2. Características de las aplicaciones
Web
Cada vez más personas utilizan las
aplicaciones ofimáticas Web para elaborar
documentos profesionales. Los motivos de
esta preferencia por escribir y crear archivos
que se guardan en sitios Web y no en el
escritorio son varias:
Facilidad de acceso, no hay que estar ligado a
un determinado ordenador o servidor para
utilizar el archivo.
Mejor protección, evitamos problemas de virus
o errores de disco duro.
Posibilidad de compartir nuestros trabajos en
línea.
Colaboración en línea con cualquier persona y
en cualquier lugar del mundo.
En este campo la aplicación más utilizada es
Google Docs, pero existen otras muchas como
Thinkfree o Zoho.

3. Introducción
Google Docs es un espacio personal donde podemos
crear vía Web documentos de texto, hojas de cálculo y
presentaciones con muchas de las funcionalidades de
los programas / software que se instalan en el PC.
Podemos guardar los ficheros que vayamos creando,
convertirlos y descargarlos en varios formatos (por
ejemplo, PDF) y también podemos subir cualquier
documento que tengamos creado con otro programa
de ofimática (Microsoft Office, OpenOffice, etc.).
Las principales ventajas de la herramienta son las
siguientes:
Nuestros documentos están almacenados en la Web,
lo cual nos permite acceder a estos desde cualquier
ordenador que tenga conexión a Internet.
Permite compartir archivos con otras personas o
publicarlos para que quien quiera pueda verlos.
La gran cantidad de formatos que soporta: Microsoft
Office, OpenOffice, PDF, etc.
Es una herramienta totalmente gratuita.
Para utilizar Google Docs debemos tener una cuenta
en Google (Gmail).

4. Video introducción:
http://www.youtube.com/watch?v=RMe8dyUhmls&feature=player_embedded

5. Crear una cuenta en Google Docs
Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un
navegador. Así, el primer paso será abrir una nueva ventana en el nuestro.
Teclearemos en la barra de dirección: http://docs.google.com. Cuando
accedamos a Google Docs, lo haremos a la pantalla de acceso (si tienes
iniciada sesión en Gmail accederás directamente a la pantalla de inicio):

6. Inicio en Google Docs
Una vez que hemos accedido nos aparece la pantalla de inicio. El acceso a
los archivos y la gestión de los mismos se realizan desde esta pantalla, así que
vamos a describirla, ya que son funciones comunes a todos los tipos de
documentos.

7. Configuración Google Docs
Para empezar, dentro de la opción de configuración cuyo enlace se
encuentra en la parte superior derecha de la pantalla, podemos seleccionar el
idioma de trabajo, la zona horaría así como la posibilidad de visualizar los
documentos en la misma ventana del navegador o en una nueva.

8. Pantalla de inicio
Una vez configurado, en la parte
izquierda de la pantalla de inicio tenemos
las distintas opciones de archivo y
búsqueda de documentos:
Si pulsamos en "soy propietario",
visualizamos sólo los documentos creados
o subidos por nosotros. También hay otras
categorías como: abierto por mí,
compartido conmigo, marcados como
destacados con una estrella...
Si pulsamos en alguna carpeta, se
mostrarán sólo los archivos almacenados
en la carpeta seleccionada.
En "Todos los elementos", se mostrarán
todos. También podemos ver sólo los que
cumplan los requisitos de una búsqueda
guardada.

9. Pantalla de inicio
En la parte derecha de la pantalla inicial aparecerán listados los documentos:
En la columna Nombre, se muestra el nombre del documento.
En la columna Carpetas/Uso compartido, aparece el nombre de la carpeta que
lo contiene, si la hay, y los usuarios que comparten el documento.
En Fecha se muestra la fecha de la última modificación.
Por defecto, aparecen ordenados por fecha, pero podemos ordenarlos por
cualquiera de las otras columnas

10. Crear un elemento nuevo
Para crear un nuevo archivo, basta con hacer clic
en el botón Nuevo. Se abre un desplegable y
escogemos un tipo de archivo (formulario,
documento, presentación, hoja de cálculo o una
carpeta) según lo que queramos crear.
Si hemos elegido la opción documento, éste se
abre en una nueva pestaña en blanco (o en la
misma si así lo hemos configurado
anteriormente), que nos muestra la pantalla de
edición y ya podemos comenzar a trabajar.
Abrir un archivo para editarlo:
Abrir un documento es tan simple como hacer clic
sobre la fila donde está su nombre. Al hacerlo, se
abrirá la pantalla de edición y podremos modificar
el documento. En el caso de documentos PDF,
sólo podremos abrirlos para verlos pero no
editarlos para modificarlos.
Si sólo somos lectores del documento, no
podremos editarlo y al pulsar sobre el nombre se
abrirá en vista previa.

11. Cómo subir archivos

12. Cómo subir archivos
Cuando volvemos a la pantalla inicial de Google Docs nos aparece el
archivo que acabamos de subir para poder editarlo en línea, compartirlo,
etc.

13. Seleccionar documentos
Un documento seleccionado es aquél que está marcado y sobre el que van a ejecutarse las acciones
que efectuemos.
Distinguiremos cuando un documento está seleccionado, porque la casilla a su izquierda aparecerá
marcada y el título del documento aparecerá sobre fondo de otro color.
Con respecto a las acciones que podemos realizar sobre los distintos documentos, vamos a ver
las más destacadas y que aportan más ventajas sobre las aplicaciones tradicionales de PC.

