GEFICE-ASESORES DE EMPRESA mejora sus servicios y comunicación con clientes, con la ayuda de Sage Despachos.

1. Sage Despachos
Caso de éxito
GEFICE-ASESORES DE
EMPRESA mejora sus
servicios y comunicación
con clientes, con la ayuda
de Sage Despachos
Cliente
GEFICE, S.L.
(www.gefice.com)
Sector
Despacho Profesional
Localización
Barcelona, España
Solución
Sage Despachos
Objetivo
Dotarse de un sistema tecnológico
que permita controlar todas las
actividades del Despacho a través de
una única base de datos y de
manejar más ágilmente la
información. El despliegue de TICs
en la empresa, que posibiliten una
interacción ágil y permanente con los
clientes, al igual que el mejor
conocimiento y satisfacción de sus
necesidades.
GEFICE, S.L. es un proyecto
empresarial que se inició en Barcelona,
hace 27 años, de la mano de dos
jóvenes profesionales: Javier Quílez y
Nieves Rodríguez. Se trata de un
Despacho multidisciplinar, organizado
en las divisiones de Asesoría,
Consultoría y Servicios a Colectivos,
que hoy cuenta con un equipo de 11
empleados en continua formación.
Sus profesionales, titulados
universitarios en Económicas, Ciencias
Empresariales y Relaciones Laborales,
cubren las necesidades de los clientes
en ámbitos tan diversos como el
económico-fiscal, el laboral y el de
recursos humanos, o el financiero-
contable. La especialidad de GEFICE
es el asesoramiento fiscal y laboral, así
como la consultoría en Empresas
Familiares. El Despacho también realiza
la gestión de patrimonios particulares,
optimizando su fiscalidad.
“Aunque también asesoramos a grupos
multinacionales, nuestro cliente
mayoritario son las Pymes”, explica
Javier Quílez, Socio-Director de la
organización. En el sector con unas
ofertas de producto tan estructuradas,
como es el de los Despachos, una de
las principales vías para la
diferenciación de GEFICE ha sido
siempre el servicio al cliente. “Los
rasgos diferenciales de nuestra
organización son la flexibilidad, la
agilidad y la amabilidad con la que
tratamos a las organizaciones y
particulares que recurren a nuestros
servicios”, explica el portavoz del
Despacho.
En su día a día, GEFICE tampoco
descuida la aplicación de sus principios
básicos: seriedad, trabajo en equipo,
calidad en el servicio y confidencialidad,
y el uso de las nuevas tecnologías como
una vía para la mejora de su
desempeño.
“No puede existir un
planteamiento de
organización del
Despacho que no
tenga en cuenta las
nuevas tecnologías”
Javier Quílez,
Socio-Director de GEFICE-ASESORES DE
EMPRESAS.
Asegurar el desempeño, con el
apoyo de una buena herramienta
de gestión
“Las nuevas tecnologías ya forman
parte de nuestra vida profesional y
personal. En consecuencia, no
puede existir un planteamiento de
organización del Despacho que no
las tenga en cuenta”, comenta
Javier Quílez.
En el ámbito de la gestión interna,
las cuestiones prioritarias para
GEFICE son el manejo de la
información y la gestión
documental. “La capacidad de
controlar todas las actividades del
Despacho a través de una única base
de datos y de manejar más ágilmente
la documentación, son cada vez más
importantes en nuestro día a día”,
explica el Socio-Director del
Despacho. “La interacción con los
clientes también debe ser ágil y
permanente: dos objetivos igualmente
imposibles de alcanzar sin la ayuda de
las TIC”.
Con este planteamiento en mente,
desde su misma fundación, GEFICE
se dotó de unas soluciones de gestión
modernas y avanzadas. Desde
entonces, el Despacho ha ido
realizando inversiones continuas en su
mejora. “En nuestra adaptación al

2. Sage Despachos
Caso de Éxito
cambio tecnológico, siempre hemos ido
de la mano de Sage”, asegura Javier
Quílez. GEFICE empezó usando el
Centro de Cálculo de Sage Logic
Control, como un servicio externo para
la gestión de nóminas y para la
elaboración de declaraciones de renta.
A continuación, el Despacho empezó a
desplegar paulatinamente varias de las
soluciones del proveedor, para
automatizar sus procesos contables, de
nómina, etc. hasta la informatización de
todas sus áreas de negocio con
soluciones Sage. La primera que se
desplegó en GEFICE fue Sage Lab.
Varios años más tarde, el despacho
evolucionó a las soluciones Sage Win y,
después, a Sage Logic Class. Esta
última estuvo en funcionamiento hasta
septiembre de 2013, cuando GEFICE
implantó Sage Despachos.
