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# 6 – Limpe Sua Caixa de Entrada:
Essa dica parece óbvia, no entanto, conheço várias pessoas...
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O Timothy Ferriss, autor de
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Você pode utilizar softwares para proteção contra antivírus e anti-
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# 10 – Newsletters:
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você.
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# 1 - Assunto do E-mail
# 2 - Cópias de E-mail
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10 estrategias com emails para aumentar sua produtividade

  1. 1. www.produtividade360graus.com 10 Estratégias Com E-mails Para Aumentar Sua Produtividade Tamara Myles, coach de produtividade, relata em seu livro “Produtividade Máxima” que: ● Atividades com correio eletrônico consomem, em média, treze horas por semana de trabalho de cada empregado. Podendo em algumas empresas chegar a 20 horas (como a Intel por exemplo); ● 30% dos e-mails recebidos na Intel por seu funcionários eram desnecessários; ● Os altos executivos recebiam até 300 mensagens por dia; ● O funcionário médio da empresa recebia de 50 a 100 mensagens por dia.
  2. 2. www.produtividade360graus.com Esses dados nos mostram o quanto o e-mail pode reduzir nossa produtividade se não forem trabalhados de forma correta. Como você pode lidar de maneira mais eficiente com e-mails de modo a aumentar sua produtividade? Pensando em respostas para essa pergunta escrevi este artigo onde vou apresentar a você 10 estratégias eficazes para lidar com e-mails e aumentar sua produtividade. Vejamos agora em detalhes cada dessas estratégias. # 1 - Assunto do E-mail: Escreva o assunto do E-mail de forma clara e objetiva, isso ajudará o destinatário a entender a importância ou urgência do mesmo.
  3. 3. www.produtividade360graus.com Fazendo isso a probabilidade de abertura do e-mail aumenta e consequentemente a mensagem que você quer transmitir é verificada no tempo que você estipulou. Você pode utilizar palavras impactantes, tais como: urgente, agora, importante, etc. Elas convertem muito bem em abertura de E-mails a partir do assunto. # 2 - Cópias de E-mail: Enviei cópias apenas para as pessoas que realmente precisam ler o e-mail. Ao enviar cópias para várias pessoas sem critério você poderá receber e-mails delas solicitando esclarecimentos, dessa forma sua caixa de entrada pode ter um aumento de e-mails sem necessidade. # 3 - Corpo do E-mail:
  4. 4. www.produtividade360graus.com O primeiro parágrafo de um e-mail é essencial e deve chamar a atenção do leitor, do contrário ele pode fechá-lo. Não utilize abreviações, do contrário você corre o risco de ser interpretado erroneamente. Evite letras maiúsculas, pois elas indicam “berro”, onde quer se passar a ideia de um tom de voz alto e talvez até agressivo. Esse artifício representa uma descarga emocional que deve ser evitada. Para realçar trechos ou palavras importantes use negrito, sublinhado, itálico ou uma combinação deles. Você pode também inserir links para sites e páginas relacionadas ao assunto em questão. Você pode também usar imagens simples ou imagens com links. Saiba porém que alguns serviços de e-mails bloqueiam as imagens quando a mensagem é aberta.
  5. 5. www.produtividade360graus.com Seja claro e objetivo no texto, evite textos longos. # 4 - Organize E Existem e-mails que são muito importantes, pois podem representar a prova daquele “disse me disse” em ocasiões de conflito, pode ter um conteúdo singular. Podem até mesmo servir como banco de dados na forma de um histórico para determinado objetivo. Seja lá como for, dê nomes específicos as pastas, que pode ser de pessoas, empresas, organizações civis, etc. www.produtividade360graus.com objetivo no texto, evite textos longos. Organize E-mails Importantes em Pastas: mails que são muito importantes, pois podem representar a prova daquele “disse me disse” em ocasiões de conflito, pode ter um conteúdo singular. até mesmo servir como banco de dados na forma de um histórico para determinado objetivo. Seja lá como for, dê nomes específicos as pastas, que pode ser de pessoas, empresas, organizações civis, etc. mails Importantes em Pastas: mails que são muito importantes, pois podem representar a prova daquele “disse me disse” em ocasiões de conflito, podem até mesmo servir como banco de dados na forma de um Seja lá como for, dê nomes específicos as pastas, que pode ser de
  6. 6. www.produtividade360graus.com Observação 1: Essas pastas serão utilizadas apenas para efeito de arquivamento e não de recebimento. Cada uma conterá apenas um remetente. Observação 2: Para otimizar os e-mails de extrema importância que você recebe, crie uma pasta chamada “Importantes” e crie um mecanismo para redirecionar o recebimento de e-mails para ela. Nesta pasta irão conter e-mails de várias pessoas ou empresas extremamente relevantes para você. Ao abrir sua caixa de e-mails, comece pela pasta “Importantes”. Somente depois abra os demais e-mails da caixa de entrada. # 5 – Tenha Outro E-mail: Utilize um e-mail para fins profissionais e outro para fins pessoais. Ao fazer isso você evitará que sua caixa de entrada do e-mail profissional fique cheia de assuntos não relevantes. Malas diretas, sites de entretenimento, entre outros que não estão diretamente ligados ao seu trabalho devem ser vinculados ao seu e- mail para fins pessoais. Você irá checar rotineiramente seu e-mail para fins profissionais, sendo que o e-mail para fins pessoais será checado eventualmente.
