O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

INFORME DE GESTION 2016_CONSOLIDADO

170 visualizações

Publicada em

INFORME DE GESTION 2016_CONSOLIDADO

Publicada em: Saúde e medicina
  • Entre para ver os comentários

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

INFORME DE GESTION 2016_CONSOLIDADO

  1. 1. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba E.S.E HOSPITAL SANJERONIMO DE MONTERIA INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO VIGENCIA 2016
  2. 2. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba JUSTIFICACIÓN La elaboración del Informe de Gestión se hace a partir del enfoque Sinérgico de la oficina de Planeación y la articulación de las diferentes áreas de la entidad, teniendo como referente los planes de acción, programas y proyectos formulados por todas y cada una de las áreas en consonancia con el Plan de Desarrollo Institucional, El esquema que se utilizó para la elaboración del presente informe, parte de los informes elaborados técnicamente por las diferentes dependencias de la ESE Hospital San Jerónimo en los cuales se detallan las acciones desarrolladas e indican los alcances obtenidos con referencia de tablas y gráficos que posibiliten la verificación de sus actuaciones de conformidad con el objeto misional y dentro del marco legal que regulan los actos de la ESE en función de su objetivo misional realizadas en la vigencia correspondiente al periodo comprendido en este informe.
  3. 3. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba INFORME DE GESTIÓN AREA DE PLANEACION 2016
  4. 4. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba INTRODUCCIÓN El informe final de gestión de la vigencia del 2016, es el producto del desarrollo y avance del Plan de Acción Anual, en observancia a la plataforma estratégica de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería y en cumplimiento de los objetivos contemplados en el Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016 Hacia una Atención con Calidad El informe refleja los aspectos desarrollados en concordancia con los procesos, en los componentes asistencial y administrativo: La Planeación Institucional Anual fundamentalmente contempla dos elementos programáticos: el Plan de Acción Anual 2016, y La programación del Presupuesto de Funcionamiento y de Inversión, siendo estos últimos los que dan sustento a la operación del plan de acción anual de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería Es de anotar que la elaboración de los Planes de Acción de la entidad, es el producto de la participación de todas las áreas de la ESE, que bajo el liderazgo de la Oficina de Planeación, y bajo un proceso de planificación se plantean los objetivos a alcanzar con los cuales se espera satisfacer las necesidades que demanda la población cordobesa en salud
  5. 5. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba MARCO LEGAL  La Constitución Política de 1991 artículos 80, 106, 298, 339 a 355, establece la obligatoriedad de elaborar un Plan Nacional de Desarrollo con propósitos y objetivos de largo plazo y planes de las entidades territoriales los cuales estarán conformados por una parte estratégica y un plan de inversiones de mediano y corto plazo.  Ley 87 de 1993 artículo 4 ordena a las entidades: “Establecer objetivos y metas tanto generales como específicas, así como, la formulación de los planes operativos que sean necesarios”.  Ley 152 de 1994 artículo 29 establece que: “Todos los organismos de la administración pública nacional deberán elaborar con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y de las funciones que señale la ley un plan indicativo cuatrienal con planes de acción anuales que se constituirá en la base para la posterior evaluación de resultados”.  Ley 1474 de 2011. Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión”. “A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior.”  Decreto 2482 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”.
  6. 6. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba PLATAFORMA ESTRATEGICA Hospital San Jerónimo de Montería  MISION: Es Misión de la Empresa Social del Estado Hospital San Jerónimo de Montería, ofrecer servicios de salud de mediana y alta complejidad a la población del Departamento de Córdoba y zona de influencia, apoyados en un Talento Humano competente con recursos técnicos y tecnológicos suficientes, enmarcados en políticas de trato humanizado y seguridad del paciente.  VISION: La E.S.E Hospital San Jerónimo de Montería será en 2020 una empresa líder en la prestación de servicio de salud, alcanzando estándares superiores de calidad con alta capacidad de respuesta.  PRINCIPIOS  Calidad  Eficiencia  Equidad  VALORES  Ética  Mejoramiento continúo  Integridad  Compromiso  Solidaridad
  7. 7. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba  OBJETIVO GENERAL Brindar atención integral a nuestros usuarios con criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, cumpliendo los estándares de calidad establecidos según la normatividad vigente.  OBJETIVOS ESPECÍFICOS:  Contar con un Talento Humano competente que garantice una atención con trato humanizado y seguridad del paciente.  Promover ambiente seguro a los clientes internos y externos.  Satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios, apoyándonos en el cumplimiento de sus derechos y deberes.  Ofrecer a las Entidades Promotoras de Salud y demás personas naturales o jurídicas que los demanden, tarifas competitivas en el mercado.  Garantizar mediante un manejo gerencial la rentabilidad social y financiera de la empresa.  Garantizar los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria establecidos por la Ley y los reglamentos.  POLITICAS DE CALIDAD Mediante la prestación de servicios de salud de excelente calidad, es prioridad para nuestra institución la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, bajo la filosofía de mejoramiento continuo en los procesos internos, sustentados en la seguridad del paciente, atención humanizada y principios de eficacia, equidad y oportunidad.  OBJETIVOS DE LA CALIDAD  Brindar a los usuarios una atención equitativa e integral, orientada al restablecimiento de su condición de salud en un ambiente adecuado, cómodo y seguro.
  8. 8. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba  Optimizar la utilización de los recursos, instalaciones y equipos para la prestación de un excelente servicio de salud. Dando cumplimiento a la normatividad vigente y políticas institucionales.  Retroalimentar permanentemente el sistema de gestión de la calidad, garantizando así el mejoramiento continuo de los procesos y el cumplimiento de los requisitos de calidad de los usuarios.  OBJETIVOS CORPORATIVOS Para desarrollar la misión de la ESE HOSPITAL SAN JERONIMO se implementarán los siguientes objetivos corporativos:  Principio por la dignidad humana: Garantizado mediante sus servicios en el mejoramiento de la calidad de vida.  No Discriminación: Atender a todos los pacientes sin ninguna discriminación de raza, religión, edad o clase de afiliación al Sistema de Seguridad Social de Salud.  Calidad: Atención oportuna, personalizada, humanizada a todas y cada uno de los pacientes que soliciten los servicios, con el mínimo riesgo y máxima satisfacción en la atención.  Compromiso social: Disposición de contribuir al desarrollo de la población poniendo todo lo que esté a su alcance para responder a las necesidades sociales afines a su razón.  Legalidad: Respeto del marco legal vigente relacionadas con la prestación de servicios de salud.
  9. 9. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OBJETIVOS ESTRTÉGICOS. El Plan de Acción de la oficina de Planeación 2016 se encuentra alineado con las estrategias del cuatrienio definidas en el Plan de Desarrollo estratégico Institucional 2012- 2016 “Hacia una Atención con calidad” , de igual forma para cumplir con la misión institucional se plantearon los objetivos estratégicos los cuales se relacionan a continuación de acuerdo a la perspectiva: PLAN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2012 – 2016 “HACIA UNA ATENCIÓN CON CALIDAD”  OBJETIVOS ESTRATEGICOS  Dirección Y Gerencia  Desarrollo Financiero  Gestión Clínica Y Asistencial  Desarrollo Del Talento Humano  Desarrollo Del Ambiente Físico  Consolidación Y Renovación Tecnológica  PROGRAMAS  Consolidación gerencial y organizacional  Fortalecimiento financiero  Sistema de información e informática  Fortalecimiento de la gestión clínica y asistencial  Gerencia del talento humano  Infraestructura física y medio ambiente  Renovación tecnológica
  10. 10. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS Al igual que en los anteriores informes, el presente tiene como objetivo evidenciar el avance en la gestión con relación a los objetivos planteados en el Plan de Acción (poa), señalando las diferentes actividades en que se ha avanzado para obtener el cumplimiento total de los objetivos propuestos por la dependencia de Planeación. En el Plan de Acción para la vigencia, se establecieron seis (6) objetivos 1. OBJETIVO: COORDINAR Y CONSOLIDAR LOS PLANES DE ACCIÓN ANUALES DE LAS DIFERENTES AÉREAS DE LA E.S.E. La elaboración de los planes de acciones de las diferentes dependencias de la entidad para final del periodo finalmente se pudo obtener el 69% de cumplimiento, lo anterior obedece a la falta de cultura organizacional que existe en algunos jefes de aéreas o de procesos que ayuda a dar ordenamiento a la organización acorde a los cambios para alcanzar las exigencias que plantea el camino hacia la calidad, en los términos en que ha sido normada por las autoridades correspondientes, de igual forma persiste la sensación de desconocimiento de la importancia de este documento de planeación al punto que su elaboración no se hace con el cuidado aplicando el principio de planeación que demanda dicho documento ya que a través de éste se hace una planeación de las metas y actividades a realizar durante la vigencia, el Plan de Acción es una herramienta que en la estructura del MECI pertenece al componente de direccionamiento estratégico fundamental de gestión que hace parte de la Planeación Estratégica Alguna de las definiciones y finalidades del Plan de Acción se detallan a continuación. El plan de acción es una herramienta de planificación empleada para la gestión y control de tareas o proyectos. Como tal, funciona como una hoja de ruta que establece la manera en que se organizará, orientará e implementará el conjunto de tareas necesarias para la consecución de objetivos y metas.
