Das lästige Suchen nach Büchern, Zeitschriften und Akten hat ein Ende. Eine neue Technik ermittelt den jeweiligen Standort in Sekunden. „Durch Nutzung der RFID-Technik kommt es bei der Akten- suche zu einer Zeiteinsparung von 46 Prozent und bei der Literatursuche von 37 Prozent.“

2. 50 management DATEV magazin 2_2011
Kanzleiorganisation mit RFID
Akten verfolgen
Von Marc Bartsch
Das lästige Suchen nach Büchern, Zeitschriften und Akten hat ein Ende. Eine neue
Technik ermittelt den jeweiligen Standort in Sekunden.
radiofrequenzidentifikation – kurz zusammen mit der Firma Thax Software spiel der Regierende Bürgermeister von
RFID – ermöglicht das Kennzeichnen ein entsprechendes System entwickelt, Berlin, nutzen Findentity – so der aktuel-
und berührungslose Erkennen von Ob- das heute weiter an die Bedürfnisse der le Name der Anwendung. Eine Studie im
jekten mittels batterieloser Sender. Spe- Anwender angepasst und um Zusatzmo- Jahr 2010, die in Zusammenarbeit mit
ziell im Handel hilft RFID, Prozesse effi- dule ergänzt wird. DATEV durchgeführt wurde, belegt ein-
zienter und transparenter zu gestalten. deutig den Nutzen für Kanzleien.
Wettbewerbsvorteile sichern
Aber auch in anderen Wirtschaftszwei- Als eines der ersten Büros weltweit
gen etabliert sich nun diese Schlüssel- Die Lösung, die auch in Ergänzung zu hat die Rechtsanwalts- und Notariats-
technologie. So lässt sich der Workflow DATEV Phantasy genutzt werden kann, kanzlei Bartsch & Bongard in Berlin die
in Kanzleien oder Verwaltungen mit ist inzwischen in zahlreichen Anwalts- Radiofrequenztechnik eingesetzt. Die
RFID deutlich verbessern und der Stand- und Steuerkanzleien unterschiedlicher Kanzlei besteht aus zehn Mitarbeitern
ort gesuchter Akten und Bücher leicht Größenordnungen im Einsatz. Aber auch und hatte bis zur Einführung der RFID-
ermitteln. Vor knapp zehn Jahren wurde öffentliche Verwaltungen, wie zum Bei- Technik, wie viele andere Kanzleien

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auch, das Problem, die Aktenberge effek-
tiv zu verwalten. „Akten zu sichten, we-
sentliche Inhalte zu finden und die Ak- Marc Bartsch
ten zu lokalisieren hat früher einen sehr
großen Teil unserer Arbeitskraft gebun- studierte Rechtswissenschaften und ist Geschäfts-
den. Die Aktensuche war lästig, ineffek- führer der Thax Software GmbH in Berlin.
tiv und summierte sich auf etwa eine
Stunde täglich“, so Axel Bartsch, Rechts-
anwalt und Seniorpartner der Kanzlei.
Lesegerät und Transponder
Die elektronische Akte ist keine Alterna-
tive: Originaldokumente müssen aufbe-
wahrt werden, und auch vor Gericht
sind Informationen in Papierform deut- ein sofortiger Zugriff auf die elektroni- und wertete schließlich die Eignung und
lich schneller verfügbar. Schließlich sche Akte möglich, ohne ein Aktenzei- den Nutzen im Vergleich zum Aufwand
muss der Berufsträger abends, wenn ein chen eingeben zu müssen. Arbeitsvor- mit den neuesten wissenschaftlichen
Mandant Auskunft zu seinem Fall erbit- gänge, digitale Dokumente und Diktate Methoden aus.
