O slideshow foi denunciado.
Seu SlideShare está sendo baixado. ×

48. pm muhely osszefoglalo projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28

Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio
Anúncio

Confira estes a seguir

1 de 6 Anúncio
Anúncio

Mais Conteúdo rRelacionado

Semelhante a 48. pm muhely osszefoglalo projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28 (20)

Mais de Pronay46 (19)

Anúncio

48. pm muhely osszefoglalo projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28

  1. 1. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28 1 ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS 48.PM MŰHELY (2021.január 28) MUNKÁJÁRÓL Téma: „Portfoliómenedzsment vizualizációs módszertan – PPM CanvasTM” Időpont: 2021. január 28. 16-18 óra Helyszín: Microsoft Teams online videokonferencia A Műhelyben részvevők (91) : Almay Nikolett, Avar Balázs, B. Körmöci Gabriella, Bacsa Szilvia, Barta István, Bella Szilvia, Bíró Ivett, Bíró Szilvia, Birovecz László, Bognár András, Bole Márta, Borsiné Krisztik Ágnes, Bukta Szabina, Czifra Júlia, Csalló Miklós, Csepes Orsolya, Csiszár György, Csizmás Ferenc, Csontos Alexander, Détár Imre, Diligent Norbert, Éltető Júlia, Enyingi Norbert, Erős Tamás, Fogl Amanda, Garai György, Gergely László, Halász Katinka, Havelka Ákos, Hedry Zsolt, Hünlich Csilla, Jakabfi Júlia, Járdán Tamás, Juszt Péter, Kalacska Zsolt, Karasán Krisztina, Karácsonyi István, Kéke Gergely, Kerese István, Kincses László, Klimkó Gábor, Kocsárdi Gábor, Kókai Emese, Kunsági László, Kuthy Balázs, László Emese, Léderer Máté, Makoványi Anna, Martinák Róbert, Márton Judit, Melis S. Nikolett, Mezősi József, Michelberger Balázs, Mikulás Imre, Mindak László, Mogyorós Attlia, Molnár Judit, Müller Gergő, Nádudvari Lajos, Nagy Csaba, Oltyán Gábor, Onódi Ferenc, Orosz Éva, Pácsonyi Imre, Pálvölgyi Lajos, Páncsics Zsombor, Papp Zsuzsanna, Pécs László, Pittner Ferenc, Prónay Gábor, Rózsa Katalin, Salamon Sándor, Sebestyén Zoltán, Siklósi István, Sóti Mihály, Szabó Zoltán, Szalay Imre, Szebényi Zoltán, Szeszler Zsolt, Szigetvári László, Szkenderovics Ildikó, Szőke Kristóf, Szűcs Ákos, Török András, Vajda Gábor, Varga Miklós, Venczel Tamás, Vida Zoltán, Zelenyánszky János, Zolnai Antal. Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket, külön tisztelettel Járdán Tamást a Műhely téma vezetőjét. Az új, Műhely iránt érdeklődőkre tekintettel, röviden bemutatta a tíz évvel ezelőtt indult, negyedévente megrendezésre kerülő Műhely célkitűzéseit és workshop szakmai munkáját a bevezető blogokkal (https://mfor.hu/cikkek/projektmenedzsment.html) és az összefoglalót tartalmazó Linkedin csoporttal (www.linkedin.com/groups/4315748). Felhívta a figyelmet a 2021. április 7-én és 8-án (két délután 14:00-17:30 között ZOOM -on megrendezésre kerülő 23. PROJEKTMENEDZSMENT FÓRUM-ra (információk decembertől a www.hte.hu/web/projekt2021 oldalon lesznek találhatók). A Műhely beszélgetések témáját a megelőző Műhely résztvevői választják ki a felvetett témák közül. A megelőző Műhely Járdán Tamás jelentkezését fogadta el, aki a Műhely beszélgetés előkészítésére a https://mfor.hu/cikkek/projektmenedzsment.html oldalon bevezető, tájékoztató előadás szöveget tett közzé. A Műhely összefoglalók a Linkedin „PM WORKSHOP HUNGARY- PROJEKTMENEDZSMENT MŰHELY” csoportban olvashatók (https://www.linkedin.com/groups/4315748/ ) Járdán Tamás bevezetésként