  11. 11. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba La finalidad del plan de acción, a partir de un marco de correcta planificación, es optimizar la gestión de proyectos, economizando tiempo y esfuerzo, y mejorando el rendimiento, para la consecución de los objetivos planteados. Los planes de acción son muy útiles a la hora de coordinar y comprometer a un conjunto de personas, organizaciones o, incluso, naciones, a involucrarse y trabajar juntas con la finalidad de conseguir determinadas metas. Para la vigencia del 2016, la elaboración y entrega del Plan de Acción tuvo el siguiente comportamiento, de conformidad con los datos que se registran en la oficina de Planeación CUMPLIMIENTO ENTREGA POR AREAS - PLAN DE ACCIÓN_2016 (POA) # AREA PLAN DE ACCION (2016) 1 Subdirección Administrativa y Financiera OK 2 Subdirección Científica OK 3 Área de glosas OK 4 Área Jurídica OK 5 Área De Control Disciplinario OK 6 Área De Presupuesto OK 7 Área De Suministros OK 8 Laboratorio Clínico N/C 9 Urgencia de adultos N/C 10 Clínica de heridas OK 11 Área de Cirugía OK 12 Área De Tesorería OK 13 Archivo y Gestión Documental OK 14 Costos y activos fijos OK 15 Área De Contabilidad OK 16 Área de Mercadeo OK 17 Área de Cartera OK 18 Recursos Humanos OK 19 Gestión Ambiente OK 20 Servicios Farmacéuticos N/C 21 Área De Estadística OK 22 Banco De Sangre OK 23 Área De Enfermería OK 24 Puerperio N/C 25 Quirúrgica N/C 26 Pensionado A N/C
  12. 12. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba 27 Pensionado B N/C 28 Pediatría N/C 29 Medicina Interna OK 30 Urgencias Pediátricas N/C 31 Consulta Externa OK 32 Área De Epidemiologia OK 33 Sala De Partos N/C 34 Subdirección Operativo N/C 35 Bienestar Social N/C 36 Control Interno Contable OK 37 Neonatos N/C 38 Control Interno de Gestión OK 39 Calidad OK 40 Planeación OK 41 Atención al Usuario (SIAU) OK CUMPLIMIENTO (OK) 68% Al inicio de la vigencia se le solicito la elaboración del Plan de Acción a 41 dependencias de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, cumpliendo con esta obligación 28 dependencias para un cumplimiento del 68% El porcentaje de aéreas que incumplieron con esta obligación corresponde a 13 dependencias equivalente al 32%, y que igualmente fueron presentadas extemporáneamente Durante la vigencia se amplió el número de aéreas que se les solicitó Plan de Acción a 54 aéreas, o sea 13 aéreas más que las requeridas inicialmente
  13. 13. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba El siguiente cuadro muestra el seguimiento que realizó la oficina de planeación con respecto al cumplimiento que tuvieron las diferentes aéreas de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería a los que se les solicitó la elaboración del Plan de Acción Las aéreas a las que se les solicitó posteriormente la elaboración del Plan de Acción obedece a un acuerdo establecido con el subdirector administrativo y financiero de la E.S.E., en virtud a que esa aéreas eran ocupadas por funcionarios contratados por bolsas de empleo, y que posteriormente fueron ocupados por personal vinculados a la ESE por # AREA PRINCIPAL AREA PLAN DE ACCION (2016) PRIMER SEGUIMIENTO TRIMESTRAL POA (2016) SEGUNDO SEGUIMIENTO TRIMESTRAL POA (2016) 1 Banco De Sangre OK 55% OK 2 imágenes diagnosticas OK N/C N/C 3 Laboratorio Clinico N/C N/C N/C 4 nutricion y dietetica N/C N/C N/C 5 patologia OK N/C N/C 6 Servicios Farmacéuticos OK 61% N/C 7 CIRUGIA Cirugía OK OK N/C 8 CLINICA DE HERIDAS Clínica de heridas OK 98% OK 9 CONSULTA EXTERNA Consulta Externa OK OK N/C 10 ENFERMERIA Enfermería OK 72% OK 11 Medicina Interna OK 58% N/C 12 Neonatos OK 58% N/C 13 Pediatría OK 58% N/C 14 Pensionado A OK 58% N/C 15 Pensionado B OK 58% N/C 16 Puerperio OK OK N/C 17 Quirúrgica OK OK N/C 18 unidad de cuidados intensivos (UCI)1 OK 58% N/C 19 unidad de cuidados intensivos (UCI)2 OK 58% N/C 20 Epidemiologia OK 76% N/C 21 Sala De Partos N/C N/C N/C 22 auditorias medicas N/C N/C N/C 23 Subdirección Científica OK 70% N/C 24 trabajo Social N/C N/C N/C 25 Urgencia de adultos OK OK OK 26 urgencias ginecologicas N/C N/C N/C 27 Urgencias Pediátricas N/C N/C N/C 28 Cartera OK 98% N/C 29 Contabilidad OK N/C N/C 30 Estadística OK N/C N/C 31 Jurídica OK 88% N/C 32 Mercadeo OK 98% OK 33 Presupuesto OK N/C N/C 34 Tesorería OK 100% OK 35 admisiones N/C N/C N/C 36 Archivo y Gestión Documental OK 80% OK 37 Atencion al Usuario (SIAU) OK 68% N/C 38 Calidad OK 55% N/C 39 Control Disciplinario OK N/C N/C 40 Control Interno Contable OK N/C N/C 41 Control Interno de Gestión OK 100% OK 42 Costos y activos fijos OK 75% OK 43 facturacion N/C N/C N/C 44 Gestión Ambiente OK N/C N/C 45 glosas OK N/C N/C 46 ingenieria hospitalaria N/C N/C N/C 47 lavanderia N/C N/C N/C 48 Planeación OK 100% OK 49 Recursos Humanos OK 73% N/C 50 Servicios generales OK OK N/C 51 sistemas N/C N/C N/C 52 Subdirección Administrativa y Financiera OK 85% OK 53 Subdireccion Operativo N/C N/C N/C 54 Suministros OK 95% N/C AREASADMINISTRATIVASAREASASISTENCIALES CUMPLIMIENTO ENTREGAS POR AREAS APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO HOSPITALIZACION SUBDIRECCION CIENTIFICA URGENCIAS
  14. 14. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Contratos de Prestación de Servicios, así las cosas, se amplió el número de aéreas a las que se les solicitó el Plan de Acción a un número total de 54 áreas, de manera más específica, 27 en la parte asistencial y 27 en la parte administrativa. De las 28 aéreas que elaboraron y enviaron su Plan de Acción a comienzo de la vigencia, se sumaron 13 áreas más, después de un acompañamiento que se realizó a las aéreas restantes que no habían elaborado su Plan de Acción. Como conclusión, en resumen que se puede realizar al balance de la gestión realizado al Plan de Acción en lo que concierne a su elaboración y envío a la Oficina de Planeación, de un total de aéreas a las que se les solicitó el Plan de Acción son 54 aéreas, de estas cumplieron con su elaboración 41 aéreas, y no cumplieron con esta obligación 13 aéreas 2. CONTINUAR EL ACOMPAÑAMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA MECI DURANTE LA VIGENCIA 2016 Para la vigencia 2016, la oficina de Planeación como representante de la alta gerencia en la actualización del MECI, sirviendo de facilitador en esta labor y en coordinación con los líderes de procesos y jefes de las diferentes dependencias de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, se logró actualizar los productos que hacen parte del sistema MECI
  15. 15. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba y que son de interés para la entidad ya que ellos ayudan a coadyuvar en la consecución de la misión de la entidad Lo anterior obedeció a una fase de planeación que se realizó de conformidad con lo siguiente Los principales cambios estructurales que se realizaron en la actualizacion Sistema de Control interno MECI, se pueden apreciar en el siguiente cuadro Objetivo General del MECI: Proporcionar una estructura con los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, a través de un modelo que determine los parámetros de control necesarios para que al interior de las entidades se establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública.
  16. 16. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Propósito fundamental: Servir como herramienta gerencial para el control a la gestión pública, fundamentado en la cultura de control y en compromiso y responsabilidad de la Alta Dirección para su implementación y fortalecimiento. De acuerdo con los lineamientos establecidos en las normas para la actualización de Sistema de Control interno, en la entidad E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería se pudo actualizar los siguientes productos:  Mapa de Riesgos,  Plan Anticorrupción y atención al ciudadano  Código de ética  Plan anual de mantenimiento  Plan de capacitación  Actualización proceso de cartera, glosa, facturación y cuentas por pagar  Procesos y procedimientos de manual de supervisión e Interventoría  Proceso y procedimiento del área de jurídica  Actualización del plan bienal de inversión en salud publica  Actualización de informe de seguimiento al plan de acción  Se hace seguimiento al informe trimestral que debe rendir la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería a la Superintendencia Nacional De Salud de conformidad con la Circular Única de la Superintendencia Nacional De Salud  Se firmó un Plan de mejoramiento con las diferentes dependencias para Actualizar los procesos y procedimientos del área de Lavandería y para implementar los procesos y procedimientos del aéreas de Costurería con lo cual esperamos que estas dos dependencias mejoren sus procesos 3. GESTIONAR RECURSOS A TRAVÉS DE LA SUSCRIPCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
  17. 17. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Para la vigencia 2016 se inscribieron en la Plataforma de Planes Bienales de Inversión en Salud de la Dirección de Prestación de Servicios y Atención Primaria - Ministerio de Salud y Protección Socia, los siguientes proyectos: Del listado anterior, fueron elaborados para la vigencia correspondiente, dos (2) proyectos los cuales fueron enviados a la Secretaria de Salud Departamental para que se expidan los correspondientes certificados de viabilidad para presentarlos ante el Ministerio de Salud y Protección Social para su aprobación y posterior ejecución, desafortunadamente la Secretaria de Salud Departamental no adelantó las correspondientes gestiones a fin de asegurar los debidos certificados para poder seguir adelantando los proyectos ante Ministerio de Salud y Protección Social, los proyectos que se elaboraron fuero los siguientes.
  18. 18. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba I. Adquisición de una Ambulancia medicalizada y dotada para mejorar la prestación de servicio de salud mediante un servicio de traslado con alta tecnología y capacidad de respuesta el cual tiene un costo de $241.000.000 millones de pesos II. Adquisición de una unidad móvil para el banco de sangre para mejorar la calidad y cantidad de la captación de unidades de sangre el cual tiene un costo de $510.000.000 millones de pesos Se espera que estos proyectos se puedan seguir adelantando las gestiones correspondientes a que haya lugar ante la Secretaria de Salud Departamental y ante el Ministerio de Salud y Protección Social a fin de lograr la consecución de los recursos correspondiente para lograr la compra de los activos requeridos ya que es de suma importancia para la labor que adelanta la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería Con relación al proyecto Adquisición de un Sistema de aire medicinal y adecuación del área física de la entidad, este no se ha podido elaborar ya que se requiere adelantar un diagnóstico del actual sistema de aire con que cuenta el hospital, dado que se tenía firmado un contrato con la empresa Chaher S.A.S. para realizar dicho diagnostico el cual no se realizó debido a que la nueva interventora doctora Inés Loaiza estimó conveniente hacer una invitación publica para que empresas interesadas en vender el sistema de aire medicinal, realizaran el diagnóstico y presentaran al E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería sus ofertas del sistema de aire medicinal, se está a la espera de llevar a cabo la decisión de la doctora Inés Loaiza agente especial interventora Con relación a los demás proyectos, no se ha tenido decisión de la administración con relación si se van a presentar ya que esto requiere que el Hospital disponga de unos recursos para su ejecución, ya sea que se decida ejecutarlo en su totalidad con recursos propios o que se gestionen recursos de otras entidades tales como la Gobernación de Córdoba o el Ministerio de Salud y Protección Social 4. LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS CON LOS ENTES DE CONTROL
