Material de Sistema y Procedimiento de un departamento de mantenimiento

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MANUAL SISTEMA Y
PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
COSTASUR
INTRODUCCION
Este proyecto tiene como finalidad, observar la aplicación de
la gestión del departamento de mantenimiento en una
empresa real, la empresa que se escogió para esta tarea es
la Costasur Dominicana S. R. L., la cual tiene más de 40 años
brindando servicios a nivel turístico.
Costasur Dominicana S. R. L. es una empresa que establece
las pautas y supervisa cada uno de los aspectos de las
relaciones residenciales y comerciales en Casa de Campo.
Una propiedad del tamaño de Casa de Campo necesita un
grupo de personas especializadas y apasionadas para
asegurar que el funcionamiento diario se realice sin
contratiempos, y que el futuro de Casa de Campo continúe
siendo prometedor.
Además, a fin de asegurar que las luces permanezcan
encendidas, el agua sea potable, y los campos estén en
condiciones impecables, Costasur Dominicana S. R. L.
también administra los recursos humanos, los servicios de
los huéspedes y el desarrollo futuro de Casa de Campo.
Realizado por Santiago Acosta y Azarias Muñoz

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INDICE
1. Responsabilidades de CostaSur Dominicana S.R.L
(Pag 3).
2. Objetivos del departamento de mantenimiento (Pag
5).
3. Organigrama Departamental (Pag 6).
4. Procesos del departamento de mantenimiento (Pag
7).
5. Formularios utilizados en el departamento de
mantenimiento (Pag 11).
6. Carta de notificación de altos consumos de agua
enviada a los clientes.

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Costasur Dominicana S. R. L. es responsable de los
siguientes servicios:
Administración general:
1) Administración general del proyecto.
2) Contabilidad y tesorería.
3) Recursos humanos.
4) Informática.
5) Administración de ventas/contratos.
6) Servicios al cliente.
7) Tiendas.
Planificación y diseño:
1) Planificación del desarrollo urbano de Casa de Campo.
2) Establecer y supervisar el cumplimiento de los reglamentos y
diseños de edificios.
3) Aprobación de los planos y proyectos de casas nuevas y
renovaciones.
Electromecánica:
1) Mantenimiento del funcionamiento de la energía del sistema
de proyectos.
2) Medición y facturación del consumo de electricidad residencial
y comercial.
3) Infraestructura eléctrica y equipos para sectores y residencias.
4) Instalaciones eléctricas para viviendas, incluidos medidores,
banco de transformadores, otros equipos y aparatos eléctricos.
5) Reparaciones de electrodomésticos.
Telecomunicaciones:
1) Sistema de teléfono para la comunidad y la Gerencia del hotel
de Casa de Campo.
2) Administración de la red de Internet.
3) Administración de los servicios de televisión por cable.

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Ingeniería y mantenimiento:
1) Administración del sistema de acueducto y planta de
tratamiento de agua de Casa de Campo
a. Incluye agua no potable y agua tratada.
b. Puesta en marcha de los medidores de agua residenciales.
c. Facturación y mediciones del consumo de agua residencial y
comercial.
2) Mantenimiento de la piscina común y del aire.
3) Sistema de administración y recolección de basura y poda.
4) Administración del mantenimiento del sistema de carreteras y
caminos (golf y peatonal) y supervisión de obras viales nuevas.
5) Ofrece servicios de fontanería, carpintería, pintura, venta de
gas propano, fumigación para residencias, piscinas y sistemas
de filtro de mantenimiento, instalación de calentadores de agua,
hornos y aire acondicionado, entre otros.
6) Mantenimiento de playas.
Campos de golf y áreas verdes:
1) Administración y mantenimiento de cinco campos de golf.
2) Paisajes y áreas verdes, gestión de proyectos públicos y
residenciales.
La Romana Country Club:
1) Administración del club privado Casa de Campo.
2) Los servicios incluyen golf, spa, centro de entrenamiento,
piscina, restaurantes y bares, tenis y clases para el bienestar
físico privadas, programación de varias actividades para los
miembros, eventos y banquetes.
GEO Costasur:
1) Exención de responsabilidad sobre las propiedades.
2) Proyecto de titulación de tierras de Administración del sistema.

