Les collaborateurs d’Ordina Belgique et Luxembourg utilisent Microsoft Lync comme canal de communication central pour le chat, l’e-mail, la téléphonie et les conférences audio et vidéo. Le central téléphonique classique est devenu inutile comme Microsoft Lync intègre toutes les possibilités de communications. Il est désormais possible de passer simplement à la solution ad hoc, p. ex. du chat à la téléphonie et puis à la vidéoconférence.

1. Avec Lync, les collaborateurs d’Ordina
sont plus mobiles et flexibles
Les collaborateurs d’Ordina Belgique et Luxembourg
utilisent Microsoft Lync comme canal de
+32 15 29 58 58
info@ordina.be
pays: Belgique
secteur: automatisation
profil
Le groupe Ordina compte environ 2 900
communication central pour le chat, l’e-mail, la
téléphonie et les conférences audio et vidéo. Le central
téléphonique classique est devenu inutile comme
Microsoft Lync intègre toutes les possibilités de
communications. Il est désormais possible de passer
simplement à la solution ad hoc, p. ex. du chat à la
téléphonie et puis à la vidéoconférence.
collaborateurs. Le siège central de cet expert en
Ordina a aussi choisi de suivre une « clean desk
TIC est établi à Nieuwegein (Pays-Bas). En Belgique,
policy ». L’ère des bureaux et des téléphones
Ordina compte 500 collaborateurs et à Luxemburg,
« personnels » est révolue. Ordina a ainsi pu réduire
50. Ordina Belux s’adresse au secteur financier, aux
collectivités publiques, aux entreprises
pharmaceutiques et de biotechnologie, aux
entreprises d’utilité publique, au secteur des
télécommunications, à l’industrie et au commerce.
défi
En tant que Microsoft Gold Certified Partner,
Ordina investit en permanence dans de nouvelles
formes de communication. En raison du grand
nombre de consultants mobiles, de nombreux
son parc d’implantations de six à deux et ne paie plus
pour des bureaux vides. Le lieu où se trouve le
collaborateur – au bureau, chez les clients, sur la route,
à domicile ou à l’étranger - n’exerce plus aucune
influence sur ses possibilités de communication et sa
joignabilité. Le statut de présence permet à tout le
monde de voir si une personne est joignable et par
quel canal. Résultat : plus de perte de temps avec les
messageries vocales et plus de dérangement pendant
les réunions.
Microsoft Lync

2. bureaux ne sont plus utilisés - un poste de coûts
inutile.
solution
Le central téléphonique classique est abandonné et
est remplacé par Microsoft Lync sur tous les
ordinateurs et terminaux mobiles. Les utilisateurs
d’ordinateurs téléphonent à l’aide d’un softphone,
combiné ou non à un casque, une oreillette ou un
Lync Phone.
avantages
Û tout en un : chat, e-mail, téléphonie et
vidéoconférence
Û économie grâce à l’élimination des bureaux et
des déplacements
Û joignabilité efficace grâce au statut de présence
Û gain de productivité
Û interface centrale et conviviale
Û plus-value comme fournisseur TIC
Û plus grande disponibilité
Û travail plus flexible
software&services
Servers
Microsoft Lync
Developer Tools
Windows
Desktop Applications
Business Solutions
Online Services
Microsoft Services
Microsoft Technologies
Microsoft Security
L’utilisation de Microsoft Lync s’est généralisée dans les
rangs des collaborateurs belges et luxembourgeois
d’Ordina, fournisseur de services TIC. Le logiciel remplace
le central téléphonique classique et devient le canal de
communication central pour le chat, la messagerie, la
téléphonique, les conférences audio et vidéo. Les
utilisateurs peuvent désormais communiquer beaucoup
plus efficacement où qu’ils se trouvent. Ils sont ainsi
moins physiquement liés au bureau de sorte qu’Ordina
doive nettement moins investir dans des espaces de
bureau. L’entreprise économise ainsi énormément de
temps et d’argent.
Clean desk policy
Lync s’inscrit parfaitement dans la « clean desk policy »
d’Ordina. Les collaborateurs n’ont plus de bureau ni de
téléphone attitrés à titre personnel. ils peuvent ainsi
travailler avec plus de flexibilité tant en intramuros qu’en
extramuros.
« Comme notre travail est plus flexible et plus mobile,
nous avons besoin de moins d’espaces de bureau »,
explique Kris Marchi, Directeur des ventes d’Ordina.
« Nous sommes passés de six - petits - bâtiments à deux
implantations Dans notre site de Hasselt, les espaces de
bureau loués ont été divisés par deux de sorte que nous
ne payions plus pour des bureaux vides. Nous avons veillé
à mettre en place plusieurs coins salon qui favorisent les
contacts entre collègues. Cela compense largement les
cadres photos des bureaux classiques… »
Ordina a installé Lync sur tous les appareils mobiles et les
ordinateurs. Le chat par smartphone interposé est une des
nouvelles possibilités. Kris Marchi: « Environ 80 pour cent
de nos collaborateurs sont des consultants
continuellement en déplacement ou chez des clients. Ils
utilisent la fonction de chat très souvent lorsqu’ils sont en
visite chez un client et qu’ils doivent rapidement contrôler
un élément auprès de leurs collègues. Mais Lync simplifie
aussi le travail des collaborateurs de bureau comme les
membres de la comptabilité, du service du personnel ou
de l’administration. Les collaborateurs qui établissent des
offres doivent chaque fois se concerter avec le
département vente, la direction et les gestionnaires des
unités opérationnelles. Grâce à Lync, tout est désormais
plus rapide et plus efficace grâce, entre autres, au statut
de « présence ». Vous voyez immédiatement si quelqu’un
est joignable et de quelle manière. Ainsi, vous n’êtes pas
toujours confronté aux messages vocaux et vous ne
risquez plus de déranger vos collègues pendant une
réunion. »

3. Kris Marchi, Directeur des ventes d’Ordina: « En termes de joignabilité, peu importe où se trouve l’utilisateur
à un moment donné. »
Économie
Grâce à Lync, les collègues de différents sites ne
doivent quasiment plus se déplacer pour les
réunions internes et internationales. « Si vous
collaborez à des projets depuis l’étranger ou si vous
y suivez une formation, vous serez toujours aussi
facilement joignable que les collaborateurs en
Belgique », constate Kris Marchi. « En termes de
joignabilité, peu importe où se trouve l’utilisateur à
un moment donné. »
Dans le cadre son projet Lync, Ordina n’avait peutêtre pas pour objectif premier de réaliser des
économies, mais il n’en reste pas moins qu’elles
sont effectives. En plus de l’élimination des espaces
de bureau et de la baisse des frais de déplacement,
les utilisateurs qui travaillent à domicile peuvent
désormais téléphoner gratuitement via la connexion
internet. Les conférences téléphoniques
internationales sont désormais également gratuites.
Si les collaborateurs d’Ordina veulent par exemple
inviter à une conférence téléphonique ou à une
vidéoconférence un client qui n’utilise pas Lync, ils
lui envoient un lien par e-mail. Il ne lui reste plus
qu’à cliquer dessus pour pouvoir participer à la
conversation.
Combiner les moyens de communication
« C’est un jeu d’enfant de passer d’un moyen de
communication à un autre », explique Kris Marchi.
« Vous voyez qu’une personne est disponible et
vous lui envoyez un message chat. Lorsque la
conversation devient trop élaborée, vous passez à
une conversation téléphonique d’un seul clic. Si
vous souhaitez qu’une troisième personne prenne
part aux échanges, vous pouvez lancer une
conférence téléphonique. Cette succession est très
fréquente pour examiner un document ou une
présentation. Nous utilisons aussi intensivement la
vidéoconférence. C’est possible pour un cercle
réduit, derrière l’ordinateur, mais également pour
une salle plus grande avec plusieurs participants.
Quand nous organisons, par exemple, une session
de formation technique, nous le faisons dans une
salle de réunion avec une table ronde surmontée
d’une webcam. Celui qui le souhaite peut appeler à
distance et participer comme s’il y était en chair et
en os. Les appels vidéos internationaux via
l’ordinateur portable sont aussi très fréquents."
Téléphone de bureau toujours sous la main
Ordina utilisait déjà OCS, le prédécesseur de Lync.
« Nous avons suivi toutes les versions d’OCS »,
indique Kris Marchi. « à l’époque, nous avions
encore notre central téléphonique classique, car
OCS ne proposait pas de fonction de téléphonie.
Progressivement, l’on a assisté à un rapprochement
de la téléphonie et de l’informatique. lorsque notre
central téléphonique a été amorti, nous avons
décidé de le supprimer totalement et de migrer

4. tous les collaborateurs vers la première version de
Microsoft Lync. Tout s’est passé si rapidement que les
utilisateurs avaient le sentiment de recevoir simplement
un autre téléphone. Pourtant, ce changement
s’accompagnait de très nombreux avantages que nous
avons expliqués plus avant. Tout le monde travaille
désormais via un softphone, certains étant équipés d’un
casque - avec ou sans cordon, d’une oreillette ou d’un
Lync Phone, qui ressemble à un banal combiné
téléphonique. Le mode de travail est aussi fonction des
tâches que vous devez accomplir et du lieu où vous vous
trouvez. En règle générale, la qualité de la connexion est
excellente. De plus, vous avez toujours tout à portée de
main, c’est très pratique ! Quand je rentre chez moi,
j’emmène mon ordinateur portable et je passe mes appels
exactement comme au bureau, alors que je ne pouvais
pas emporter mon téléphone par le passé. »
Kris Marchi
« Quand je rentre chez moi, j’emmène mon
ordinateur portable et je passe mes appels
exactement comme au bureau. »
pour plus d’informations
Pour
toute
information
complémentaire
concernant les produits et services Microsoft,
veuillez contacter le +32 (0)2 503 31 13 ou visiter le
site www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez
d’autres sociétés qui utilisent des applications
similaires.
Pour
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information
complémentaire
concernant Ordina contactez le +32 15 29 58 58 ou
visitez le site www.ordina.be.
Offrir de l’expérience et de l’expertise aux clients
Le choix de Microsoft Lync s’est imposé comme une
évidence à Ordina. Le fournisseur de services TIC est en
effet un Gold Certified Partner de Microsoft et, sur
l’entrefaite, aussi l’un des principaux partenaires Lync du
producteur de logiciels. « Cette expérience et cette
expertise constituent pour nous un différentiateur
important sur le marché », indique Kris Marchi.
« Un très grand nombre d’entreprises et d’organisations,
ainsi que des collectivités publiques et des secrétariats
sociaux demandent de plus en plus de nouvelles manières
de collaborer et de travailler à domicile. Dans ce contexte,
il semble que la réglementation légale, les assurances, la
sécurisation informatique, la tendance BYOD, ainsi que le
contrôle et l’évaluation des travailleurs qui exercent leurs
activités à distance semblent susciter encore pas mal de
doutes. Notre rôle dépasse donc la simple fourniture de la
technologie nécessaire. Forts de nos connaissances et de
notre propre expérience avec Lync, nous pouvons donner
beaucoup de réponses aux nombreuses questions de nos
clients. »