  19. 19. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Para el primer informe de avance de actividades, la oficina de Planeación tenia firmados un Plan de Mejoramiento con la oficina de Control Interno el cual se suscribe a raíz de una auditoria que realizó la Oficina de Control Interno de la E.S.E., realizada en la vigencia del 2015 con el fin de emitir un concepto sobre la gestión de la Oficina de Planeación a partir de la evaluación de las funciones asignadas en cuanto a cumplimiento normativo. El plan de mejoramiento de la vigencia 2015 contenía siete observaciones (7) y siete (7) hallazgos, de los cuales para corregirlos se concertaron con la Oficina de Control Interno un total de treinta y cinco (35) actividades, tendientes a eliminar las mismas. Con corte al 31 de junio del 2016, el Plan de Mejoramiento formulado con la oficina de Control interno, se le ha dado total ejecución conforme a las fechas y acuerdos establecidos en el mismo, por lo anterior, el Plan de mejoramiento se le dio cabal cumplimiento 5. MANTENER COMUNICACIÓN CON LAS AÉREAS DE LA ESE QUE PERMITA DIVULGAR EL PLAN DE DESARROLLO COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA LA TOMA DE DECISIONES La Oficina de Planeación viene realizando esta gestión de conformidad con lo señalado en su primer informe, como son las interacciones a través de comunicación con los funcionarios de la E.S.E. a través de los canales de información y comunicación interna que tiene la entidad como son la comunicación escrita, presencial y telefónica, las cuales son procesadas a través del sistema de gestión documental de la oficina de archivos de la entidad, transcendental señalar, igualmente, que es de gran importancia para esta labor las publicación de sus diferentes productos en la página Web de la entidad los cuales se pueden consultar en la siguiente dirección: http://www.esesanjeronimo.gov.co/ese/, Para la oficina de Planeación, es de vital importancia fomentar la comunicación entre los miembros que forman parte de la entidad, la comunicación ayuda a fomentar la participación y el compromiso de los funcionarios, aunque no se le da la importancia que merece en muchos casos, es importante crear una identidad corporativa interna de comunicación que genere cultura organizacional en todos los integrantes de la empresa y en
  20. 20. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba la que se sientan identificados, la comunicación siempre está presente, es necesario que fluya entre sus asociados obteniendo sus respuestas, una política de comunicación ascendente surgiendo desde los empleados es un método eficaz para que los superiores conozcan, sus sugerencias, ideas y quejas, insumos necesarios para la toma de decisión La mayoría de las organizaciones posee gran cantidad de datos pero escasa información de gestión. La gestión consiste en la transformación de información en acciones mediante criterios. Ante una gran acumulación de datos y poca información de gestión se suele caer en el error de pedir más y más información, esto dio origen a un nuevo concepto de gestión empresarial que fue bautizado como Gestión de Recursos de Información (GRI). 6. CREAR UN AMBIENTE LABORAL QUE PROPICIE LA CULTURA ORGANIZACIONAL PARA FORTALECER EL COMPROMISO CON LA INSTITUCIÓN. La cultura organizacional es la forma tradicional en que los integrantes de la empresa hacen las actividades en las empresas y que los nuevos integrantes deben aprender y aceptar. La cultura es como la configuración de una conducta aprendida, cuyos elementos son compartidos y transmitidos por los miembros de una organización. La cultura determina la forma como funciona una empresa, ésta se refleja en las estrategias, estructuras y sistemas implementados a lo largo de los años de funcionamiento de la misma. Para la Oficina de Planeación es importante fortalecer la Cultura Organizacional a partir de la plataforma estratégica la cual es una herramienta de suma importancia para la consecución de las metas y objetivos misionales De conformidad con lo establecido en el objetivo del Plan de Acción para la vigencia 2016 de la Oficina de Planeación “Crear un ambiente laboral que propicie la cultura organizacional para fortalecer el compromiso con la institución,” la oficina de Planeación ha adelantado gestiones tendientes a crear cultura organizacional a partir de comunicaciones internas hacia las diferentes dependencias donde instruye a los jefes de aéreas y responsables de procesos a cerca de orientaciones sobre la obligación de elaborar los diferentes productos de planeación y control que deben levantarse en cada vigencia de
  21. 21. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba conformidad con las normas y leyes vigentes, a través de este documento que se envía a las dependencias, se genera cultura de organización ya que los responsables de su elaboración van creando el buen habito de elaborar estos productos que son exigidos por las normas y que se requieren para una buena planificación y control de las actividades de la entidad, entre estos productos que se generan y actualizan anualmente están  Plan de Acción (POA)  Informe de Gestión por áreas o dependencias  Elaboración y Actualización de Mapa de Riesgo  Actualización del Sistema de Control Interno - MECI  Plan de Compras  Actualización Plan Anticorrupción y atención al ciudadano  Actualización Manual de Contratación  Preparación y presentación anteproyecto de presupuesto  Elaboración, ejecución y seguimiento plan de compras Gastos Generales e Inversión  Entre otros
  22. 22. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba INFORME DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN 2016
  23. 23. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba INTRODUCCIÓN En cumplimiento a la Ley 87 de 1993 y su decreto reglamentario 1826 de 1994, Ley 1474 de 2011, Decreto 943 de 2014 y plan de acción elaborado para la vigencia 2016, la Oficina de Control Interno, presenta al Comité Coordinador de Control Interno y a la Oficina de Planeación para los fines pertinentes y oportunos, informe de actividades de gestión correspondiente a la presente vigencia. La Ley 87 de 1993, define a la Oficina de Control Interno, como uno de los componentes del sistema de control; encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios, mediante el control preventivo que ejerce la oficina de Control Interno, para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. El equipo de trabajo de la Oficina de Control Interno a corte 31 de Diciembre de 2016, estuvo conformado de la siguiente manera: ANUAR ABISAAD CHEJNE JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO  PEDRO OTERO GUERRA Contador Público Contratista  NAYDA URZOLA LUNA Abogada Contratista En este orden de ideas a la Oficina de Control Interno como elemento asesor, evaluador y dinamizador del Sistema de Control Interno le corresponde desarrollar los siguientes roles (Decreto 1537 de 2001, Art. 3):  Acompañamiento y Asesoría  Evaluación y Seguimiento  Fomento de la Cultura del Autocontrol  Relación con Entes Externos.  Frente a la Administración de Riesgo.
  24. 24. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba 1. EVALUACION Y SEGUIMIENTO 1.1 EVALUACION En cumplimiento al Plan Anual de Auditorías Internas elaborado para ejecutar en la presente vigencia, aprobado por el comité Coordinador de Control Interno en reunión de fecha 22 de Marzo de 2016, el cual fue diseñado teniendo en cuenta La Intervención Forzosa Administrativa de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería por la Súper Intendencia Nacional de Salud, el Informe Final de Visita Autos 1692 y 1805 de 2013 de la Súper Salud (Recibido el 20.10.2014 y suscrito Plan de Mejoramiento Súper salud el 04 de Noviembre de 2014), la Auditoría Gubernamental practicada por la C.G.D.C. más Actuación Especial Auditoría Gubernamental con enfoque Integral de la Contraloría General Departamental de fecha 05 de Noviembre de 2013 y el Decreto Nacional 943 de 2014 - DAFP “Actualización MECI-2014”, Auditoría Gubernamental con enfoque integral vigencia fiscal 2013 segundo semestre y vigencia o periodo 2014 En ese orden de ideas y atendiendo el rol de evaluación al sistema de control interno de la ESE la oficina de Control Interno ha realizado a la fecha las siguientes Auditorías internas y Autoevaluaciones a los macro procesos de:  Servicio Hospitalización Puerperio – Mayo 2016.  Línea Financiera: Cartera, Contabilidad, Cuentas por pagar, Presupuesto y Tesorería - Mayo 2016.  Auto Evaluación Proceso Hotelería Hospitalaria “Lavandería, Costurero, Ropa Clínica, Ropa Quirúrgica y Ropa Contaminada, Mantenimiento, limpieza, Vigilancia, entre otros”  Macro proceso Gestión jurídica – Julio 2016.  Auto evaluación Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud Septiembre 2016  Auto evaluación Sistema de administración de facturación, procedimientos auditorías médicas de cuentas y procedimiento auditoría concurrente. Septiembre de 2016  Proceso de Apoyo de Radiología e Imágenes Diagnósticas Septiembre 2016  La Auditoría realizada al servicio de hospitalización puerperio (Abril- Mayo) dejó en firme los siguientes hallazgos: 1. DESCONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA (MÓDULOS, COMPONENTES Y ELEMENTOS DE CONTROL) DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO – MECI 2014.
  25. 25. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba 2. EL SERVICIO DE HOSPITALIZACIÓN PUERPERIO NO HA ELABORADO PLAN DE ACCIÓN NI MAPA DE RIESGOS PARA LA VIGENCIA 2016; ASI MISMO NO HA PRESENTADO EL INFORME DE GESTIÓN CORRESPONDIENTE A LA ANTERIOR VIGENCIA 2015 3. DEBILIDAD MANIFIESTA EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SERVICIO DE HOSPITALIZACIÓN PUERPERIO POR FALTA DE EQUIPOS MÉDICOS. 4. PROCESOS DE APOYO LABORATORIO CLÍNICO Y RAYOS X NO SE ESTÁN EJECUTANDO OPORTUNAMENTE CON LOS PROCESOS DE HOSPITALIZACIÓN DEL SERVICIO DE PUERPERIO 5. INFRAESTRUCTURA NO CUMPLE CON LOS ESTANDARES DE HABILITACIÓN DISPUESTOS POR EL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL. 6. DEBILIDAD EN EL PROCESO DE DILIGENCIAMIENTO DE HISTORIAS CLÍNICAS. RIESGO FINANCIERO 7. FALTA DE PLANEACIÓN PARA CUBRIR AUSENCIAS TEMPORALES DE RECURSO HUMANO (PLAN DE CONTINGENCIA) 8. PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS Y PROTOCOLOS DEL SERVICIO DE HOSPITALIZACIÓN PUERPERIO NO HAN SIDO AJUSTADOS Y/O ACTUALIZADOS DESDE 2013. 9. CARRO DE PARO NO CONTIENE LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA ATENDER LAS EMERGENCIAS VITALES 10.HOTELERIA HOSPITALARIA DEFICIENTE.  La Auditoría realizada Línea Financiera: Cartera, Contabilidad, Cuentas por pagar, Presupuesto y Tesorería - Mayo 2016 dejó en firme los siguientes hallazgos:  HALLAZGOS AREA DE CARTERA 1. NO EXISTE INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA FISCAL 2015 2. NO SE REALIZAN CONCILIACIONES DE SALDOS ENTRE LAS AREAS DE CARTERA, FACTURACIÓN Y GLOSAS 3. ENVEJECIMIENTO DE LA CARTERA DE LA E.S.E. H.S.J.M. MAYOR A 360 DÍAS. 4. FALTA DE UN PROCESO O PROCEDIMIENTO EN EL ÁREA DE CARTERA PARA REALIZAR UN SEGUIMIENTO MENSUAL DEL GIRO DIRECTO. 5. DEPURACIÓN DE SALDOS DE CARTERA.  HALLAZGOS AREA CONTABILIDAD 1. NO SE REALIZAN INFORMES O DICTÁMENES SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA E.S.E. 2. DEFICIENCIA PROVISIÓN DE CARTERA MÉTODO GENERAL MAYOR A 360 DÍAS. 3. ACTUALIZACIÓN MANUAL DE INDICADORES DE LA E.S.E. 4. CLASIFICACIÓN DE LOS PASIVOS CORRIENTES Y NO CORRIENTES EN EL BALANCE GENERAL VIGENCIA FISCAL 2014 Y 2015 5. SALDO DE ACTIVOS FIJOS REFLEJADOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA FISCAL 2015. 6. NO PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN LA PÁGINA WEB DE LA E.S.E. 7. AJUSTE COMITÉ DE LAS NIIF Y CREACIÓN DE LAS POLÍTICAS. 8. FALTA DE CONCILIACIÓN DE SALDOS DE LAS ÁREAS FINANCIERAS CON EL ÁREA DE CONTABILIDAD.
