Cartillas media comerce

Indice:
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1.

Portada

32. Cartilla adjuntar documentos en papiro

2.

Indice

35. Cartilla salida de almacén

3.

Cartilla interconexión E-Carrier

38. Cartilla buen uso de equipos de computo e impresoras

5.

Cartilla manejo de caja menor

41. Cartilla código de ética y conducta

8.

Atención de daños infraestructura física del cliente

45. Cartilla configuración de equipos

10. Cartilla compra de enlaces tercerizados

47. Cartilla contratación de personal

12. Cartilla control de visitantes

50. Cartilla devolución de artículos al almacén

14. Cartillas cuentas de cobro y facturas parque automotor

53. Cartilla entrega de equipo por retiro del colaborador

17. Envio de notificaciones

55. Cartilla garantía de artículos

19. Cartilla guía para el envío de correos electrónicos

58. Cartilla instalación inalámbrica de clientes meganet

22. Cartilla de iniciación de proyectos

62. Cartilla reporte de hurto o pérdida

24. Cartilla manejo de tiquetes y hospedaje

65. Cartilla solicitud devolución de artículos

28. Cartilla procesos disciplinarios

67. Cartilla devolución de facturas en papiro

30. Cartilla solicitud de celular

69. Cartilla manejo de anticipos

CARTILLA
INTERCONEXIÓN E-CARRIER

Definir la metodología y las políticas a
utilizar para aprovisionar las
interconexiones con los clientes del
segmento E-Carrier de la organización

Actividades generales:
1. Solicitar interconexión en nodo de cliente o nodo de Media Commerce - (Cliente).
2. Validar solicitud y enviar formato Interconexión nodo cliente o formato colocación nodo MC según tipo
de solicitud (Gestora de Soluciones Integrales E-Carrier).
3. Comunicar solicitud a soporte adjuntando el formato interconexión nodo cliente o formato colocación
nodo MC según tipo de solicitud (Gestora de soluciones integrales E-Carrier– 1 día hábil).
4. Enviar información a E-Carrier para solicitud de viabilidad (Subdirectora de soporte –– 2 días hábiles).
5. Solicitar viabilidad, si la interconexión es en el nodo del cliente enviar también solicitud al asistente
valoración de proyectos de diseño (gestora de soluciones integrales E-Carrier).
6. Verificar solicitud de viabilidad y enviar valoración (Proceso de diseño – 7 días hábiles envío informe
– 10 días cuando se requiere obra civil y/o valoración por capacidad mayor a 100 MG).
7. Analizar y distribuir costos (E-Carrier Manager – 2 días hábiles).
8. Responder al cliente sobre la solicitud utilizando la plantilla. (Gestora de soluciones Integrales ECarrier- 1 día hábil).

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9. Aprobar propuesta ( Cliente –operador).
10. Si el cliente aprueba la propuesta se debe solicitar la orden de trabajo (Gestora de soluciones
integrales E-Carrier-1 día hábil).
11. Generar orden de trabajo (Facturación y cartera – 1 día Hábil).
12. Aprovisionar instalación (Coordinadora de aprovisionamiento – 5 días Hábiles).

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CARTILLA
MANEJO DE CAJA MENOR

Definir las políticas a utilizar para
el trámite de la caja menor
asignada a los colaboradores de
Media Commerce S.A.S


1. Solicitud de caja menor: existen 5 tipos de solicitudes: apertura, aumento, disminución, traslado y
cierre, estas solicitudes se realizan por correo electrónico especificando el propósito y/o motivo de la
misma (Colaborador Media Commerce).
2. Aprobar solicitud (Líder inmediato – 1 día hábil).
3. Aprobar solicitud de apertura y aumento de caja menor (Gerencia administrativa – 3 días hábiles).
4. Diligenciar totalmente formato acta de responsabilidad de caja menor para todo tipo de solicitudes
excepto para el cierre de caja menor y enviar por correo electrónico a la secretaria administrativa
cuando la solicitud sea por apertura y aumento, cuando sea por disminución y traslado enviarlo a
tesorería, contabilidad y talento humano (Colaborador de Media Commerce).
5. Imprimir y entregar acta de responsabilidad totalmente diligenciada, el original al auxiliar de
contratación y copia al líder de tesorería, esta actividad se aplica solo para las solicitudes de apertura
y aumento (Secretaria Administrativa – 4 horas hábiles).
6. Archivar acta en hoja de vida del Colaborador (Auxiliar de contratación de talento humano).

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7. Realizar apertura de cuenta contable y desembolso del dinero, para esto se debe tener el acta de
responsabilidad de caja menor totalmente diligenciada con la aprobación de gerencia administrativa;
esta actividad aplica solo para las solicitudes de apertura y aumento (Tesorería).
8. Utilizar el recurso: los gastos generados deben ser para beneficio de Media Commerce, las facturas
y documentos legales debe estar a nombre de la compañía, ningún documento debe contener
tachones, y/o enmendaduras, los gasto máximos por factura no debe exceder el 20% del valor total
del fondo. Los gastos autorizados son por concepto de alimentación, transporte y papelería,
generados por trabajos especiales y de acuerdo a las tarifas autorizadas. No están autorizados
gastos como mantenimiento de vehículos, combustible, gastos personales, compra de materiales,
tarjetas de celular y gastos de viaje, aplican excepciones. (Colaborador Media Commerce).
9. Legalizar caja menor: la persona que legaliza la caja debe ser la misma a quien se le adjudica, las
fechas de los soportes de legalización solo pueden contener recibos del mismo periodo, solicitar el
reembolso de caja cuando se haya agotado un 50% del fondo. (Colaborador de Media Commerce).
10. Aprobar legalización de acuerdo a las políticas de manejo de dinero de Media Commerce (Líder
Inmediato – 2 días hábiles).

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11. Aprobar soportes digitales: revisar que los soportes de la legalización cumplan con los requisitos legales (Auxiliar
de Contabilidad – 1 hábil).

12. Contabilizar gastos ( Auxiliar de Contabilidad – 1 hábiles).
13. Enviar documentos físicos inmediatamente el auxiliar de contabilidad apruebe la legalización y aplicando el
instructivo envío de correspondencia (Colaborador de Media Commerce)

14. Modificación del monto: cuando es una disminución y/o aumento, modificar el monto del fondo en el sistema, y si es

un traslado se debe asignar el monto de la caja menor al nuevo responsable y generar paz y salvo al colaborador
que hizo entrega de la caja, en ambos casos se notifica los cambios a los colaboradores (Auxiliar de contabilidad –
3 días hábiles).

15. Finalizar legalización: verificar la información física vs el sistema, si la información es consistente se cambia el
estado de la legalización a finalizado ( Auxiliar de Contabilidad – 1 día hábil).

16. Cierre de cuenta y emisión de paz y salvo: esta actividad solo aplica cuando la solicitud es por cierre de caja menor.
(Auxiliar de Contabilidad – 3 días hábiles).

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ATENCIÓN DE DAÑOS
INFRAESTRUCTURA
FÍSICA DEL CLIENTE

Definir las actividades a realizar
cuando se presenten daños en la
infraestructura física de los clientes en
el momento de realizar instalaciones,
traslados o retiros.