tet und das Sekretariat nicht mehr be- werden automatisch der richtigen Akte Zentrales Ergebnis der über 400 Sei-
setzt ist, schnell auf alle Informationen zugeordnet. Es gibt keine Falschablage ten umfassenden Arbeit ist, dass es bei
zugreifen können. Die Akte dann nicht und zeitraubende Suche mehr. Digital der Aktensuche durch Nutzung der
zu finden, ist schlicht inakzeptabel. gespeicherte Diktate stehen dem Sekre- RFID-Technik zu einer Zeiteinsparung
Heute sollte jede Akte nicht nur elek- tariat über das Netzwerk und auch di- von 46 Prozent und bei der Literatursu-
tronisch im PC, sondern auch in Papier- rekt mit der Akte zur Verfügung und che von 37 Prozent kommt. Nach weni-
form mit RFID-Kennung vorliegen. Da- können aus ihr aufgerufen werden. „Je- ger als einem Jahr hat sich das RFID-Sys-
zu wird sie mit einem batterielosen, pa-
pierflachen RFID-Aufkleber versehen,
der die Akte mit einer weltweit einmali-
gen Identifikationsnummer kennzeich-
net. Dieser sogenannte Transponder ver- „Durch Nutzung der RFID-Technik kommt es bei der Akten-
bindet die Papierakte mit der elektroni-
schen Welt – die Akte ist dann hybrid. suche zu einer Zeiteinsparung von 46 Prozent und bei der
Per Knopfdruck wird der Standort auf ei- Literatursuche von 37 Prozent.“
nem Raumplan angezeigt, Dokumente
und Diktate werden richtig abgelegt und
alle Vorgänge transparent und nachvoll-
ziehbar für alle gestaltet und dokumen-
tiert. der Mitarbeiter arbeitet dadurch sehr ef- tem in der Kanzlei rentiert. Hierbei wur-
In jedem Raum oder an jedem Ar- fizient und kann sich nun auf seine we- den auch sämtliche Nebenkosten, wie
beitsplatz ist ein RFID-Lesegerät mit ei- sentlichen Aufgaben konzentrieren,“ re- zum Beispiel Kosten für Kanzleimitar-
ner Lesereichweite von knapp 30 cm sümiert Rechtsanwalt Bartsch. In der beiter während der Einführung, berück-
verfügbar, um die Akten zu erkennen. Regel ist in den Kanzleien eine Einge- sichtigt. Der Anteil monotoner Tätigkei-
Sichtkontakt zum Transponder ist dabei wöhnungszeit von maximal zwei Wo- ten am Gesamtarbeitsaufwand sank und
nicht erforderlich. Die Geräte können chen nötig. Danach ist jeder Mitarbeiter wurde durch anspruchsvollere Tätigkei-
am PC über die serielle oder die USB- mit der neuen Registrierung vertraut. ten ersetzt. Damit steigen auch die Zu-
Schnittstelle, aber auch direkt ans Netz- friedenheit der Mitarbeiter und die Qua-
Zeitersparnis und Entlastung
werk angeschlossen werden. Werden lität der Mandantenbetreuung.
Akten an einen anderen Platz gebracht, Die bereits angesprochene Studie, die in
Mittelstandspreis 2009
sind sie kurz über das dortige Lesegerät den Jahren 2009 und 2010 von der Uni-
zu führen, um den neuen Standort zu er- versität Erlangen-Nürnberg in Zusam- „Die Analyse hat ergeben, dass sich der
fassen. Dabei werden auch komplette menarbeit mit DATEV und Thax Soft- RFID-Einsatz in Kanzleien ab fünf Mitar-
Stapel mit bis zu 15 Akten in einem Vor- ware erhoben wurde, verdeutlicht die beitern rechnet. In der untersuchten Pi-
gang erfasst. Kosten-Nutzen-Potenziale der Techno- lotkanzlei lag die Amortisationszeit bei
logie für die Kanzleien. Dabei wurden 7,5 Monaten, wobei die Nutzenpotenzia-
Zugriff ohne Aktenzeichen
neben Akten auch Bücher berücksich- le natürlich steigen, je größer die Kanz-
Akten müssen nicht dauerhaft im Lese- tigt. Der Wirtschaftsinformatiker Mar- lei ist. Nicht nur die Anwälte waren über
bereich verbleiben, um sie zu finden, da kus Haushahn vom Lehrstuhl Prof. Mi- den schnelleren Aktenzugriff und den
der erkannte Standort in einer Daten- chael Amberg untersuchte dazu die Ar- verbesserten Arbeitsfluss froh, sondern
bank gespeichert wird. Am Arbeitsplatz beitsabläufe in den Kanzleien, begleitete auch die Sekretärinnen über die Entlas-
wird das Lesegerät auch dazu verwendet, die Installation des Systems in einer ex- tung“, so Markus Haushahn. Das System
um aktuelle, gerade bearbeitete Mandan- emplarisch ausgewählten Pilotkanzlei in wurde zuletzt mit dem Mittelstandspreis
tenakten zu erkennen. Damit ist auch Aschaffenburg mit 20 Arbeitsplätzen RFID 2009 ausgezeichnet.