  26. 26. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba 9. NO TIENE FORMULADO PLAN DE ACCIÓN VIGENCIA FISCAL 2015. 10.DESCONOCIMIENTO DEL MAPA DE RIESGO DEL ÁREA DE CONTABILIDAD.  HALLAZGOS CUENTAS POR PAGAR. 11. NO TIENE FORMULADO MAPA DE RIESGO PARA LA VIGENCIA FISCAL 2016. 12. NO TIENE FORMULADO PLAN DE ACCIÓN PARA LA VIGENCIA FISCAL 2016. 13. NO TIENE FORMULADO INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA FISCAL 2015. 14. INCONSISTENCIAS DE LOS SALDOS DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS REALIZADOS A LA CONTRALORÍA VIGENCIA FISCAL 2015 VS SALDOS DE BALANCE GENERAL CUENTAS POR PAGAR VIGENCIA FISCAL 2015. 15. DEPURACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR.  HALLAZGOS PRESUPUESTO. 16. NO EXISTE COMITÉ DE PRESUPUESTO EN LA E.S.E. H.S.J.M. 17.FALTA DE PLANIFICACIÓN EN LA EJECUCIÓN DE INGRESOS VIGENCIA FISCAL 2016. 18.AJUSTES PRESUPUESTALES AL PLAN DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO DE LA ENTIDAD VIGENCIA FISCAL PRIMER TRIMESTRE 2016.  HALLAZGOS TESORERÍA. 19.NO TIENE FORMULADO PLAN DE ACCIÓN 2015. 20.NO TIENE FORMULADO INFORME DE GESTIÓN 2015. 21.EL ÁREA DE TESORERÍA NO TIENE FORMULADO EL PAC “PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA” VIGENCIA FISCAL 2015. 22.EL ÁREA DE TESORERÍA NO REALIZA CONCILIACIÓN DE SALDOS DE BANCOS CON EL ÁREA DE CONTABILIDAD. 23.INCONSISTENCIA RENDICIÓN DE CUENTAS INFORME DE RECURSOS DE TESORERÍA C.G.D.C.  HALLAZGOS SISTEMA CONTROL INTERNO CONTABLE 24.DEBILIDADES ÁREA DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA E.S.E.  HALLAZGOS FONSAET 25. DEFICIENCIA EN LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DEL FONSAET “FONDO DE SALVAMENTO Y GARANTÍA PARA EL SECTOR SALUD”  La Auto Evaluación realizada al Proceso Hotelería Hospitalaria “Lavandería, Costurero, Ropa Clínica, Ropa Quirúrgica y Ropa Contaminada, Mantenimiento, limpieza, Vigilancia, entre otros” dejó en firme las siguientes Observaciones: 1. ÁREA DE COSTURA  OBSERVACIONES: 1- INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN. (SE REALIZÓ EN EL MES DE ABRIL EN EL AUDITORIO)
  27. 27. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba 2- MANUAL DE FUNCIONE(AUSENCIA EN EL MAPA DE PROCESO ESTE PROCEDIMIENTO EN LA ESE) 3- REGISTRO DIARIO DE PRODUCCIÓN 4- MONITOREO A LOS PROCESOS 5- MONITOREO A LAS ACTIVIDADES DIARIAS 6- FALTA DE MANTENIMIENTO A LOS EQUIPOS (*MAQUINAS DE COCER) 2. ÁREA DE LAVANDERÍA  OBSERVACIONES: 1. FALTA DE CONOCIMIENTO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO. 2. INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN. (ESPECÍFICAMENTE EN PROCESOS DE LAVANDERÍA ESE) 3. FALTA DE MANTENIMIENTO EN LOS EQUIPOS Y MAQUINARIA UTILIZADAS* 4. FALTA DE SEGUIMIENTO AL REGISTRO SANITARIO, SEGURIDAD INDUSTRIAL. 5. FALTA DE PLANCHADO Y ACOPLE. 6. FALTA DE UN BUEN SUMINISTRO DE MATERIAL (MEJOR CALIDAD) PARA DESMANCHE, DESINFECCIÓN, SUAVIZANTES, BLANQUEADORES, JABONES EN SECO Y PROTECCIÓN DE LAS PRENDAS. 7. FALTA DE LAVADORA CENTRIFUGA. DIAGNÓSTICO ACTUAL SERVICIOS FUNCIONALES HOTELEROS AREA ASISTENCIAL-SUBDIRECCION CIENTIFICA- SERVICIOS DE SALUD HABILITADOS EN LA E.S.E. HSJM-2016  OBSERVACIONES: 1. FALTA DE SABANAS. 2. FALTANTE DE MANTENIMIENTO, CAMAS, CLOSETS, TECHO. 3. FALTANTE EN SERVICIOS GENERALES. 4. FALTANTES DE PINTURA GENERAL EN EL ÁREA 5. FALTA DE FUMIGACIÓN ( PRESENCIA DE ROEDORES, COMEJÉN, CUCARACHAS 6. FALTANTE CANECAS DE BASURAS (PEQUEÑAS) 7. FALTANTE DE SILLAS PARA LOS PASILLO 8. FALTA DE ARREGLO DE AIRE A LOS CONSULTORIOS… ETC.  OBSERVACIONES GENERALES:  PROCESOS DE INDUCCION Y REINDUCCION NO SE REALIZAN A TODO EL PERSONAL DEL SERVICIO DE HOSPITALIZACION Y SERVICIOS GENERALES Y FALTA DE SOCIALIZACION PLAN DE CAPACITACION INSTITUCIONAL.  ANALISIS DEBILIDADES ELEMENTOS DE CONTROL MECI -2014
  28. 28. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba  ADVERTENCIA GENERAL “NO” CUMPLIMIENTO E.S.E. HSJM NORMA DE HABILITACIÓN MINSALUD.  La Auditoría realizada al Macro proceso Gestión jurídica – Mayo y Junio de 2016, dejó en firme los siguientes hallazgos: 1. GESTIÓN CONTRACTUAL DEFICIENTE ( Informe final de auditoría C.G.D.C. 2014) 2. DEBILIDAD REINCIDENTE DE SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO, TECNICO, FINANCIERO Y LEGAL DE LOS SUPERVISORES DE LA E.S.E. H.S.J.M. 3. RENDICIÓN DE CUENTAS FISCAL FINAL ANUAL ANTE LA C.G.D C 4. AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN RESOLUCIÓN N° 340 DE 2016 – COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS DE RIESGOS ANTIJURÍDICO DE LA E.S.E. 5. AJUSTES A MATRIZ DE RIESGO DEL MACRO PROCESO DE JURÍDICA (ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS) 6. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEBIDAMENTE AJUSTADOS POLÍTICAS DE OPERACIÓN. 7. DEBILIDAD EN LA IMPLEMENTACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL 8. PUBLICACIONES EN EL SISTEMA ELECTRONICO DE CONTRATACIÓN PÚBICA –SECOP. 9. FALTA DE CONTROLES A EVASIÓN Y ALUSIÓN DE LOS APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.  La Autoevaluación realizada al Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud Septiembre 2016 dejó en firme las siguientes Observaciones: 1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD AL INTERIOR DE LA E.S.E. H.S.J.M. 2. DIAGNÓSTICO SISTEMA OBLIGATORIO GARANTÍA DE LA CALIDAD “S.O.G.C.S.” DE LA E.S.E. H.S.J.M. 3. CAPÍTULO I DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉTICO 4. CAPÍTULO II SISTEMA DE APOYO 5. CAPÍTULO III GESTIÓN DE RECURSO HUMANO 6. CAPÍTULO IV AMBIENTE FÍSICO 7. CAPIÍTULO V SISTEMA DE INFORMACIÓN 8. CAPITULO VI ATENCIÓN EN SALUD 9. CAPITULO VII MEJORAMIENTO CONTINUO 10. ENCUESTA MECI – CALIDAD  La Autoevaluación realizada al Sistema de administración de facturación, procedimiento auditorías médicas de cuentas y procedimiento auditoría concurrente, dejó en firme las siguientes Observaciones: 1. FACTURACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD 2. ADMISIÓN DEL PACIENTE 3. PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS MÉDICAS DE CUENTAS 4. AUDITORÍA MÉDICA CONCURRENTE 5. MERCADEO Y CONTRATACIÓN
  29. 29. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba 6. MANUAL DE GLOSAS 7. PLAN DE ACCIÓN VIGENCIA FISCAL 2017.  La Auditoría realizada al proceso de apoyo de Radiología e Imágenes Diagnosticas, dejó en firme los siguientes hallazgos: 1. NO SE HA EJECUTADO EL PLAN DE ACCIÓN DISEÑADO PARA LA PRESENTE VIGENCIA, NI SE ESTÁ APLICANDO CORRECTAMENTE LA MATRIZ DE RIESGO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS MISMOS. 2. DEBILIDAD MANIFIESTA EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SERVICIO DE RADIOLOGÍA E IMAGÉNES DIAGNÓSTICAS POR EL NO CUMPLIMIENTO DE ESTANDARES DE HABILITACIÓN. 3. EL SERVICIO DE RADIOLOGÍA E IMAGÉNES DIAGNÓSTICAS NO CUENTA CON LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO. 4. COMPONENTE SISTEMA OBLIGATORIO DE LA GARANTÍA DE LA CALIDAD EN SALUD NO SE ESTÁN CUMPLIENDO EN EL SERVIICO DE RADIOLOGÍA E IMÁGENES DIAGNÓSTICAS. 5. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO DE RADIOLOGÍA E IMÁGENES DIAGNÓSTICAS SE ENCUENTRAN DESACTUALIZADOS. 6. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DEL SERVICIO DE RADIOLOGÍA E IMÁGENES DIAGNOSTICAS 7. PROTECCIÓN RADIOLOGICA A OPERADORES DE EQUIPOS DE RAYOS X E IMÁGENES DIAGNÓSTICAS 8. NECESIDAD DE MATERIALES PARA EVELADO DE LAS IMÁGENES DE LOS ESTUDIOS REALIZADOS 9. SOFTWARE DE IMÁGENES DIAGNÓSTICAS QUE PERMITE VISUALIZAR LAS IMÁGENES NO SIRVE 10. CARRO DE PARO NO CONTIENE LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA ATENDER LAS EMERGENCIAS VITALES. La Oficina de control interno posterior a los procesos evaluativos brinda asesoría a los líderes de los procesos auditados, para que el diseño y suscripción del plan de mejoramiento, se realice oportunamente y que las acciones propuestas se ajusten a lo requerido y recomendado por el auditor. (Respecto del seguimiento de avance a los planes de mejoramiento se hará referencia en el ítem correspondiente a ello) Todas las auditorías realizadas en la presente vigencia fiscal tienen suscrito ante la oficina de control interno los planes de mejoramientos correspondientes, a los cuales se les ha hecho seguimiento acorde al PAAI socializado y aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno para el año 2016. 1.2 CONTROL INTERNO CONTABLE. Las funciones de control interno contable de la ESE HSJM, son ejercidas por la funcionaria ISBELIA HERRERA PAEZ, asignadas mediante Resolución interna N° 0035 de 19 de febrero de 2013; la cual debe estandarizar el procedimiento para la ejecución de controles al proceso contable público de acuerdo a lo dispuesto en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública. La Jefatura de control interno ha manifestado reiterativamente a las Administraciones de turno; así mismo a los Agentes interventores, las falencias y debilidades evidenciables del incumplimiento de las funciones obligatorias en cuanto a los controles preventivos y correctivos a los procesos contables y
  30. 30. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba financieros que deben estar implementados en la ESE de acuerdo a lo dispuesto en la ley 87 de 1993, Ley 734 de 2002 y el régimen de contabilidad pública. El pasado 01 de Julio se emitió carta de control N° 220.41.05.066.2016 dirigida a la funcionaria responsable del control interno contable, donde se le manifestó las inconsistencias en la variable o unidad de medida que permite determinar el grado de cumplimiento de la meta del Hallazgo N° 11 de auditoría practicada por la C.G.D.C. a la E.S.E. para las vigencias Junio- Diciembre 2013 y 2014, aportada para consolidar el informe de seguimiento de avance del plan de mejora suscrito ante el ente de control el pasado 17 de enero, al cual el ente de control dio conformidad el 27 de enero. Se recomendó aplicar principio MECI Autocontrol, estudiando y analizando el plan de mejoramiento, en especial la unidad de medida correspondiente a sus acciones correctivas, puesto que debe existir coherencia entre el plan de mejora propuesto y las evidencias que soportan el informe de seguimiento sobre los avances porcentuales del plan de mejoramiento; informe que no ha se ha remitido a la Contraloría toda vez que este indicador de encuentra en 0% en el avance, lo que le resta a la diligencia aportada por los demás responsables de las actividades de mejora y/o indicadores o unidades de medidas. Por otro lado, no observa la oficina de control fortalecimiento continúo del control contable; a pesar de haberse reactivado el comité técnico de sostenibilidad contable y el comité de depuración de saldos de cartera, estos no son objetivos ni operativos, en cuanto es demostrable que no se está cumpliendo con el propósito para el cual fueron implementados en la institución, los comités institucionales sirven de apoyo a la administración; las decisiones tomadas en los mismos, previo análisis de eventos particulares, deben causar un impacto positivo dentro de la organización, evidenciándose el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos. Desde el control interno contable se presentó en fecha oportuna el informe de evaluación de Control interno Contable ante la Contaduría General de la Nación de conformidad a la Resolución N° 248 de 2007 expedida por la Contaduría General de la Nación. Para la presente vigencia no conoce la oficina de control interno Plan de acción, Plan Anual de Auditorías internas, ni mucho menos auditorías, controles o asesorías realizadas desde el control interno contable a las áreas financieras de la institución. En cuanto al control interno contable de la institución se puede concluir entonces; que muy a pesar de las acciones correctivas adelantadas por la oficina de control interno, las debilidades del control contable de la institución persisten; ocasionando un alto riesgo a las finanzas y operatividad de la ESE, Por lo que se debe propender a mitigar las mismas en busca de un sistema contable eficiente de conformidad con la Resolución N° 357 de 2008 de la C.G.N, ente rector en materia de las técnicas contables en Colombia. 1.3. SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO: Son elementos de control del módulo de evaluación y seguimiento que permiten el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pública. “Integran las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para fortalecer el desempeño institucional.”