Comunicar daño al cliente, diligenciar acta de materiales y notificar al líder zonal (Técnico –
inmediatamente - ver nota A)
Informar evento aprovisionamiento (Jefe zonal – 1 día hábil – acta materiales- registro fotográfico –
vía email.)
Notificar al cliente y documentar (Aprovisionamiento – 5 días hábiles – plataforma Génesis Web).
Solucionar daño y diligenciar acta de materiales (Técnico –registro fotográfico – Acta de materialesver nota B).
Enviar documentación (Jefe Zonal – acta firmada).
Validar con el cliente satisfacción del servicio y documentar en Génesis (Aprovisionamiento registro
fotográfico – acta de materiales – Génesis Web).

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Nota
A.

En el acta de materiales campo de observaciones: se debe identificar la siguiente consideración: “Se
notifica el siguiente daño al cliente: (Breve descripción del daño ocasionado) aclarando que el acta
se firmará cuando sea solucionado el daño y se llamará y/o enviará correo al líder zonal de forma
inmediata.

B.

En el acta de materiales deberá ir consignado el siguiente texto “Se realiza la corrección pertinente
entregando la instalación a satisfacción” hacer firmar acta como soporte de recibido a satisfacción del
cliente.

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CARTILLA COMPRA
DE ENLACES TERCERIZADOS

Aplica para la compra, instalación,
traslado, ampliación y disminución de
todos los enlaces que se manejan a
través de terceros.

Pasos generales
para la compra de
enlaces tercerizados:
1. Solicitar trámite de enlace. (Ejecutivo comercial.).
Los trámites que se pueden generar para un enlace son instalación, traslado, disminución o aumento
del BW.
2. Validar cartera del cliente. (Auxiliar de Facturación - 1 día hábil).
Si el cliente se encuentra al día con sus pagos enviar la OS en formato PDF a la coordinadora de
convenios e infraestructura.
3. Aprobar la OS. (Coordinadora de convenios e infraestructura – 2 días hábiles).
Será motivo de rechazo de la OS si en los enlaces tercerizados se le da al cliente cortesía en meses
gratuitos por su servicio y no tiene autorización de gerencia.
4. Generar OT y enviar a interesados. (Auxiliar de Facturación - 1 día hábil).
En caso de aumento o disminución realizar la modificación de: dirección actual – dirección nueva en
la OT. O en caso de traslado modificar: capacidad actual y capacidad nueva en la OT.

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CARTILLA
CONTROL DE VISITANTES

Aplica para el registro y control de
los visitantes que ingresan
diariamente a la organización.

Pasos generales
para el Control
de los Visitantes:
1. Ingresar al módulo de visitantes. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad).
Debe tener asignada una clave para el ingreso al sistema.
2. Registrar el visitante. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad).
En caso que el visitante ya se encuentre registrado pero se requiere modificar alguna
información, se deberá sobrescribir en los campos del formulario.
Es importante realizar el registro de los equipos y vehículos que traiga consigo el visitante.
3. Registrar la visita. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad).
Es importante indicar motivo de la visita, colaborador de Media Commerce el cual se hará
responsable del visitante que ingrese a la organización, seleccionar el equipo y vehículo de este.
Consultar visitas y/o visitantes. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad).

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4. Se podrán realizar consultas mediante los filtros de: estado, fecha y buscar (digitar cualquier
información básica del visitante que se desea encontrar).
Finalizar la visita. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad).
5. Es importante que al salir un visitante de la organización se verifiquen los seriales de los equipos
que lleva consigo, En caso de encontrar alguna anomalía en el registro de salida de este, se debe
comunicar con el Colaborador de Media Commerce el cual se encargó de la visita para apoyar la
solución del inconveniente.

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CARTILLA CUENTAS DE COBRO Y
FACTURAS PARQUE AUTOMOTOR

Establecer la metodología para el trámite
oportuno de las cuentas de cobro y facturas
por concepto de servicio de transporte,
alquiler y mantenimiento de vehículos,
repuestos, etc., que se generen dentro del
parque automotor de la organización.

Actividades:
1. Envío de facturas y/o cuentas de cobro a Media Commerce (ver instructivo diligenciamiento cuenta
de cobro), (proveedor o funcionario de Media Commerce – Según cronograma definido por parque
automotor).
Hay 3 tipos de Proveedores:
- Proveedor de vehículos alquilados (se aplican descuentos por documentación obligatoria y
mantenimiento de vehículos).
- Proveedor de Vehículos alquilados por días (a partir de la hora 11 de servicio por día, se pagará
como extra).
- Proveedores de mantenimiento de vehículos.
El Proveedor de vehículos alquilados adicional al envío de la cuenta de cobro, debe anexar la planilla
de días laborados (ver Instructivo diligenciamiento planilla de días laborados).
Los documentos deben enviarse sin enmendadura ni tachones y en los tiempos estipulados en los
cronogramas de lo contrario serán rechazados.
2. Ingresar en papiro la cuenta de cobro o factura recibida. (Recepcionista y/o secretarias – 1 día hábil).

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3. erificar que la información del documento esté completa y sea la correcta. En caso que sea incorrecta se devuelve
el documento. (Coordinadora del parque automotor - según cronogramas).

4. Enviar a través del sistema papiro el documento al líder del proceso al cual hace relación el gasto. (Coordinadora
del parque automotor - según cronograma).

5. Verificar la información y notificar al parque automotor a través del sistema papiro. (Líder del Proceso – 1 día hábil).
6. Realizar los descuentos que apliquen al caso o devolver documento. (Coordinadora del parque automotor).
7. Contabilizar documento aplicando los respectivos descuentos (Auxiliar de contabilidad).
8. Verificar y aprobar contabilización del documento. (Coordinadora del parque automotor).
9. Liberar pago a través del sistema papiro. (Coordinadora del parque automotor).
10. Entregar documentos originales a parque automotor (Recepcionista).
11. Entregar a tesorería programación de pagos. (Coordinadora del parque automotor - s egún cronograma).
12. Realizar pagos. (Tesorería).

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ENVIO DE
NOTIFICACIONES

Establecer la metodología requerida
para el envío de notificaciones a
clientes y correspondencia del
proceso de cuidado al cliente.


Cerrar PQR en el sistema (Auxiliar – agente de cuidado al cliente- sistema Génesis Web
(MC-EV-G20-27-IN-001 - instructivo para la radicación de PQR).
Elaborar notificación del cliente (Auxiliar – agente de cuidado al cliente - máximo 15 días hábiles
después de recibida la notificación) ver nota A.
Enviar notificaciones a recepción (Auxiliar – agente cuidado al cliente – archivo PDF- antes de las
3:00pm).
Diligenciar la guía y el sobre de documentos: (Auxiliar de Papiro – identificar en el sobre si requiere
guía de retorno – solo aplica para notificaciones de recursos).
Relacionar documentos: (Auxiliar de papiro – formato relación envío de correspondencia –
notificaciones) ver nota B.
Entregar documentos a la empresa transportadora: hacer firmar formato envío de correspondencia –
notificaciones (Auxiliar de papiro).

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Entregar copia de guías a cuidado al cliente: formato de relación envío de correspondencia –
notificaciones vía email – 1 día hábil).
Archivar documentos físicos: (Auxiliar papiro – adjuntar solicitud cliente o pantallazo PQR registrada.