14. Compartir documentos
A través de la opción de compartir podemos invitar a otros usuarios a colaborar en la elaboración
del documento o simplemente a que lo visualicen.

15. Compartir documentos
Para ello basta con escribir sus direcciones de correo electrónico o elegirlos de nuestros contactos
y asignarles los permisos:
Igualmente podemos obtener el enlace (dirección Web) del documento para que podamos enviarlo
en un correo

16. Chat
Una vez que hemos compartido el documento, una de las opciones más interesantes de Google Docs
es que todos los usuarios pueden visualizarlo, modificarlo e incluso comentarlo a través de la
herramienta de "Chat" que tiene integrada:

17. Historial de revisiones
Otra de las opciones interesantes que incorpora Google Docs es la existencia de un Historial de
revisiones, con la que podemos tener un control de las distintas versiones del documento,
cambios introducidos, etc.

18. Historial de revisiones
Esta herramienta es útil para poder restaurar una versión anterior en el caso de que alguna de las
personas con las que compartirmos nuestro documento elimine, por error, alguna información
importante.

19. Publicar el documento
Finalmente, podemos destacar la posibilidad de publicar el documento en una dirección Web o en
nuestro Blog:

20. Publicar el documento
Dentro de la opción publicar, si pulsamos sobre la opción publicar en blog, nos aparece la siguiente
pantalla, donde debemos especificar el proveedor del servidor blog o si está en nuestros propios
servidores, nombre de usuario y contraseña:

21. Documentos de texto
Dado que el paquete de aplicaciones online de Google Docs es muy similar a cualquier
otra aplicación tipo Microsoft Office u OpenOffice, nos limitaremos a describir sus
características generales y destacar algunas funcionalidades adicionales.
Podemos editar documentos de Google Docs, como páginas de texto con formato:
colores, alineaciones, listas, enlaces, imágenes, etc.. al igual que con cualquier
procesador de texto. Como vemos el entorno es muy intuitivo para cualquier persona que
utilice este tipo de herramientas.
Utilizando documentos de texto podemos crear cartas, trabajos de redacción,
documentos con las especificaciones de un proyecto... lo que necesitemos.

22. Enlaces en los documentos
También podemos incluir un enlace en alguna palabra o texto de nuestro
documento. Para ello debemos seleccionar la palabra o texto y después pulsar
sobre el botón "Enlace" que aparece subrayado en azul en la barra de
herramientas. Se nos abre la siguiente pantalla donde debemos indicar el tipo
de enlace (página Web, documento, dirección de correo electrónico), así como
sus propiedades:

23. Guardar y descargar
Sobre el documento generado podemos realizar las operaciones básicas de
guardar, cambiar nombre, etc. En este sentido, nos permite guardar y
descargar el documento en formato HTML, OpenOffice, PDF, RTF, Texto o
Microsoft Word.

24. Hojas de cálculo
Google Docs nos permite realizar desde cálculos sencillos hasta cálculos más
complejos utilizando funciones, además de insertar gráficos, fórmulas,
imagenes, dibujos, etc. Su utilización y funcionalidades son similares a cualquier
hoja de cálculo. Por tanto, cualquier usuario de Office u OpenOffice, no tendrá
ningún inconveniente en desenvolverse y utilizar los comandos e iconos de que
dispone Google Docs.
Dentro de la hoja de cálculo también podemos insertar Gadgets o pequeñas
aplicaciones ya desarrolladas y listas para incluir en nuestra hoja de cálculo.
Son de varios tipos y cada vez se van desarrollando más.

25. Presentaciones
Las presentaciones nos permiten mostrar la información de una forma más
gráfica y visual que un documento de texto. Su función es transmitir
información, de forma agradable y muy visual para captar la atención de la
persona receptora.
Crear una presentación en Google Docs resulta muy sencillo y aunque es
menos potente que otras aplicaciones de escritorio como Microsoft
PowerPoint u OpenOffice, cada vez incorpora más funciones interesantes.
Además, el hecho de poder crear presentaciones en línea, organizar
exposiciones o publicarlas para que se puedan visualizar en cualquier página
Web le añaden ventajas frente a las aplicaciones locales.

26. Formularios online
Mediante esta opción podemos crear formularios e invitar a las personas que
queramos a que lo cumplimenten online. Las respuestas de estas personas
quedan registradas en una hoja de cálculo. Una vez creado, se nos abre una
pantalla donde debemos incluir el nombre del formulario, un texto explicativo del
mismo y las preguntas que queramos formular:

27. Formularios online
Las preguntas pueden ser tipo test, de
texto, escala, etc...
Una vez finalizado, podemos enviar un
enlace al formulario por correo electrónico
dando la posibilidad de que se adjunte en
el mismo.

28. Formularios online
También podemos incluir el
formulario en nuestra página
Web a través de la opción
"Incrustar" que se encuentra
dentro de la pestaña "Más
acciones", simplemente
copiando el código que se
nos proporciona.
Todas las respuestas se irán
grabando en la hoja de
cálculo que se genera
automáticamente.