Présentation par Marie-Sophie Noel sur La formation professionnelle des fonctionnaires de l'Administration fédérale en Belgique, séminaire SIGMA conjointement organisé avec la Direction générale de la fonction publique d'Algérie, Alger 23-24 novembre 2014

1. 17/11/2014
1
© OCDE
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
SÉMINAIRE SUR
« LA FORMATION PROFESSIONNELLE DES FONCTIONNAIRES : AMÉLIORER L’EFFICACITÉ DE L’ADMINISTRATION ET LA MOTIVATION DES AGENTS »
La formation professionnelle des fonctionnaires de l’Administration fédérale en Belgique
Marie-Sophie NOËL
Alger, 24 novembre 2014
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
L’Institut de formation de l’administration fédérale
1.Contexte
2.Mission
3.Clients
4.Personnel et moyens
5.Partenaires
6.Prestations de services
7.Quelques outils
8.Structure organisationnelle
9.Quelques chiffres
10.Défis
1

2. 17/11/2014
2
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
1. Contexte
La Belgique
•Capitale : Bruxelles
•Habitants 11.203. 992
•Superficie : 30.528 km²
•Etat fédéral composé de Communautés et de Régions
3 Communautés : Flamande, française, germanophone
3 Régions : Flamande, Wallonne, Bruxelloise
•Langues : Néerlandais (60%), français (40%) et allemand (moins 1%)
2
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
1. Contexte
L’IFA- Aperçu historique
•1963 : Création du service central de formation - entité relevant des Services du Premier Ministre Objectif: accompagnement/encadrement des stagiaires du niveau A
•1984 : Entité relevant du Ministère de l’intérieur
•1995 : Entité relevant d’un nouveau ministère “Ministère de la fonction publique”
•2000 : Entité faisant partie du nouveau Service Public Fédéral “Personnel & Organisation” (réforme Copernic)
3

3. 17/11/2014
3
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
L’IFA - Aperçu historique
Réforme Copernic  une nouvelle structure
organisationnelle
•Ministères  Services publics fédéraux (SPF)
•Nouvelle structure:
4 SPF horizontaux
10 SPF verticaux
Services publics de programmation (SPP)
•Création d’un nouveau SPF “horizontal” : le SPF Personnel et Organisation
•Création des services d’encadrement (P&O, ICT, B&CG) au sein des Services publics fédéraux
4
1. Contexte
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
5
Intérieur
Défense
Sécurité
sociale
Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie
Justice
Santé
publique et
protection de
l’environ-
nement
Finances
Emploi et concertation sociale
Affaires étrangères
Développement
durable
Politique
scientifique
Intégration sociale et économie sociale
Chancellerie
Budget &
Contrôle
de la gestion
Personnel &
Organisation
I.C.T.
Protection des consommateurs
Mobilité & Transports
Organismes d’intérêt public & institutions de sécurité sociale
•Agence fédérale d’accueil des demandeurs d’asile
• Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire
• Office national de sécurité sociale
•Office national de l’emploi
Institutions scientifiques
•Institut scientifique de la santé publique
•Archives générales du royaume
•Institut royal météorologique de Belgique
1.Contexte Administration fédérale

4. 17/11/2014
4
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6
1. Contexte
Le SPF horizontal Personnel & Organisation
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
2. Mission
Nous proposons, en collaboration avec les organisations fédérales, des formations de qualité adaptées aux besoins de ces organisations, et ce afin de leur permettre d’accomplir leurs missions présentes et futures en développant les compétences de leurs collaborateurs.
7

5. 17/11/2014
5
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
3. Les clients
•Fonctionnaire individuel  potentiel de 105.000 pers.
•Organisations  +/- 90 organisations
 les Services Publics Fédéraux (SPF)
 les Services Publics de Programmation (SPP)
 les Organismes d’Intérêt Public et Institutions de sécurité sociale
 les Etablissements scientifiques
•Politique
•Clients tiers
des organisations clientes avec lesquelles un accord de collaboration a été conclu.
Ex : Cour des Comptes, Cour d’Arbitrage, Conseil d’Etat, Police fédérale, le personnel administratif de l’orde judiciaire,… et un certain nombre d’organismes “plus petits”(ex. L’Institut pour l’Egalité des Femmes et des Hommes, Childfocus,…)
8
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
3. Les clients
•Nos organisations clientes sont représentées dans un réseau professionnel de responsables de formation.
•Nous organisons:
-3 activités plénières par an, autour de thèmes liés au développement des compétences (réseau ‘Apprendre et développer’)
-des rencontres régulières avec les organismes clients dans le cadre de leurs orientations stratégiques et de leurs besoins en formation (cf. Account manager)
9

6. 17/11/2014
6
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
4. Personnel et moyens
•100 ETP
•Budget
3.700.000 € (formations standards)
1.800.000 € (formations certifiées)
•2 sites différents (bâtiment principal + campus 2)
 déménagement 2015
•Salles de test externes
10
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
5. Partenaires
•Formateurs externes
Consultants, formateurs indépendants
Sociétés de formations
Professeurs d’Université
•Formateurs internes
Personnel de l’IFA (chef de projets)
Formateurs langues, ICT
Autres fonctionnaires fédéraux (Finances, Justice, Affaires étrangères,…)
11

7. 17/11/2014
7
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
Belgium: did you know?
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6. Prestations de services
Formations continuées /standards
Formations certifiées
Formations à la demande
Trajets spécifiques: leadership, intégration, lean management, accompagnement de carrière
Accompagnement de processus de changement/modernisation (évaluation, nouvelles carrières, modèle de compétences, fedcom…)
Formations à distance
Formations langues
Accession niveau A
Collaborations internationales
13

8. 17/11/2014
8
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6. Prestations de services
Formations continuées/standards
correspondent aux besoins des utilisateurs et aux objectifs des organisations clientes (l’accent est mis sur le développement des compétences individuelles)
Offre de formations articulée autour de différents domaines de compétences: langues, aptitudes PC, management, GRH, efficacité personnelle, matières administratives, matières européennes,méthodologie de la formation et gestion des connaissances, environnement - bien-être - sécurité et protection.
14
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
https://www.ofoifa.belgium.be

9. 17/11/2014
9
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6. Prestations de Services
Formations certifiées (! Jusqu’au 01/01/2017)
Offre de formations spécifiques aux 4 niveaux (A,B,C et D) et selon les filières de métier (niv.A).
Formation avec une durée minimale (p.ex. pour niv. A 5 jours)
Test après la formation (mesure des objectifs d’apprentissage)
Impact direct sur la carrière des fonctionnaires (obtention d’une prime, possibilité de promotion)
*Niv. A: ens. universitaire ou équivalent, niv.B: ens. supérieur de type court, niv. C: ens. secondaire, niv. D: pas d’exigence de diplôme
16
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6. Prestations de Services
Formations à la demande
des formations sur mesure à la demande des organisations clientes. La demande émane du client, et prend pour point de départ un“problème (de fonctionnement)” concret au sein de l’organisation. (cf. account manager)
Trajets spécifiques
Soutenir les objectifs de modernisation de l’administration fédérale par des actions de formation [partenariat avec les autres directions (générales) du SPF P&O].
Ex: soutien à l’implémentation des Cercles de développement*, aux actions de formation sur la “diversité”, au trajet lean management,…
* = système d’évaluation de l’administration fédérale
17

10. 17/11/2014
10
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6.Prestations de services
Formations à distance
L’utilisation de méthodes d’apprentissage et de technologies alternatives
Depuis 2004, l’IFA développe le Campus virtuel (http://campus.ofoifa.be)
portail / environnement “web” de l’IFA destiné aux participants, formateurs, administrateurs, …facilitant l’apprentissage, la formation et la distribution d’information
accompagne les fonctionnaires dans leur apprentissage à distance par l’e-learning et le blended learning
Le blended learning = combinaison de plusieurs modes ou formes d’apprentissage différents. Par exemple: un apprentissage de type classique accompagné par un formateur, combiné à un auto- apprentissage à l’aide d’un ouvrage ou d’un cours e-learning.
18
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
19
E-campus

11. 17/11/2014
11
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
20
E-campus : Formations e-leaning open source
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6. Prestations de services
Avantages des formations “blended learning”
Critères méthodologiques:
•apprendre où on veut, quand on veut(slogan “Apprendre en toute liberté”)
•gérer son temps, apprendre à son propre rythme
•apprendre de manière autonome, individuellement (>< cours classique)
•développer rapidement et efficacement ses compétences (possibilité d’utiliser le Centre d’auto- apprentissage)
21

12. 17/11/2014
12
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7. Prestations de services
Critères stratégiques
•Nb participants (beaucoup ou peu), délais, éclatement géographique, réduction temps d’apprentissage, multilinguisme parfait, image…)
Critères économiques
•Rapport Coût/efficacité (coûts par cours, par classe, par apprenant)
Critères pédagogiques
•Adaptation/individualisation
•Répartition des activités/étalement/richesse des contenus
•Apprentissage collaboratif, émergence de méta-compétences
Contraintes techniques
•point de vue participant
•Point de vue formateurs/gestionnaire/administrateur
22
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6. Prestations de services
23
Formes d’apprentissages à distance

13. 17/11/2014
13
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6. Prestations de services
•Formations langues
Approche
•Stimuler et favoriser la communication avec les citoyens et entre les fonctionnaires fédéraux de langues différentes
•Aider les fonctionnaires à atteindre leurs objectifs et optimiser le service aux citoyens
Outils Approche et outils pédagogiques, trajet pour débutants, mandataires, Patati@fed, taaldate, e-campus, blended-learning, ELAO
24
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
25

14. 17/11/2014
14
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
6. Prestations de Services
•Collaborations internationales
Formations “internationales” sur mesure
“International Management development training” pour de hauts fonctionnaires taiwannais (2013-214)
Formations pour fonctionnaires étangers (Espagne, Tunisie,..)
International Network for training evaluation (INCREASE²)
Participation aux programmes européeens “TAIEX”
Accueil de délégations étrangères
Workshops, présentations d’experts de l’IFA dans différents pays (Arménie, Bosnie, Albanie, Turquie,…)
Participation aux séminaires internationaux relatifs à la formation, au Service public, aux RH.
26
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE

15. 17/11/2014
15
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7. Quelques outils
1.Analyse des besoins de formation
2.Évaluations des formations
3.La qualité
28
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7. Quelques outils
1.Analyse des besoins de formation
3 niveaux d’analyse (Organisation/service/individu)
Instrument des Huit champs de Kessels
Défi : analyse des besoins d’apprentissage au lieu de l’analyse des besoin de formation
29

16. 17/11/2014
16
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7. Quelques outils
30
Cadre d’analyse des besoins de formation
Instrument des huit champs
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7. Quelques outils
2. L’évaluation des formations
•Le modèle à 4 niveaux de KIRKPATRICK (1959)
•Niveau 1 : Evaluation des réactions
•Degré de satisfaction des participants vis-à-vis de la formation
•Niveau 2 : Evaluation des apprentissages
•Mesure des apprentissages
•Niveau 3 : Evaluation du niveau de transfert
•Evaluation des changements de comportements, de la mse en oeuvre des compétences nouvellement acquises suite à la formation
•Niveau 4 : Evaluation des résultats
•L’évaluation porte sur des éléments factuels générés par la formation (indicateurs), impact sur l’organisation
•Niveau 5 (ajouté par Phillips): Evaluation du ROI
•Evaluation du rapport « coûts/bénéfices »
31

17. 17/11/2014
17
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7.Quelques outils
•Les enquêtes de satisfaction (niveau 1)
Questionnaires papiers mais traitement informatisé (après scanning).
Version « tout online » en développement.
Objectif  qualité
Identification des « situations problèmes » grâce à une norme
Identification aisée grâce au code couleur:
•Vert: situation excellente
•Orange: dans la moyenne
•Rouge: situation potentiellement problématique
Processus centralisé
32
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7. Quelques outils
33
Exemple de rapport

18. 17/11/2014
18
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7. Quelques outils
•L’Evaluation des apprentissages ( formations certifiées) - Niveau 2
Equipe de docimologues
Développement d’une politique de testing
Mise en place des processus, procédures et outils de testing
Environ 100 tests/an  10 000 partcipants/an
34
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7. Quelques outils
Autres outils
•Question tool
Plateforme pour des questionnaires en ligne (avant/pedant/après les formations)
•Service desk
Accompagnement des projets de questionnaire
Aide technique
Aide méthodologique
35

19. 17/11/2014
19
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
7. Quelques outils
3. La qualité
Gestion des plaintes
Happy sheets
Transfert
36
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
8. Structure organisationnelle de l’IFA
37

20. 17/11/2014
20
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
9. Quelques chiffres
Production
Nombre de participants Nombre journées de formation
2005 23.529 11.163
2006 27.856 3.359
2007 24.305 6.806
2008 29.025 6.322
2009 29.356 7.572
2010 26.671 6.411
2011 30.809 7.605
2012 28.022 6.882,5
2013 24.685 5.168,5
38
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
10. Défis
•Réorienter l’offre d’IFA, sa structure – la moderniser, créer de la valeur ajoutée , diversifier les méthodes
•Mettre en place une gestion ‘client’ via la nouvelle équipe d’account managers
•Nouvelles possibilités technologiques (online, mobile)
•Faire plus avec moins: contexte budgétaire / plan du personnel,…
•Projet de repositionnement de l’IFA (stratégie pour la communication et le marketing, site web propre à l’IFA, inscription en ligne via le portail, image de marque,…)
•Reforme(s) de l’Etat
39

21. 17/11/2014
21
Initiative conjointe de l’OCDE et de l’Union européenne, financée principalement par l’UE
Questions ?
40
Marie-Sophie NOËL
Training & Event project manager
Institut de Formation de l’Administration
Boulevard Bischoffsheim 15
1000 Bruxelles
+0032 2 573 74 21
marie-sophie.noel@ofoifa.fgov.be