  31. 31. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba 1.3.1. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO SUPER SALUD: La E.S.E. suscribió ante la Súper Salud, plan de mejoramiento, radicado en fecha 04 de Noviembre de 2014, NURC 1-2014-109671, el cual propone actividades de mejora a implementar para minimizar las debilidades señaladas dentro del proceso auditor y optimizar el desarrollo de la gestión administrativa; a pesar de las visitas realizadas por el órgano de control y vigilancia, en el primer semestre de la vigencia a informar, nunca se hizo requerimiento formal a la oficina de control interno para realizar el respectivo seguimiento de avance de las mejoras propuestas; de igual manera tampoco se conoce a la fecha informe que notifique el cierre de los hallazgos que contiene las actividades propuestas en el plan de mejora suscritos ante ellos. 1.3.2. SEGUIMIENTOS PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS ANTE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA. 1.3.2.1. GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL: La E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería como sujeto de vigilancia y control fiscal, recibió visita de la Contraloría General del Departamento de Córdoba en la pasada vigencia; con la finalidad de realizar *Auditoría con enfoque integral, modalidad especial, vigencia II semestre de 2013 y Vigencia 2014. Cumplidas las etapas propias de la actividad auditora, quedaron en firme hallazgos y/o debilidades reportadas y notificadas a través de informe final de auditoría, consecuencialmente, se diseñó y suscribió ante el Ente de Control Plan de Mejoramiento que contiene las actividades que mitigaran y/o subsanaran los hallazgos señalados. En fecha 25 de Enero de 2016, el ente de Control determinó la conformidad a través de documento radicado 005-03-01-0033 al plan de mejoramiento presentado acorde a lo dispuesto en la Resolución 0384 de septiembre de 2015, expedida por la C.G.D.C. La oficina de control interno en desarrollo de sus roles y funciones y acorde al PAAI 2016, a través de documento de fecha 29 de marzo de 2016 con radicado N° 220.06.004.2016, notificó a los funcionarios líderes de procesos y responsables de actividades de mejoras propuestas en el plan de mejoramiento suscrito ante el ente de control, el seguimiento de avance al mismo el cual consistía en el aporte de evidencias que soportan el cumplimiento de las actividades señaladas, verificando los avances correspondientes. En ese orden de ideas, el 20 de junio de 2016, se vuelve a notificar a todos los funcionarios (responsables) el término dispuesto por la C.G.D.C. Para la presentación del informe de avance de seguimiento (I Semestre) al respectivo plan de mejoramiento y así mismo se indica fecha máxima para para hacer llegar a la oficina de control interno, los soportes y evidencias que harían parte del primer informe de avance al plan de mejora vigencia II semestre 2013, vigencia 2014. Al despacho de la agente especial interventora de ese momento, se remitió documento radicado N° 220.41.05.067.2016. Con primer informe semestral de avance de plan de mejoramiento vigencia fiscal II semestre 2013 y vigencia 2014, de conformidad con la resolución N° 01-001-17-0384/2015-C.G.D.C. Informando que el plan de mejoramiento había logrado un nivel de cumplimiento igual o menor al </= 79%
  32. 32. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Para el Segundo semestre de esta vigencia fiscal, La OCI notifica nuevamente a todos los funcionarios responsables de gestiones a las actividades de mejora del plan de mejoramiento ya referenciado, a través de documento de fecha 30 de Noviembre de 2016, la responsabilidad y obligación de reportar para el segundo informe de avance (II semestre 2016) en la fecha máxima indicada, los soportes y evidencias que harían parte del segundo informe de avance al plan de mejora Vigencia II semestre 2013, vigencia 2014. 1.3.2.2. AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ÉXPRES: La C.G.D.C. visitó a la E.S.E. en la presente vigencia, con el propósito de practicar Auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad exprés – vigencia 2015-2016; cumplidas las etapas propias de la actividad auditora, quedaron en firme hallazgos y/o debilidades reportadas y notificadas a través de informe final de auditoría, consecuencialmente, se diseñó y suscribió ante el Ente de Control Plan de Mejoramiento que contiene las actividades que mitigaran y/o subsanaran los hallazgos señalados. En fecha 26 de septiembre de 2016, el ente de Control, determinó a través de documento radicado 005- 03-01-0500 la conformidad al plan de mejoramiento suscrito y presentado acorde a lo dispuesto en la Resolución 0384 de septiembre de 2015 expedida por la C.G.D.C. La oficina de control interno en desarrollo de sus roles y funciones y acorde al PAAI 2016, a través de documento de fecha 30 de Junio de 2016 con radicado, notificó a los funcionarios líderes de procesos y responsables de actividades de mejoras propuestas en el plan de mejoramiento suscrito ante el ente de control, el seguimiento de avance al mismo el cual consistía en el aporte de evidencias que soportan el cumplimiento de las actividades señaladas, verificando los avances correspondientes. Correspondiendo este al primer informe de avance al plan de mejoramiento de Auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad exprés, presentado en el periodo que corresponde al segundo semestre de la vigencia 2016. 1.3.3. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTOS INTERNOS: En la presente vigencia se han hecho seguimiento a planes de mejoramientos vigentes correspondientes a la vigencia anterior (2015) conforme al PAAI 2016, observando un porcentaje de avance considerable, minimizando las causas originarias del hallazgo o debilidad indicada en los informes. Para el primer semestre de la vigencia 2016, se realizó seguimiento a los siguientes planes de mejora: *PENSIONADO A *1 er Seguimiento: 14 de Abril *2 do Seguimiento: 30 de Junio *CONSULTA EXTERNA *1 er Seguimiento: 29 de Marzo *SIAU *1 er Seguimiento: 28 de Abril *2 do Seguimiento: 30 de Junio *PENSIONADO B 1 er Seguimiento: 29 de Abril 2 do Seguimiento: 30 de Junio *PLANEACIÓN *1 er Seguimiento: 31 de Marzo *2 do Seguimiento: 30 de Junio *SERVICIO FARMACEUTICO *1 e r Seguimiento: 30 de Marzo *2 do Seguimiento: 30 de Junio *RECURSOS HUMANOS 1 er Seguimiento: 31 de Marzo 2 do Seguimiento: 30 de Junio.
  33. 33. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Para el segundo semestre de la vigencia 2016, se realizó seguimiento a los siguientes planes de mejora: Cabe resaltar que hay hallazgos que dependen de recursos y debido a la conocida situación financiera de la ESE, no se ha podido proceder a dar la solución pertinente. Espera la oficina de control interno que las directivas sumen esfuerzos para las diligencias de los casos concretos. 3. ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA Este Rol, consiste en la orientación técnica con el fin de generar valor organizacional en la oportuna toma de decisiones, basada en la evaluación de posibles alternativas de solución a una problemática dada, advirtiendo la posible ocurrencia de hechos o actos no deseados, generando confianza institucional para lograr el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. La asesoría es más que “aconsejar” y por ende su compromiso es con la solución y no con el problema. Las funciones de acompañamiento y asesoría para esta vigencia estuvieron encaminadas a:  Evitar desviaciones en los planes, procesos, actividades y tareas correspondientes a todas las áreas que integran la E.S.E.  Mejorar los procesos y la eficacia de las operaciones  Identificar riesgos a través de las auditorías y evaluar la administración de los mismos;  Implementar y fortalecer el Control Interno en general, principalmente en los procesos Críticos  Incrementar la calidad y veracidad de la información; • Evaluar el desarrollo de cada uno de los Módulos, componentes y elementos del MECI 2014. Lo anterior se ve evidenciado en las actividades que a continuación se describen: *GESTIÓN DOCUMENTAL 2 do Seguimiento: 27 de Abril. *JURÍDICA *1 er Seguimiento: 11 de Octubre *SIAU *4 to Seguimiento: 10 de Octubre *PENSIONADO B *3 er Seguimiento: 12 de Octubre PENSIONADO A *3 er Seguimiento: 18 de Octubre PUERPERIO *1er Seguimiento: 18 de Octubre *PLANEACIÓN *3 er Seguimiento: 10 de Octubre *SERVICIO FARMACEUTICO *3 er Seguimiento: 11 de Octubre *RECURSOS HUMANOS *3 er Seguimiento: 10 de Octubre UNIDAD DE CUIDADOS INTENSIVOS *2 do Seguimiento: 28 de Julio. *3 er Seguimiento: 12 de Octubre *CONSULTA EXTERNA *2 do Seguimiento: 20 de Octubre CIRUGÍA Y CENTRAL DE ESTERILIZACIONES *1 er Seguimiento: 25 de Octubre AUTOEVALUACION AL PROCESO Y PROCEDIMIENTO HOTELERIA HOSPITALARIA 1 er Seguimiento: 01 de Diciembre
  34. 34. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba  Para el primer semestre de la Vigencia 2015, en desarrollo del Rol de acompañamiento y Asesoría, La Oficina de Control Interno participó activamente como invitado en las sesiones ordinarias y extraordinaria de la Junta Directiva de la ESE; con el propósito de hacer seguimiento a las decisiones adoptadas o refrendadas en los acuerdos por los integrantes del órgano directivo, ya que estos actos administrativos producen efectos a partir de su fecha de expedición, labor o tarea que fue oportuna para que la administración diera cumplimiento a los respectivos actos administrativos.  Así mismo ha brindado su asesoría y acompañamiento en los diferentes comités institucionales, presentando sugerencias y recomendaciones cuando se han requerido o se ha detectado una debilidad, en comités tales como; análisis de la información, apertura de buzones, ambiental, seguridad del paciente, Urgencia adultos, de conciliación, depuración de saldo de carteras y saneamiento contable, COFYTE, Actos quirúrgicos, Urgencias… Es importante anotar que se ha evidenciado la inoperatividad de algunos grupos de trabajo, situación que ha sido notificada a la directiva institucional, así mismo se han hecho las respectivas recomendaciones frente a la debilidad observada.  la oficina de control interno, desarrolla conforme a la normatividad, las sesiones del comité coordinador de control interno como responsable de la convocatoria de los miembros en función de la secretaria técnica ejercida; en este comité además de rendir informe a la alta dirección y demás directivas de la ESE sobre el estado del sistema de control interno de la ESE a partir de la gestión de este despacho, también se hacen recomendaciones sobre temas relevantes, procurando siempre la mejora continua de los procesos, procedimientos y eficacia de las operaciones de la institución.  En el rol asesor y dinamizador del sistema de control interno con miras a mejorar la cultura organizacional; este despacho se ha pronunciado sobre diversos temas procurando el cumplimiento de los fines constitucionales para los cuales fue creada la ESE HSJM. Los temas más relevantes sobre los que se asesoró y/o conceptuó son: (Por fuera de auditorías internas) ASUNTO DIRIGIDO A FECHA RADICADO POLÍTICA AUSTERIDAD DEL GASTO EN LA E.S.E. Agente Especial Interventora 05/01/2015 220.41.05.001.2016 SOLICITUD PERSONAL INTER DISCIPLINARIO ASIGNADO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ESE “LEY 1474 DE 2011”POLITICA MORALIZACIÓN DEL ESTADO. ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN Agente Especial Interventora 05/01/2015 220.41.05.001.2016 SOCIALIZACIÓN INFORME FINAL DE AUDITORÍA VIGENCIA FISCAL 2014, C.G.D.C. Sub. Administrativa y financiera, Sub. Científica, Jurídica, Asesor talento humano, Planeación, Suministros y Compras, Presupuesto, Contabilidad, Cartera, Tesorería, Cuentas por pagar, Facturación, Glosas y Objeciones, Mercadeo, 05/01/2015 220.06.001.2016 (circular interna)
