Більш детальніше про кафедру та її роботу можна дізнатись за посиланням: https://management.biem.sumdu.edu.ua/uk/

1. Управління конфліктами та
змінами в проєктно-орієнтованій
організації
Тема 1
Елементи управління проєктно-
орієнтованої організації
Презентація створена як наочний матеріал для підготовки спеціалістів
управлінського напряму
Кафедра управління, Сумський державний університет

2. Більш детальніше про кафедру та її роботу
можна дізнатись за посиланням:
https://management.biem.sumdu.edu.ua/uk/

3. Зміст
 1.1 Сутність проектно-орієнтованої
організації
 1.2 Внутрішнє середовище
організації
 1.3 Зовнішнє середовище
організації
 1.4 Офіс управління проектами

4. 1.1 Сутність проектно-
орієнтованої організації
 Організація (від лат. organum — інструмент, орган) —
цільове об'єднання ресурсів для досягнення певної мети.
Загальні риси організацій за М. Месконом:
o наявність ресурсів: людей, капіталу, матеріалів, технології,
інформації тощо.
o залежність від зовнішнього середовища (економічних умов,
громадських організацій, міжнародних подій, законодавчих
актів, конкурентів, менталітету суспільства тощо).
o горизонтальний поділ праці (виділення конкретних
завдань), підрозділи, які виникли в результаті
горизонтального поділу праці.
o вертикальний поділ праці, спрямований на координацію
роботи, тобто здійснення процесу управління.
o необхідність управління.
o наявність формальних та неформальних груп.
o здійснення певних видів діяльності (виробничої, фінансової,
інвестиційної, торговельної, науково-дослідної тощо).

5. 1.1 Сутність проектно-
орієнтованої організації
Фактори, які необхідно враховувати при виборі
організаційної структури:
 ступінь узгодження з організаційними цілями,
 можливості спеціалізації,
 діапазон контролю та ефективності,
 чіткість лінії і сфери повноважень,
 можливості делегування,
 призначення відповідальності,
 ефективність виконання,
 обдуманість витрат,
 фізичне місце розташування (наприклад, спільне
розміщення, регіональні та віртуальні структури),
 зрозумілість комунікації (наприклад, політика, статус
діяльності та бачення організації).

6. 1.1 Сутність проектно-
орієнтованої організації
Вплив організаційних структур на проект
Тип організаційної
структури
Проектні характеристики
Робочі групи
Влада
менеджера
проекту
Роль
менеджера
проекту
Доступність
ресурсів
Контроль
бюджету
проекту
Адміністративне
керівництво
проектом
Органічна або проста
Гнучкі; люди
працюють
поруч
Незначна
або відсутня
Неповний
робочий день;
може бути або
не бути
координаторо
м проекту
Незначна або
відсутня
Власник
Незначне або
відсутнє
Функціональна
(централізована)
За
виконуваною
роботою
(наприклад,
інженерія,
виробництво)
Функціональний
менеджер
Часткове
Мультидивізіональна
Типи
групування:
продукт;
виробничі
процеси;
портфель;
програми;
географічний
регіон; тип
клієнта

7. 1.1 Сутність проектно-
орієнтованої організації
Вплив організаційних структур на проект
Тип
організаційної
структури
Проектні характеристики
Робочі
групи
Влада
менеджера
проекту
Роль
менеджера
проекту
Доступність
ресурсів
Контроль
бюджету
проекту
Адміністративн
е керівництво
проектом
Матрична -
сильна
За функціями
роботи, з
функцією
менеджера
проекту
Від помірної до
великої
Повноцінна
робоча роль
Від помірної до
великої
Проектний
менеджер
Повне
Матрична -
слабка
За функціями
роботи
Низька
Часткова; як
частина іншої
роботи
Низька
Функціональний
менеджер
Часткове
Матрична -
збалансована
Від низької до
помірної
Часткова;
виконання
функцій
відповідно до
навичок
Від низької до
помірної
Змішаний

