Clase de organización de eventos

1. Clasificación de los grupos,
congresos y convenciones
Lic. Sheyla Luna
Clase 2do Parcial 5to semestre de Idiomas y Relaciones
Públicas

2. Clasificación de los grupos, congresos
y convenciones
Desde el
punto de
vista del
mercado
Asociaciones de Ejecutivos
Sociedades profesionales
Organizaciones Fraternales
Asociaciones Científicas
Asociaciones Militares
Uniones Laborales
Organismos Femeniles
Asociaciones Educativas

3. Clasificación de los grupos, congresos
y convenciones
Desde el punto de
vista de su
objetivo
Convenciones
corporativas
Convenciones
Seminarios
Juntas de Ventas
Convenciones institucionales
O
Convenciones Asociaciones
Congresos
Conferencias
Grupos Turísticos
Grupos deportivos

4. Desde el punto de vista del mercado
1. Asociaciones de Ejecutivos:
a. Son los ejecutivos que viajan con todo pagado y con cuenta de
gastos
b. Generalmente no reparan en costos y utilizan servicios de lujo
solventados por sus respectivas empresas
2. Sociedades Profesionales
a. Son ejecutivos que viajan aproximadamente 2 veces por año
b. Los gastos corren por su cuenta
c. Son deducibles de sus ingresos que pueden ser pagados por sus
firmas comerciales o por su propia asociación
3. Organizaciones Fraternales
a. Se trata de viajeros que se desplazan con un fin social, sin cariz
comercial
b. Sus gastos son solventados por ellos
c. Se celebran a nivel Internacional, nacional o regional

5. Desde el punto de vista del mercado
4. Asociaciones Científicas
• Agrupan a personas relacionadas con la ciencia
• Sus convenciones son técnicas y profesionales
• Es posible que las asociaciones planeen a corto o
a largo plazo sus actividades
5. Asociaciones Militares
• Realizan pequeñas juntas de personal
generalmente retirado, y por lo mismo reditúan
menores ingresos.
• Escogen áreas de resort económicas con un fin
social

6. Desde el punto de vista del mercado
6. Sindicatos
• Realizan congresos nacionales, estatales y regionales
integrados por obreros especializados
• Son solventados por el Estado o por los sindicatos
• Los más solicitados son los de PEMEX y SHCP
7. Asociaciones Femeniles
• Los espectáculos no se incluyen en este tipo de reuniones.
• Se multiplicó después de los movimientos de liberación
femenina ( Ejemplo Ammje)
8. Asociaciones Educativas
• Son maestros, catedráticos y educadores. Constituyen un
buen negocio, especialmente en temporadas de bajo nivel
ocupacional.

7. Desde el punto de vista del fin que
persiguen y la forma en que se desarrollan
1. Convenciones Corporativas. Son las que organizan
las grandes empresas con el fin de motivar entrenar y
capacitar a su personal; se caracterizan por ser
obligatorias,mas frecuentes y tener mayor volumen de
asistencia, porque los gastos corren por cuenta de la
empresa. Estas reuniones se clasifican en:
a. Convenciones
b. Seminarios
c. Juntas de Ventas

8. Convenciones
• Son eventos de comunicación cuyo objetivo es
divulgar y desarrollar ideas o pensamientos, con
lo que se obtiene una síntesis útil para el futuro.
▫ Convenciones Institucionales
 Tambien representan un gran volumen dentro del
mercado de convenciones ;
 Se realizan con menos frecuencia que las
corporativas ya que son independientes y su gasto
es considerable
 Pueden ser pagadas por las asociaciones o los
participantes

9. Convenciones
▫ Convenciones de asociaciones:
 Se celebran a niveles locales, estatales, nacionales e
internacionales
 Agrupan a miembros de una comunidad que ejercen
la misma profesión, actividad o especialidad o
comparten un mismo interés colectivo
 La asistencia es voluntaria y los gastos son cubiertos
por el asistente.

10. Convenciones
▫ Convenciones empresariales
 Son eventos que las empresas celebran a niveles
locales, regionales, estatales, nacionales y
ocasionalmente internacionales.
 Se convoca a los ejecutivos, distribuidores y/o
agentes de venta
 Se exponen los nuevos productos y/o servicios a las
empresas.

11. Clasificación de las convenciones
empresariales
Congresos
Conferencias
Grupos Turísticos
Grupos Deportivos

12. Congreso
Su propósito es
impartir e
intercambiar
información
Encontrar
soluciones y
averiguar hechos
Campos técnicos,
económicos y
múltiples áreas
Fusión de opiniones
y experiencias de
personal altamente
capacitado
Reúnen a las
autoridades de la
materia que se trate

13. Congresos
• Se considera el evento más complicado de organizar,
si se compara con seminario o convenciones.
• Organiza agrupaciones y/o asociaciones de carácter
mundial.
• Los asistentes proceden de diversos países y sus
carácterísticas se adecúan al carácter de cada
reunión.
• Por lo general los gastos son de los participantes son
absorbidos total o parcialmente por las
dependencias a las que representan.
• Pueden ser:
▫ Regionales
▫ Nacionales
▫ Internacionales

14. Conferencias
• Son exposiciones de diversos temas en la que los
expertos presentan ponencias
• En este tipo de reuniones se llega a variar
conclusiones, las cuales se somenten a discusión
entre los participantes antes de considerarlas
finales.

15. Grupos turísticos
• Son conjuntos de
personas con un interés
común que parten de un
cierto destino a un lugar
determinado, a fin de
conocer la cultura la
arqueología, las bellezas
naturales y las
diversiones del mismo.

16. Grupos deportivos
• Concurren a espectáculos en donde muestran su fuerza física y
agilidad mental.
• Los ejemplos clásicos son :
▫ las olimpiadas
▫ Los juegos centroamericanos
▫ Panamericanos
▫ Campeonatos mundiales
▫ Torneos internacionales

17. La oficina de congresos y
convenciones
Lic. Sheyla Luna

18. Objetivo
La finalidad de la oficina de congresos y
convenciones es organizar y desarrollar aquellos
eventos que hacen que una convención tenga el
éxito esperado.

19. Funciones
• Para efectuar la planeación correcta, la oficina
de visitantes y convenciones resuelve los
problemas relacionados con la elección del lugar
sedw;
▫ los hoteles y su clasificación,
▫ los servicios que dispone cada lugar
▫ Así como sus principales características

20. Orienta a los visitantes en:
• Números de cuartos disponibles
• Tarifas
• Ubicación
Alojamiento
• Número y capacidad de salones
• Número de oficinas de RRPP
• Local para oficinas generales
• Espacios para recepción y registro
• Espacios para realizar exposiciones
• Facilidades para efectuar eventos sociales
Instalaciones
y Servicios
• Facilidades de transporte local
• Diversiones y actividades recreativas
• Tiendas comerciales, etc.
Localización

21. Orienta a los visitantes en:
• Eventos que tendrán lugar en hoteles,
restaurantes etc.
• Alquiler de auditorio y espacios para
desarrollar diversas actividades
• Contratación de la música o del
espectáculo para los eventos
Contratación
• Planeación y realización del evento
• Programación de actividades
• Organización de la promoción necesaria
• Recepción de invitados y convencionistas
• Organización de la transportación
• Planeación y realización de los festejos
que se efectuarán durante la convención
Organización