leeg communicatieplan voor een evenement om zelf in te vullen, zie ook het voorbeeld op http://www.slideshare.net/RoelandTameling/communicatieplan-event-duurzaam-ondernemen

1. Communicatieplan event X
Versie document: 1.0, datum X
Opsteller: x
Marktplaats Duurzaam Ondernemen
Samenvatting draaiboek:
deadline Pers-
berichten
Free
publicity
Sociale
media
e-mail
uitnodi-
ging
Nieuws-
brieven
websites 7 8 9
Toelichting op de volgende pagina’s.
1. Doelgroep bepalen
2. Doelstellingen bepalen
3. Boodschap: wat wil je communiceren
4. Middelen & media
5. Planning
6. Organisatie
7. Financiën
8. Monitoring
9. Evaluatie
1 Organisatie X

2. Communicatieplan event X
1. Doelgroep bepalen
Wie willen we bereiken:
° Welke doelgroep(en) wordt onderscheiden
a. x
b. x
c. x
d. x
° Wat is de primaire doelgroep
° x
° Wat is de secundaire doelgroep
o X
° Wie zijn de intermediairs?
° x
° Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen
° x
2 Organisatie X

3. Communicatieplan event X
2. Doelstellingen bepalen
° Vóór x moet de primaire doelgroep, te weten x, minstens tweemaal actief zijn
benaderd over het event.
° Vóór x moeten x leden van de secundaire doelgroep, te weten x, minstens tweemaal
actief zijn benaderd over het event.
° Vóór x moeten alle onderscheiden doelgroepen minstens tweemaal de kans hebben
gehad informatie te verwerken over (kennis hebben genomen van) het event.
° Vóór x moeten minstens x standhouders voor het event zich hebben aangemeld.
° Vóór x moeten minstens x deelnemers (van alle doelgroepen) voor het event zich
hebben aangemeld.
° Hiervan moeten minstens x deelnemers behoren tot de primaire doelgroep, te weten
x.
3 Organisatie X

4. Communicatieplan event X
3. Boodschap: wat wil je communiceren
Boodschap aan doelgroepen
° De doelgroepen wervend informeren over de mogelijkheden om deel te nemen aan het
event.
- weten dat het event bestaat en op x plaatsvindt
- daar positief tegenover staan
- actie nemen door je aan te melden
° De secundaire doelgroep wervend informeren over de mogelijkheden om een beursstand
te huren op het event.
- weten dat de mogelijkheid bestaat om aan het event deel te nemen als standhouder
- daar positief tegenover staan
- actie nemen door je aan te melden
Boodschap: schrijf je in
Belofte:
x!
Toon:
Enthousiasmerend (maar niet overdonderend), professioneel, je aansprekend op je
vakkundigheid en ervaring, verleidend via de inhoud van het programma (wat en wie kun je
er horen en kun je zelf mee in contact komen)
4 Organisatie X

5. Communicatieplan event X
4. Middelen/media
Welke middelen/media gaan we inschakelen om de boodschap aan de doelgroep te kunnen
communiceren:
1. persberichten
• “we organiseren event over x”
• “standhouders gezocht”
• “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”
2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)
3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)
4. E-mail uitnodiging
5. E-mail nieuwsbrieven van de partners
6. Websites van de partners
7. …
8. …
9. …
5 Organisatie X

6. Communicatieplan event X
5. Planning
deadline 1 2 3 4 5 6 7 8 9
x x x x
x x x x
x x x
x x
x x x x x
x x x x
(in overleg samen in te vullen)
1. persberichten
• “we organiseren event over x”
• “standhouders gezocht”
• “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”
• “event geslaagd”
2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)
3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)
4. E-mail uitnodiging
5. E-mail nieuwsbrieven van de partners (content: persberichten)
6. Websites van de partners (content: persberichten)
7. …
8. …
9. …
6 Organisatie X

7. Communicatieplan event X
6. Organisatie
Wie doet wat binnen de organisatie. Vooraf moet duidelijk worden vastgelegd in het
communicatieplan, wie welke taken heeft. Niet alleen intern, maar ook bij het inschakelen
van derden, zoals reclamebureaus.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
X X - X X
- -
- X - - -
- X - -
Uitgangspunt: iedereen zet (1) zijn eigen reguliere communicatiekanalen in, hiervoor heeft
iedereen een eigen verantwoordelijkheid, definitieve planning enzovoorts.
Enkele voorbeelden per organisatie van (2) specifieke middelen die anderen wellicht niet
hebben:
X
X
Daarnaast is in de tabel aangegeven wie coördinator/ eindverantwoordelijke is per onderdeel
van (3) ons gezamenlijke communicatie offensief:
X = eindverantwoordelijk
- = ondersteunend (de organisatie heeft beschikking over vergelijkbare communicatiemedia)
1. persberichten (x schrijft, x verzendt)
a. “we organiseren event over x”
b. “standhouders gezocht”
c. “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”
2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)
3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)
4. E-mail uitnodiging (x schrijft, x verzendt, iedereen stuurt ledenlijst in Excel
naar x, x ontdubbelt)
5. E-mail nieuwsbrieven van de partners
6. Websites van de partners
NB: x claimt relevante domeinnaam en linkt deze door naar de
landingspagina met aanmeldmogelijkheid.
7. …
8. …
9. …
7 Organisatie X

8. Communicatieplan event X
7. Financiën
De uitvoering van een communicatieplan kost over het algemeen geld. In een
kostenbegroting kunnen we alle kosten op een rij zetten. Denk niet alleen aan
mediaplaatsingen, maar ook aan de aanmaakkosten van advertenties e.d., rechten op foto's,
inschakeling van bureaus en de post onvoorzien (5-10% van het totaalbudget).
x
8 Organisatie X

9. Communicatieplan event X
8. Monitoring
Door tussentijdse meetpunten in te stellen, kunnen we kijken of de activiteiten voldoende
opleveren en zo niet kunnen we zaken bijstellen. Door goed te monitoren kunnen we tijdig
bijspringen als het niet goed gaat.
Voorstel:
x: vaststellen tussenstand aanmeldingen bezoekers event. Eventueel extra wervingsactie als
< x deelnemers
x: vaststellen tussenstand aanmeldingen standhouders. Eventueel extra wervingsactie als <
x deelnemers
9 Organisatie X

10. Communicatieplan event X
9. Evaluatie
Hebben we de doelstelling gehaald? Wat ging er goed? Wat ging er minder? Door dit goed
inzichtelijk te maken, zorgen we ervoor dat we in de toekomst een (nog) beter
communicatieplan kunnen maken.
° Standaard bij werkgroepoverleg tussen organisatiepartners op de agenda. x nodigt uit.
° Een week na afloop: Verbeterpuntenverslag event vastgesteld door x. Inclusief
verbeterpuntenverslag communicatieplan.
° Binnen drie weken na afloop: definitieve evaluatie event, inclusief communicatie/ werving.
10 Organisatie X