Nota
Adjuntar la solicitud realizada por el cliente de no haber sido generada por escrito adjuntar
pantallazo del registro de la PQR.
Tener conocimiento de la empresa transportadora y sus horarios de recolección diario de las
notificaciones y correspondencia a enviar.

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CARTILLA GUÍA PARA EL ENVÍO
DE CORREOS ELECTRÓNICOS

Aplica como guía para el envío
de correos electrónicos por
los colaboradores de
Media Commerce S.A.S.

Pasos generales
para el envío de
correos electrónicos:
1. Enviar nuevo o responder correo electrónico. (Colaborador).
Tener en cuenta que no se deben enviar correos masivos que contengan información irrelevante,
que no aplique a la operación de la organización o que no sea de interés general.
2. Validar información confidencial del mensaje. (Colaborador).
No se debe enviar a clientes/proveedores externos información que sea confidencial para la
organización.
No enviar dentro del historial de correos, información que evidencien trámites internos o respuestas
dadas entre áreas a una situación específica, ya que esto puede prestarse para mal entendidos con
clientes / proveedores.
3. Definir e incluir destinatarios. (Colaborador).
En los campos Para y CC definir los destinatarios del mail:
Para: se identifican la (s) personas que deben gestionar o dar trámite al correo.
CC: se relacionan las personas que deben conocer el contenido del correo pero no deben tramitar o
gestionar el mismo.

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4. Estructurar contenido del mensaje. (Colaborador).
Es importante al momento de diseñar el contenido del mensaje tener una comunicación clara,
concisa y formal, con la siguiente estructura:
- Inicio= saludo
- Contenido: información que se desea transmitir
- Conclusión = despedida con la firma corporativa.
No utilizar mayúscula sostenida ni íconos gestuales, evite errores ortográficos pues esto transmite
una imagen poco profesional.
Utilizar letra Calibri tamaño 10, Color negro.
5. Enviar correo electrónico. (Colaborador).

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CARTILLA
INICIACIÓN DE PROYECTOS

Establecer la metodología y las
políticas para la iniciación de
proyectos al interior de
Media Commerce S.A.S


Realizar reunión de entrega del proyecto (Patrocinador o delegado- 1 día hábil después de
adjudicado el proyecto).
Elaborar acta de constitución en el formato acta de constitución del proyecto, anexando, pliego de
condiciones (en caso de licitaciones), memorias de cálculo, propuesta financiera, propuesta
entregada y aceptada por el cliente, contrato legalizado o por legalizar (Patrocinador o delegado –
inmediatamente se ejecute la entrega del proyecto).
Conformar el equipo básico del proyecto ( Líder del proyecto).
Identificar los interesados en el formato descripción de interesados y mapa de interesados , ver
instructivo descripción de interesados (Líder del proyecto- 1 día hábil después de recibido el
proyecto).
Socializar a los interesados el proyecto y registrarla en el formato acta de reunión- (Líder del
proyecto - 1 hábil después de identificar los interesados).

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CARTILLA MANEJO
DE TIQUETES Y HOSPEDAJE

Aplica para toda la gestión de los
tiquetes aéreos y hospedaje
(solicitud, aprobación, utilización y
legalización) requeridos por los
funcionarios de Media Commerce.

Pasos generales
para el Manejo de
Tiquetes y Hospedaje:
1. Solicitar el tiquete (funcionario).
Debe diligenciarse completamente el formato solicitud de tiquetes aéreos y hospedaje.
Aprobar solicitud de tiquete y hospedaje (líder encargado del proceso - 1 día y gerencia
2. administrativa - 1 día).
Las solicitudes de tiquetes que se reciban antes de las 2:00 de la tarde serán tramitadas el mismo
día por parte de la secretaría de Pereira.
Las solicitudes de tiquetes que se reciban después de las 2:00 de la tarde serán tramitadas el día
siguiente por parte de la secretaría de Pereira.
3. Verificar que la información de la solicitud esté completa (secretaría de Pereira – según recepción de
solicitud aprobada).
En caso que todos los campos no estén completamente diligenciados, solicitar al funcionario la
información restante.

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4. Verificar las necesidades del funcionario (secretaría de Pereira).
Validar tipo de viaje, nacional o internacional y si requiere hospedaje.
En caso que requiera hospedaje, verificar disponibilidad de hoteles en la base de datos hoteles.
De no tener convenios de crédito con hoteles en la localidad, la secretaría de Pereira debe realizar
la reserva según la disponibilidad de hoteles para la ciudad destino y le indicará al funcionario el
valor del anticipo a solicitar para cubrir este gasto específico.
5. Validar costos de viaje y solicitar reserva (secretaría de Pereira).
Para solicitar la reserva a la agencia especificar en el mail: aerolínea, número de vuelo, trayecto,
horario, información básica del funcionario como nombre, cédula, fecha de expedición del
documento, fecha de nacimiento, teléfono y email.
La agencia en un plazo máximo de ½ días debe enviar la reserva a la secretaría de Pereira

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6. Confirmar la información de la reserva (funcionario de media commerce – inmediatamente).
En caso que la información contenida en la reserva no sea la correcta, notificar a través de correo
electrónico a la secretaría de Pereira solicitando la modificación de la misma.
7. En caso de solicitar cambio en la reserva, debe tener el visto bueno del líder inmediato.
Seguimiento a la aprobación de la reserva (secretaria de Pereira).
El seguimiento deberá realizarlo siempre vía telefónicamente y correo electrónico antes del
vencimiento de la reserva con el fin de evitar que esta se anule.
8. Solicitud de emisión del tiquete y enviarlo al funcionario (funcionario de Media Commerce).
Enviar por correo electrónico a la agencia solicitado la emisión del tiquete, la cual en un plazo
máximo de ½ días debe enviar vía correo electrónico el tiquete.

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9. Realiza viaje (funcionario de Media Commerce).
En caso de no realizar el viaje debe notificarse a la secretaría de Pereira entre las próximas 12 horas
de emitido el tiquete. De no notificar, el funcionario deberá asumir las penalidades a que tenga lugar.
La notificación debe realizarse por correo electrónico y llamada telefónica.
10. Radicación de la factura (recepcionista Pereira / auxiliar de archivo).

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CARTILLA
PROCESOS DISCIPLINARIOS

Establece la metodología a seguir
al momento de detectar un
incumplimiento o falta al
reglamento interno de trabajo
estipulado por la organización.


1. Incumplimiento o falta al reglamento interno de trabajo (Colaborador).
2. Reportar hecho a líder de talento humano (líder del proceso y/o del colaborador - inmediatamente).
3. Validar caso y reportar a líder jurídica cuando sea una falta grave (líder de talento humano – 1 día
hábil).
4. Validar la necesidad de realizar acta de descargos y notificar a las áreas involucradas: talento
humano si no es necesario realizar acta y a control interno y gerencia administrativa en caso que sea
necesario realizar acta (líder jurídica – 1 día hábil).
5. Formular acta de descargos (colaborador de control interno de la localidad – 2 días).
6. Verificar y modificar al acta de descargos (líder jurídica – 1 día hábil).
7. Citar a descargos al colaborador implicado en el formato de citación de descargos y enviar citación
firmada al líder de control interno (asistente de talento humano – 1 día hábil).

