Smau Firenze 2014 - Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo e le opportunità di business del Dottore Commercialista

Dott. Robert Braga
Obbligo di Fatturazione
Elettronica verso la PA e
Conservazione digitale
sostitutiva a norma dei
documenti:
il ruolo del Dottore
Commercialista e le
opportunità di business
Dott. Marco GIANNINI
Obbligo di Fatturazione
Elettronica verso la PA e
Conservazione digitale
sostitutiva a norma dei
documenti:
il ruolo e le opportunità di
business del
Dottore Commercialista

Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a
norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI
INDICE
Perché dematerializzare: benefici
fattura elettronica : definizioni e caratteristiche
Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione
La Conservazione Sostitutiva: caratteristiche
Il Responsabile della CS ed il Manuale di conservazione
2

3

4

5

6

7

8

9
La Fattura Elettronica

10
I tre pilastri: A.I.L.
FE Documento che non viene mai materializzato, dall’emissione alla
conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che*:
il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella
fattura stessa
il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi
tipo dal momento di emissione sino alla ricezione
leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti
siano facilmente leggibili su carta o sullo schermo. (human readable) Se
necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un
software di visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI)
La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione
elettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità
fiscali/revisori etc.
*c. 3 dell’art.21 del DPR 633/72

11
• Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti
metodi x assicurare autenticità ed integrità:
• Apposizione firma elettronica qualificata o digitale,
• Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione
NOVITA’:
• Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino
collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei
beni/servizi riferibile ad essa
• Altre tecnologie in grado di garantire A I
LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE :
Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF)
La Fattura Elettronica - deregulation

12
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La Fattura Elettronica strutturata – formato XML

13
• Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire che
esista un collegamento certo tra ciascuna operazione
imponibile Iva e la fattura emessa (autenticità ed integrità):
• Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di
fatturazione:
contratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/
ddt/fattura/pagamento
• elementi da riconciliare:
x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l’ordine,
ricevuto la consegna, intestatario della fattura
x integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di
pagamento, Iva dovuta, p.iva corretta
Sistemi di controllo di gestione
(audit trails)

14
L’accordo (agreement) o “accettazione”, è un elemento essenziale,
obbligatorio in uno scambio di FE:
anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo
che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono
concordare una serie di elementi, tra cui:
• il formato della FE
• il sistema di trasmissione usato
• i metodi usati per garantire A I L
• Tempistiche
INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE
L’ESISTENZA DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE
AUTORITA’ FISCALI.
Accordo con destinatario

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Fattura elettronica emessa CON CONSENSO del destinatario,
all’acquisizione in formato elettronico:
• E’ fattura elettronica sia per emittente che per destinatario
• La conservazione dovrà obbligatoriamente avvenire in formato
elettronico, sia per emittente che per destinatario
La Fattura Elettronica: accordo tra le parti

16
Fattura elettronica SENZA CONSENSO del destinatario, all’acquisizione
in formato elettronico:
• E’ fattura elettronica SOLO PER L’EMITTENTE, formato analogica
per il destinatario
• Trasmissione alternativamente: sia con spedizione o consegna in
formato analogico (cartaceo), sia mediante strumenti informatici (La
spedizione con modalità tradizionali comporta che la data di
emissione coincida con quella di spedizione o consegna - Circolare
45/E)
• CONSERVAZIONE ELETTRONICA per l’EMITTENTE,
conservazione analogica per il destinatario
(Il destinatario, tuttavia, può comunque procedere alla conservazione
elettronica, previa conversione della fattura in documento informatico
e conservazione sostitutiva a norma)
La Fattura Elettronica: accordo tra le parti

17
La maggior parte dei vantaggi economici non deriva solo dai risparmi
nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla
completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti.
Questi vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è
STRUTTURATO
Quindi :
Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale, no
errori registrazioni, no smarrimenti etc
Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei
dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più
efficienti
Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni
necessario a ricevere pagamento

18
Con il progressivo constante incremento nell’utilizzo di documenti
strutturati (formati XML, XBRL, ecc.), la contabilità è destinata ad
“automatizzarsi”
L’effetto sarà:
• una notevole riduzione del tempo di inserimento dei dati
(almeno il 63%[*])
• un parallelo incremento delle disponibilità di risorse da dedicare
ad attività di “core business”
[*] fonte: risultati ricerca Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management Politecnico di Milano
La Fattura Elettronica: benefici