elmondta, hogy a vállalatok egyre több stratégiai célt projektekben vagy több projektet összefogó programokban valósítanak meg. A projekt- program rendszer (portfolió) menedzselésében gondot jelent a különböző projektek egymásra hatásának átlátása, hiszen sokszor azonos erőforrás készletből (eszköz, szakértelem) kell gazdálkodjanak. A portfoliómenedzsment módszertanok 2006-ban jelentek meg és idővel a PMI porfóliómenedzsment szabványa egyre komplexebbé és egyre kiforrottabbá vált az egyes újabb kiadásokon keresztül. A portfóliómenedzsmentre jól alkalmazható a First do the right things then do the things
  2. 2. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28 2 right megközelítés. Sokféle portfóliómenedzsment gyakorlat létezik. Vállalatok a belső működés fejlesztéséhez, a termékeik és szolgáltatásaik bevezetéséhez rendszerint portfóliómenedzsmentet alkalmaznak, ahol beazonosítanak, priorizálnak, megvalósítanak, várakoztatnak, módosítanak, olykor leállítanak projekteket (komponenseket) a portfólióban. Hazai kis- és közepes vállalatok (kkv-k) számára, akik párhuzamosan akár több tucat projektet valósítanak meg, és több milliárdos árbevételt érnek el, a nemzetközi szabványhoz hasonló portfóliómenedzsment folyamat túlzottan bonyolult és így nehezen alkalmazható. Nekik a portfóliómenedzsment speciális folyamatára van igényük, olyan folyamatra, ami az összes futó projekt és az egyes projektek szerződéses ütemezését, terjedelmét és a leszállítandó eredménytermék minőségét képes támogatni. Az ilyen típusú vállalatok jellemzően kellő projektmenedzsment érettséggel rendelkeznek, azonban a portfóliómenedzsment szemlélettel nem gyakran nem rendelkeznek. Maga a fogalom is kevés esetben jelenik meg és a kapcsolódó szerepek is ritkák. Hódítanak az egyszerű sémákon és vizualizáción alapuló modellek és módszertanok. Néhány kacsolódó példa: • Miro: online whiteboard szoftver, együttműködési sémák tucatjait kínálja. www.miro.com • Obeya szoba: az együttműködés koordinálására dedikált olyan helység, ahol az adott területhez (például termékfejlesztés) kapcsolódó lényeges aspektusok jelennek meg a helység falain. http://kaizenaction.com/obeya-war-room-a-powerful-visual-management-tool • Business Model Canvas: a stratégiai tervezést támogató struktúra (Alex Osterwalder & Yves Pigneur: Business Model Generation - https://www.amazon.com/Business-Model-Generation-Visionaries- Challengers/dp/0470876417 ) • mind map szoftverek PPM Canvas™ - a legelső verzió Évekkel ezelőtt egy telekommunikációs mérnöki cég vezető arról panaszkodott, hogy a növekedésük miatt már nem látja át, hol tartanak az egyes projektek, hogyan áll egy- egy szerződés teljesítése, mikor számláznak egy projektben. Egy hirtelen ötlettől vezérelve arra kértem, hogy a nagyobbik tárgyalója egyik falát fedjék be parafával, és az így létrehozott felületre rögzítsük minden egyes projektnek az aktuális státuszát. A területek vezetőivel közösen terveztük meg azt a négy adatlapot, ami a kereskedelem, a beszerzés, a mérnöki munkák és a számlázás projektmenedzsment szempontjából lényeges adatait, mérföldköveit, előrehaladását, állapotait és kontrollpontjait rögzítette. Minden futó projekt megjelent a parafatáblán négy A4-es lapon, a releváns kitöltöttséggel. Egy gyors státuszhoz elég volt bemenni a tárgyalóba és szemügyre venni a falat. Itt tartottak projektstátusz megbeszéléseket is. Az egyes projekteknél