Notice destinée à aider les EES chartés à accéder à la plateforme unique d'enregistrement; ce document est fourni par l'agence centrale (Bruxelles) de la Commission education et culture

1. Portail des organismes participants
Notice d’utilisation
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2. INTRODUCTION
Le portail des organismes participants ou URF (Unique Registration Facility) est le point d’entrée unique, administré par l’Union Européenne, pour l’enregistrement des
structures participant aux programmes Erasmus+, Creative Europe, Europe for Citizens, et EU aid Volunteer.
http://ec.europa.eu/education/participants/portal
Cette phase d’enregistrement est obligatoire pour effectuer une demande de financement dans le cadre d’Erasmus plus auprès des agences nationales, pour les projets
décentralisés, et/ou de l’agence exécutive pour les projets centralisés. A l’issue de cette procédure d’enregistrement, un code PIC (Personnal Identification Code) sera attribué
à votre organisme qu’il vous faudra impérativement communiquer lors de la complétion et soumission de votre formulaire de candidature en ligne. Il sera aussi votre
identifiant pour votre espace projets sur http://www.erasmusplus.fr/penelope
Etape préalable à la connexion sur URF : le compte ECAS
Vous devez être titulaire d’un compte ECAS (European Commission Authentification Service) qui est un portail d’accès aux différents outils informatiques1 de la Commission
Européenne. Contrairement à URF, ECAS est un compte personnel composé d’un nom d’utilisateur (adresse électronique) et d’un mot de passe.
Si vous n’êtes pas titulaire d’un compte ECAS, vous devez au préalable créer votre compte ECAS en vous rendant sur cette page : https://ecas.ec.europa.eu/cas/login
Pour toute assistance concernant ECAS, vous pouvez consulter la page d’aide : https://ecas.ec.europa.eu/cas/help.htm
Connexion à la plateforme URF
Nous vous invitons à vérifier que votre structure n’est pas déjà authentifiée dans ce système du fait de votre participation précédente aux programmes européens éducation et
culture, ainsi que Recherche.2 Lors de votre première connexion, le système vous demandera de saisir certains champs afin de vérifier si votre organisme n’est pas déjà
enregistré dans la base de données.
Au cours des différentes étapes d’enregistrement, il vous sera demandé de fournir des informations et des documents sur l’existence légale de votre structure.
a) Pour tous les organismes (sauf les associations et écoles primaires)
1
Les porteurs de projet Leonardo Mobilité possèdent un compte ECAS, nécessaire pour la connexion au Mobility Tool et les établissements d’enseignement supérieur qui ont candidaté à la charte Erasmus plus ont
également utilisé le compte ECAS pour saisir le formulaire de candidature.
2
Si vous êtes un établissement titulaire de la charte Erasmus plus pour l’enseignement supérieur, vous pouvez vérifier si votre établissement dispose déjà d’un code PIC en consultant la liste publiée par l’agence
exécutive (colonne H): http://eacea.ec.europa.eu/funding/2014/documents/eche_2014_list_of_awarded_applications.xls
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3. Informations à fournir dans URF :
Le numéro SIREN (Système Informatique du Répertoire des Entreprises)
La date d’inscription au répertoire SIREN
Pièces à stocker dans URF (voir page 16):
La fiche d’entité légale disponible depuis ce lien : http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr (document à
compléter informatiquement ou manuellement, imprimer, et signer avant de la scanner pour l’intégrer dans URF)
L’extrait du répertoire SIREN
La fiche d’identification financière depuis ce lien : http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_fr.pdf (document
à compléter informatiquement ou manuellement, imprimer, et signer avant de la scanner pour l’intégrer dans URF)
b) Pour les associations
Informations à fournir dans URF :
Le numéro SIREN ou à défaut le n° de registre lors de la déclaration en préfecture (RNA)
La date d’inscription au répertoire SIREN ou à défaut la date de déclaration en préfecture
Pièces à stocker dans URF (voir page 16):
La fiche d’entité légale disponible depuis ce lien : http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr (document à
compléter informatiquement ou manuellement, imprimer, et signer avant de la scanner pour l’intégrer dans URF)
L’extrait du répertoire SIREN ou à défaut le récépissé de déclaration en préfecture
Les statuts de l’association
La fiche d’identification financière depuis ce lien : http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_fr.pdf (document
à compléter informatiquement ou manuellement, imprimer, et signer avant de la scanner pour l’intégrer dans URF)
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4. c) Pour les écoles primaires
Le numéro du répertoire des établissements (RNE)
Pièces à stocker dans URF (voir page 16):
La fiche d’entité légale disponible depuis ce lien : http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr (document à