19
I benefici complessivi per il Sistema Paese dipendono, essenzialmente, dai
modelli di fatturazione elettronica che saranno adottati dai diversi attori in
gioco.
Secondo le stime dell’Istituto Politecnico di Milano, i benefici potenziali
per ciascun ciclo commerciale (per ciascuna fattura) variano:
- da 2-3 euro per modelli di sola conservazione sostitutiva o fatturazione
elettronica non strutturata
- a 80 euro per modelli di completa integrazione e dematerializzazione del
ciclo ordine-pagamento
http://www.ict4executive.it/executive/approfondimenti/l-adozione-massiccia-della-fatturazione-
elettronica-in-italia-farebbe-risparmiare-fino-a-60_436721531.htm
La Fattura Elettronica: benefici

20
-Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati: ordini,
prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e bancari
cliente/fornitore
-Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.)
-Uso di dati strutturati e standard (XML)
-Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema
etc)
-Mantenere un “audit trial” tra il sistema di FE e l’applicativo
interno x l’elaborazione dati fatturazione
-Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione
-Documentazione interna dettagliata dell’intero processo (Manuale
del responsabile della conservazione)
Best practices generali per la FE

21
Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la
Pubblica Amministrazione

22
OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI RAPPORTI
CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
(articolo 1, commi 209-214, Legge 244/2007)
Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e
registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data
di entrata in vigore del regolamento(**) di cui al comma 214,
l'emissione, la trasmissione, la conservazione e
l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le
amministrazioni pubbliche (*), nonché con le amministrazioni
autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili,
deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica,
con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52,
e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
(*) di cui all’articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196
(**) entrato in vigore il 06/06/2013

23
OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI RAPPORTI
CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
(articolo 1, comma 204, Legge 244/2007)
Il regolamento di cui al comma 214 è entrato in vigore il 06 giugno
2013 mediante publicazione in G.U n.118 il DMEF n.55 del 03/04/2013.
... dopo ben 5 anni di letargo....
Tra i 12* ed i 24 mesi dall’entrata in vigore del regolamento, le
amministrazioni pubbliche non potranno accettare fatture emesse o
trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, anche
parziale, sino all’invio in forma elettronica.
(*) nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli enti
nazionali di previdenza e assistenza sociale individuati come tali
nell'elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico
consolidato

24
OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI
RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
(articolo 1, commi 209-214, Legge 244/2007)
cliente:
ho bisogno di
inviare una
fattura
elettronica al
Comune,
altrimenti non
mi pagano il
lavoro che ho
fatto!

25

26
LE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE COINVOLTE
L’elenco delle Amministrazioni Pubbliche coinvolte è predisposto dall’Istat, suddivise in
tre categorie, sono:
1. Amministrazioni centrali
Organi costituzionali e di rilievo costituzionale, Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri,
Agenzie fiscali (Agenzia del Demanio, Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, Agenzia delle Entrate)
Enti di regolazione dell'attività economica (Agenzia italiana del farmaco – AIFA, Agenzia per l’Italia
digitale, Ente nazionale per il microcredito, etc.) Enti produttori di servizi economici (Agenzia
nazionale per il turismo – ENIT, Anas S.p.A., Ente nazionale per l’aviazione civile – ENAC, Ente
nazionale risi, Fondo innovazione tecnologica – FIT, Gruppo Equitalia, etc.) Autorità amministrative
indipendenti (Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca – ANVUR,
Autorità per le garanzie nelle comunicazioni – AGCOM, Autorità per l'energia elettrica e il gas –
AEEG, Garante per la protezione dei dati personali, etc.) Enti a struttura associativa (ANCI,
UNIONCAMERE, etc.) Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali (Accademia della
Crusca, Coni, CRI, etc.) Enti e Istituzioni di ricerca (Agenzia spaziale italiana – ENEA, Istituto
nazionale di statistica – ISTAT) Istituti zooprofilattici sperimentali;

27
LE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE
..segue
2. Amministrazioni locali
Regioni e province autonome, Province, Comuni, Comunità montane, Unioni di
comuni, Agenzie regionali sanitarie, Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei
rifiuti (ex AATO), Aziende ospedaliere, Aziende sanitarie locali, Camere di
commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali, Università e
istituti di istruzione universitaria pubblici, etc.;
3. Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale
Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti –
CNPADC, Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti
commerciali – CNPR, Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense, EPPI,
ENASARCO, INAIL, INPS, etc.

