De huidige vergadercultuur wordt over het algemeen gezien als inefficient. Hoe kun je effectiever vergaderen? Hoe kan ICT daarbij goed ingezet worden? Welke afspraken en cultuur hoort daarbij?

1. effectief vergaderen

2. Sasja Beerendonk
sasja.beerendonk@e-office.com
twitter.com/sbeerendonk
http://nl.linkedin.com/in/sbeerendonk

3. e-office

4. agenda
#vergaderen

5. opdracht:
wat kom je halen?

6. 18e - 20ste eeuw

7. proces | controle | voorspelbaar
managen | lage kosten | mechanisch
structuur & proces
9 to 5 | foutloos | intern gericht
geen verandering | controle | proces leading

8. 21ste eeuw

9. kennis | informatie | overal
netwerk | creativiteit | doelgericht
slimheid & flexibiliteit
intrinsiek | zelfstandig | vertrouwen
samenwerken | discipline | faciliteren

11. vergaderen, wat is dat?
een vergadering =
een bijeenkomst van 3 of meer mensen
met gemeenschappelijke doelstellingen
waar interactie en communicatie het belangrijkste middel is
om dit te bereiken

12. opdracht:
top 3 ergernissen

13. ergernissen top 10
rinkelende telefoons
emailen tijdens vergadering
te laat komen
niet voorbereid zijn / stukken niet doorgenomen
uitlopen van vergaderingen
geen duidelijke agenda
actiepunten voorgaande vergadering niet gedaan
geen besluiten
langdradig
niet de juiste personen

14. we vergaderen veel
35% van de beroepsbevolking vergadert
25% van hun werktijd
de meeste vergaderingen beginnen te laat
of lopen juist uit
deelnemers zijn vaak onvoorbereid
en na de vergadering gebeurt er weinig

15. problemen
• email
• versies
• voorbereiding
• nabehandeling

16. effectief vergaderen, wat is dat?

17. aandachtspunten
• stel een heldere agenda op
• kies een vorm die past bij het doel
• kies de juiste deelnemers
• maak afspraken over gedrag voor, tijdens
en na de vergadering
• verstrek vooraf informatie
• beperk de vergadertijd tot een minimum
• leg afspraken, acties en communicatie vast
• laat technologie helpen

18. hoe kan technologie helpen?
• digitale werkomgeving
• voorbereiding centraal
• delen van documenten
• digitale actielijst
• online vergaderen / conference call
• chat en video chat
• mobiel : papierloos wordt digitaal
•

19. centraal samenwerken

20. papierloos werken

21. informatie in de cloud
MicroSoft MicroSoft
SharePoint SharePoint Dropbox Google Docs
Evernote
Google Docs
veilig intern beveiligd extern publiek beveiligd
persoonlijk

22. e-mail
samenwerken

23. hoeveel files genereert samenwerken
met e-mail bij 4 ontvangers met 2 versies?

24. a. 4
b. 10
c. 12
d. 54

25. a. 4
b. 10
c. 12
d. 54

26. mijn
versies
y = r * [ 2+(6*p) ]
aantal aantal aantal
files versie personen
ronden
mail en filesystem
y = r*([FS+MS]+3p*[MS+FS])
mijn versies heen en weer

27. 4e versie
104 104
3e versie
y = r * [ 2+(6*p) ] 60
tipping
aantal files
52 52
2e versie
point
40
28
26
20 1e versie
14
1 2 aantal personen 3 4

28. en dus…
• alles digitaal (of scannen)
• alles in de Cloud
• mail geen bestanden maar links
• zorg dat iedereen verbonden is
• maak afspraken
• beperk de duur van vergadering door
optimaal voor te bereiden

29. demonstratie