  35. 35. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Coordinadora de enfermería, Control interno disciplinario, Control interno contable, Sistema de información y orientación al usuario, Coordinación de calidad. FUNCIÓN DE ADVERTENCIA PERIODO 43 “CIRCULAR UNICA SUPERSALUD INFORMES INDICADORES DEL SISTEMA DE INFORMACÓN DE LA CALIDAD” EL CUAL DEBE SER REPORTADO EL 25 DE FEBRERO DE 2016 CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Agente Especial Interventora 21/01/2016 220.41.05.004.2016 FUNCIÓN DE ADVERTENCIA “CONTRATACIÓN DE PERSONAL MISIONAL Y ADMINISTRATIVO A TRAVES DE EMPRESAS TEMPORALES DE TRABAJO – INTERMEDIACIÓN LABORAL” Agente Especial Interventora 22/01/2016 220.41.05.005.2016 FUNCIÓN DE ADVERTENCIA “PLANEACIÓN CONTRACTUAL” Agente Especial Interventora 27/01/2016 220.41.05.007.2016. DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS Asesor de Talento Humano 28/01/2016 220.41.05.006.2016 SISTEMA CONSOLIDADO DE HACIENDA E INFORMACIÓN PÚBLICA – VÍA CHIP C.G.N. – 28.02.16. Sistema Control Interno Contable 28/01/2016 220.41.05.008.2016. LEY 951 DE 2005 “PROCESO ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LOS ASUNTOS Y RECURSOS PÚBLICOS, FUNCIONARIOS Y PARTICULARES…” Jurídica 02/02/2016 220.41.05.010.2016. PRESUNCIÓN DE IRREGULARIDAD SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN Control Interno Disciplinario 03/02/2016 220.41.05.011.2016. COMITÉ DE ASESORÍA Y SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS CONTRACTUALES QUE CELEBRA LA E.S.E. H.S.J.M. Subdirección Administrativa 03/02/2016 220.41.05.013.2015 ACTUALIZACIÓN ESTATUTO DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERÓNIMO DE MONTERIA RESOLUCIÓN 1122 DE 25 DE MAYO DE 1999 Agente Especial Interventora 03/02/2016 220.41.05.014.2016 SOLICITUD CONCEPTO JURÍDICO CONTRATO DE TRANSACCIÓN N° 000464 COMFENALCO ANTIOQUÍA. Asesor Jurídico Cartera 03/02/2016 220.41.05.015.2016. 1ER SEGUIMIENTO – AVANCE PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS 2015 Agente Especial Interventora 08/02/2016 220.41.05.016.2016 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO E.S.E – MECI 2014. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN. COMPONENTE TALENTO HUMANO E.S.E. ELEMENTO DE CONTROL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. Gerencia, Subdirección administrativa y financiera, Subdirección científica, Subdirección Operativa, Jurídica, Talento Humano y todos los funcionarios de carrera administrativa. 09/02/2016 220.06.002.2016 (circular interna) MECI-2014- MODULO DE PLANEACION Y GESTIÓN. Subdirección científica 17/02/2016. 220.41.05.017.2016. MECI-2014- MODULO DE PLANEACION Y GESTION – COMPONENTES – PROGRAMAS “PROGRAMA PRESUPUESTAL Y EJECUCIÓN Presupuesto 23/02/2016. 220.41.05.018.2016
  36. 36. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba 2016” ESTADOS FINANCIEROS CON CORTE 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Contabilidad 23/02/2016. 220.41.05.019.2016 MODULO DE PLANEACION Y GESTION- COMPONENTE: RECURSOS 2015 Tesorería 23/02/2016. 220.41.05.020.2016 SOLICITUD EQUIPO DE TRABAJO – PERSONAL MULTIDISCIPLINARIO ASIGNADO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO E.S.E. HSJM Y REUNIÓN COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Agente Especial Interventora 25/02/2016. 220.41.05.021.2016 PUBLICACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUALES EN EL PORTAL UNCIO DE LA CONTRATACION - SECOP Jurídica 10/03/2016. 220.41.05.022.2016 PLAN DE ACCIÓN – PLAN ANUAL DE AUDITORÍAS 206- INFORME DE GESTIÓN 2015 Planeación 10/03/2016 220.41.05.028.2016 DECRETO 415 DE 2016 “POR MEDIO DEL CUAL SE ADICIONA EL DECRETO UNICO REGLAMENTARIO DEL SECTOR DE LA FUNCION PUBLICA, DECRETO N° 1083 DE 2015. Agente Especial Interventora 16/03/2016 220.41.05.032.2016 CARTA DE CONTROL – MECI 2014 – MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRÁTEGICO Y ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Cartera y Mercadeo 17/03/2016 220.41.05.033.2016 RENDICION DE CUENTAS A LA CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTAL DE CÓRDOBA Sub. Adtiva y financiera, Sub. Científica, Jurídica, Asesor talento humano, Planeación, Suministros y Compras, Presupuesto, Contabilidad, Cartera, Tesorería, Cuentas por pagar, Facturación, Glosas y Objeciones, Mercadeo, Coordinadora de enfermería, Control interno disciplinario, Control interno contable, Sistema de información y orientación al usuario, Coordinación de calidad, estadísticas, Sistemas, Gestión ambiental. 28/03/2016. 220.06.003.2016. (circular interna) PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL VIGENCIA 2016 Subdirección Administrativa y financiera. 28/03/2016 220.41.05.035.2016 PLANES DE MEJORAMIENTOS SUSCRITOS ANTE LA SUPER INTENDENCIA NACIONAL DE SALUD Y CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARATAMENTO DE CÓRDOBA Subdirección Administrativa y financiera. 28/03/2016 220.41.05.036.2016 SEGUIMIENTO DE AVANCE A PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA E.S.E. ANTE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CÓRDOBA. Subdirección Administrativa, Subdirección Científica, Cartera, Coordinación Glosas, Facturación, Jurídica, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Cuentas por Pagar, Suministros y Compras, Calidad, Talento Humano, Planeación, Estadísticas, Archivo, Mercadeo, Sistemas, SIAU, control interno contable 29/03/2016 220.06.004.2016 (CIRCULAR INTERNA) SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA EN LOS CONTRATOS DE LA E.S.E. CONFORME AL Subdirección Administrativa, 29/03/2016 220.41.02.041.2016.
  37. 37. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba ESTATUTO Y MANUAL DE CONTRATACIÓN INTERNO INSTITUCIONAL. Subdirección Científica BAJO PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN EN EJECUCIÓN DE CRONOGRAMA DE CÓMITES INSTITUCIONALES. Subdirección Administrativa 31/03/2016 220.41.02.043.2016 ANALISIS DE MADUREZ MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI Agente Especial Interventora 14/04/2016 220.41.05.044.2016 RESPUESTA CIRCULAR INTERNA 0008 DE 2016 Planeación 25/04/2016. 220.41.02.047.2016 SEGURIDAD IMÁGENES DIAGNÓSTICAS. Subdirección Administrativa 03/05/2016. 220.41.02.051.2016 ASIGNACIÓN DE RECURSO HUMANO DE AUXILIARES DE ENFERMERÍA Y ENFERMERAS. Asesor Talento Humano 10/05/2016. 220.41.02.053.2016 EJE TRANSVERSAL – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN MECI 2014 Técnico SIC y estadísticas 17/05/2016. 220.41.02.054.2016 FUNCIÓN DE ADVERTENCIA – DATOS ESTADÍSTICOS DE PRODUCCIÓN REPORTADOS A TRAVES DEL APLICATIVO WEB SIHO MINISTERIO DE SALUD “PRESUNCIÓN DE IRREGULARIDAD” DE CONFORMIDAD CON EL DECRERO N° 2193 DEL 08 DE JULIO DE 20014 Agente Especial Interventora 23/05/2016. 220.41.02.055.2016 INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN – PRIMER TRIMESTRE DE 2016 Planeación 23/05/2016 220.41.02.056.2016 QUEJA SOBRE ESPECIALISTA (UROLOGO) Subdirección Científica 25/05/2016. 220.41.02.057.2016 RESPUESTA A SOLICITUD DE A.E.I. DE RESOLUCIÓN 024 DE ENERO DE 2015 Agente Especial Interventora 27/05/2016 220.41.02.058.2016 PRESENTACIÓN INFORME DE SEGUIMIENTO DE AVANCE A PLAN DE MEJORAMIENTO (30 DE JUNIO DE 2016) SUSCRITO POR LA E.S.E. ANTE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE CÓRDOBA. Subdirección Administrativa y Financiera, Subdirección científica, Cartera, Coordinación Glosas, Facturación, Jurídica, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Cuentas por Pagar, Suministros y Compras, Calidad, Talento Humano, Planeación, Estadísticas, Archivo, Mercadeo, Sistemas, SIAU, Control interno contable, activos fijos 25/05/2016. 220.41.02.059.2016 2° SEGUIMIENTO AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS VIGENCIA 2015 Talento Humano, SIAU, Planeación. 29/06/2016 220.41.05.65.2016 SEGUIMIENTO AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS VIGENCIA 2015 Servicio Farmacéutico, Pensionado A y Pensionado B 29/06/2016 220.41.05.066.2016 CONVOCATORIA COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Agente Especial Interventora 13/07/2016 220.41.05.071.2016 TOMOGRÁFO Y RESONADOR MAGNETICO Agente Especial Interventora 18/07/2016 220.41.05.072.2016 SERVICIO OFTAMOLOGÍA CONSULTA EXTERNA Profesional Especializado - Supervisor 25/07/2016 220.41.05.074.2016 SOLICITUD CAPACITACIÓN MECI 2014 Planeación 25/07/2016 220.41.05.076.2016 AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO UCI – VIGENCIA 2015 Coordinación de enfermería, UCI 27/07/2016 220.41.05.078.2016 SEGUIMIENTO GIRO DIRECTO Asesor Jurídico Cartera 27/07/2016 220.41.05.079.2016 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Coordinador Sistema Gestión de la Calidad 27/07/2016 220.41.05.080.2016 SERVICIO DE OFTAMOLOGÍA CONSULTA EXTERNA Subdirección Científica 28/07/2016 220.41.05.2016 CIRCULAR 01 DE 215 CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE Agente Especial Interventora 03/08/2016 220.41.05.083.2016