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OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
El objetivo principal del departamento de mantenimiento es
ofrecer un servicio con la mayor calidad y en el menor tiempo
posible y alcanzar la mayor satisfacción de nuestros clientes.
Este departamento de mantenimiento se divide en varios sub-
departamentos los cuales se encargan del mantenimiento del
proyecto en lo que tiene que ver con el agua no potable y agua
tratada, incluyendo la medición y facturación de los medidores
de agua residenciales y comerciales, mantenimiento de las
piscinas de las áreas públicas y algunas privadas que están
dentro del plan de mantenimiento que se ofrece a nuestros
clientes, sistema de administración y recolección de basura y
poda, administración del mantenimiento del sistema de
carreteras y caminos (golf y peatonal) y supervisión de obras
viales nuevas.
También ofrecemos los servicios de fontanería y equipos,
carpintería, pintura, venta de gas propano, fumigación para
residencias privadas, instalación de calentadores de agua,
hornos, estufas, entre otros.

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ORGANIGRAMA DEPARTAMENTAL
SUPERINTENDENTE
ASIST.
SUPERINT.
ENC.
MANTENIMIENTO
II
ENC.
MANTENIMIENTO
I
SUP.
MANTENIMIENTO
II
ZONA NORTE
SUP.
PISCINAS
SUP.
MANTENIMIENTO
I
ZONA SUR
SUP.
MANTENIMIENTO
I
ZONA NORTE
SUP.
MANTENIMIENTO
II
ZONA SUR

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PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMINTO
ACUEDUTO Y PLANTAS DE TRATAMIENTO DE AGUA
En lo relacionado al servicio de agua de Casa Campo,
administrado y dirigido por Costasur Dominicana S. R. L.,
nuestro departamento se encarga de suministrarle agua al
proyecto tanto tratada, para el consumo humano y no tratada
para el reguío de las áreas verdes y campo de golf.
Contamos con un acueducto principal ubicado en el rio
Chavón, específicamente donde se encuentra la represa, en la
carretera La romana Higuey, y dos plantas de tratamiento
ubicada dentro del proyecto Casa de Campo.
El acueducto se encarga de enviar agua a cada una de las
plantas de tratamiento para procesarla y luego de procesada
es enviada a tres tanques de agua tratada con capacidad de
más de 800,000 galones y luego distribuida al proyecto a través
de un sistema de bombeo que abastece todo el proyecto.
El agua cruda es enviada directamente desde el acueducto y
almacenada en lugares estratégicos de almacenamiento,
como lagunas y cisternas diseminadas en el proyecto para
regar los jardines y campos de golf.
También contamos con dos plantas de tratamientos de aguas
residuales la cual se utilizan para el reguío de las áreas verdes.
SUB-DEPARTAMENTO DE MEDICION Y FACTURACION DE AGUA
Tenemos un equipo que todos los meses al final de cada mes se
encarga de tomar la lectura a todos los medidores de agua, tanto
residenciales como comerciales para determinar el consumo de agua
de cada una de las propiedades y comercios de Casa de Campo y
hacerle su cargo correspondiente.

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Este mismo equipo se encarga del mantenimiento de todos los
medidores de agua y su evaluación para determinar que su
funcionamiento este correcto y pueda marcar el consumo de agua real
patentizado por los fabricantes de dichos aparatos.
Todos los meses se hace una evaluación y se cambian entre cinco y
diez medidores que no estén en su debido funcionamiento.
Antes de enviar la facturación mensual al departamento de contabilidad
nos encargamos de verificar que no hayan errores en las lecturas
tomadas y verificar si algunas de las propiedades refleja un consumo
mayor de lo acostumbrado para notificarle y pueda tomar las medidas
de lugar.
SUB-DEPARTAMETO DE MANTENIMIENTO DE PISCINAS
En este departamento contamos con un supervisor y tres contratistas,
quienes se encargan del mantenimiento de las piscinas públicas
administradas por Costasur y algunas piscinas privadas de residencias
las cuales se encuentran bajo contrato con Costasur para brindarles el
mantenimiento correctivo y preventivo de sus piscinas.
Las piscinas públicas también cuentan con un equipo de mujeres del
mismo departamento que se encargan de la limpieza del área de la
terraza y los baños de las piscinas. Las piscinas públicas son visitadas
por los piscineros todos los días y se le da el servicio correspondiente.
Las piscinas privadas se visitan de acuerdo al servicio contratado por el
cliente. Puede ser diario, una, dos o tres veces a la semana de acuerdo
a las necesidades del cliente.