  7. 7. www.produtividade360graus.com # 6 – Limpe Sua Caixa de Entrada: Essa dica parece óbvia, no entanto, conheço várias pessoas que permanecem com e-mails que não são nem urgentes nem importantes por semanas. A sensação de ter uma caixa de entrada vazia é semelhante a de ver uma mesa de escritório também vazia. Sensação de que você está sendo produtivo, eficaz, pois está resolvendo as demandas que chagam até você. Um e-mail recebido pode ter vários destinos: lixo, arquivo ou execução. Ao abrir um e-mail tome uma ação. # 7 – Estabeleça Horários Para Abrir E-mails: A frequência e horários que você irá abrir sua caixa de entrada dependerá muito do tipo de trabalho que você tem. Porém, recomenda-se não ficar abrindo e-mails a cada meia hora, ou de hora em hora. Estabeleça horários, tipo: depois do almoço e no final da tarde. Existem pessoas que preferem checar os e-mails logo pela manhã outras somente a tarde.
  8. 8. www.produtividade360graus.com O Timothy Ferriss, autor de e-mails dele apenas uma vez por segunda-feira, segundo ele próprio. E ele é considerado um dos grandes gurus da pessoal. No horário estabelecido para checar seus e apenas nessa tarefa. Do contrário, se realizar tarefas múltiplas nesse horário muitos e mails não serão lidos ou respondido # 8 – Utilize Um Filtro Anti www.produtividade360graus.com , autor de “Trabalhe 4 Horas Por Semana” mails dele apenas uma vez por semana durante uma hora, a cada , segundo ele próprio. E ele é considerado um dos grandes gurus da produtividade No horário estabelecido para checar seus e-mails, tenha foco apenas nessa tarefa. Do contrário, se realizar tarefas múltiplas nesse horário muitos e mails não serão lidos ou respondidos. Utilize Um Filtro Anti-Spam: “Trabalhe 4 Horas Por Semana” abre os durante uma hora, a cada produtividade mails, tenha foco Do contrário, se realizar tarefas múltiplas nesse horário muitos e-
  9. 9. www.produtividade360graus.com Você pode utilizar softwares para proteção contra antivírus e anti- spam. Softwares são constantemente atualizados, fator fundamental contra a ação de hackers. Manter um filtro anti-spam irá também evitar o recebimento de mensagens não solicitadas e anúncios. Nunca responda a uma mensagem de spam. # 9 – Redirecionamento de E-mail: Se você possui muitas contas de e-mails, como é o caso de pessoas que possuem vários blogs, então você pode utilizar o redirecionamento de e-mails para uma única conta. Esse procedimento irá centralizar a entrada de e-mails em uma única conta, porém as respostas irão ser assinadas automaticamente como se fossem enviadas de cada e-mail referente a cada blog por exemplo. Sem dúvida você irá economizar muito tempo, pois você não terá que entrar em cada conta de e-mail individualmente. Existem vários tutoriais na internet que mostram como fazer o redirecionamento de e-mail.
  10. 10. www.produtividade360graus.com # 10 – Newsletters: Assine apenas as newsletters que realmente sejam relevantes para você. Cancele todas as outras, do contrário você ficará tentado a dar aquela olhadinha básica para ver o que a mensagem contém. Você perderá tempo. Recapitulando: Neste artigo você aprendeu 10 estratégias para trabalhar com e- mails deforma eficaz e dessa forma aumentar sua produtividade. As 10 estratégias foram:
  11. 11. www.produtividade360graus.com # 1 - Assunto do E-mail # 2 - Cópias de E-mail # 3 - Corpo do E-mail # 4 - Organize E-mails Importantes em Pastas # 5 – Tenha Outro E-mail # 6 – Limpe Sua Caixa de Entrada # 7 – Estabeleça Horários Para Abrir E-mails # 8 – Utilize Um Filtro Anti-Spam # 9 – Redirecionamento de E-mail # 10 – Newsletters Espero que este artigo tenha contribuído para melhorar seu trabalho com e-mails, haja vista que diariamente utilizamos esta ferramenta de comunicação. Compartilhe sua opinião nos comentários e lembre-se de se inscrever em nossa lista de e-mails para ser o primeiro a receber novos artigos. Grande abraço, Coach Sátiro Ramos

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