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8. Realizar descargos al colaborador (colaborador de control interno de la localidad – líder inmediato del
colaborador implicado – en la fecha programada en la citación) y enviar el acta al líder jurídico
inmediatamente finalice los descargos.
9. Revisar acta de descargos realizada, proponer la sanción a aplicar o citar a comité si se amerita y
notificar a las partes interesadas (líder jurídica – 2 días hábiles).
10. Notificar decisión al colaborador y archivar comunicado físico firmado en la hoja de vida de este. (líder
/ asistente de talento humano – 2 días hábiles después de recibir la notificación ya sea de la líder
jurídica o del comité).

Nota
A. Para el cumplimiento y ejecución de los numerales 5, 6 y 8 se tiene estimado un plazo no mayor a 8
días hábiles.

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CARTILLA
SOLICITUD DE CELULAR

Establecer la metodología y
las políticas para la solicitud
y asignación de celulares

Realizar solicitud: existen 3 tipos: solicitud de línea nueva, reposición de celular y cambio de plan, se
realiza por correo electrónico a la gerencia administrativa con copia a secretaria de gerencia
identificando el colaborador que se le asignará el servicio justificando la necesidad (líder inmediato
de colaborador -8 días hábiles).
Aprobar Solicitudes (Gerente Administrativa - 2 días hábiles).
Solicitar a Claro cambio de plan y notificar al colaborador (secretaria de gerencia de pereira – vía
email) esta actividad solo aplica para cambios de plan.
Validar cambio de plan (colaborador de Media Commerce S.A.S. ver nota A) esta actividad solo
aplica para los cambios de plan.
Asignar y entregar equipo celular: aplica para reposiciones y solicitudes de líneas nuevas y se debe
diligenciar los formatos reporte de materiales (web), formato descuento por nomina celulares, formato
descuento por clausula de datos cuando aplique, en zonas distintas a Pereira la secretaria local y/o
coordinador de almacén deberán realizar el trámite y enviar a secretaria de gerencia los documentos
totalmente diligenciados en un término no superior a 1 día hábil después de la entrega del equipo.
(secretaria de gerencia- coordinador de almacén-secretaria de la localidad).

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Utilización del equipo celular: ( colaborador Media Commerce) ver nota B.

Nota
A. En caso de que el cambio no se haya efectuado informar lo sucedido a secretaria de gerencia quien realizará
nuevamente el requerimiento al operador.

B. la organización le asigna una línea celular con el respectivo plan de minutos, en caso de utilizar servicios
adicionales que no estén autorizados serán descontados por nómina al colaborador, para los casos de robo o
pérdida de celular aplicar la guía para reporte de hurto o pérdida.

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CARTILLA ADJUNTAR
DOCUMENTOS EN PAPIRO

Aplica para adjuntar uno o varios
documentos en el sistema Papiro.

Cartilla Adjuntar
Documentos en Papiro:
1. Ingresar al sistema papiro (recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad).
2. Seleccionar módulo “documentos radicados” (recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad).
Para adjuntar un archivo, el documento ya se debe encontrar radicado en el sistema.
3. Escoger el documento radicado al cual se requiere adjuntarle un archivo (recepcionista de Pereira o
secretaria de la localidad).
Adjuntar documento almacenado en el equipo.
Seleccionar la opción “Adjuntar Documentación” (recepcionista de Pereira o secretaria de la
localidad).
El sistema solo permite adjuntar documentos en formato PDF.
Se debe seleccionar el archivo en la ruta que se tenga almacenado.

c o m m e r c e

Adjuntar documento almacenado en el equipo.
Seleccionar la opción “Escanear” (recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad).
Esta opción es solo para adjuntar documentos o imágenes en formato JPG.
En caso de tener almacenada la imagen escoger la opción “Open” y seleccionar la ruta donde se
tenga guardado el archivo adjuntar.
Pero si se requiere escanear el documento seleccionar la opción “Scan”.
4. Finalizar dando clic en el botón “Agregar”. (Recepcionista de Pereira o Secretaria de la Localidad).
Es importante que al adjuntar el documento, el sistema finalmente muestre el mensaje “Archivo
Agregado Exitosamente”.

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5. Posterior a esta actividad se debe enviar por el sistema los documentos al colaborador
correspondiente para la aprobación de este, seleccionando: (Recepcionista de Pereira o Secretaria
de la Localidad).
Enviar al flujo: Al seleccionar esta opción se dirige automáticamente el documento a las personas
asociadas al flujo seleccionado. Así mismo el sistema envía notificación automáticamente por el
Spark y al correo del colaborador indicándole que ha recibido un documento pendiente para procesar.
Enviar sin notificación: Al seleccionar esta opción se dirige automáticamente el documento a las
personas asociadas al flujo seleccionado y el sistema no envía ninguna clase de notificación o alerta.
Enviar al flujo y otros colaboradores: Es en este en el cual el documento se envía al flujo elegido y así
mismo se pueden seleccionar otros colaboradores a las cuales se dirige el documento.

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CARTILLA SALIDA
DE ALMACÉN

Aplica para realizar las salidas
de artículos del inventario de
Media Commerce.

Pasos generales:

Revisar y validar la decisión emitida por la gerencia administrativa o el comité (coordinador de
devoluciones y/o almacén).
Seleccionar los artículos de la localización en la cual se encuentre, si el artículo está en estado I,
generar la contabilización de la decisión, afectando las cuentas de responsabilidades (aseguradora colaboradores) de pérdida según sea el caso, si es una venta se afectan las cuentas del costo.
En caso de que se vaya a dar la salida de almacén de los artículos con existencias físicas se debe
tramitar la recogida de los mismos por la empresa recicladora o aseo según corresponda o en el caso
de equipos electrónicos o eléctricos darle tratamiento según las Disposiciones del RAEE.
Generar la salida de almacén (coordinador de devoluciones y/o almacén).
Generar la salida de almacén teniendo en cuenta las observaciones realizadas en las actas y/o
documentos soporte para el respectivo trámite:

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• Responsabilidades: autorización de descuento por el colaborador.
• Venta: factura de venta.
• Aseguradora: nota crédito, consignaciones a Media Commerce o documento que soporte el cruce
de cuentas.
• Obsequios: diferentes a publicidad. Acta de entrega de obsequios firmada por el manager
encargado.
• Hurto: denuncio ante la fiscalía, Unidades de Reacción Inmediata (URI) o SIJIN, documento
remisorio del líder y los documentos según aplique: responsabilidad a colaborador, aseguradora y/o
acta del comité.
• Venta de usados: factura y/o consignación o recibo de ingreso a nombre de Media Commerce.
• Descuadre de colaborador por toma de inventario: soporte de inventario firmado por el colaborador
y el responsable de la toma física.

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• Pérdida injustificada: documento remisorio del líder y los documentos según aplique
responsabilidad a colaborador y/o acta del comité.
• Mal estado u obsolescencia: diagnósticos de líderes encargados de la revisión y/o acta de comité.
• Adecuaciones eléctricas: reporte de materiales utilizados en las edificaciones alquiladas.
• Trámites jurídicos: documento radicado ante juzgado.
• No se podrá dar salida de almacén si no se tienen todos los soportes que validen la legalización del
evento.