28
LA TEMPISTICA DI ADOZIONE

29
FatturaPA
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
• il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible
Markup Language), secondo il formato della FatturaPA.
Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di
Interscambio
• l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono
garantite tramite l'apposizione della firma elettronica
qualificata di chi emette la fattura
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice
identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura
riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni e dei
codici CIG e/o CUP, se previsti (art. 7bis DL 35/2013)

30
Predisporre la FatturaPA
Ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce, per il Sistema di
Interscambio, un file predisposto secondo il formato della
FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere
racchiusi in un file compresso, in formato zip, cioè in un file
archivio.
Dopo aver preparato il file, esso deve essere “nominato” in
maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di
Interscambio.
• Nel caso di file FatturaPA deve essere rispettata la seguente
nomenclatura:
Codice Paese - Identificativo univoco del Trasmittente - Progressivo univoco del file
FatturaPA

31
Esempi
Di seguito alcuni esempi di file FatturaPA (fattura singola e
lotto di fatture).
Versione 1.0
• Fattura singola versione 1.0 con una sola linea di fattura:
IT12345678910_11111.xml
• Fattura singola versione 1.0 con più linee di fattura:
IT12345678910_22222.xml
• Lotto di fatture versione 1.0
IT12345678910_33333.xml
• Fattura singola versione 1.0 firmata con firma XAdES-BES
IT12345678910_X1111.xml
• Fattura singola versione 1.0 firmata con firma CAdES-BES
IT12345678910_11111.xml.p7m
FatturaPA

32
SDI – sistema di interscambio
È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA:
 Accredita le PA
 riceve le fatture
 Effettua i controlli sui files
 Inoltra le fatture alla PA
 Notifica l’esito della trasmissione

33
MODALITA’ DI TRASMISSIONE:
il Sistema di Interscambio
Va rilevato che la trasmissione delle fatture elettroniche al SDI
(così come dal SDI alla P.A.), potrà essere svolta anche tramite
l’ausilio di “intermediari”, cioè operatori che, interfacciandosi con
il SDI, ne agevolino sia il processo di produzione e trasmissione
della fattura in formato XML, sia l’intera attività di conservazione
sostitutiva delle fatture elettroniche e dei messaggi
scambiati.
L’attività degli intermediari potrà essere svolta anche dai Dottori
Commercialisti.

34
Modalità di trasmissione
PEC: come allegato al messaggio. Possono esserci più allegati.
Non è necessario un particolare accreditamento (max 30MB)
sdi01@pec.fatturapa.it
modello “web service” fruibile attraverso protocollo https (max 5MB)
sistema pubblico di cooperazione (SDI COOP): un solo file alla
volta. Prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio
protocollo FTP
portale www.fatturapa.gov.it

35
Schema logico di
funzionamento SDI
rif.Doc.24IRDCECnov.’13

36
CIRCOLARE MEF n.1/DF del 31/03/2014
La Circolare chiarisce i pochi dubbi operativi per l’avvio della fatturazione elettronica
1. tutte le PA sono tenute a inserire l'anagrafica dei propri uffici deputati alla
ricezione delle fatture elettroniche nell’IPA entro 3 mesi dal 6 giugno 2014 -
termine scaduto
2. I codici dell'IPA una volta ottenuti devono inoltre essere comunicati dalla PA ai
fornitori - perché gli stessi possano inserirli nelle fatture da inviare al Sistema di
interscambio (SDI)
3. le fatture cartacee emesse prima dell'entrata in vigore dell'obbligo, ovvero prima
del 6 giugno 2014, saranno, anche dopo il 6 settembre 2014, accettate e pagate,
mentre le fatture cartacee emesse dopo il 6 giugno 2014 non potranno essere in
alcun modo accettate o pagate dalle PA
4. ricevuta con esito negativo = avvenuta consegna (NB) = fattura emessa ex art.21
5. altri chiarimenti tecnici

ma allora il 6 giugno 2014 si parte davvero con la fatturazione elettronica
nei confronti della PA?
Nuove specifiche tecniche operative
delle regole
tecniche (allegato B FE PA ver. 1.1) -
operative dal 06/05/14
SI

38
Impatto della fattura PA
 Sui fornitori:
passaggio al ciclo attivo di fatturazione elettronico,
internamente oppure avvalendosi di intermediari.
Conseguente obbligo di conservazione elettronica delle
fatture attive.
 Sulla PA:
divieto di accettare fatture cartacee e di procedere ad
alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio del doc
elettronico. Adeguamento dei sistemi alla ricezione,
gestione e conservazione di FE.

