1. Hvordan organisere for
samhandling i komplekse
BA-prosjekter?
Prosjekt 2013
Lena E. Bygballe,
Senter for byggenæringen, Handelshøyskolen BI

2. Bakgrunn
• Forskningsprosjekt: hvordan organiseres store, offentlige
prosjekter i BAE-næringen?
• Forprosjekt ved Handelshøyskolen BI (Senter for
byggenæringen og faggruppen for prosjektledelse) finansiert av Norsk Senter for Prosjektledelse
• Litteraturstudie og case studier i Jernbaneverket og
Statsbygg (+ input fra andre studier)
• Resultat: søknad til Norges Forskningsråd om et større
forskningsprosjekt om samhandling og organisering av
prosjekter i BAE-næringen

3. Hvorfor er dette interessant?
• Mye av verdiskapingen skjer i prosjekter som
involverer mange aktører (inter-organisatoriske)
• Analyser, f.eks. KS 2, av store prosjekter peker
ofte på uhensiktsmessig organisering:
• Uklare grensesnitt og roller, svak koordinering
• Uklart mandat, utydelig eierstyring, oppfølging og
kontroll
• Uhensiktsmessige kontraktsmodeller
Vi vet mye, men fortsatt er organisering vanskelig i
komplekse prosjekter med mange aktører!

4. Organisering og koordinering
• Koordinering ligger i kjernen av organisering:
– Bruk av planer, regler, objekter, verktøy, roller, rutiner og
nærhet (fysisk og mentalt) for å gjennomføre en kollektiv
arbeidsprosess (samhandling)
• Koordinerings- og kontrollmekanismer:
• hierarkiske (leder-underordnet forhold og sentral
beslutningstaking) og
• laterale (direkte interaksjon og lokal beslutningstaking)
Selv-organisering gjennom laterale mekanismer er viktig når
kompleksiteten og usikkerheten er stor

5. Hva vet vi om store
inter-organisatoriske prosjekter?
• De krysser:
– Ulike styringssystemer
– Ulike organisasjonskulturer, rutiner og prosedyrer
– Ulike forståelser av prosjektprosessen og
prosjektverktøy som kontrakter, planlegging,
gjennomføringsmodeller etc.
• Utfordrende å koordinere og kontrollere!

6. Hva vet vi om organisering i
prosjekter?
• Knyttet til prosjektets natur:
– Spesialisering, fragmentering, kompleksitet,
oppgaveavhengighet og usikkerhet
• Mye fokus på hierarkiske strukturer:
– ansvars- og myndighetsforhold spesifisert i kontrakter,
planer som angir rekkefølge og tid, rutiner og
prosedyrer for gjennomføring, bruk av
incentivsystemer, rapportering oppover, osv
• Mer fokus på hvordan å samhandle bedre

7. Betydningen av praksis
• Viktig med strukturer, men ikke tilstrekkelig;
må se på hvordan organisering praktiseres og
endres underveis i prosjekter:
– fokus på hva aktørene faktisk gjør
(mikroprosesser), og
– de sosiale praksisene , dvs felles forståelse av
‘way of doing’ de bruker for å organisere (makro)

8. Funn fra case studier av offentlige
prosjekter
• Praksiser som brukes:
– Hierarkiske: bruker kontrakter, planleggingsverktøy,
insentivsystemer og nivåinndeling, som er bestemt
sentralt og på et høyere ledelsesnivå
– Laterale: etablerer møteplasser og bruker workshops
for å fremme direkte interaksjon, utvikler felles
prinsipper og ‘code of conducts’ for å skape felles
forståelse, og legger til rette for lokal beslutningstaking
for å håndtere problemer
– Ser at ‘nye’ praksiser vokser fram: samhandlingsfaser/
workshops brukes i mange av prosjektene – mer fokus
på selv-organisering

9. Funn forts.
• Både hierarkiske og laterale praksiser kan brukes
for kontroll og koordinering, f.eks både kontrakt og
direkte interaksjon kan virke som kontrollmekanisme
• En og samme praksis kan virke forskjellig avhengig
av hvilken orientering man starter ut med, f.eks bruk
av kontrakten kan også fremme felles forståelse
• Ulike praksiser kan kombineres for å oppnå både
kontroll og selv-organisering, f.eks nivåinndeling der
man legger til rette for direkte interaksjon og lokal
beslutningstaking

10. Hva kan vi lære av dette?
• Selv-organisering er viktig i prosjekter med høy
grad av kompleksitet, og kan legges til rette for
gjennom en kombinasjon av hierarkiske og
laterale praksiser
• Den måten man starter ut et prosjekt på, vil ofte
påvirke praksis underveis
• Å etablere strukturer er ikke tilstrekkelig; man må
være bevisst på hvordan samhandling praktiseres

11. Takk for oppmerksomheten!