“Uno de nuestros principales requisitos
en la adquisición de soluciones, ha sido
siempre la búsqueda de un proveedor
especializado en nuestro sector”,
explica el Socio-Director del Despacho.
“Migramos a Sage Despachos porque,
aunque fuera una plataforma similar a
Sage Logic Class, integra un conjunto
de módulos especialmente orientados a
nuestro sector e incorpora una serie de
utilidades muy prácticas para los
Despachos”.
Hoy, Sage Despachos es el núcleo del
sistema de información de GEFICE, que
cuenta con los módulos: contable,
fiscal, laboral, facturación, gestión
interna y CRM. La suite también se
utiliza de manera integrada con
Microsoft Office y con la base de datos
de Francis Lefebvre.
En palabras de Javier Quílez, la
migración ha sido muy fácil y ha
transcurrido sin ningún problema. “No
precisamos desarrollos adicionales,
salvo algunas parametrizaciones,
porque Sage Despachos es una
solución diseñada a la medida de
nuestro sector”, comenta el Socio-
Director. “Asimismo, en todo momento,
tuvimos a nuestro lado a los
profesionales de Sage, que nos
apoyaron en el despliegue de los
diferentes módulos”.
Hoy, todo el equipo utiliza Sage
Despachos en su día a día, en sus
respectivas áreas de especialización.
La migración a esta solución ha
requerido un período de adaptación por
parte de los empleados y ha supuesto
un cambio en la metodología de trabajo,
en algunas áreas. “Se trata asimismo de
una plataforma de gestión muy amplia y
con muchísimas posibilidades, en cuyo
aprovechamiento seguimos avanzando,
con la ayuda de los cursos online de
Sage”, añade el Socio-Director de
GEFICE.
Todos los módulos de la solución ya
están en producción, a excepción del
CRM, que GEFICE está empezando a
usar en la actualidad. Al completar este
paso, los planes de la organización
pasan por desplegar las soluciones de
comunicación y el Portal del Empleado
de Sage, con los que se pretende
mejorar la comunicación y el servicio a
clientes.
Beneficios obtenidos con el
despliegue de Sage Despachos
Uno de los principales beneficios de
Sage Despachos para GEFICE, ha sido
“el uso de una única base de datos, que
nos ha permitido estructurar y agilizar
todos los procesos de trabajo en la
organización”, comenta Javier Quílez.
El portavoz del Despacho también
afirma que ha resultado ser muy fácil de
utilizar. “Asimismo, ahora contamos con
un modelo de gestión, en el que todos
los procesos están soportados por
programas informáticos. Los propios
programas marcan el procedimiento a
seguir y esto ha sido beneficioso para el
despacho, porque nos ha obligado a
seguir un protocolo de trabajo,
erradicando la improvisación”.
En cuanto a las funcionalidades que
más útiles le han resultado a GEFICE,
en sus distintas áreas de actuación, en
la gestión interna “Sage Despachos nos
permite obtener la máxima información
analítica acerca de nuestra
organización. Con esta solución, hoy
conocemos al detalle la marcha de
nuestro negocio y podemos realizar un
seguimiento pormenorizado de todas las
tareas llevadas a cabo y que se
encuentran en ejecución”, afirma el
Socio-Director del Despacho.
“En nuestra
adaptación al cambio
tecnológico, siempre
hemos ido de la mano
de Sage”
Javier Quílez,
Socio-Director de
GEFICE-ASESORES DE EMPRESA.
Javier Quílez y Nieves Rodríguez, Fundadores
de GEFICE-ASESORES DE EMPRESA.

3. Sage Despachos
Caso de Éxito
posibilidades”, explica el Socio-Director.
En la actualidad, GEFICE ya está
realizando pruebas con Sage One
Despachos y varios clientes
seleccionados.
“Está claro que, hoy, sería imposible
asegurar la calidad de los servicios
prestados por GEFICE, sin la ayuda de
las nuevas tecnologías”, asegura Javier
Quílez. “Las soluciones de Sage no sólo
nos permiten cumplir con lo
estrictamente legal, sino prestar un
servicio tecnológicamente eficiente en
las comunicaciones con nuestros
clientes”.
El Socio-Director considera que migrar a
Sage Despachos ha sido una buena
decisión, tanto para el presente, como
para el futuro, “porque Sage nos ha
demostrado que va siempre por delante
de nuestras necesidades”. El hecho de
que un importante número de
organizaciones a nivel internacional
utilice Sage Despachos, también es otro
punto a favor de la solución, porque
“vivimos en un mundo globalizado y
cualquier posibilidad de que las
organizaciones colaboren y se
comuniquen mejor, será para las
mismas una clara ventaja de futuro”,
concluye el portavoz de GEFICE-
ASESORES DE EMPRESA.