39
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

01 FattureEmesse
02 FattureRicevute
03 NotaVariazioneAumento
04 NotaVariazioneDiminuzione
05 DocumTrasporto
06 Scontrino
07 Ricevuta
08 Bolla
09 LibroGiornale
10 LibroInventari
11 LibroMastro
12 RegistroCronologico
13 LibroCespiti
14 RegistroIrpef
15 RegistroFattureAcquisto
16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio
DOCUMENTI E SCRITTURE CHE SI POSSONO CONSERVARE IN
FORMATO DIGITALE
17 RegistroFattureEmesse
18 RegistroFattureInSospeso
19 RegistroCorrispettivi
20 GiornaleFondo
21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio
22 Registro Emergenza Iva
23 Bollettario
24 RegistroPrimaNota
25 RegistroUnico Iva
26 RegistroRiepilogativo Iva
27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe
28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm
29 RegistroTrasferimentiIntraUe
30 RegistroDichIntentiEmesse
31 RegistroDichIntentiRicevute
32 RegistroOmaggi
40

33 RegistroMemoriaProdContrassegno
34 RegistroLavorazioneProdContrassegno
35 RegistroCaricoProdContrassegno
36 RegistroScaricoProdContrassegno
37 RegistroBeniInDeposito
38 RegistroBeniInContoLavorazione
39 RegistroBeniComodato
40 RegistroBeniProva
41 RegistroSezionaleIvaInterno
42 RegistroCaricoStampatiFiscali
43 RegistroSocControllantiControllate
44 RegistroCaricoScaricoRegime
MargineMetodoAnalitico
45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale
46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale
47 RegistroCaricoCentriElabDati
FORMATO DIGITALE
48 RegistroScaricoCentriElabDati
49 RegistroSommeRicevuteDeposito
50 RegistroEditori
51 LibroSoci
52 LibroObbligazioni
53 LibroAdunanzeDelibAssemblee
54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione
55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale
56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo
57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti
58 AltriRegistri
59 UnicoPersoneFisiche
60 UnicoSocietaPersone
61 UnicoSocietaCapitale
62 UnicoEntiNonCommerciali
63 IrapPersoneFisiche
41

FORMATO DIGITALE
64 Irap Societa Persone
65 Irap Societa Capitale
66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati
67 Irap Amministrazioni Ed Enti Pubblici
68 Modello730
69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale
70 Modello Iva
71 Modello Iva Vr Richiesta Rimborso Credito Iva
72 Modello Iva 26Lp2006 Prospetto
LiquidazioniPeriodiche
73 Modello Iva 74Bis
74 Comunicazione Annuale Dati Iva
75 ModelloRichiestaRimborso
Credito Iva Trimestrale
76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute
77 Modello770Semplificato
78 Modello770Ordinario
79 ModelloCertificazioneCud
80 ModelloF23
81 ModelloF24
82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico
83 ModelliAnnotazioneSeparata
84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione
85 AltriDocumenti
ELENCO DEI TIPI DI DOCUMENTO DI CUI ALL’ALLEGATO 1 DEL “PROVVEDIMENTO ATTUATIVO DELLA COMUNICAZIONE DELL’IMPRONTA
RELATIVA AI DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI, AI SENSI DELL’ARTICOLO 5 DEL DECRETO 23 GENNAIO2004” DEL
DIRETTORE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE DEL 25 OTTOBRE 2010 (PROT. 2010/143663)
42

