Dokumen tersebut membahas tentang manajemen waktu yang efektif dengan menekankan pentingnya menghargai waktu, menentukan prioritas, mengatasi penundaan, mengelola interupsi, dan membuat jadwal.
2. Sasaran Program
• Memahami konsep dan pentingnya
menghargai waktu.
• Memahami cara menentukan prioritas.
• Mampu melakukan penjadwalan aktivitas
yang efektif.
3. Isi Pembahasan
• Menghargai waktu
• Menentukan prioritas
• Mengatasi penundaan
• Mengelola interupsi
• Membuat jadwal
5. Bayangkan jika setiap pagi kita
diberikan USD 86.400
(Rp. 1.209.600.000,00)
If USD 1 = Rp. 14.000,00
6. ”WAKTU KITA”
• Setiap hari kita memiliki 86,400 detik
yang harus kita gunakan.
• Kita tidak dapat menginvestasikannya ataupun
menyimpannya.
• Setiap hari, kita diberikan waktu yang sama….
….tanpa memandang siapa kita atau apa yang kita lakukan,
waktu terus berjalan 60 menit sejam dan 24 jam sehari.
ADAKAH HAL YANG LEBIH BERHARGA DARI UANG ?
7. • 72 % : kurang bekerja keras sewaktu masih muda.
• 67 % : salah memilih profesi atau karier.
• 63 % : waktu mendidik anak mereka atau
menggunakan pola didik yang salah.
• 58% : kurang berolahraga dan menjaga kesehatan
• 11 % : tidak memiliki cukup uang
Hasil survey di Belgia 2006 (warga yang usianya lebih dari 60 th.):
Menyesal karena:
8. Waktu tidak bisa distop
Waktu tidak dapat
disimpan
Waktu tidak dapat dibeli
Mengapa Waktu Berharga?
Sekaliwaktu terlewati, selamanyapastihilang!
9.
10. Pengertian Time Management
Manajemen waktu adalah sebuah aktivitas atau
proses perencanaan dan kontrol terhadap jumlah
waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu,
terutama untuk
meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas.
11. Tenggat waktu sering terlewat.
Bekerja lembur terus – menerus.
Merasa stress karena kurangnya waktu
atau terlalu banyak hal yang dikerjakan.
Melompat dari hal satu ke hal lain.
Kurangnya arah dan tujuan.
Ciri “Time Management” yang tidak baik
12. Sesuai tenggat waktu dan meninjau kembali
kualitas kerja.
Stress rendah dan lebih dapat menguasai
perasaan.
Mengisi waktu yang berkualitas pada tugas
penting.
Mencapai keseimbangan kerja dan hidup.
Berjuang ke arah tujuan yang bermakna.
Ciri “Time Management” yang baik
14. Prioritas: yang didahulukan dan diutamakan daripada yang lain
Mengapa perlu menentukan prioritas?
Tanpa membuat prioritas, Anda dapat bekerja keras,
tapi Anda tidak akan mencapai hasil yang Anda inginkan
karena apa yang Anda kerjakan tidak dengan kepentingan strategis.
15. Teknik Menentukan Prioritas
A. Menentukan Tujuan
Ketika Anda tahu kemana akan pergi, Andadapat
mengetahui apa yang perlu dilakukan sesuai
urutannya.
Tanpa menetapkan tujuan yang tepat, Anda akan
membuang waktu dalam kebingungan akan prioritas
yang bertentangan.
17. Penting :
Genting :
(mendesak)
Penggolongan Aktivitas:
B. Menyusun skala prioritas
Amat perlu; amat utama;
sangat berharga; sangat
berguna.
Berbahaya; kritis (keadaan
yang mungkin segera
menimbulkan masalah).
19. Lakukan SEKARANG
Keadaan darurat, Kritis
• Tuntutan dari atasan atau pelanggan
• Pembuatan laporan dan pengiriman laporan
yang berbatas waktu.
RENCANA akan dikerjakan
Perencanaan, persiapan, jadwal
• Penelitian, investigasi, mendesain,pengujian
• Membangun hubungan / jaringan
• Berpikir, menciptakan, pemodelan, mendesain
• Pengembangan sistem dan proses
• Antisipasi dan pencegahan
• Pengembangan perubahan, arah, danstrategi
Lakukan nanti atau HENTIKAN
kegiatan yang „nyaman‟,permainan di
komputer, pencarian di internet
• Mengobrol, komunikasi sosial
• Melamun, corat-coret , istirahat terlalulama
• Membaca artikel yang tidak relevan
• Menyesuaikan peralatan yang tidakperlu
Mendesak Tidak Mendesak
Penting
Tidak
penting
Permintaan sepele dari orang lain
• Interupsi telepon dan gangguan tidakpenting
• Kesalahpahaman yang muncul sebagai keluhan
• Prosedur atau kegiatan yang bisadidelegasikan
20. 3. Menentukan Prioritas Kerja
• Tingkat kepentingan dan
mendesaknya
• Lamanya tenggat waktu yang akan
dilaksanakan
• Kebijakan Perusahaan
22. ……APA YANG HARUS DILAKUKAN?
• Daftar semua tugas
• Urutkan tugas-tugas Anda untuk
efisiensi
• Negosiasikan batas waktu
• Berani berkata tidak
• Minta dukungan
25. • Kemalasan.
• Tidak berpengalaman dalam menangani suatu tugas.
• Tugas yang tidak menyenangkan .
• Takut gagal.
• Menunggu lebih banyak informasi.
2. Penyebab Kebiasaan Menunda
27. 4. Teknik Mengatasi Penundaan
• Membuat jadwal kerja dan batas waktunya.
• Optimalkan penggunaan matrix prioritas.
• Lakukan evaluasi terhadap tugas yang sudah
dikerjakan.
28. 5. Manfaat Mengatasi Penundaan
• Pekerjaan bisa selesai
sesuai target yang
ditentukan.
• Suasana hati terjaga
dengan baik serta
Bahagia
30. Suatu kejadian yang akan menghentikan sementara jalan
program saat itu (= aktivitas terhenti karena kita menyela
atau disela untuk tugas di luar yang kita jadwalkan (tugas
dadakan).
1. Pengertian
Interupsi
32. 3. Teknik Mengelola Interupsi
• Siapa dan apa topik bahasannya.
• Tingkat kepentingan.
• Apa yang Anda harapkan/diharapkan dari interupsi.
Apabilainterupsibisaditunda ataubahkantidak pentingtidak
perludiikuti saatini.
33. Anda dapat meminimalisir, tapi pastikan Anda
tidak membuat orang lain takut menginterupsi
Anda saat mereka harus melakukannya.
35. 1. Pengertian
Pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja;
daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan
pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci
36. 2. Teknik Membuat
Jadwal
• Tulis daftar tugas yang harus dilakukan.
• Urutkan berdasarkan prioritas.
• Buat jadwal berjenjang (bulanan, mingguan, harian).
• Tetap fleksibel.
• Tinjau kembali setelah tugas selesai.
37. Tips membuat jadwal
1. Agenda kerja
2. Optimalisasi Scheduling
• Gunakan email (outlook, diary PDA‟s,dll.).
• Gunakan mobile device.
• Pastikan selalu mengarsip pesan.