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CARTILLA BUEN USO DE EQUIPOS
DE COMPUTO E IMPRESORAS

Aplica para la correcta utilización
de todos los equipos de
cómputo e impresoras propios
de Media Commerce S.A.S

CONSIDERACIONES
RELEVANTES:
1. Utilización de equipos de cómputo (colaboradores de Media Commerce).
No se debe realizar la instalación de software ajeno al paquete corporativo.
No se debe consumir alimentos sobre o cerca a los equipos de cómputo.
En el caso de los equipos portátiles, no se deben obstruir las entradas y salidas de aire del
procesador.
Evitar golpear o dejar caer los equipos.
Si se tiene asignado un equipo portátil, este no debe permanecer conectado a la energía con la
batería instalada y con carga suficiente.
En caso de realizar movimientos o cambios de posición del equipo, hacerlo con el equipo apagado y
desconectado de la energía.
Lo equipos de cómputo deben ser conectados a la red eléctrica regulada.

c o m m e r c e

En el momento que se muestre en pantalla algún tipo de error, notificación y/o alerta, si no es claro el
mensaje, debe comunicarse inmediatamente con el área de sistemas para validar el caso ocurrido.
Toda la información del colaborador deberá guardarse siempre en la unidad de disco D.
2. Utilización de impresoras (colaboradores de Media Commerce).
Al momento de imprimir con papel en blanco, es recomendable soplar o tratar de separar las hojas de
papel, evitando atascos de papel.
En caso de imprimir con papel reciclable, tener en cuenta que no estén arrugadas y no tengan
ganchos.
Si se requiere digitalizar documentos, se recomienda quitar la mayor cantidad de suciedad y
elementos ajenos al papel (ganchos, clips, entre otros).
En el momento que se presente un atasco de papel y este no se encuentre visible, comunicarse
inmediatamente con el área de sistemas.
Cuando se genere errores y/o agotamiento de los elementos de la máquina (tóner, cartucho de tinta,
unidad de imagen, cilindro, entre otros) comunicarse inmediatamente con el área de sistemas.

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CARTILLA CÓDIGO
DE ÉTICA Y CONDUCTA

Aplica para plasmar la filosofía y compromiso
empresarial de Media Commerce, vinculando la
visión y estrategia de negocios, las prácticas de
responsabilidad social empresarial, el
cumplimiento al régimen de legalidad, la actuación
ética y los valores que deben regir nuestro
comportamiento al interior de la organización.

CONSIDERACIONES
RELEVANTES:
1. Ética. La conducta es el reflejo de lo que somos los seres humanos y las organizaciones.
Actúo con responsabilidad cuando:
• Soy consciente de que como colaborador represento a la organización en todo momento.
• Conozco, cumplo y hago que se cumplan los deberes y las prohibiciones contenidas en el marco
constitucional, legal y normativo que me rige.
• Cumplo y respondo por las acciones y omisiones realizadas en el ejercicio de mi cargo.
• Acojo y promuevo un ambiente cordial y positivo, expresando con responsabilidad mis desacuerdos.
• Presento de manera veraz, oportuna y verificable la información y los resultados de mi gestión, la de
mi área, y la de la organización dentro de las atribuciones que me fueron asignadas.
• Conservo, protejo y uso de manera austera y eficiente los recursos que me son asignados.
Actúo con integridad cuando:
• Mis decisiones y acciones las realizo con objetividad, lealtad, justicia, honestidad, rectitud y
transparencia.
• Mi actuar responde a los imperativos del bien común, por encima de los intereses particulares.
• Rechazo y denuncio cualquier forma de corrupción.
• No acepto regalos de parte de ningún grupo de interés relacionado con procesos a mi cargo.
• Actúo de forma objetiva sin buscar privilegios o beneficios propios o de terceras personas.
• No sostengo relaciones comerciales privadas con clientes, proveedores, ni con la competencia.

c o m m e r c e

Actúo con respeto cuando:
• Hago un buen ejercicio de mis derechos sin abusar de ellos.
• Reconozco los derechos y las necesidades de los diferentes grupos de interés con los que me
relaciono y doy respuesta oportuna a esas necesidades.
• Rechazo la competencia desleal .
• Soy cortés y cordial en las relaciones con mis compañeros.
• Respeto el tiempo de los demás, soy puntual con las citas, entrevistas y reuniones de trabajo.
• Reconozco y acepto los usos, tradiciones y costumbres de las comunidades con las que interactúo.
2. Aplicación del código de ética y conducta.
Respetar a todas las personas de la organización en igualdad de oportunidades.
Evitar y denunciar el acoso sexual, mal trato laboral y personal, la corrupción y el soborno.
No consumir drogas y alcohol al interior de la organización y en horario laboral.
No participar o realizar política al interior de la organización a menos que sea aprobado por la junta
directiva y el representante legal.

c o m m e r c e

Presentar veracidad en registros e información general.
Evitar el conflicto de intereses por esto no sostengo relaciones con los proveedores.
Salvaguardar la información confidencial.
3. Cumplimiento del código de ética y conducta.
Responsables: Todos los colaboradores que ejerzan funciones de gerencia, dirección, líder tienen la
obligación de ser ejemplo de cumplimiento del código y no permitir la violación de los estándares,
prácticas y comportamientos éticos establecidos.
Penalidades: el incumplimiento del código de ética y conducta está sujeto a penalidades y sanciones
que van desde una amonestación verbal o escrito, hasta pérdida de la relación laboral, sanciones
civiles o penales según la(s) falta(s) que se cometa(n).
Ámbito de aplicación: el código de ética y conducta aplica para todos los miembros de junta directiva,
gerencias, líderes de procesos, profesionales, supervisores, personal de apoyo administrativo, de
nivel técnico, operativo, proveedores, suplidores y contratistas.
Cómo denunciar o reportar una falla: enviar correo electrónico a: jefejuridico@mc.net.co y/o
cpjimnez@mc.net.co.

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CARTILLA
CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS.

Aplica para las configuraciones de
todos los equipos de cómputo,
dispositivos de telefonía IP, impresoras
o scanner que hacen parte del
inventario de la organización.

Pasos generales:

1. Realizar la devolución de los equipos (colaborador de Media Commerce).
Ver guía devolución de equipos.
2. Verificar si el equipo de cómputo tiene garantía (coordinador de almacen – coordinador de
devoluciones -auxiliar de sistemas ) ver instructivo garantía de artículos.
3. Realizar la configuración del equipo. (auxiliar de sistemas – 3 días hábiles).
Limpieza del equipo.
Backup de la información.
Verificar licencia.
Evaluar sistema operativo.
Formatear.

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Instalar software corporativo.
Limpiar archivos temporales.
Después de realizada la configuración se debe realizar reporte de servicio indicando las actividades
realizadas.
4. Devolver el equipo al almacén o al colaborador de acuerdo al que haya realizado la entrega a
sistemas (auxiliar de sistemas).
La devolución del equipo al colaborador o almacén debe realizarse a través de traslado entre
colaboradores por el sistema Jonnas, adjuntando el reporte emitido.

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CARTILLA
CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Aplica para la contratación de todos los
colaboradores de la organización a
través de las distintas modalidades
directos y aprendices, con el fin de
cumplir los requisitos que exige la ley.

