2. Programma
13:00 – 13:10 Welkom en korte introductie programma
Door: Arjen Kuin
13:10 – 14:00 Meer succes met de informele aanpak van bezwaarschriften
Door: Yvette Nass Instituut KCB
14:00 – 14:30 Hoe gaan jullie in 2017 communiceren met de Rechtspraak?
(Digitaal procederen KEI)
Door: André Pijl
14:30 – 15:00 Pauze
15:00 – 15:30 Ook in het juridisch proces, laat je iPad voor je werken
Door: Peter van Loevezijn
15:30 – 16:00 Op je gemak naar de (hoor)zitting met de Octopus Zitting App
Door: Christian Berkhout
16:00 – 16:45 Roadmap Octopus (2017–2019)
Door: André Pijl
• Nieuwe processen in Octopus (WOB & contracten)
• Nieuwe functionaliteit
• Octopus Web ontwikkelingen
16:45 – 17:30 Afsluiting met borrel
7. Stellingen
Stelling 1:
De juridische kwaliteit van de beslissing op bezwaar is
meer gebaat bij een formele dan bij een informele aanpak
van bezwaar.
10. Informele aanpak
Snel en persoonlijk (telefonisch) contact met bezwaarmaker.
Vanuit een open, eerlijke en nieuwsgierige houding.
Met gebruik van communicatieve vaardigheden (OEN, LSD, ANNA).
12. Conclusie
Bedoeling bezwaarprocedure: een laagdrempelige, eenvoudige procedure.
De regels van de Algemene wet bestuursrecht zijn geen
doel maar middel, en geen belemmering maar hulp bij de
informele aanpak.
Niet alleen de inhoud, maar ook de vorm van het contact
tussen overheid en burger is van belang.
Aanpak van bezwaren:
formeel EN informeel!
21. 10 meest irritante luistergewoonten
1. Aandacht besteden aan iets of iemand anders dan het gesprek (34%).
2. Het verhaal van de ander overtreffen (20%).
3. Onderbreken (14%).
4. Niet reageren op wat de ander zegt of vraagt (13%).
5. Geen oogcontact maken (7%).
6. Iemands zinnen afmaken (3%).
7. “Ja maar” zeggen (3%).
8. Iemand opjagen (2%).
9. Vergeten waarover eerder is gesproken (2%).
10.Teveel naar details vragen (2%).
22. Wat maakt luisteren lastig?
1. We waarderen luisteren onvoldoende.
2. Luisteren is te makkelijk.
3. We staan te popelen om te reageren.
4. Over onszelf praten is te lekker.
Nucleus Accumbens
23. Succesfactoren Informele aanpak
Vier successen (hoe klein ook) !
Zet geen druk op burger op intrekken bezwaar.
Ieder heeft zijn eigen waarheid.
Ga op zoek naar de wens achter het bezwaar.
Zoek aansluiting bij bezwaarmaker met OEN, LSD en ANNA.
Wees oplossingsgericht i.p.v. proceduregericht.
HUB en DIM.
26. Status
Co creatie van Gemeente Rotterdam, Gemeente Den Haag en Truelime
Gestart in april 2016
Na aantal functionele sessies gekomen tot een functioneel ontwerp & gewenst berichten boek
53 type berichten gedefinieerd
Functies voor de rollen “ondersteuner”, “jurist” en “functioneel beheerder”
“Onze” wensen kenbaar gemaakt bij de Rechtspraak
Eén op één gesprek met de Rechtspraak met VNG/KING
Werkend prototype in Octopus
27. Status
De Rechtspraak, Bestuur 2.0 S2S
Nog geen duidelijke planning, deze komt in Q1 2017
Nog geen testomgeving
Nog geen duidelijkheid over wat wel/niet ondersteund zal gaan worden qua berichten
Bijeenkomsten stoppen, er komt een transitieoverleg
Wie gaat de gemeenten vertegenwoordigen? VNG?
28. Portaal of aansluitpunt?
Het portaal is GEEN werkomgeving
Het portaal is voor het uitwisselen van documenten.
Via het portaal kan ook een nieuwe zaak aangemaakt worden
Het portaal is NIET bedoeld om tijdens de zitting te gebruiken
Het portaal werkt met e-mail notificaties
29. Octopus & het aansluitpunt
Geen gebruik van portaal, maar van het “aansluitpunt rechtspraak” (S2S)
Medewerkers zien alleen Octopus
Functies voor medewerkers, functioneel beheer en technisch beheer
38. Tips
Zorg dat je dossiers al volledig digitaal zijn
Gebruik losse documenten (geen grote pdf met alle stukken er in)
Geef de documenten een duidelijk omschrijving (titel)
48. Agenda
Nieuw in Octopus desktop
Octopus 5.0
Status Octopus Web
Het “aanleverportaal”
Ontwikkeling nieuwe user interface
Nieuwe processen
49. Nieuw in Octopus desktop
Laatste release 4.5.90a
Diverse bugfixes (zie release notes)
Nieuw
Nieuwe module “Automatisch toebedelen juristen”
Vertrouwelijke groepen is uitgebreid
Ingekomen documenten koppelen
Nieuw werkvoorraad venster
Kleurcodes bij Activiteiten
In ontwikkeling (in 2016 gereed)
Betalingen per zaak
Sortering werkvoorraad op alle kolommen
Mogelijkheid kolommen aan/uit te zetten
“Droptargets” op procedurestappen
59. Octopus 5.0
Waarom naar 5.0
Voorbereiding web interface
Nieuwe set rapportages
Meer mogelijkheden met configuratie
Technische upgrade (VDF11 naar VDF18)
Huidige status
Bezig met aansluiten eerste 2 klanten
Alle stappen moeten opnieuw geconfigureerd worden
60. Octopus web 2.0
Huidige status
Compleet opnieuw opgezet ivm performance
Eerste klant is uitgerold
2 klanten in migratieproces
En verder?
Steeds meer desktop functies in Web beschikbaar maken
In 2017 eerste desktop klant met de webinterface aansluiten
63. Aanleverportaal
Voor het aanleveren van documenten (Stukken / Verweer)
Eenvoudige toegang (geen login)
Link versturen per mail
Documenten komen automatisch in Octopus
Behandelaar krijgt notificatie
66. Userinterface
Modernere look & feel
Minder schermen (meer combineren)
Dashboard (al je eigen acties overzichtelijk bij elkaar)
Zelf in te richten snelkoppelingen (functies die je vaak gebruikt)
“Laatst aan gewerkt”
Verbeterde zoekfuncties