8. 1.1 Сутність проектно-
орієнтованої організації
Вплив організаційних структур на проект
Тип
організаційної
структури
Проектні характеристики
Робочі групи
Влада
менеджера
проекту
Роль
менеджера
проекту
Доступність
ресурсів
Контроль
бюджету
проекту
Адміністративн
е керівництво
проектом
Проектно-
орієнтована
(композитна,
гібридна)
За проектами Висока
Повноцінна
робоча роль
Висока Менеджер проекту Повне
Віртуальна
Мережева
структура з
вузлами в
точках
контакту з
іншими
людьми
Від низької
до помірної
Повноцінна або
часткова
робоча роль
Від низької до
помірної
Змішаний
Повне або часткове
Гібридна Змішана Змішана Змішана Змішана Змішане

9. 1.1 Сутність проектно-
орієнтованої організації
 Проектно-орієнтована організація (ПОО) – тимчасово
створена система для підтримки цілей проекту, портфеля або
програми.
Властивості ПОО:
o поєднання короткострокових та довгострокових видів
діяльності для досягнення продукту проекту;
o надання окремого бюджету на кожний окремий проект;
o мультифункціональність комунікацій в середині проекту;
o багатоначальність;
o тимчасовий характер структур.

10. 1.1 Сутність проектно-
орієнтованої організації
 Система – сукупність взаємопов'язаних
та взаємозалежних елементів, які
співпрацюють як єдине ціле.
Види систем:
o прості та складні;
o природні та штучні;
o активні та пасивні;
o відкриті та закриті;
o детерміновані та стохастичні.

11. 1.1 Сутність проектно-
орієнтованої організації
Характеристика організації як
відкритої системи:
 неадитивність;
 емерджентність;
 синергічність;
 стійкість;
 адаптивність;
 сумісність тощо.

12. 1.1 Сутність проектно-
орієнтованої організації
Організаційна система
Керуюча підсистема
Керована підсистема
Блок
визначення цілей
Блок регулювання
Основне
виробництво
Допоміжне
виробництво
Обслуговуюче
виробництво
Зовнішнє
середовище

13. 1.2 Внутрішнє середовище
організації
Американські економісти Мескон М., Альберт М. та Хедоурі Ф.
виділяють такі основні внутрішні змінні в організації:
 цілі — це конкретний кінцевий стан або очікуваний результат,
якого намагається досягнути група працюючих разом;
 структура — це сукупність логічних взаємозв'язків,
підрозділів та видів робіт, які дозволяють найбільш ефективно
досягти цілей організації.
 завдання — це види робіт, які необхідно виконати певним
способом та в обумовлений термін.
 технології - це засіб перетворення вхідних елементів
(матеріалів, обладнання, сировини) у вихідні (продукт, виріб).
 люди - найважливіший ситуаційний фактор організації. Його
роль визначається здібностями, обдарованістю, потребами,
знаннями, поведінкою, ставленням до праці, позицією,
розумінням цінностей, оточенням, наявністю якостей лідера.

14. 1.2 Внутрішнє середовище
організації
Аналіз внутрішнього середовища організації проводять за
наступними напрямками:
 виробництво: обсяг, структура, темпи виробництва;
номенклатура продукції підприємства; забезпеченість
сировиною і матеріалами, рівень запасів, швидкість їх
використання, система контролю запасів; наявний парк
устаткування і ступінь його використання, резервні
потужності, технічна ефективність потужностей;
місцезнаходження виробництва і наявність інфраструктури;
екологія виробництва; контроль якості, витрати і якість
технологій; патенти, торгові марки і т. п.;
 персонал: структура, потенціал, кваліфікація, кількісний
склад працівників, продуктивність праці, плинність кадрів,
вартість робочої сили, інтереси і потреби працівників;

15. 1.2 Внутрішнє середовище
організації
Аналіз внутрішнього середовища організації проводять за
наступними напрямками:
 організація управління: організаційна структура, система
управління; рівень менеджменту, кваліфікація, здібності та
інтереси вищого керівництва; фірмова культура; престиж та
імідж фірми; організація системи комунікацій;
 маркетинг: товари, вироблені фірмою, частка на ринку;
можливість збирати необхідну інформацію про ринки; канали
розподілу та збуту; маркетинговий бюджет і його
використання; маркетингові плани і програми; нововведення;
імідж, репутація і якість товарів; стимулювання збуту,
реклама, ціноутворення;
 фінанси і облік: фінансова стійкість та платоспроможність;
прибутковість і рентабельність (по товарах, регіонах, каналах
збуту, посередниках); ефективна система обліку, в тому числі
обліку витрат, формування бюджету, планування прибутку.