  38. 38. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba CONTRO INTERNO “PERIODO 41 CIRCULAR UNICA SUPER SALUD” Agente Especial Interventora 05/08/2016 220.41.05.085.2016 RECOMENDACIONES PARA EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN LA E.S.E, ATENDIENDO EL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN Y DEMÁS PRINCIPIOS RECTORES Agente Especial Interventora 08/08/2016 220.41.05.088.2016 RADICADO SIAFT 120012DTS008572 REF. SEGUIMIENTO POLÍTICAS DE FORMALIZACIÓN LABORAL Procuradora Delegada Asuntos del Trabajo y Seguridad Social 12/08/2016 O.E. 220.41.05.002.2016 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS SERVIDORES DE CARRERA ADMINISTRATIVA Talento Humano 17/08/2016 220.41.05.090.2016 CONVOCATORIA A COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Agente Especial Interventora 19/08/2016 220.41.05.093.2016 REPORTE DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS - SISMED Suministros y Compras 23/08/2016 220.41.05.094.2016 EVASIÓN Y ELUSIÓN DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Asesor Jurídico, Subdirección administrativa, Subdirección Científica 24/08/2016 220.41.05.095.2016. INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN II TRIMESTRE 2016 OCI Planeación 29/08/2016 220.41.05.096.2016 CIRCULAR UNICA TITULO I DISPOSICIONES GENERALES – CAPITULO 4 NUM 1.9. Súper Intendente Nacional de Salud 02/09/2016 220.41.02.004.2016 DEBILIDADES REINCIDENTES EN LAS AREAS ASISTENCIALES DE LA E.S.E. Subdirección Científica 26/09/2016 220.41.05105.2016 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO 2015 y 2016 AUDITORÍAS PRACTICADAS A LAS AREAS: SIAU, TALENTO HUMANO, PLANEACIÓN, SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, SUBDIRECCION CIENTIFICA (HOTELERIA HOSPITALARÍA) Subdirección Administrativa, Subdirección Científica, Talento Humano, SIAU, Planeación 04/10/2016 220.41.05.108.2016 SEGUIMIENTO AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO VIGENCIA 2015 Y 2016 Subdirección Administrativa, Subdirección científica, Asesor Jurídico, Servicio Farmacéutico, Consulta Externa, Cirugía y Central de esterilizaciones, UCI, Puerperio, Pensionado A, Pensionado B. 04/10/2016 220.41.05.107.2016 REQUIRIMIENTOS TURNOS ADMINISTRATIVOS FINES DE SEMANA SEPTIEMBRE Y OCTUBRE AUDITORES 05/10/2016 220.41.05.109.2016 TOMA FÍSICA INVENTARIO OFICIO 300.41.01.085.16 Subdirección administrativa 13/10/2016 220.41.05.111.2016 DERECHO DE PETICIÓN CERTIFICACIONES LABORALES / CONSORCIO ADS SERVIS Talento Humano 18/10/2016 220.41.05.112.2016 DEVOLUCIÓN PARA FORMULACIÓN Y AJUSTES PLAN DE MEJORAMIENTO AREA DE CONTABILIDAD Contabilidad 20/10/2016 220.41.05.113.2016 MAPA DE RIESGO AUDITORÍA MÉDICA Auditores 25/10/2016 220.41.05.116.2016 SOLICITUD DOCUEMNTOS ALTA GERENCIA Agente Especial Interventora 31/10/2016 220.41.05.117/2016 SOCIALIZACIÓN NUEVA ESTRUCTURA OPERATIVA Y FUNCIONAL AREA JURÍDICA Asesor Jurídico 01/11/2016 220.41.05.118.2016 FUNCIÓN DE ADVERTENCIA CIRCULAR 01 DE 2015 DEL CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACONAL Y TERRITORIAL Gerente 25/11/2016 220.41.05.121.2016 FUNCIÓN DE ADVERTENCIA “PROCESO Gerente 12/12/2016 220.41.05.123.2016
  39. 39. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LOS ASUNTOS Y RECURSOS PÚBLICOS FUNCIONARIOS Y PARTICULARES (QUE ADMINISTRAN RECURSOS DE LA ADMINISTRACIÓN) ENTRANTES Y SALIENTES E.S.E. HOSPITAL SAN JERÓNIMO. FUNCIÓN DE ADVERTENCIA “ BAJO PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN EN EJECUCIÓN DE CRONOGRAMA DE COMITÉS INSTITUCIONALES Gerente 12/12/2016 220.41.05.124.2016. RESPUESTA INFORME PRELIMINAR AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR VIGENCIA FISCAL 2015 Subdirección Administrativa, Subdirección Científica, Cartera, Coordinación Glosas, Facturación, Jurídica, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Cuentas por Pagar, Suministros y Compras, Calidad, Talento Humano, Planeación, Estadísticas, Archivo, Mercadeo, Sistemas, SIAU, control interno contable 16/12/2016 220.41.05.125.2016. NOTA: A la oficina de control interno Disciplinario se ha remitido, por competencia atendiendo la Ley 734 de 2002 y las funciones establecidas para la mencionada área, quejas interpuestas donde se manifiesta, que algunos funcionarios en ejercicio de sus funciones han incurrido en conductas que se estiman deben ser disciplinadas; así como, por perdida de objetos dentro de las instalaciones de la ESE, para que desde allí discrecionalmente se tomen las medidas correspondientes. 4. ADMINISTRACION DEL RIESGO Elemento mínimo de control, del módulo de planeación y gestión de la estructura MECI, del componente administración de riesgo; contiene los elementos que le permiten a la institución identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos tanto internos como externos que puedan afectar o impedir el logros de sus objetivos institucionales. La ley 1474 de 2011 “estatuto anticorrupción” en su artículo 73, dispone en su primer párrafo: “ARTÍCULO 73. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.” En ese orden de ideas, la E.S.E. H.S.J.M. en cumplimiento de la anterior disposición, ha publicado en la página web institucional su mapa de riesgos o plan anticorrupción, al que se le han señalado algunas observaciones por la oficina de control interno, puesto que se evidencia que la consolidación del mismo no contempla para todos los procesos ejecutados en la E.S.E riesgos identificados; debido a que todas las áreas no han suministrado su mapa de riesgo a la oficina de Planeación, la que a su vez realiza la actividad de consolidación del elemento de control (mapa de riesgos) Es importante anotar que la Oficina de Control Interno cumple dentro de la metodología de Administración del Riesgo una función de asesoría y evaluación, en ningún momento de ejecución a no
  40. 40. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba ser que sean los riesgos de su área; es así, como a partir de las políticas de administración de riesgo implementadas por la alta dirección a través de su mapa de riesgo institucional, este despacho mediante actividades de control : auditorias, seguimientos y cartas de control emite alertas, lo que ha permitido la administración de los riesgos ya identificados, clasificando su estado de madurez o advirtiendo sobre posible nuevos riesgos detectados al evidenciar posibles amenazas para la consecución de los objetivos organizacionales. La administración del riesgo contribuye a que la entidad garantice no solo la gestión institucional sino que fortalezca el ejercicio del autocontrol. Así las cosas, la oficina de control interno elabora cuatrimestralmente, Evaluación, Análisis y Seguimiento al plan de riesgo anticorrupción y de atención al ciudadano, en el que se le hace seguimiento al mapa de riesgo institucional, Para esta vigencia se realizaron 3 evaluaciones en fecha 30 de Abril y 31 de Agosto, estos informes se encuentran publicado en la página web de la E.S.E. para consulta pública; en los documentos referenciados se le recomienda a la administración gestionar con todas las áreas, el diseño del mapa de riesgo para los procesos de cada área a los que les falta identificar los mismo. El mapa de riesgo debe cumplir con todos los criterios normativos e institucionales dispuestos para ello. 5. FOMENTO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL En el actual marco normativo, las funciones de las Oficinas de Control Interno se enmarcan básicamente en verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; y para esto es vital fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional y en el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, como instancia evaluadora del Sistema de Control Interno. La Oficina de Control Interno, a través de diferentes medios ha implementado y desarrollado un esquema de comunicación y sensibilización a todos los servidores de la ESE HSJM, sobre temas que conlleven al fomento de cultura de control de tal forma que sea aplicado en el desarrollo de los procesos de la entidad; es así como en las actividades de auditoría además de evaluar los procesos, se capacita al líder del proceso sobre los conceptos y estructura MECI 2014; haciendo énfasis en el principio MECI Autocontrol de manera que a partir de la evaluación de control los funcionarios sean capaces de evaluar y analizar sus propios controles; permitiendo que tengan mayor conciencia sobre la inherencia, sobre la dependencia y/o procesos a cargo. De otra parte, el equipo de la oficina de control interno en el desarrollo del seguimiento de las auditorías internas, evaluaciones específicas, seguimiento diario, ha venido realizando actividades de sensibilización y asesorías en la formulación de los planes de mejoramiento y acciones correctivas a los procesos a los que no se les había implementado. Además de lo anterior, participó la oficina de control interno en ejercicio del rol de asesoría y acompañamiento, en las actividades de inducción y re inducción adelantadas por la administración y dirigidas a los funcionarios de planta y contratistas en el primer semestre de esta vigencia, en esta
  41. 41. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba actividad se participó brindando capacitación sobre el MECI, su implementación, actualización 2014 y su aplicación en la E.S.E.; se pretende que los funcionarios se apropien de los conceptos del Modelo Estándar de Control Interno, de manera que se entienda que el MECI no es un documento sino una serie de controles que se establecen en las entidades, por tal razón debe ser parte de la cultura de cada una de las organizaciones. 6. RELACION CON LOS ENTES EXTERNOS Teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno es un componente dinamizador del Sistema de Control Interno, debe ser quien facilite los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación en los informes de la Entidad, verificándose de esa manera el rol de facilitar, al interior y al exterior, el flujo de información en la entidad. En este sentido, se debe advertir que esta oficina cumple un papel fundamental, por cuanto sirve como puente entre los entes externos y la entidad misma, y para ello debe identificar previamente la información relevante y pertinente que estos requieran, así como los funcionarios idóneos para atender sus requerimientos. De acuerdo a la normatividad legal vigente, en cuanto a las regulaciones de los organismos y entidades públicas; el equipo de la oficina de control interno ha cumplido con los informes y requerimientos de los entes de control. Los cuales se relacionan a continuación: INFORME RESPONSABLE ENTE DE CONTROL FECHA Asesoría Suscripción Plan de Mejoramiento ante la C.G.D.C. (vigencia auditada II semestre de 2013 y vigencia 2014) Agente Especial Interventora C.G.D.C. 19 de Enero de 2016. Informe ejecutivo anual de control interno Oficina de Control Interno DAFP 24 de febrero de 2016 Informe Contable (sistema chip) Oficina de Control Interno Contaduría General de la Nación 28 de febrero de 2016 Informe pormenorizado el sistema de control interno Oficina de Control Interno Página Web ESE HSJM 12 de Marzo 2016 12 de Julio 2016 12 de Noviembre 2016 Informe derechos de autor Software Oficina de Control Interno Dirección Nacional de Derechos de Autor 18 de marzo de 2016. Seguimiento al plan anticorrupción y Oficina de control Interno Gerencia (publicado en 30 de abril 2016
  42. 42. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba atención al ciudadano (cuatrimestral) página web) 31 de Agosto 2016 31 de Diciembre2016 Informe semestral de la oficina de quejas, sugerencias y reclamos Oficina de control interno Gerencia 30 de Junio de 2016 31 Diciembre de 2016. Informe de avance semestral presentado a la Alta Dirección (seguimiento) Plan de Mejoramiento suscrito ante la C.G.D.C. para revisión y presentación ante el ente de control (vigencia II Semestre 2014 y Vigencia 2015) Agente Especial Interventora CGDC 01 de Julio 2016 Asesoría y Acompañamiento Suscripción Plan de Mejoramiento ante C.G.D.C. Auditoría Gubernamental con enfoque integral Modalidad Exprés Agente Especial Interventora C.G.D.C. 15 de Septiembre de 2016 Asesoría y Acompañamiento Respuesta Informe Preliminar de Auditoria Gubernamental con enfoque integral Modalidad Regular Vigencia fiscal 2015. Gerencia C.G.D.C. 20 de Diciembre de 2016 Informe de avance semestral (II Semestre 2016) presentado a la Alta Dirección (seguimiento) Plan de Mejoramiento Gerencia C.G.D.C. 31 Diciembre de 2016.