compléter informatiquement ou manuellement, imprimer, et signer avant de la scanner pour l’intégrer dans URF)
La fiche d’identification financière depuis ce lien : http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_fr.pdf (document
à compléter informatiquement ou manuellement, imprimer, et signer avant de la scanner pour l’intégrer dans URF)
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5. TABLE DES MATIERES
Introduction................................................................................................................................................................... 2
Table des matières ........................................................................................................................................................ 5
I – CONNEXION PLATEFORME URF/PDM ...................................................................................................................... 6
II – ETAPE 1 – Création ou recherche d’un organisme .................................................................................................. 7
Onglet « WELCOME »...................................................................................................................................... 8
Onglet « ORGANISATION ».............................................................................................................................. 9
Onglet « ADDRESS » ...................................................................................................................................... 10
Onglet « CONTACT » ..................................................................................................................................... 11
Onglet « PROGRAMME »............................................................................................................................... 12
Onglet « SUBMIT » ........................................................................................................................................ 14
Onglet « DONE » ........................................................................................................................................... 14
III – ETAPE 2 « VISUALISATION / MODIFICATION FICHE.............................................................................................. 16
iv – ETAPE 3 « STOCKAGE DES DOCUMENTS............................................................................................................... 17
NB : Il est conseillé d’utiliser en priorité les logiciels de navigation Firefox et Google Chrome ou à défaut Internet Explorer (dans leurs versions les plus récentes).
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6. I – CONNEXION PLATEFORME URF/PDM
Contrairement au compte ECAS, l’enregistrement sur le portail est lié à un organisme. La personne qui crée la fiche de l’organisme doit être la personne référente. Il sera impossible de
modifier l’adresse mail de la personne qui gère le dossier.
Une fois connecté sur le portail (http://ec.europa.eu/education/participants/portal) , l’écran suivant apparaît.
1 Cliquer sur « Login »
2 – Le logiciel vous renvoie sur le site ECAS. Si vous n’êtes pas titulaire d’un compte ECAS vous devez vous
référer préalablement à la page 2.
Entrez votre « compte/username or e mail address » et « mot de passe/Password »
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7. II – ETAPE 1 – CREATION OU RECHERCHE D’UN ORGANISME
Une fois la reconnaissance effectuée, le logiciel rebascule directement sur la plateforme URF. La première étape va consister à créer ou modifier votre fiche organisme.
1 Cliquer sur « Organisations/Register »
2 Cliquer sur « REGISTER ORGANISATION »
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8. ONGLET « WELCOME »
C’est ici que vous pourrez voir si votre organisme est déjà titulaire d’un code PIC (Participant Identifiant Code). Vous devez vous munir de votre extrait du répertoire SIREN ou des
statuts.
saisir le « nom de l’organisme ou un mot clé du nom/name of your organisation »
sélectionner le « pays/country »
cliquer sur « oui/non » si l’organisme à un numéro de TVA et indiquer la référence
cliquer sur « oui/non » si l’organisme à un numéro de SIREN (Business Registration Number ) et
indiquer la référence
e) cliquer sur « oui/non » si l’organisme à un site Web et indiquer l’adresse
a)
b)
c)
d)
A
C
D
E
Puis cliquer sur « next »
Si votre organisme a déjà un code PIC, la fenêtre apparaît :
Pour consulter cette fiche, il vous suffit de cliquer sur « more details ». Si les informations déjà renseignées
sont complètes, correctes et à jour, vous conservez le code PIC créé en l’état. Dans le cas contraire vous avez
deux options :
1
Envoyer un mail à la personne référent de la fiche pour apporter les modifications nécessaires (option
recommandée)
2
OU Créer une nouvelle fiche – Cliquer sur « next »
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B

9. ONGLET « ORGANISATION »
A la question:
« Is the organisation a Legal Person? » Saisir Oui Obligatoirement.
