Een presentatie van Elma Schouten, associate van Steenwinkel Kruithof Associates, over de succesvolle implementatie van PSYGIS Quarant bij GGZ inGeest. Vanuit haar rol als projectmanager gaat zij in op de inrichting en de succes- en faalfactoren van het project.

1. Bij GGZ inGeest
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates

2.  Elma Schouten
Projectleider IQ voor GGZ inGeest
Steenwinkel Kruithof Associates
www.steenwinkelkruithof.nl
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
2

3. Na de fusie zijn we één instelling met:
 twee systemen waar cliënten in geregistreerd worden;
 twee EPD’s waarin de interactie tussen behandelaar en cliënt wordt
vastgelegd.
314-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates

4. Eén instelling met één systeem voor cliëntenregistratie en EPD
En daarmee kiezen we voor kwaliteit in:
 zorgverlening (b.v. dossiers worden overal benaderbaar omdat ze in één
systeem zitten);
 behandeling (één wijze van vastleggen resultaten en afspraken tussen
behandelaar en patiënt);
 bedrijfsvoering (b.v. geen verschillen meer in interpretatie van
managementinformatie);
 financiële administratie (één bron voor het declareren van DBC’s bij
verzekeraars).
414-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates

5.  Raakt het totale primaire proces.
 Ca. 1500 medewerkers direct betrokken.
 Beperkt budget.
 Strakke planning.
 Grote inspanning van de inGeest medewerkers.
En onderwijl moet de continuïteit gewaarborgd worden van de:
 cliënteninformatie,
 declaraties,
 productieregistratie.
514-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates

6. Het IQ-project is voor onze
organisatie van groot belang.
Het EPD en cliëntregistratiesysteem
vormt immers de backbone van onze
dienstverlening.
Het levert belangrijke informatie
voor de zorgverlening maar zeker
ook voor de bedrijfsvoering.
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates

7.  We hebben iedereen hard nodig om het project tot een
succes te maken.
 Het primaire proces (EPD) en de ondersteuning
(registratie/facturering) moeten nauw samenwerken.
 In de organisatie is dit belegd door Cécile Gijsbers van Wijk
(GD) en Anne Leemhuis (DF&I) samen verantwoordelijk te
maken.
 Het project heeft met het werk van de Visiegroep (visie op
EPD) al een mooie start gemaakt.
Met hard werken en vol vertrouwen dat we het tot een
mooi en goed project maken.
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
7

8.  Themapagina Intranet
 Klankbordsessies (data zijn spoedig bekend)
 Roadshows (vanaf januari 2010)
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
8

9.  Projectorganisatie opzetten.
 Met elkaar (medewerkers van GGZ inGeest) vaststellen hoe het
werkproces binnen GGZ inGeest verloopt.
De uitkomst:
 één uniform werkproces voor alle zorgvormen,
 uniforme set brieven en formulieren,
 een ontwerp voor een uniform EPD.
 Quarant inrichten zodanig dat het werkproces optimaal ondersteund
wordt.
 Bestaande koppelingen met andere systemen opnieuw activeren.
 Opleiden.
 Psygis vervangen door Quarant.
 Iris vervangen door Quarant.
9
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates

10. 10
Definitie- &
opzetfase
Voorbereiding
implementatie
OverdrachtUitrol
PSYGIS ->
Quarant
Uitrol
IRIS ->
Quarant
01-10-09 15-02-10 15-05-10 15-06-10 15-10-10 15-11-10
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates

11.  project inrichten, opzetten en bemensen
 definiëren en vaststellen uniforme werkprocessen
 harmoniseren brieven en formulieren
 definiëren en vaststellen inrichting Quarant (basis en
dossier)
Inrichten nieuwe hardware en omgevingen
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
11

12.  inrichten en testen van Quarant (basis en dossier)
 realiseren koppelingen
 bekend raken met het uniforme werkproces
 roadshows
 opleiden PSYGIS-gebruikers en -beheerders
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
12

13.  migratie van PSYGIS 4.8 naar Quarant
 werken met het nieuwe EPD
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
13

14.  converteren van cliëntengegevens van IRIS naar Quarant
 omzetten dossiergegevens IRIS naar PDF
 opleiden IRIS-gebruikers
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
14

15.  restpunten conversie oplossen
 overdracht aan de lijnorganisatie
 nazorg
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
15

16. Opdrachtgever
Stuurgroep
Projectleider
Deelproject AO/IC
Deelproject Inrichting
en conversie
Deelproject Testen
Projectbureau
Deelproject
Koppelingen
Deelproject Org
implementatie
Werkgroep
AO/IC basis
Werkgroep
AO/IC zorgproces
Werkgroep Quarant
basis
Werkgroep Quarant
dossier
Werkgroep Quarant
techniek
Werkgroep testen
Werkgroep
koppelingen
Werkgroep
Opleidingen
Werkgroep Org.
Implementatie circuit
Klankbord
bijeenkomsten
Projectgroep
Visiegroep
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates

17.  Wil je meewerken aan een nieuw EPD?
 Of heb je goede ideeën over hoe het proces rondom de
patiënt zou moeten verlopen?
 Ben je nauwkeurig en wil je graag helpen het nieuwe
systeem te testen?
 Vind je het belangrijk dat alles op orde is en
wil je daar je steentje aan bijdragen?
Meld je aan bij je leidinggevende!
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
17

18.  Deelname aan het project, de werkgroep, workshop of
vergadering is niet vrijblijvend of facultatief.
Bij afwezigheid vindt voortgang van het project en
besluitvorming plaats en daarop wordt niet teruggekomen:
het zgn. “beurt voorbij laten gaan principe”.
 Het nemen van besluiten en het voeren van de discussie vindt
plaats in de vergadering.
 Bij gemelde afwezigheid wordt een gemandateerde vervanger
verwacht.
 Besluitvorming vindt plaats op sociocratische grondslag (een
besluit wordt genomen tenzij er zwaarwegende bezwaren
zijn).
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
18

19.  Visiebijeenkomst.
 Plan van aanpak, scope e.d.
 Stuurgroep, projectgroep.
 Urgentie, noodzaak, complexiteit.
 Communicatie.
 Kwaliteit en capaciteit interne organisatie.
 Implementatieteams en linking pins.
 Opleiden met E-learning.
 ICT-betrokkenheid.
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
19

20.  Vragen?
14-4-2011
Elma Schouten
Steenwinkel Kruithof Associates
20