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SUB-DEPARTAMENTO DE RECOLECCION DE BASURA Y PODA,
MANTENIMIENTO DE CAMINOS Y CARRETERAS
Este departamento cuenta con varios camiones compactadores y
camiones de volteo descubiertos. Tenemos diseminado en todo el
proyecto contenedores especiales y los compactadores se encargan de
la recolección de la basura en cada uno de los lugares donde se
encuentra un contenedor, luego de pasar el camión compactador pasa
un camión cisterna especial, dotado de un mecanismo con agua y
productos químicos para lavar y desinfectar los contenedores.
Las áreas están divididas en sectores y los camiones visitan dos veces
a la semana cada sector según el control establecido por el Ingeniero
supervisor encargado.
Los camiones volteos se encargan de recoger las podas, es decir, en
cada propiedad los jardineros limpian sus patios y le dan mantenimiento
a los arboles de la propiedad y los camiones volteos recogen esa basura
para depositarla en un vertedero ubicado en un paraje llamado La Luisa.
También ese departamento cuenta con un personal que se encarga del
mantenimiento de las áreas deshabitadas, para darle mantenimiento y
mantener los caminos y carreteras limpias y asfaltados.
SUB-DEPARTAMENTO DE PLOMERIA Y EQUIPOS
Este departamento se encarga delos siguientes servicios de
plomería y equipos:
 Reparaciones de tubos
 Reparaciones de calentadores
 Reparaciones de inodoros y lavamanos
 Instalaciones de válvulas de agua
 Instalaciones de sistemas de reguíos
 Instalación y reparación de calentadores de agua
 Reparaciones de estufas
 Localización y corrección de fuga de agua
 Corrección de fuga de gas

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Este sub-departamento tiene un horario irregular, los servicios ofrecidos a los
clientes se extienden hasta las 8:00pm de la noche. Mientras que para los
trabajos internos, las emergencias, eso tiene que ver con roturas de tubos
matrices y las áreas comunes deben estar disponibles las 24 horas del día.
SUB-DEPARTAMENTO DE CARPINTERIA
Este departamento ofrece servicios de carpintería y ebanistería. Las
reparaciones de carpinterías son reparaciones sencillas en lo relacionado
a los clientes y la empresa. Este mismo departamento ofrece los servicios
de reparación de puertas, ventanas, gabeteros, gabinetes, etc.
SUB-DEPARTAMENTO DE PINTURA
Este departamento está compuesto por contratistas y se encarga del
mantenimiento de pintura interdepartamental y de la propiedades a cargo
de la compañía. Costasur no ofrece servicio de pintura directamente a los
clientes, salvo en casos especiales.
GAS PROPANO
La venta de gas propano funciona de la siguiente manera; Nuestro suplidor
es Tropigas S. R. L. Los clientes llaman a servicio al cliente y se anotan en
una lista para el reabastecimientos de gas propano en los cilindros
domésticos de 100 libras abajo. Para los tanques industriales, se refiere
las llamas de los clientes directamente a la secretaria del departamento de
mantenimiento, la cual se encarga de tomar el reporte y luego llamar a la
compañía Tropigas, reportar la propiedad necesitada del servicio y luego
el tanquero pasa por la propiedad y le lleva el gas a domicilio.
FUMIGACION
Este servicio al igual que el gas propano, es ofrecido por la compañía
Fumigadora oriental. Los clientes hacen el reporte en servicio al cliente y
servicio al cliente reporta a la fumigadora para que esta les brinde el
servicio. También la fumigadora Oriental se encarga de darle servicios a
las estructuras de la compañía y las villas que están a cargo de Costasu

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ALGUNOS DE LOS FORMULARIOS UTILIZADOS POR EL
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.
Formulario de trabajos realizados, donde se detallan las piezas y
el servicio utilizado y se le colocan los precios.

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Formulario de pedidos al Almacén del Central Romana

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Formulario para la salida de materiales del complejo.

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Formulario de autorización para el pago de horas extras.

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Formulario para el retiro de dinero de caja chica.

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Formulario virtual de solicitud de trabajos.

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Carta de notificación de altos consumos de agua enviada
a los clientes.