16. 1.3 Зовнішнє середовище
організації
 Зовнішнє організаційне середовище містить елементи, які
знаходяться за межами організації, але мають на неї суттєвий
вплив. Це конкуренти, споживачі, ресурси, технології та
економічні умови.
 Загальне середовище — це елементи, які мають
опосередкований вплив на діяльність організації. Вони
вміщують в собі соціальні, демографічні та економічні
фактори, які однаково впливають на всі організації
(збільшення темпів інфляції, зростання числа сімей, в яких
працюють чоловік і жінка).

17. 1.3 Зовнішнє середовище
організації
Функціональні сфери зовнішнього середовища такі:
 Соціальне середовище. Зростання населення, розвиток
культури, освіти визначають характер зростаючого
потенційного ринку; вимірювання потреби в кількості і якості
благ, які споживаються (продуктів, житла, комфорту), зміна
стилю життя призводить до трансформації понять зайнятості
та відпочинку, здорового способу життя, комфорту житла, а
все разом — мотивація для зміни виробництва благ і послуг.
 Правове середовище. Всі бізнес-організації працюють в
юридичних рамках, норми права регулюють поведінку бізнес-
організацій і вирішують спори, конфлікти між ними і
суспільством у цілому. Тому розвиваються закони, контрактне
право, захист споживачів тощо.

18. 1.3 Зовнішнє середовище
організації
 Державне середовище. Держава в економіці може
відігравати три різні ролі: невтручання держави в процеси
економіки (вільний ринок); радикальне втручання в економіку
(соціалізм і комунізм); прагматичне втручання, тобто
узгодження політичних поглядів, індивідуальної ініціативи,
прибуткової мотивації, ринкових сил (ринок, що регулюється).
 Політичне середовище. Внутрішній ринок знаходиться під
впливом політичних подій і рішень, аналогічно цьому
політичні фактори можуть впливати на операції в сфері
міжнародного бізнесу.

19. 1.3 Зовнішнє середовище
організації
 Технологічне середовище. Динаміка попиту і пропозиції на
ринку праці, ресурсів і фінансів впливає на темпи
інноваційних процесів у технології. Сили конкуренції
стимулюють процес розвитку технологій.
 Економічне середовище. Процеси виробництва продукції та
послуг завжди знаходяться в конкретному зв'язку з
економічним середовищем: рівнем зайнятості, платіжним
балансом, темпами економічного росту.
 Ресурсне середовище.

20. 1.4 Офіс управління проектами
Під офісом управління проектами (ОУП) розуміють
відділ організації (елемент її організаційної структури),
який відповідальний за централізацію та координацію
управління проектами, програмами та портфелями, що
знаходяться в його підпорядкуванні.
Специфічними функціями ОУП є:
- консультування та навчання;
- впровадження методології, передового досвіду та
стандартів з управління проектами;
- формалізація процесів організації (впровадження
типових процедур та шаблонів з управління проектами);
- управління комунікаціями проекту.

21. 1.4 Офіс управління проектами
Як правило, ОУП в своєму складі має таких працівників:
- керівник ОУП;
- професіонали та фахівці (штатні співробітники ОУП та
співробітники, що залучаються за строковими трудовими
договорами);
- технічні службовці.
Керівник ОУП відповідальний за аналіз та обґрунтування економічної
ефективності проектів, підготовку якісних вимог до нього; участь в оцінці
результатів здійсненого проекту, розробці супровідної документації,
корпоративних стандартів з управління проектами; організацію
винахідницької та раціоналізаторської роботи серед учасників команди
проекту та проведення консультацій задля вирішення окремих проблемних
питань. На посаду керівника ОУП призначаються особи, які мають вищу
освіту за відповідним професійним спрямуванням (та / або отримали
сертифікацію у сфері менеджменту проектів) з досвідом роботи на
проектних та керівних посадах не менше п’яти років.