DEFINIZIONI
FIRMA DIGITALE
CERTEZZA della
staticità
immodificabilità
identità del firmatario
43
RIFERIMENTO TEMPORALE Data e ora devono essere appost
e in maniera precisa e corretta
Con la firma viene apposta la data e l’ora in cui si effett
ua la marcatura, opponibili ai terzi in quanto effettuate
da un Ente a ciò abilitato.
MARCA TEMPORALE
IMPRONTA
L’impronta, è una sequenza di byte ottenuta sottoponendo uno specifico file
a una particolare elaborazione normativamente regolata secondo standard
internazionali (cosiddetta funzione di hash).
L’impronta serve a realizzare un file di piccole dimensioni (qualche decina di
caratteri) che:
•ha corrispondenza biunivoca col file dal quale è stato generato
•rende impossibile ricavare dall’impronta il contenuto del file principale

in pratica
44

Caratteristiche della CS
normativa fiscale
Il processo di conservazione di un documento analogico richiede la sua
preventiva trasformazione in documento informatico, ed è regolato dall’articolo 4
del DMEF 23/01/2004.
..che avviene mediante la memorizzazione su qualsiasi supporto di cui (*):
•sia garantita la leggibilità nel tempo
•sia assicurato l'ordine cronologico
•non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta;
•devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni
dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al
codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
La trasformazione di un documento analogico in documento informatico richiede la firma
digitale di un pubblico ufficiale quando ci troviamo in presenza di un documento
“ORIGINALE UNICO”
(*) art. 3 c.2 del DMEF
45

46
Il processo di conservazione di un documento informatico
(art. 3, co. 2, del Decreto):
“….. e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione
della marca temporale, ……………. sull'insieme dei predetti
documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente
l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da
parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della
deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001”. (ex CNIPA n.11/2004
ora art.7 DPCM 3/12/2013).
Il compito del responsabile della conservazione, secondo
la predetta deliberazione, è quello di attestare il corretto
svolgimento del processo di conservazione.
normativa fiscale

47
(*) termine in fase di modifica
Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno
quindicinale per le fatture(*) e almeno annuale per i restanti
documenti. La riproduzione dei documenti informatici, su
supporto idoneo, avviene secondo le modalità di cui all'art. 1,
lettere o) e p) della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. (ora
lett. n) e o) CNIPA 11/2004)
•riversamento diretto: trasferimento senza alterazione della
rappresentazione informatica. Per tale processo non sono
previste particolari modalità;
•riversamento sostitutivo: trasferimento con modifica della
rappresentazione informatica:
Per i documenti informatici: art. 3, comma 2
Se provvisti di firma: con l’intervento di un pubblico Ufficiale
Per i documenti analogici art. 4, comma 4
Se originali unici: con l’intervento di un pubblico Ufficiale
normativa fiscale

in sintesi ....... schematicamente
1°
Documento iniziale
2°
creazione documento
informatico
3°
attività di
indicizzazione
4°
conclusione del
processo di
conservazione
Documento Analogico Scansione
(o attività equivalente) predisposizione del
database per le funzioni
di ricerca
conservazione
sostitutiva
Documento informatico
(art. 3, comma 1 del DMEF)
48
normativa fiscale

caratteristiche della conservazione sostitutiva previste dalla normativa fiscale
Esempio timing adempimenti anno di imposta 2013
49
entro la data del cosa fare
un giorno prima dell’avvio della
conservazione (*)
pagamento F23 in acconto per l’anno 2013(**)
31/01/2014 pagamento F23 a saldo 2013 acconto 2014(**)
30/12/2014 conclusione procedimento di conservazione
31/01/2015 trasmissione telematica impronta
(*) nell’esempio 31/12/2012
(**) in caso di CS per Libro giornale e Libro Inventari o fatture soggette a bollo da euro 2,00
Bollo da euro 16,00 ogni 2.500 registrazioni

QUADRO NORMATIVO
sintesi
Amministrativo
•DPR n.445/2000 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa
•Delib. CNIPA n.11 del 19/02/2004
•D.Lgs. n.82/2005 - Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD
•DPCM 30 marzo 2009 (Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica
delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici)
•DPCM 5 febbraio 2013 (elenco dei documenti analogici originali che le amministrazioni
possono conservare in digitale e quelli per i quali vige l'obbligo della conservazione in formato
cartaceo)
•DPCM 22 febbraio 2013 - G.U. n.117 del 21/05/2013 (regole tecniche in materia di
generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali)
•Giugno 2013 - Linee guida per la stesura di convenzioni per la fruibilità di dati delle PA -
art.58 c.2 CAD
• 26 giugno 2013 - Specifiche operative per la fatturazione elettronica verso la PA
DOCUMENTI approvati il 3 dicembre 2013, pubblicati in G.U. n.59 del 12/03/2014
- regole tecniche per il protocollo informatico;
- regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti digitali;
in attesa di approvazione:
- regole tecniche del documento informatico e gestione documentale
CIRCOLARE AGID n.65 del 10/04/2014 - Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui
soggetti ….conservazione….art.44-bis del CAD
50

