ciclo vital del documento y plan de gestión documental.

1. Angie Tatiana Murillo Gallego
Los Comuneros Oswaldo Guayasamin
11-02 JM
SENA
2015

2. Ciclo vital
del
documento

3. Ciclo vital del documento es:
Es la denominación que se da a las
distintas fases o etapas por las que
va pasando el documento, desde su
creación a su eliminación o selección
para su custodia permanente.

4. Archivo de
gestión
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de
gestión administrativa.
Duración: Mientras dura la tramitación del procedimiento.
( 5 años)
Documentación: -administrativo
-legal
-contable
-fiscal
-técnico

5. ARCHIVO
CENTRAL
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya
consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida
(semiactivos).
Duración: de 30-50 años
Documentación: son los documentos transferidos de los archivos de
gestión ( semiactivos Valores Primarios)

6. ARCHIVO
HISTÓRICO
Los constituye aquella documentación que ha sido transferida desde el
archivo central, la cual debe conservarse permanentemente dado el valor
que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.
Duración: se conservan definidamente (permanente)
Documentación: -histórico
-cultural
-investigativo
-científico
-

7. Plan de gestión
documental

8. es el Conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta
su disposición final.
Plan de gestión documental es:

9. Producción
Creación y diseño de documentos

10. Recepción
Identificación de medios de recepción
mensajería, fax,
correo tradicional,
correo electrónico,
página web, otros

11. Distribución de documentos

12. Trámite
Recepción de solicitud o trámite- Confrontación y
diligenciamiento de planilla de control y ruta del
trámite

13. Organización documental
Identificación de unidades administrativas y
funcionales

14. Consulta
Ubicación de los documentos

15. Conservación del documento
Diagnóstico integral

16. Disposición final
Selección de los documentos en cualquier etapa del
ciclo vital, para su eliminación.

17. Gracias