22. 1.4 Офіс управління проектами
Проектний офіс може проектуватись на трьох
рівнях організації:
- на рівні проекту (для координації масштабних та
складних проектів);
- на рівні окремого підрозділу (якщо існує потреба
в управлінні декількома проектами підрозділу);
- на корпоративному рівні (якщо необхідна
стратегічна оцінка та ранжування проектів в
цілому по організації).

23. 1.4 Офіс управління проектами
В залежності від вирішуваних завдань, ОУП може мати один з
трьох типів:
- підтримуючий проектний офіс – надає допомогу при
прийнятті рішень з управління проектами через підготовку,
навчання, адміністрування та представлення інформації
Голова
правління
Директор з
маркетингу
Головний
інженер
Фінансовий
директор
Проект А Проект Б Проект В Проект Г
Головний
технолог
Офіс управління
проектами

24. 1.4 Офіс управління проектами
- контролюючий проектний офіс – виконує контрольні функції
за всіма проектами (через перевірку, аудит та оцінку проектів);
збирає та аналізує інформацію за проектами та вносить застережні
(поточні) корективи для забезпечення запланованого виконання
процесів і зменшення їх сукупного ризику; впроваджує стандарти
з управління проектами
Голова
правління
Директор з
маркетингу
Головний
інженер
Менеджер
проекту А
Менеджер
проекту Б
Менеджер
проекту В
Менеджер
проекту Г
Головний
технолог
Офіс управління
проектами

25. 1.4 Офіс управління проектами
- лінійний проектний офіс має функції команди
управління проектами та є структурою, що відповідальна за
фактичне виконання проектів; всі менеджери проектів
звітуються перед керівником ОУП; даний тип ОУП доречно
використовувати за невеликої кількості проектів в
організації.
Голова
правління
Директор з
маркетингу
Головний
технолог
Офіс
управління
проектами
Менеджер
проекту А
Менеджер
проекту Б
Менеджер
проекту В
Менеджер
проекту Г
Фінансовий
директор

26. 1.4 Офіс управління проектами
ОУП у своїй роботі проходить через чотири фази:
 ініціацію – на даній фазі описується майбутня роль ОУП
та визначаються його права; комплектується керівництво
офісу та формується штат за кожною посадою згідно з
штатним розписом; виділяється приміщення разом з
необхідною інфраструктурою;
 планування – створюється план виконання робіт ОУП, в
якому прописуються роботи, які він буде виконувати;
 виконання – на цьому етапі ОУП надає підтримку,
контролює та / або керує роботою команди проекту;
 вдосконалення – через зміну умов виконання проекту,
необхідно постійно поліпшувати рівень його роботи.

27. 1.4 Офіс управління проектами
Напрямки, у яких може розвиватися діяльність офісу
проекту:
 Проектування, розробка (або придбання), реалізація, забезпечення
функціонування процесів і інструментів управління проектами в
організації:
- процесу управління портфелями проектів:
- процесу управління життєвими циклами проекту;
- програмного забезпечення управління проектами.
 Придбання, розповсюдження та застосування знань в області
управління проектами:
- виявлення найбільш вдалих підходів до управління проектами;
- збір, документування, збереження не тільки позитивного, але й
негативного досвіду організації з управління проектами;
- розповсюдження цієї інформації серед зацікавлених осіб в
організації.

28. 1.4 Офіс управління проектами
Напрямки, у яких може розвиватися діяльність офісу
проекту:
 Забезпечення підготовки персоналу в області
управління проектами.
 Забезпечення безпосередньої підтримки проектів, що
виконуються.
 Створення бібліотеки виконаних проектів.