Les codes PIC sont attribués à des structures et non à des « personnes physiques »
Saisir les informations demandées à l’aide de l’extrait du répertoire SIREN ou des
statuts de l’organisme :
•
Nom légal (ou raison sociale) : il s’agit du nom officiel de l’entité légale qui figure
dans les statuts et non pas le nom d’usage de l’organisme.
•
Nom d’usage : il s’agit du nom ou du sigle de l’organisme utilisé à des fins
commerciales ou par convenance
•
Numéro d’immatriculation commerciale : voir page 3 4 (suivant l’entité :
SIREN/RNE/RNA)
•
Date d’immatriculation : voir page 3 4 (date d’enregistrement)
•
Autorité d’immatriculation : voir page 3 4
•
N° de TVA intracommunautaire : il est composé des lettres FR, complétées d'une
de deux chiffres ou lettres, attribué par le centre des impôts du lieu d'exercice de
l'entreprise, et du numéro SIREN à neuf chiffres.
Puis cliquer sur « save Draft » (même si l’enregistrement est automatique dès que
vous changez d’onglet) et sur « next »
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clé

10. ONGLET « ADDRESS »
Saisir les données correspondant au siège social de votre organisme
puis cliquer sur « next »
Veillez également à saisir le format demandé pour le n° de téléphone.
Exemple :
05 56 00 94 00 = + 33 556 00 94 00
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11. ONGLET « CONTACT »
Ces informations ne seront pas reprises dans le formulaire de candidature.
Par défaut, les informations pré saisies correspondent aux données saisies lors de la création
du compte ECAS.
Si l’adresse et les coordonnées téléphoniques de la personne de contact sont les mêmes que
celles de l’organisme, cliquer sur YES. Les données sont automatiquement dupliquées de
l’onglet précédent « Address »
Puis cliquer sur « next »
PENSEZ A DESCENDRE AVEC L’ASCENSEUR POUR COMPLETER LE
NUMERO DE TELEPHONE
Si le téléphone n’est pas complété, le logiciel indiquera un numéro non valide.
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12. ONGLET « PROGRAMME »
Avant de terminer votre enregistrement, sélectionner le programme « Erasmus + » dans
« Programme »
Le logiciel vous ouvre donc un autre onglet « EAC »
Sélectionner le « type d’organisme/organisation type », et indiquer si votre
organisme est une « petite/moyenne entreprise/ Is your organisation a
small/medium sized enterprise (SME) ».
La partie « organisation description » doit être complétée si « autre » est
sélectionné dans le type d’organisme.
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13. Puis cliquer sur « Save and Return »
L’écran suivant apparait de nouveau (le programme ne s’affiche pas mais il est bien
enregistré).
Si vous cliquez à nouveau sur « Erasmus + » l’écran précédent va de nouveau s’afficher.
Cliquer sur « finish your registration »
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14. ONGLET « SUBMIT »
Une fois les données contrôlées, cliquer sur « confirm »
ONGLET « DONE »
La plateforme vous indique votre code PIC
Puis cliquer sur « close »
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15. Cliquer sur « Yes »
Il est fortement recommandé de conserver précieusement le code PIC et de le communiquer en
interne aux personnes susceptibles de participer aux programmes suivants : Erasmus plus, Creative
Europe, Europe for citizens, et EU aid volunteer.
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16. III – ETAPE 2 « VISUALISATION / MODIFICATION FICHE
Cette partie peut être consultée à n’importe quel moment après l’obtention de votre code PIC
1 Cliquer sur « Organisations/My Organisations»
Vous avez la possibilité de :
Visualiser votre dossier
Modifier votre dossier
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17. IV – ETAPE 3 « STOCKAGE DES DOCUMENTS
1 Cliquer sur « documents» pour accéder à l’espace de stockage des documents
2 Cliquer sur « Add a new document» et « parcourir » pour charger le document stocké dans votre ordinateur
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18. 3 – Sélectionner le type de document en utilisant le menu déroulant « document type »
4 – Pour valider le document chargé dans le portail URF cliquer sur « submit for processing »
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19. 5 – Une fois que vous avez chargé toutes les pièces requises dans le portail URF (voir pages 3 4), vous pouvez cliquer sur « Quit »
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