51
Tributario
DMEF 23/1/2004 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto)*
D.Lgs.vo 52/2004 (fattura elettronica)
Circ. 46/E del 6 dic 2006 - (definizioni)
Risoluzione n.161/E del 9 luglio 2007 (imposta di bollo)
RISOLUZIONE Ag. Entrate n. 158 del 15 giugno 2009 (memorizzazione)
Provv. D.Ag.E. 25/10/2010 - prot. 2010/143663 (documenti)
Provv. 25/10/2010 n.143663 (estensione validità temporale impronte)
Legge 244/2007, articolo 1, comma 204 (obbligo fatt. elettronica v/so la P.A.)
Circolare AE 5/E del 29 febbraio 2012 (imposta di bollo)
Circolare Ag.Dogane 16D del 12 novembre 2012 (telematizzazione delle operazioni
doganali)
Recepimento Direttiva Europea 45/2010/UE - in vigore dal 01/01/2013 i nuovi artt 21 e
39 del DPR 633/72 (fattura elettronica: articolo 1, comma 325, legge n. 228/12)
Risoluzione n.19/E del 25/03/2013 (CMR elettronico per op. intracomunitarie)
DMEF 3 aprile 2013 n.55 (G.U. 22/05/13 n.118) (regolamento in materia di emissione,
trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni
pubbliche)
CIRCOLARE n.1/DF del MEF del 31/03/2014 - interpretativa in tema di fatturazione
elettronica
DL. n.66 del 24/04/2014 - (G.U. n.95) - Capo VI - “digitalizzazione” - artt.25-28
* di imminente modifica
QUADRO NORMATIVO
sintesi

52
Altre modifiche normative
D.L. 18/10/2012 n.179 (modifiche alla legge fallimentare e al decreto legislativo
08/07/1999 n.270 - Amministraz.straordinaria grandi imprese in crisi)
Civilistico
Art. 2215 bis del Codice Civile
NOVITA’ Modifiche previste al DMEF 23/01/2004
1.Conservazione elettronica dei documenti fiscali con cadenza almeno annuale
(comprese le fatture elettroniche)
2.Conservazione elettronica dei registri contabili entro 3 mesi dal termine ultimo di
presentazione delle dichiarazioni annuali
3.In caso di conservazione di documenti analogici, la cadenza annuale di
conservazione sostitutiva decorre dalla marca temporale apposta alle immagini
digitali
4.Eliminazione comunicazione impronta, sostituita da una comunicazione da indicare in
dich.dei redditi
5.Assolvimento imposta di bollo più semplice: un unico pagamento a consuntivo e
comunicazione unica telematica entro febbraio anno successivo
QUADRO NORMATIVO
sintesi

53
quali opportunità professionali
Documento n. 24
L’obbligodi fatturazioneelettronicaalla P.A. e nuove opportunità
professionali
per i Commercialisti
Novembre 2013
http://www.irdcec.it/node/622

54
opportunità professionali
Da un’analisi del nuovo contesto normativo di Fatturazione Elettronica
e conservazione sostitutiva, è possibile raccogliere nuove opportunità
di lavoro e di fidelizzazione della clientela che qui vengono elencate a
puro titolo esemplificativo e non esaustivo:
• intermediari abilitati: tranne che per i casi di società di grandi
dimensioni, i restanti fornitori della P.A. sono rappresentati da
aziende di piccole e piccolissime dimensioni che avranno bisogno di
qualcuno che effettui il servizio di spedizione telematica della
fattura elettronica per loro conto;
• consulenza organizzativa: i dottori commercialisti ed esperti
contabili conoscono le realtà organizzative di ogni singolo cliente e
sono in grado di rispondere con immediatezza ed efficacemente alle
esigenze di rimodellamento dell’organizzazione interna di questi;