Pasos generales:

1. Comunicarse y solicitar documentos a la persona seleccionada (auxiliar de contratación).
Ninguna persona puede iniciar labores en la empresa sin haber cumplido el proceso de contratación.
Todas las contrataciones laborales, sin excepción, deben constar por escrito.
Entregarle al seleccionado el formato documentos requisitos selección de personal.
2. Verificar documentos entregados por la persona seleccionada y realizar afiliaciones legales (auxiliar
de contratación).
Se deben entregar los documentos completos; en caso que falte un documento y este sea crítico se
detiene el proceso de contratación.
Con los documentos básicos para la contratación realizar la afiliación a la EPS, ARL y AFP el día
anterior al ingreso.

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3. Realizar contrato de trabajo que aplique para el caso (auxiliar de contratación).
Antes de enviar el contrato de trabajo para firma por la gerencia administrativa debe enviarse a la líder
de talento humano para su validación.
4. Firma de contrato (persona contratada - gerencia administrativa).
En caso que la gerencia administrativa emita sugerencias y modificaciones al contrato, la auxiliar de
contratación deberá realizar los cambios y recolectar nuevamente las firmas de este.
El contrato original le corresponde a la organización y la copia al colaborador.
5. Entrega de contrato y documentos adicionales (auxiliar de contratación).
Se debe entregar, hacer firmar los documentos adicionales exigidos por talento humano (autorización
de descuento, acta de entrega del reglamento interno de trabajo, cláusula adicional por ingresos no
constitutivos si aplica, entre otros) y adjuntarlos a la hoja de vida del trabajador.

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Entrega de carné al colaborador un día antes al inicio de labores.
Solicita a recepción el registro de la huella.
6. Registrar al nuevo colaborador en la nómina de la organización (analista de nómina – ½día hábil).
La auxiliar de contratación debe entregar físicamente la carpeta con los documentos del trabajador a
la analista de nómina, para realizar el registro en la nómina.
7. Inicio de labores del colaborador (colaborador – líder del proceso)
El líder inmediato del colaborador deberá solicitar a sistemas la creación del correo corporativo y las
claves de ingreso a los aplicativos que requiera utilizar el colaborador

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CARTILLA DEVOLUCIÓN
DE ARTÍCULOS AL ALMACÉN

Aplica para la elaboración de
reportes de equipos y artículos
devueltos a almacén por parte de
los colaboradores y/o contratistas
de Media Commerce.

Pasos generales:
1. Ingresar a la plataforma Jonnas y digitar nombre de usuario y contraseña (colaborador de Media
Commerce).
2. Realizar el registro de la devolución del equipo (colaborador de Media Commerce).
Inicialmente ingresar al módulo reporte de materiales.
Diligenciar los campos solicitados en el formulario.
• Dependencia: hace referencia al área / proceso de trabajo al cual pertenece el colaborador que va
a ejecutar el reporte de materiales.
• Actividad: elegir la opción devolución al almacén.
• Concepto: este se asigna dependiendo del elemento a devolver.
• Ciudad: localidad en la cual se encuentra la persona que tiene los materiales a cargo.
• Fecha de actividad: fecha en la cual se realiza la devolución al almacén y se realiza físicamente
entrega o envío de los artículos.
• Localización origen: corresponde a la localización en la cual se encuentran cargados los artículos.
• Tramo origen: este campo no aplica para este tipo de actividad.
• Localización destino: corresponde a la localización de almacén asignada según la ciudad para la
recepción de las devoluciones.
• Tramo destino: este campo no aplica para este tipo de actividad.

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• Observaciones: es importante realizar una descripción sobre el estado en el que se entrega el
artículo y sus componentes.
3. Adjuntar el formato devolución de artículos al almacén y seleccionar la opción “Confirmar” para
guardar el documento en el sistema (colaborador de Media Commerce).
El sistema solo permite adjuntar archivos en formato PDF.
El formato debe estar totalmente diligenciado de lo contrario podrá ser motivo de rechazo de la
solicitud. Campos del Formato:
• Datos del destinatario: datos del colaborador que está ejecutando la devolución.
• Datos del remitente: datos del almacén al cual se va a enviar la devolución.
• Fecha de envío de la mercancía: relacionar la fecha en la cual se hace el envío de los artículos.
• Nombre de transportadora y número de guía del envío: este campo se diligencia cuando el envío se
realiza desde una ciudad donde no se encuentre ubicado ningún almacén.
• Relación de artículos para devolución:
• Cantidad.
• Referencias.
• Seriales.

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• Especificar la causal de la devolución.
• Nombre legible del remitente.
• Firma del remitente.
4. Seleccionar los artículos y la cantidad de estos los cuales se devolverán al almacén (colaborador de
Media Commerce).
En el caso que el serial del artículo que tiene físicamente no registre asignado en el sistema, se digita
el número de serial en el campo “Incluir Digitado”.
5. Finalizar el registro de la devolución seleccionando la opción “Procesar” (colaborador de Media
Commerce).

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CARTILLA ENTREGA DE EQUIPO
POR RETIRO DE COLABORADOR

Aplica para la recepción y
disposición de los equipos que son
entregados por los colaboradores
retirados de la organización.

Pasos generales:

1. Realizar la devolución del equipo / artículo. Ver guía devolución del articulo (colaborador y/o líder del
proceso).
Antes de enviar el equipo al almacén, el líder del proceso deberá realizar el diagnóstico previo del
equipo utilizando el formato diagnóstico líder.
2. Realizar el diagnóstico del equipo y generar el backup de la información contenida en este (auxiliar
de sistemas).
El diagnóstico del equipo debe realizarse en el formato reporte de servicio.
Una copia del backup del equipo debe enviarse al líder del colaborador retirado.
3. Devolver el equipo después de realizar la configuración respectiva (auxiliar de sistemas)
En cuanto sea recibido el equipo por parte del coordinador de almacén se definirá el destino del
equipo.

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CARTILLA GARANTÍA
DE ARTÍCULOS

Aplica para gestionar las garantías
de artículos y/o elementos
comprados por Media Commerce.

Pasos generales:

1. Realizar la devolución del artículo al almacén más cercano o a la sede principal de este (colaborador
de Media Commerce).
Ver guía solicitud devolución de artículo de apoyo a esta actividad.
2. Verificar si el artículo devuelto tiene garantía (coordinador de devoluciones y/o almacén – 2 días
hábiles).
En caso que el artículo no tenga garantía se debe revisar el instructivo “Reparación de Elementos en
el Laboratorio”.
3. Contactar al proveedor e indagar sobre proceso de garantía (coordinador de devoluciones y/o
almacén).
Negociar con el proveedor la responsabilidad del flete, teniendo en cuenta que cuando el daño no es
por defecto de fabricación, el costo de envío lo asumirá la organización y, si la garantía la asume el
proveedor, el flete de devolución será asumido por el mismo.
Contar con la información de contacto del proveedor al cual se le enviará el artículo.

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4. Enviar artículo al proveedor (coordinador de devoluciones y/o almacén).
Embalar de forma adecuada el artículo.
Enviar la documentación requerida para el trámite de la garantía (salida por garantía, copia factura de
compra y, demás soportes solicitados).
Notificar por correo electrónico al proveedor el Nro. de guía con el cual fue enviado el artículo.
5. Verificar si el proveedor asume la garantía del artículo (coordinador de devoluciones y/o almacén).
En caso que el proveedor asuma la garantía se debe acordar con este el tiempo y la localidad de
entrega del artículo.
En caso que el proveedor no asuma la garantía, se debe solicitar un diagnóstico de daño identificando
las partes y razón de afectación del equipo, así como también el costo y tiempo de reparación.
6. Definir si el artículo será entregado al colaborador o si se deja en la bodega de stock (coordinador de
devoluciones y/o almacén – 2 días hábiles después de recibido el artículo por el proveedor).

