSvàES
Ñaëcñieåm DSS ES
Muïctieâu Hoã trôï ngöôøi RQÑ baèng caùchtraû
lôøi truyvaán cuûa ngöôøi RQÑ
Thay theá vaø laëp laïilôøi khuyeâncuûa
caùc chuyeân gia
Aikhuyeân/RQÑ Con ngöôøi vaø / hay heä thoáng Heä thoáng
Söï ñònh höôùng chính RQÑ Truyeànñaït chuyeân moân (ngöôøi-maùy-
ngöôøi) vaø cho lôøi khuyeân
Höôùng hoûi Ngöôøi hoûi maùy Maùy hoûi ngöôøi
Baûn chaát hoã trôï Caù nhaân, nhoùm, toå chöùc Caù nhaân (chuû yeáu), vaø nhoùm
Hệ chuyên gia (tt)
(Expert System, ES)

 SosánhDSSvàES(tt)
Ñaëcñieåm DSS ES
Phöông phaùp xöû lyù chính Soá Kyùhieäu
Ñaëctính cuûalónh vöïc
vaán ñeà
Phöùc taïp, toång hôïp Phaïm vi heïp
Loaïi vaán ñeà Ñaëcbieät, tình huoáng, duynhaát Laëp laïi
Côsôû döõ lieäu Döõ kieän(söï kieänvaø soá) Döõ kieänvaø thuûtuïc
Khaû naêng suy luaän Khoâng Coù, giôùi haïn
Khaû naêng giaûi thích Giôùi haïn Coù
Hệ chuyên gia (tt)
(Expert System, ES)

Tương quan giữa các hệ thống

Bài tập nhóm
Hãy tìm hiểu về các trang web hoặc các
hệ thống phần mềm dùng trong quản lý
hiện có tại Việt Nam, chọn lựa 2 website
hoặc 2 hệ thống con trên website hoặc 2
hệ thống phần mềm tiêu biểu cho 2 loại
hệ thống theo cấp bậc quản lý khác
nhau mà bạn đã học. Giới thiệu về trang
web hay hệ thống phần mềm, phân loại
hệ thống của nó và giải thích.

Chương 4: hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Chương 4: hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý

Semelhante a Chương 4: hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý (20)

Último

Último (20)

Chương 4: hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý