Rechnungseingang automatisieren mit einem zentralen Invoice Portal.

1. Rechnungseingang automatisieren
mit einem zentralen Invoice Portal
Peter Fels | SEEBURGER AG

2. © SEEBURGER AG 2019 2
elektronische
Freigabe
Kontierung
Papierrechnungen sind zeitaufwändig und sehr teuer
Vom Empfang der Eingangsrechnungen bis zur Freigabe werden alle Arbeitsschritte
revisionssicher protokolliert.
empfangen
scannen &
archivieren
prüfen erfassen
manuelle
Freigabe
bezahlen
Rechnungseingangsprozess heute
Rechnungseingangsprozess mit SEEBURGER AG
empfangen
auspacken
bezahlen

3. © SEEBURGER AG 2019 3
Archivierungsanforderungen bei E-Rechnungen
 Manipulierbar
 Papierarchiv bei
elektronischer Rechnung
 Keine Archivierung von
Zwischenformaten
 File-System Archivierung
Archiv
 Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
 Revisionssicher
 Compliance
• GoBD / GDPdU
 Format
• Originär / Mappings / Protokolle
 Keine Informationsvernichtung

4. © SEEBURGER AG 2019 4
1. Komplexer Prozess
(keine Standardisierung möglich)
2. Rechnungen bleiben liegen
3. Oft hohe Skontoverluste
4. PDF-Rechnungen werden ausgedruckt
(Vorsteuerverlust droht)
5. Rechnungsrecherche ist zeitaufwändig
6. Gefahr der Doppeltbuchung von Rechnungen
7. Rechnungsprüfung nach §14 wird oft nicht durchgeführt
(Vorsteuerverlust droht)
8. Zusätzlicher Aufwand für Gutschriften
9. Es fehlt jegliche zentrale Übersicht im Rechnungseingang
10. Hoher Scanaufwand bei der Archivierung
Welche Herausforderungen hat der Rechnungsempfänger
mit papierhaften Rechnungen heute?

5. © SEEBURGER AG 2019 5
SEEBURGER Invoice Portal
Der Invoice Portal Service richtet sich an mittelständische Unternehmen mit mehr als 2.000 eingehenden
Rechnungen pro Jahr. Diesen Unternehmen ermöglicht er eine zu 100% papierlose, elektronische Rechnungs-
eingangsverarbeitung. Die Eingangsrechnungen können dezentral kontiert sowie fach- und sachlich
freigegeben werden. Ihr Rechnungsfreigabeprozess kann somit in kürzester Zeit auf digitale Verarbeitung
umgestellt werden.

6. © SEEBURGER AG 2019 6
Die Kernfunktionen des Invoice Portal
Eingangskanäle
Mail / Scan / EDI
OCR-Prozess
§14 / §11
Validierung
Validierung Bestell-
und Wareneingang
Freigabe- und
Klärungs-Workflow
Export der Archiv
und Belegdaten

7. © SEEBURGER AG 2019 7
Funktionsweise SEEBURGER Invoice Portal
Eingang Aufbereitung Bearbeitung
EDI-
Eingang*
ZUGFeRD
E-Mail-
Eingang
PDF
E-Mail-
Eingang
Scan-
Eingang KonvertierungErkennung
Validierung(Gesetzeskonformität,
ERP-Stammdaten)
Kontierung
FreigabeundKlärung
Online oder
Kunden in Archiv
Export
Bestell-undWareingangsabgleich
Ausgang
Stammdaten
Lieferantenstammdaten
Invoice Portal
Bestell- und Wareneingangs-Daten
*Optional
SFTP/AS2
BISExpress
Managed Service
BISExpress(Mapping,RFC)
Kreditoren Rechnungen
Buchungssatz
Inhouseformat
E-Mail Kunden-
Postfach
Konfigurierbarer Workflow / Individuelle Vollmachtregelungen
ERP/FIBU-
System
CSV
ZUGFeRD

8. © SEEBURGER AG 2019 8
Anbindungsvarianten der Eingangskanäle Invoice Portal Service
Stamm- und Scandaten
E-Maildaten inkl. Body
SFTP
Standard
AS2
Standard
BIS Express
BIS-Link BIS Express BIS on Premise
SEE
Mail Polling
S/MIME
Weiterleitung BIS on Premise

9. © SEEBURGER AG 2019 9
Belegdatenübergabe (Ausgang) Invoice Portal Service
Belegdaten (ERP/FIBU)
SEEXML Kunden
individuell
RFC
Standard: Alternativ: Kundenindividuell
Archivanbindung
Archivobjekte
Index-Archiv
Datei
Rechnungs-
Bild
Rechnungs-
Anlagen
Workflow-
Protokoll SEEXML E-Mail Body
Text
BIS Express BIS on PremisesBIS-Link
Online Archiv Kunden Archiv
Alternativ: Kundenindividuell

10. © SEEBURGER AG 2019 10
Zentrales Rechnungseingangsbuch
Prüfung von Skonto-, Zahlungs- und Bearbeitungsfristen
Integrierter Workflow für Freigabe und Klärung
Kontierungsvorlagen
Monitoring und Statistik
Integrierte Lieferantenkommunikation
Wiedervorlagen
Mandantenfähigkeit
Revisionssichere Archivierung
Administration durch die Fachabteilung des Kunden
Anbindung eines Online- oder Kundenarchiv
Key Feature

11. © SEEBURGER AG 2019 11
Vorteile für den Kunden
Standardisierte Prozesse und optimierte Abläufe
Hohes Einsparpotential bis zu 90 %
Schneller ROI meist nach wenigen Monaten
Unterstützung aller Rechnungseingangskanäle
und -formate
Steigerung der Qualität und Transparenz
Verbessertes Cash Management
Optimierte Revision (Prüfung und Protokolle)
Hochsicherer Betrieb in zertifiziertem
deutschen Rechenzentrum
Kalkulierbare Kosten
Hoher Investitionsschutz

12. © SEEBURGER AG 2019 12
Wareneingangsbezogene
Prüfung
(GOOD_RECEIPT_ITEM)
Menge muss mit Menge
aller Wareneingangs-
positionen übereinstimmen
Wareneingang
(GOOD_RECEIPT)
Menge muss mit Menge
aller Wareneingänge
der Bestell-Pos übereinstimmen
Validierungsvarianten pro Bestellung
Bestellabgleich
(ORDER_ITEM)
Menge und Preis muss
mit Bestell-Pos-Menge und
Bestell-Pos-Preis übereinstimmen
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13. © SEEBURGER AG 2019 13
Von den Stammdaten über die Benutzerverwaltung
bis hin zu individuellen Freigabe – und Klärungs-
prozesse, können die Kunden-Administratoren den
Invoice Portal Service selbst verwalten und steuern.
No Limits:
 Benutzer/Gruppen (Nachbearbeitung/Freigeber)
 Buchungskreise
 Lieferanten
Selbstorganisation

14. © SEEBURGER AG 2019 14
 Schnelle Einbindung zukünftiger Rechnungsformate
 Kontinuierliche Verbesserung durch automatische
Lernverfahren
 Kontinuierliche Weiterentwicklung
der Plattform
Zukunftsfähig

15. © SEEBURGER AG 2019 15
Vielen Dank
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Wir sind für Sie da!
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