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CARTILLA INSTALACIÓN
INALÁMBRICA DE
CLIENTES MEGANET

Aplica para el manejo de todas
las instalaciones de clientes
con tecnología inalámbrica del
segmento Meganet de
Media Commerce S.A.S.

Pasos generales:
1. Generar OT (facturación y cartera).
La OT trae consigo 2 números de contacto del cliente, la dirección completa con barrio y ciudad.
Tener en cuenta que la OT genera automáticamente el ticket de activación inalámbrica.
2. Distribución de la OT (líder de zona inalámbrico).
El líder de zona debe distribuir las OT generadas para esta actividad al personal propio y/o contratista.
3. Realizar visita al cliente y validar si se requiere la instalación (personal técnico propio y/o contratista).
Con base en la distribución de las OT y los agendamientos para el día, se debe solicitar al centro de
gestión turno para la entrega de la instalación. La solicitud de turno solo podrá realizarse de 8 a 9 de
la mañana.
En caso que el cliente no permita o no requiera la instalación cuando se realice la visita, diligenciar y
hacer firmar el formato reporte de visita, el cual debe finalmente enviarse al líder de zona inalámbrico.
Si el cliente no se encuentra en el momento de la visita dejar notificación utilizando el formato reporte
de visita fallida.

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4. Validar que el predio en el cual se realizará la instalación cuente con las condiciones óptimas para
esta actividad (personal técnico propio y/o contratista).
Se debe validar:
• Línea de vista.
• Disponibilidad de espacio para instalar el mástil.
• El lugar de instalación del mástil, debe soportar el peso del mismo con la antena (SM).
• Espacio para extender el cableado.
• Parámetros para la instalación (ver tipo de equipo utilizado Canopy, Wicopr, Ubiquiti)
En caso que sea negativa la línea de vista o las condiciones básicas para la instalación, se debe
evidenciar las causas tomando mínimo 2 fotografías y evidenciando los parámetros obtenidos al líder
de zona inalámbrico.
5. Instalación y apuntamiento del SM (personal técnico propio y/o contratista).
Es importante que todas las instalaciones sean realizadas de forma estética y firmes, evitando
posibles fallas posteriores.
SM: cargar script y contraseña otorgados por el líder de zona según el tipo y tecnología del equipo.

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6. Realizar pruebas y validar entrega del servicio (agente centro de gestión).
Las pruebas básicas a realizar son: verificación de parámetros, test de calidad, configuración VLAN,
Ping y BW.
Cerrar el ticket de activación de servicio y enviar notificación de entrega a personal involucrado en el
proceso.
7. Confirmación de la entrega (personal técnico propio y/o contratista).
Para finalizar la entrega exitosa del servicio, configurar como página de inicio: www.meganet.com.co,
adicionalmente debe descargar la guía del Mega Usuario y dejarla en el escritorio del equipo del
cliente
Diligenciar y firmar por ambas partes (cliente y personal técnico) el formato reporte de servicio
8. Realizar reporte de materiales en la web, de todos aquellos elementos y equipos utilizados en la
instalación (personal técnico propio y/o contratista).

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Al momento de reportar los materiales se debe subir en PDF el acta de materiales totalmente
diligenciada con el reporte de visita y las fotografías de la instalación.
El reporte de materiales debe realizarse máximo 1 día hábil después de la instalación realizada.
9. Asignación de Ancho de Banda (asistente de aprovisionamiento inalámbrico).
Se debe realizar la asignación de BW contratado por el cliente, máximo un día hábil después de la
entrega de la instalación.
10. Seguimiento de actividades (líder de zona inalámbrico).
Tomar una muestra del 15% del total de todas las órdenes de trabajo e jecutadas en el mes por
cuadrilla inalámbrica y por contratista, y realizar seguimiento garantizando que la información
suministrada en la OT - Ticket coincida con la realidad en campo.
Enviar el consolidado de las auditorías al coordinador operativo inalámbrico de la zona y al
coordinador operativo Nacional Meganet el 7 de cada mes.

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CARTILLA REPORTE
DE HURTO O PÉRDIDA

Aplica para el reporte de hurto
o pérdida de artículos, por
parte de los colaboradores de
Media Commerce.

Pasos generales:

En caso de hurto del artículo:
1. Comunicarse con el líder para relatar los hechos inmediatamente suceda el evento (colaborador de
Media Commerce).
2. Registrar la versión emitida por el colaborador e indicarle como generar el denuncio (líder del
colaborador).
• Para el denuncio tener en cuenta: lugar de los hechos, fecha y hora precisa del evento, detalle de
los artículos y componentes hurtados (cantidad y valor), descripción de los hechos (como se dio el
hurto y personas que intervinieron en el evento).
Si el valor de los artículos hurtados supera $ 3.000.000 y es producto de un solo evento, el líder se
comunicará inmediatamente con la gerencia administrativa con el fin de recibir la instrucción de la
forma en la cual debe colocarse el denuncio.
3. Reportar el denuncio ante la entidad correspondiente, de acuerdo a las instrucciones anteriormente
emitidas (colaborador de Media Commerce – máximo 2 días calendario al hurto).

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Las entidades para reportar el caso pueden ser la fiscalía, Unidades de Reacción Inmediata (URI) o
SIJIN más cercana, consultar direcciones y teléfonos donde se puede realizar el denuncio en el link:
http://www.policia.gov.co/portal/page/portal/SERVICIOS_AL_CIUDADANO/Documentos_extraviados
/atencion_documentos_extraviados.
4. Entregar el denuncio emitido por la entidad correspondiente al líder (colaborador de Media
Commerce)
El documento debe ser fiel copia del expedido por el ente competente, que no tenga enmendaduras,
tachones o alteraciones y que pertenezca a la jurisdicción de los hechos.
5. Emitir concepto y comunicarlo al líder del almacén (líder del colaborador).
Verificar la coherencia entre la información contenida en el denuncio vs la versión inicial, para emitir
concepto final.
Emitir concepto al líder de almacén, indicando si se debe generar algún descuento al colaborador con
su respectivo argumento, en caso que el colaborador estévdesempeñando funciones en un horario
diferente a la jornada laboral ordinaria, se deberá anexar el registro o certificación correspondiente.
En caso de pérdida del artículo:

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1. Las entidades para reportar el caso pueden ser la fiscalía, Unidades de Reacción Inmediata (URI) o
Reportar inmediatamente al líder relatando lo sucedido (colaborador de Media Commerce).
2. Registrar la versión del colaborador y verificar la pérdida (líder de colaborador).
Gestionar herramientas (registros de las cámaras, indagar con el personal de los alrededores del
hecho) con las cuales se pueda identificar la posible recuperación de lo perdido.
En caso de no recuperarse el artículo, el colaborador deberá asumir el costo del mismo.
3. Notificar al líder y coordinador de almacén de la localidad (líder de colaborador).
Se debe adjuntar a la notificación el plan de mejora del evento y el formato de autorización de
descuento por nómina firmada por el colaborador después de haber consultado con el coordinador
de almacén más cercano, ver matriz de distribución, el costo del artículo de acuerdo a las políticas de
descuento.
Si se evidencia pérdidas consecutivas (más de 2 veces) por este concepto el colaborador deberá
asumir el valor comercial del artículo en su totalidad y se le abrirá proceso disciplinario.

