De bestaande telefooncentrale van Clear2Pay was dringend aan vernieuwing toe, zodat de interne en externe communicatie efficiënter kon verlopen. In augustus 2012 verhuisde het hoofdkantoor van het bedrijf in België naar de nieuwe kantoren in Diegem, een uitgelezen moment om naar een modern telefoniesysteem over te schakelen.

1. Clear2Pay communiceert efficiënter met
Microsoft Lync
De bestaande telefooncentrale van Clear2Pay was dringend aan vernieuwing toe, zodat de interne en externe
communicatie efficiënter kon verlopen. In augustus
tel. +32 (0)2 801 55 55
info@realdolmen.com
land: België
sector: IT-diensten en software
2012 verhuisde het hoofdkantoor van het bedrijf in
België naar de nieuwe kantoren in Diegem, een uitgelezen moment om naar een modern telefoniesysteem
over te schakelen.
Het management van Clear2Pay koos na een marktstu-
profiel
die voor Microsoft Lync, zodat de 150 medewerkers nu
Clear2Pay is specialist in betaaltechnologie gericht
beschikken over een enkele gebruikersinterface voor e-
op het leveren van wereldwijde toepassingen voor
mail, chat, telefonie, audio- en videoconferencing.
veilige en snelle betalingen. Het Belgisch filiaal telt
Microsoft Lync zorgt ervoor dat de medewerkers in
150 werknemers, over de hele wereld zijn dat er
1.200.
België efficiënter kunnen communiceren, zowel van
thuis als op kantoor. Met de presence-functie van Lync
zien ze meteen of hun contactpersoon beschikbaar is
uitdaging
De verouderde telefooncentrale voldeed niet lan-
en kunnen ze snel een bericht sturen of een audio- of
videoconference opzetten.
ger aan de behoeftes van het bedrijf, er was nood
aan een modern systeem dat integreerbaar zou zijn
met andere software. De verhuis naar de nieuwe
kantoren in Diegem was het ideale tijdstip om over
te schakelen.
Microsoft-partner RealDolmen begeleidde Clear2Pay
bij de migratie. De keuze voor deze integrator was een
logische keuze na eerdere geslaagde projecten.
Microsoft Lync

2. oplossing
Microsoft Lync bleek de meeste integratiemogelijkheden te bieden. Microsoft-partner RealDolmen
begeleidt Clear2Pay met advies, aanpassingen en
integratie.
voordelen
Û Chat, e-mail, telefonie, audio- en videoconferencing in één
Û Efficiënte bereikbaarheid dankzij aanwezigheidsstatus (‘presence’)
Û Veel
integratiemogelijkheden
met
andere
Microsoft-programma’s
Û Thuiswerkers werken met dezelfde telefoonverbinding en betalen geen lokale kosten
Û Medewerkers zijn steeds bereikbaar op hetzelfde nummer
Û Minder tijdverlies door instant messaging
Û Geen fysieke telefoontoestellen meer nodig
Û Kostenbesparing op vlak van vervoerskosten
software&services
Servers
Microsoft Lync
Developer Tools
Windows
Desktop Applications
Business Solutions
Online Services
Microsoft Services
Microsoft Technologies
Microsoft Security
De verhuis van kantoren in Mechelen en Zaventem naar
een gloednieuw pand in Diegem, was voor Clear2Pay het
uitgelezen moment om de verouderde telefooncentrale te
vernieuwen. De systemen in de oude kantoren draaiden
nog op gedateerde technologieën, zonder Voice-over-IP.
Er was dus geen goedkoop telefoonverkeer mogelijk over
het datanetwerk.
Clear2Pay onderzocht de mogelijkheden in de markt,
Microsoft Lync bleek de beste oplossing te bieden voor de
behoeften van de onderneming. Vooral de doorgedreven
integratiemogelijkheden gaven de doorslag. Microsoftpartner RealDolmen begeleidde Clear2Pay bij de installatie van de nieuwe technologie. De software biedt alle mogelijkheden voor instant messaging, telefonie, audio- en
videoconferencing en het delen van documenten via een
enkele interface.
Efficiënt werken door handige functies
De medewerkers van Clear2Pay België gebruiken nu alle
mogelijke Microsoft Lync-functies voor interne en externe
telefonie. Carl Van Elsacker, Team Lead IT EMEA: “Mensen
die van thuis uit werken, gebruiken dezelfde telefoonverbinding als op kantoor. Zo is iedereen steeds bereikbaar
via hetzelfde telefoonnummer. Doordat ze met hetzelfde
nummer bellen over een gewone internetverbinding, betalen ze bovendien geen lokale kosten voor de verbinding.”
Met de presence-functie zien de gebruikers of de persoon
die ze willen contacteren bereikbaar is en hoe ze die het
best kunnen contacteren. Het opzoeken van een medewerker op een andere site kan vanuit een eigen console.
“Microsoft Active Directory, de software voor identiteitsbeheer, bevat de informatie over alle gebruikers op ons
netwerk. Lync werkt op basis van deze gegevens. Als je
bijvoorbeeld een contactpersoon in India wil bereiken, kan
je die opzoeken en meteen bellen, een boodschap doorsturen of een conference opzetten. Dit kan ook al met
Skype, maar dat nam meer tijd in beslag. Je moest eerst
accountgegevens uitwisselen en er waren nog tal van andere beperkingen”, zegt Carl Van Elsacker. “Met de presence-functie kan je via Outlook zien of een collega in
meeting is; de status van de persoon wordt altijd weergegeven. Je verliest zo geen tijd met mensen nodeloos te
contacteren. Wanneer iemand in verlof is, geeft de status
‘out of office’ weer.”

3. Carl Van Elsacker, Team Lead IT EMEA: “Mensen die van thuis uit werken gebruiken dezelfde telefoonverbinding als op kantoor en betalen dus geen lokale telefoonkosten.”
De instant messaging-functie betekent eveneens
een meerwaarde voor de medewerkers van
Clear2Pay. Ze moeten minder hun bureau verlaten
om een collega op een andere verdieping te bereiken. Het volstaat om een bericht te sturen waarop
de ontvanger meteen kan antwoorden. “Vroeger
gebruikten we ook Skype om te communiceren, het
voordeel van Lync is dat dit in een gecontroleerde
omgeving gebeurt”, zegt Carl Van Elsacker.
Presentaties delen
“Audio- en videoconferencing gebruiken we vaak
omdat we regelmatig vergaderen met onze collega’s in het buitenland. Wij hebben bijvoorbeeld als
IT-team tweewekelijks hebben we een globale ITmeeting. Tijdens de conference call kan je online
documenten of presentaties delen. Tijdens een presentatie kan je de slides met de aanwezigen delen.
Dit maakt alles veel gemakkelijker en overzichtelijker”.
Geen telefooncentrale
In de kantoren van Clear2Pay zijn geen telefoontoestellen aanwezig. Carl Van Elsacker: “We hebben de
keuze gemaakt om af te stappen van de oude telefoontoestellen en enkel nog met softphones te werken. Alle laptops of pc’s zijn uitgerust met een
headset. Er is ook geen telefooncentrale meer aan-
wezig op de site in Diegem. RealDolmen heeft een
gateway geplaatst tussen de Lync-server en het SIPnetwerk van Horizon. Dit netwerk zorgt ervoor dat
de voice-data over het IP-netwerk worden verstuurd, zodat we geen telefooncentrale meer nodig
hebben.”
Geslaagde omschakeling
De omschakeling naar Lync heeft een tweetal maanden in beslag genomen. “Clear2Pay is een bedrijf
dat vooruit wil, de migraties worden vooraf steeds
grondig gepland”, aldus Carl Van Elsacker. “Ook hier
was dit het geval. We wisten dat we aan RealDolmen een betrouwbare partner hadden door
vroegere projecten en hebben tijdens dit project
geen problemen ondervonden. Ons management
heeft vooraf beslist geen opleiding te voorzien voor
de medewerkers, we hadden dit achteraf gezien ook
niet nodig. Het gaat hier om een zeer intuïtieve toepassing die de mensen grotendeels van thuis kennen en sterk aanleunt bij courante software. De
meeste van onze medewerkers zijn trouwens developers die gewoon zijn hun plan te trekken met dergelijke software. In het begin had ik wel wat schrik
van de reactie van collega’s, omdat je als bedrijf een
grote stap neemt door van vaste telefonie naar een
software-omgeving over te schakelen. Uiteindelijk
hebben we veel positieve reacties ontvangen.”

4. De installatie van Microsoft Lync is gebeurd op een weekend. “Vrijdagavond hebben we onze oude kantoren verlaten, de volgende maandag was het systeem geïnstalleerd.
We hadden het voordeel dat we door de verhuis de Lyncsoftware volledig op voorhand konden installeren.”
Eerst België
Carl Van Elsacker
“Tijdens een audioconferentie kan je slides
met de aanwezigen delen. Dat maakt alles
veel gemakkelijker en overzichtelijker.”
voor meer informatie
Voor
meer
informatie
over
de
beschreven
producten en diensten van Microsoft, bel naar
+32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/
cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke
toepassingen gebruiken.
Voor meer informatie over RealDolmen, bel naar
+32 (0)2 801 55 55 of bezoek ww.realdolmen.com
Voor meer informatie over Clear2Pay, bezoek
www.clear2pay.com
Carl Van Elsacker: “We hebben Microsoft Lync eerst in
België geïnstalleerd, binnenkort zijn de andere filialen aan
de beurt. We willen in de loop van 2014 al deze mensen
op het Lync-systeem laten werken. We merken al dat we
kosten besparen op deze ene locatie, als we dit op globale
schaal kunnen doen, zal dit nog een grotere impact hebben. In de toekomst plannen we een upgrade naar
Micrsoft Lync 2013 om functies zoals ‘presence’ ook op
smartphones te kunnen gebruiken. Dat kan nu al, maar de
spraak loopt nog via de klassieke telefonie. Binnenkort
maken we een grote stap vooruit op dit vlak. Dit zal opnieuw telecomkosten uitsparen.”