Miembro activo
del Club Sage Despachos
Pero la relación entre GEFICE y Sage
va más allá del estricto trato ‘cliente-
proveedor’. Desde 2013, la firma
también es miembro del Club
Sage Despachos. “Ingresamos en el
Club, porque nos ofrece diversas
ventajas y porque nos hace sentirnos
aún más vinculados a este proveedor”,
explica Javier Quílez.
Entre los beneficios de pertenecer al
Club, destacan en primer lugar las
oportunidades de formación. “En el
marco de esta iniciativa, profesionales
de nuestro despacho hicimos hace poco
un curso de perfeccionamiento directivo
que nos resultó muy útil y, en el futuro,
trataremos de seguir aprovechando las
oportunidades que se nos ofrecen en
este aspecto”, comenta el portavoz de
GEFICE.
“Sage Despachos es
una solución muy
completa, con un
gran número de
prestaciones que
todavía estamos
conociendo”
Javier Quílez,
Socio-Director de
GEFICE-ASESORES DE EMPRESA.
Javier Quílez, Socio-Director de GEFICE-
ASESORES DE EMPRESA.
En cuanto a la gestión financiera y
contable, “este módulo específico de
Sage Despachos nos permite prestar un
buen servicio profesional a las
empresas, además de la capacidad de
desarrollar un abanico muy amplio de
informes que les resultan muy
beneficiosos a los clientes”, asegura
Javier Quílez. Estos mismos son los
beneficios que se obtienen vía el
módulo de gestión fiscal de
Sage Despachos. “La integración del
módulo fiscal con la gestión contable,
además, agiliza todos los procesos
internos para la preparación de los
impuestos”, añade el portavoz. La
solución también se ha convertido en
una herramienta clave para la
prestación de un servicio muy completo,
en el área laboral, tratándose de un
ámbito que, en la actualidad, se
encuentra inmerso en constantes
cambios legislativos.
“Sage Despachos es una solución muy
completa y con un gran número de
prestaciones, que todavía estamos
conociendo”, asegura Javier Quílez.
En la actualidad, el despacho está
abordando la puesta en marcha del
CRM. “Lo que más nos importa de este
módulo son sus capacidades para
gestionar las necesidades de nuestros
usuarios para comunicarnos mejor con
ellos”, explica el Socio-Directo de
GEFICE. “Esperamos que Sage CRM
nos permita definir muy bien las
características de cada cliente y
ofrecerle lo que realmente necesita”.
Por otro lado, el Despacho ya ha
establecido una línea de acción para la
incorporación de mejoras permanentes
a sus sistemas de gestión. Un primer
paso en la misma, será la adquisición y
el despliegue del módulo de Gestión
Documental de Sage Despachos, con el
que GEFICE pretende dar un salto
cualitativo en su gestión interna. A
continuación, también tiene planes de
desplegar las soluciones de
comunicación de Sage (Sage SPA,
Sage One Despachos y el Portal del
Empleado). “Todos estos aplicativos,
orientados a procesos específicos, nos
parecen muy útiles y con grandes

4. Sage Despachos
Caso de Éxito
Pero sin duda, la más valorada por el
Despacho, “está siendo la posibilidad
de participar en los foros de debate, de
tener voz y de ofrecer ideas acerca de
las prestaciones de los programas de
Sage”, asegura el Socio-Director de la
firma.
Beneficios
 El uso de una única base de
datos, que ha permitido
estructurar y agilizar todos los
procesos de trabajo en la
organización.
 Un modelo de gestión en el
que todos los procesos están
soportados por programas
informáticos.
 Las propias soluciones
tecnológicas marcan un
protocolo a seguir, erradicando
la improvisación.
 Conocimiento al detalle de la
marcha del negocio y
seguimiento pormenorizado de
todas las tareas en ejecución.
 La capacidad de obtener un
amplio abanico de informes, en
el área contable y financiera,
muy útiles para los clientes.
 Agilidad en la preparación de
impuestos, con la integración
de los módulos contable y
fiscal.
 La capacidad de ofrecer un
servicio muy completo en el
área laboral, inmersa en
constantes cambios
legislativos.
“Las soluciones de
Sage nos permiten
cumplir no sólo con
lo estrictamente legal,
sino prestar un
servicio
tecnológicamente
eficiente en las
comunicaciones con
nuestros clientes”
Javier Quílez,
Socio-Director de
GEFICE-ASESORES DE EMPRESA.
Si deseas más información
sobre los productos y
servicios de Sage, puedes
ponerte en contacto con
nosotros en el 902 01 34 49,
enviando un email a
despachos.es@sage.com o
entrando en www.sage.es Si deseas más información sobre
GEFICE, S.L., visita www.gefice.com