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CARTILLA SOLICITUD
DEVOLUCIÓN DE ARTÍCULOS

Aplica para todas las
devoluciones de artículos
realizados por los colaboradores
de Media Commerce.

Pasos generales:

1. Comunicarse con el encargado del almacén o de sistemas para la devolución del equipo (colaborador
de Media Commerce).
Con el coordinador de almacén de la zona, para que el indique a que almacén debe dirigir el artículo,
esto aplica para las zonas donde no se tiene almacén. Ver matriz de distribución, en las zonas que
hay almacén se debe realizar la devolución al almacén local.
Para el caso devolución de un equipo de cómputo comunicarse inicialmente con el auxiliar de
sistemas quien validará el inconveniente o el tipo de falla y, le identificará el tipo de requerimiento a
realizar (configuración, cambio de equipo, reparación de equipo), para los dispositivos de voz IP se
identificará si se realiza la devolución al almacén o al área de sistemas.
2. Realizar la devolución del equipo (colaborador de Media Commerce).
Las devoluciones se deben realizar por medio del sistema Jonnas Web, de acuerdo a las directrices
emitidas por el coordinador de almacén regional y/ o auxiliar de sistemas, realizar la devolución al
almacén correspondiente, identificando la razón (diagnóstico) y si requiere reposición o no del
artículo.

c o m m e r c e

Si el colaborador requiere reposición del artículo, realizar el pedido extra de este, relacionando el
consecutivo de la devolución en las observaciones del pedido.
En caso que la devolución sea rechazada por el almacén, el colaborador deberá realizar nuevamente
la devolución de los artículos rechazados teniendo en cuenta las observaciones emitidas por el
coordinador de devoluciones y/o almacén.
Cuando se devuelva un equipo de cómputo, incluir en el campo de observaciones de la devolución el
usuario y contraseña del equipo.
En caso que se detecte mal uso del equipo de cómputo, como instalación de Software no permitido
por la organización o cambios no autorizados de hardware, se realiza el proceso disciplinario
correspondiente y en caso de cambio de partes por daño el colaborador deberá asumir el costo de la
reparación.

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CARTILLA DEVOLUCIÓN
DE FACTURAS EN PAPIRO

Aplica para la devolución
de documentos registrados
en el Sistema de Gestión
Documental “Papiro”.

Pasos generales:
1. Ingresar al sistema papiro (colaborador de Media Commerce).
2. Seleccionar módulo “Buzón de Entrada” (colaborador de Media Commerce).
3. Escoger el documento radicado el cual se requiere devolver (colaborador de Media Commerce).
4. Después de revisar el documento, y en caso de encontrarse alguna inconsistencia en este,
seleccionar la opción “Devolver Documento” (colaborador de Media Commerce).
5. Determinar a quien desea devolver el documento: (colaborador de Media Commerce).
“Al Radicador”: se debe incluir un comentario (carácter obligatorio), el cual indique el motivo de la
devolución.
En caso de seleccionar la opción devolver el documento “Al Proveedor” o “A otra persona (Nivel
Inferior)”, diligenciar los campos referenciados.

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• Tipo de devolución: son las opciones por las cuales se hace devolución del documento al proveedor
o tercero.
• Dirección: diligenciar la dirección a la cual se debe enviar el documento a devolver.
• Ciudad: seleccionar la ciudad destino de la devolución.
• Comentario Interno: es un comentario o sugerencia adicional importante del documento (carácter
obligatorio).
6. Seleccionar la opción “Confirmar” y automáticamente se genera la devolución del documento
(colaborador de Media Commerce).

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CARTILLA
MANEJO DE ANTICIPOS

Aplica para el manejo de los anticipos
solicitados por cada uno de los funcionarios de
la organización, el cual debe ser destinado
únicamente para cubrir los gastos relacionados
al desarrollo directo de la operación. (Aplican
restricciones para consumo y utilización).

Existen 3 tipos de Anticipos: viáticos – parque automotor – bienes y servicios.
Es importante tener en cuenta a la hora de solicitar, utilizar y legalizar el anticipo los tiempos y
responsables que inciden en cada uno de estas actividades.

Pasos generales para
el manejo de anticipos:
1. Solicitar anticipo (funcionario).
Debe diligenciarse completamente el formato solicitud de anticipos.
2. Aprobar solicitud de anticipo (líder encargado del proceso – 3 días).
La aprobación debe realizarse los lunes hasta las 12 pm y los miércoles hasta las 12 pm, si el lunes
es festivo se dará plazo hasta el martes a las 10:30 am.
3. Consignación del dinero solicitado (tesorería – martes y jueves después de medio día).
La consignación de anticipos se realiza únicamente después de la aprobación.

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1. Utilización del anticipo (funcionario).
En caso de devolución de dinero se debe realizar consignación en la cuenta de ahorro de Davivienda
No. 136600002754 a nombre de Media Commerce SAS. Nit. 819.006.966-8, y enviar los soportes
escaneados a el correo de contabilidad auxcontabilidad@mc.net.co
La entrega de dinero debe ser únicamente a la tesorera de la organización.
Tener en cuenta al momento de utilizar el dinero las tarifas establecidas por la organización (“Cuadro
Tarifas Autorizadas”).
5. legalización del anticipo (funcionario – 5 días después de fecha de finalización).
Si el funcionario al final de la utilización del anticipo solicitado tiene un sobrante menor a $100.000 en
dinero en efectivo, este será descontado en la nómina siguiente a excepción del personal de Pereira
quien deberá devolverlo a la coordinadora de tesorería.
Por cada viaje realizado se debe diligenciar el formato cumplido de viaje - MC-AP-G12-00-FR-003 y
formato relación de taxis - MC-AP-G12-00-FR-004.

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Tener en cuenta que no se reciben facturas, cuentas de cobro, recibos de caja menor con
enmendaduras o tachones, esto es motivo para el rechazo de la legalización.
6. Aprobar legalización realizada por el funcionario (líder encargado del proceso – 3 días).
7. Envío de soportes físicos a contabilidad Pereira (funcionario).
Enviar adjunto a estos soportes: formato legalización de anticipos en la web, formato cumplido de
viaje y formato relación de taxis.
8. Verificar soportes digitales y legalización aprobada (auxiliar de contabilidad).
En caso de ser rechazado un documento de la legalización el sistema enviará notificación al líder
inmediato y al funcionario indicándole la nueva legalización de dicho documento dentro de los 5 días
siguientes hábiles, de no efectuarse la operación se aplica el descuento por nómina en la quincena
siguiente.

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9. Contabilización del anticipo (auxiliar de contabilidad).
10. Finalización del anticipo en el sistema (auxiliar de contabilidad).

Nota
En los anticipos de parque automotor / bienes y servicios, para comenzar con los pasos generales
debe enviarse inicialmente a los responsables de cada uno de estos dos procesos la cotización de lo
que se requiere realizar (reparación de vehículo / compra de bienes o servicios) en la cual se indique
adicionalmente si requiere o no de pago anticipado.

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