  43. 43. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba suscrito ante la C.G.D.C. para revisión y presentación ante el ente de control (vigencia II Semestre 2014 y Vigencia 2015)(Auditoría Gubernamental con enfoque integral Modalidad Exprés 7. RECOMENDACIONES  Capacitaciones MECI A partir de la implementación y actualización del MECI 2014 y su posterior divulgación, es responsabilidad de cada funcionario aplicar los elementos mínimos de control en el ejercicio de sus actividades, buscando garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; a su vez, persigue la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. La oficina de control interno, componente Evaluador del MECI, ha venido señalando en sus diferentes informes de control, de manera reiterativa a las administraciones de turno, las debilidades identificadas, en lo correspondiente a la aplicación del Modelo MECI, implementado y actualizado en la E.S.E. conforme a lo dispuesto en el Decreto 943 de 2014 (DAFP); se debía esto a la débil socialización y divulgación de la estructura MECI a todos los funcionarios de la ESE. Sin embargo, para el primer Semestre de la vigencia 2016; resaltó la oficina de control interno las jornadas de inducción y re inducción adelantas por la administración, en donde se incluyó como tema de capacitación la estructura del MECI, colaborando la oficina de control interno con la socialización de este tema; no obstante el fortalecimiento del MECI es continuo y no puede limitarse a “una” capacitación, por lo que se recomienda para la próxima vigencia, desarrollar diferentes estrategias que garanticen a la administración, que sus funcionarios apliquen diariamente en el desarrollo de sus actividades laborales, los elementos mínimos de control contenidos en la estructura del Modelo Estándar de Control Interno para el fortalecimiento continuo del mismo al interior de la E.S.E. De las actividades continuas de fortalecimiento, se garantizará que los funcionarios se apropien de los conceptos y conozcan su responsabilidad frente a la ejecución de los elementos mínimos de control que les corresponde ejecutar acorde al módulo y componente donde se ubiquen las actividades particulares de cada área; del conocimiento de estos, depende la correcta ejecución de todo el esquema propuesto, todos aportan al mejoramiento continuo y fortalecimiento del modelo en la medida que apliquen los principios filosóficos que sustentan el MECI: La autorregulación, la auto gestión y el auto control.  Grupos de trabajos: comités
  44. 44. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Los comités de trabajo son elementos mínimos de control, del Módulo de Planeación y Gestión- componente de Direccionamiento Estratégico - elemento de control; Planes, Programas y Proyectos. Estos órganos de carácter directivo, coadyuvan a la administración en cuanto a decisiones y/o directrices que propenden por el mejoramiento continuo y fortalecimiento de los procesos y procedimientos de la ESE, es recomendable que los secretarios técnicos de los comités institucionales, convoquen dentro de los términos programados en el cronograma institucional, el cual consolida el área de Planeación a fin de que al final de cada vigencia, cuando se realice el seguimiento y medición de la unidades de medidas el cumplimiento sea satisfactorio. La E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, cuenta con 16 comités institucionales que ejecutan funciones particulares, acorde al objeto de cada uno. Estos son: Comité de Transfusiones Sanguíneas (Resolución No. 049 de 2016) Comité de Farmacia y Terapéutica (Resolución 052 de 2016) Comité Grupo Administrativo de Gestión Ambiental GAGA (Resolución N° 048 de 20016) Comité de Ética Hospitalaria (Resolución 051 de 2016) Comité de Conciliación (Resolución 053 de 2016) Comité de Calidad y Seguridad del Paciente (Resolución 050 de 2016) Comité de Vigilancia Epidemiológica (Resolución 023 de 2016) Comité Auditoría de Cuentas Médicas (Resolución 031 de 2016) Comité de Infecciones Intrahospitalarias (Resolución 029 de 2016) Comité de Sostenibilidad Contable y Financiero (Resolución 032 de 2016) Comité Paritario y Seguridad en el Trabajo (Acta de Constitución del 01/05/2015) Comité de Compras (Resolución 211 del 29/02/2016) Comité Coordinador de Control Interno (Resolución 344 del 16/10/2014) Comité Técnico De Gerencia (resolución 0381 del 11/04/2016) Comité de “SIAU" (Resolución N° 838 del 09/08/2016) Comité de Archivo de la E.S.E. H.S.J.M. (Resolución 837 del 09/08/2016) La oficina de Control Interno, observó que para la vigencia 2016, los comités institucionales, en su gran mayoría, no se reunieron en las fechas programadas en el cronograma que reposa en la oficina de planeación; lo cual quiere decir, que los indicadores de medida que arrojaría el seguimiento a estos, no sería satisfactorio ante la inexistencias de las actas de cada sesión de cada comité, que es lo que se traduce para este elemento de control, como unidad de medida; por lo que se recomienda a la Subdirección Administrativa y Financiera y la Subdirección Científica, realizar seguimientos al cumplimiento de las sesiones de los comités que estén bajo su responsabilidad, tal como indica el organigrama institucional de la E.S.E.  Planes de mejoramientos vigentes suscritos por la E.S.E ante los diferentes entes de control. La E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería como sujeto de vigilancia y control ha sido objeto de auditorías por parte de la Contraloría General del Departamento de Córdoba y la Súper Intendencia
  45. 45. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Nacional de Salud, a las cuales respectivamente se han levantado planes de mejora, suscritos de forma oportuna y en los términos requeridos por el respectivo órgano de control. El plan de mejoramiento, entendido como elemento mínimo de control, contenido en el Módulo de evaluación y seguimiento y administrado en la E.S.E. por el control interno, mediante actividades ajustadas al plan de acción y plan anual de auditorías; en desarrollo de los roles de evaluación y seguimiento y relación con los entes externos; ha ejecutado seguimiento de avances a los planes de mejora referenciados en el primer párrafo. Respecto al seguimiento del plan de mejoramiento suscrito y vigente ante la súper salud, donde se indican las actividades de mejora propuestas para subsanar o mitigar los hallazgos administrativos señalados por este ente de control y vigilancia, del cual se da referencia en el ítem 1.3.1., asignando la responsabilidad de ejecución a funcionarios determinados, acorde a la función ejercida dentro de la administración de la ESE, quiere la oficina de control interno advertir e informar que a pesar de las visitas realizadas por el ente de control en la vigencia fiscal 2016, no se requirió a la oficina de control interno para revisar el avance del plan de mejora, de la misma manera se desconoce notificación formal sobre el cierre de las actividades de mejora planteadas para minimizar los hallazgos considerados por la Súper Salud a los Agentes Especiales Interventores designados por la súper salud durante periodo que duró la medida de intervención forzosa administrativa para administrar en la que estuvo la E.S.E. y recién levantada en pasado mes de Noviembre. Por otro lado a los planes de mejoramiento suscritos por el representante legal de la E.S.E ante la Contraloría General del Departamento de Córdoba y referenciado en este informe, en el ítem 1.3.2 . en los pasados días previa realización de primer informe de avance, se remitió al respectivo ente de control, se espera que se determine un gran porcentaje de avance; para este resalta la oficina de control interno el compromiso de los funcionarios y la oportunidad en la entrega de las evidencias conforme a los indicadores de cumplimiento, se recomienda mantener la misma actitud para que en la mayor brevedad posible sea notificado el cierre de las actividades de mejora por cumplimiento de los indicadores de gestión en las fechas indicadas y/o propuestas.  Plan de acción institucional vigencia 2016, informe de gestión vigencia 2015 y Presupuesto desagregado a ejecutar vigencia 2016. La oficina de control interno resalta el cumplimiento de lo señalado en el art. 74 ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción: “ARTÍCULO 74. PLAN DE ACCIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior. Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación”
  46. 46. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Se evidencia en la página web institucional de la E.S.E. que los elementos de control del módulo de Planeación y Gestión MECI 2014: Plan de Acción Institucional correspondiente a la presente vigencia, Informe de Gestión institucional correspondiente a la vigencia 2016 y el presupuesto a ejecutar en la presente vigencia, Se encuentran debidamente publicados, como medio de consulta público y de fácil acceso a la ciudadanía. Por otra parte, conoce la oficina de control interno que la consolidación del plan de acción institucional a cargo de la oficina de planeación ha sido dificultada por la poca importancia que algunos funcionarios le han dado a la elaboración de la herramienta de planeación; se recomienda a las respectivas subdirecciones Administrativa y financiera y Científica hacer seguimiento no sólo de la elaboración sino de la ejecución del plan de acción de cada dependencia que acorde a nuestro organigrama, dependa directamente de cada una de las subdirecciones. Se recomienda además, agregar a la publicación del presupuesto a ejecutar en la vigencia 2016 publicado en la web institucional, las modificaciones realizadas al mismo y así dar irrestricto cumplimiento a la norma citada. 8. CONCLUSIONES La Oficina de Control Interno en su papel evaluador independiente, asesor, integrador y dinamizador del Sistema Integrado de Gestión, ha ejecutado un significativo porcentaje de las acciones planeadas para la actual vigencia; plan de acción que fue aprobado en comité coordinador de control interno; midiendo la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de Gestión, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo y financiero, evaluando los planes establecidos, orientando y asesorando la formulación de acciones correctivas y de mejora para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos por la entidad. Se han realizados Auditorias, Autoevaluaciones y seguimiento a planes de mejoramientos, seguimientos a los diferentes comités y cumplimiento a requerimientos establecidos por los entes de control, de acuerdo a la normatividad vigente, valoración de riesgos y fortalecimiento de la cultura de autocontrol tanto en las áreas administrativas y asistenciales de la ESE HSJM. Estas actividades han sido realizadas de manera oportuna, y por consiguiente en la institución se han tomado decisiones asertivas en el tiempo indicado. ANUAR ABISAAD CHEJNE JEFE DE CONTROL INTERNO ESE HOSPITAL SAN JERONIMO MONTERIA, 22 DE DICIEMBRE DE 2016 Elaboró: Nayda Urzola Luna Abogada Contratista Adscrita Oficina de Control Interno
  47. 47. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL 2016
  48. 48. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Montería, 29 de Diciembre de 2016 540.41.01.176.16 Doctor: JORGE SALAMANCA OTERO Subdirector Administrativo y Financiero E.S.E Hospital San Jerónimo Ref. Entrega Avances Plan de Acción Cordial Saludo Dando respuesta a la solicitud del informe de Gestion Vigencia 2016; del área de Archivo y Gestión Documental de la ESE Hospital San Jerónimo de Montería. Me permito hacer entrega física del mismo No siendo otro el motivo y quedando atenta a sus comentarios.. Atentamente _____________________________________ BRIANDA PAOLA OLIVARES SIBAJA Coordinadora de archivo y Gestión Documental ESE Hospital San Jerónimo de Montería
  49. 49. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba Informe Gestión 2016 Gestión Documental y Archivo Área Administrativa E.S.E Hospital San Jerónimo OBJETIVOS:  Evaluar Archivos de Gestión de Historias Clínicas a Organizar. En cuanto a este objetivo se realizó una evaluación minuciosa de los archivos como son: el central, de gestión y el archivo histórico esto con el fin se finiquitar con la intervención del archivo histórico que es el que se encuentra en proceso para terminar de organizar el archivo en general.  De acuerdo a los recursos y herramientas que disponemos en el área, se ha mostrado notorio cambio especialmente en la organización  Es de anotar que a la fecha tenemos casi el 70% de las historias organizadas.  Como indicador de gestión tenemos expedientes de Historias Clínicas organizados casi en un 70%  Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para la información confiable. Se identifico en el proceso de gestión documental, el riesgo de seguridad de la información.  De acuerdo a lo antes mencionado se han tomado los correctivos en este proceso y se ha logrado fortalecer esta debilidad, al punto que el proceso ha mejorado en casi un 80%.  En este momento también nos encontramos trabajando en la sistematización del proceso de gestión documental del cual hemos obtenidos avances satisfactorios.  Se encuentra en avance el proceso de Implementación de herramienta tecnológica e informática proceso en cabeza del Ingeniero encargado del área de sistemas.
  50. 50. Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7834234, Fax 7868191 – 7868102 Email: hjeronimom@yahoo.com Montería – Córdoba  Unificar la gestión documental con el sistema integrado de gestión. Se ha realizado a cabalidad la identificación de las necesidades de cambio y articulación en el riesgo, el presupuesto, la comunicación durante la fase de planificación.  Han sido implementadas varias acciones de mejora para la gestión de cambio.  Se ha logrado cambios en el área de archivo y gestión documental, especialmente en la actualización y manejo de procesos.  En este momento contamos con procesos ajustados, procedimientos y guías. También protocolos elaborados y en constante actualización.  Fortalecer estrategias de gobierno en línea. Se avanza en la elaboración del modelo de gestión para conservación de documentos electrónicos.  Se han identificado requerimientos y necesidades de desarrollo tecnológico para la gestión documental, las cuales han sido suministradas de acuerdo al avance del proceso.  También se está trabajando en el cumplimiento de metas en el desarrollo de las actividades para alcanzar objetivos.  Se trabaja en este proyecto de implementación de planes de sistema integrado de conservación.  Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental. Se han realizado acciones para mejorar la conservación documental aplicando la normatividad en todo el ciclo vital del documento Se ha recopilado la normatividad archivística partiendo de la:  Ley 594.  Acuerdo 07 de 1994.  Resolución 1995 de 1999.  Decreto 2578 de 2012  Entre otras.  Se trabaja a diario para darle cumplimiento a la normatividad.

×