55
Opportunità professionali
• formazione: gli studi professionali possono organizzare corsi
formativi al personale interno della propria clientela al fine di spiegare
le novità normative in atto …….. ed i benefici della fatturazione
elettronica e della conseguente conservazione sostitutiva a norma;
• consulenza contrattuale: consulenza alla clientela per la redazione
dei contratti con i fornitori dei servizi di fatturazione
elettronica/conservazione sostitutiva;
• responsabili della conservazione sostitutiva: i dottori
commercialisti ed esperti contabili, già tenutari delle scritture contabili
(c.d. conservatori analogici), sono in grado di rivestire i compiti previsti
per questa nuova figura professionale

56
LA FIGURA DEL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA

Responsabile della conservazione sostituiva
57
COSA FA ? art. 7 DPCM 3 dicembre 2013*
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della
tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla
normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo l a conformità alla
normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di
conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica
qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità
degli archivi e della leggibilità degli stessi;
* sostituisce l’art. 5 Delibera CNIPA del 19/02/2004

norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 58
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici,
adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei
sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per
ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo
all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione
all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal
manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di
conservazione ai sensi dell’articolo 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il
suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie
per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti
l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di
verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al
versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli
archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all’articolo 8 e ne cura
l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi,
organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva
Il manuale della conservazione sostitutiva è un documento
operativo con il quale si descrivono - in modo dettagliato - i
processi che vengono attuati per procedere all'archiviazione e alla
conservazione sostitutiva dei documenti in formato digitale,
fornendo la descrizione delle architetture e delle infrastrutture
informatiche utilizzate nel processo.
Il contenuto di tale manuale - il cui compito spetta al responsabile
della conservazione sostitutiva - è dettagliato all’articolo 8 il quale,
nel dichiarare che è un documento INFORMATICO, dispone che lo
stesso deve almeno indicare:
art. 8 DPCM 3 dicembre 2013

Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva (...art.8...)
“Il manuale di conservazione è un documento informatico che
riporta, almeno:
a. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la
responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo
puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto
della delega stessa;
b. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle
responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel
processo di conservazione;
c. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a
conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei
metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle
eventuali eccezioni;
d. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti
di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di
versamento;
e. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento
dei pacchetti di archiviazione;

f. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione
dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di
distribuzione;
g. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le
componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e
delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
h. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del
sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con
l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
i. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
l. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere
scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche
amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione;
m. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale,
indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
n. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva (...art.8...)

63
LA DEMATERIALIZZAZIONE E
L’ORGANIZZAZIONE DI STUDIO

PERCHE’ DEMATERIALIZZARE
Archiviazione tradizionale
•dimensione fisica
•difficoltà e tempo di
ricerca
•costo archiviazione
64

VANTAGGI
facilità di:
•reperimento: riduzione
dei tempi - NO STRESS;
•consultazione dal proprio
computer;
•gestione immediata ed
autonoma;
•trasportabilità
•invio immediato dei
documenti
•minori consumi
•restituzione documenti
•migliore struttura
organizzativa;
•minori costi;
•efficienza dei
processi: molti
documenti gestiti
nascono già digitali
65
PERCHE’ DEMATERIALIZZARE

DEFINIZIONE DELLE PROCEDURE (scritte)
Solo una corretta architettura/organizzazione di salvataggio permette
poi un’agevole ricerca e un immediato reperimento dell'informazione
elettronica
CONTINUITA’ nella logica di archiviazione da “cartacea” a “digitale”
e quindi:
comportamento UNIFORME: è un requisito fondamentale
(istruzioni scritte sulla denominazione dei files);
66
Formazione del Personale di Studio
(titolari compresi)

Formazione del Personale di Studio
(titolari compresi)
nessuna stampa: tutto a video
67

ORDINE PER GRADO ipotetico DI DIFFICOLTÀ
68
•Conservazione libri, registri e scritture
contabili
•Dichiarazioni e comunicazioni fiscali
(fascicolo intermediario)
•Fatture attive e passive analogiche (per
quelle digitali la conservazione è obbligatoria)
•Conservazione altri libri codice civile (Verbali
assemblee, cda, etc.)
•Tutta la documentazione amministrativa
(corrispondenza, contratti, etc.)
= ipotesi di grado di difficoltà

grazie per l’attenzione
Non lasciamoci sfuggire questa opportunità
Dott. Marco Giannini
Commercialista in Viterbo
m.giannini@menocarta.net tel. 335318118
Workspace Padova
Strada Battaglia n.71/c
Albignasego (PD)
tel +39 0498827367
info@menocarta.net

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