post-it cetliken helyeztek el prompt üzeneteket, jóváhagyás kéréseket, kiemeléseket, sőt még eszkalációkat is. Egyszerűen láthatóvá vált például a beszerzések párhuzamos ütemezése miatt a raktár szűkössége vagy a mérnöki kapacitás problémái a telepítések torlódáskor. Amire nem adott választ a fal, ott a projektkönyvtár további dokumentumai vagy személyes egyeztetések pótolták a szükséges részleteket. Ez volt a PPM Canvas kezdeti verziója. A coaching és tanácsadói projektek tapasztalatai vezettek a Project Portfolio Management Canvas (PPM Canvas™) megalkotásához. A PPM Canvas célja olyan
  3. 3. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28 3 modellt létrehozni, ami a teljes portfóliót segít (átbeszélhetővé és értelmezhetővé teszi a komplexitást, megérteni és megfogalmazni a lényeget) : - proaktívan kezelni, - érteni és átlátni, - értelmes energiabefektetés, - prioritások és tudjuk, hol tartunk, - szabályszerűség és rugalmasság, - transzparencia és együttműködés, - döntések és eszkaláció. A PPM Canvas vizsgálhatja - hogyan működünk együtt projektekben - hogyan kommunikáljunk - milyen kulcs információkat adunk át egymásnak - milyen leszállítási folyamat hasznos nekünk - munkatársak bevonása, workshopok - folyamatok, fázisok definiálása. A három részből álló (projektek, portfolió összegzés, stratégiai célok) PPM Canvas kiindulási struktúrája a következő Projektek - Ez a rész a portfólióban szereplő projekteknek a vállalat szempontjából lényeges területeit tartalmazza. - Ezek a területek lehetnek egy projekt adott iparághoz tartozó szakmai, technológiai fázisai, vagy lehetnek projektmenedzsment tudásterületek (például terjedelem, ütemezés, költség, kockázat...) - A dashboard szerű kialakítások a legnépszerűbbek. Portfólió szintű összegzések - Ez a rész a portfólióban szereplő projektek összességére vonatkozó, a portfólió szempontjából fontos és hasznos kiemeléseket és összegzéseket mutatja.
  4. 4. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28 4 - Ilyenek kiemelések és összegzések lehetnek például a készültség és az ütemezés adatai, az egyes projektek függősége, a portfólió szintű kockázatok és az erőforrás kérdések. Stratégiai célok - Ez a rész a portfóliónak a vállalati stratégai céljaihoz való hozzájárulását jelenítheti meg. - Ilyen hozzájárulások lehetnek bevételhez, valamilyen értékhez, piachoz vagy más konkrét eredményhez kapcsolódók. Megjelenés Kell egy falfelület! A PPM Canvas koncepció lényege, hogy a fenti struktúra megjelenik egy kiválasztott falfelületen. Ez a falfelület lehet egy irodában, tárgyalóban vagy akár a folyosón. A falfelület kialakítása többféle módon történhet: - egyszerű fal / ragasztó - üvegfal / ragasztó - parafa borítás / tű - mágnestábla / mágnes - whiteboard / ragasztó, mágnes Kiplakátolt falfelület vagy szoftver eszköz? Természetesen ez nem hitvita, hiszen a PPM Canvas tartalmát valamilyen szoftver eszköz segítségével állítjuk elő és aktualizáljuk. Az eddigi megvalósításoknál mindig létrejött egy elektronikus verzió, ez kinyomtatva került a falra. Amikor szükséges a részleteket megismerni és megvizsgálni, akkor elő kell venni a projektek részletes dokumentációját. A Canvas jelentősége egy Excel riporthoz képest a térbeli modellezés, megjelenítés, a szemrevételezés és az egész átlátásának a lehetősége. Nagyban épít a vizualizáció erejére, hatására és a vizuális memóriánk működésére. Ösztönözheti a jobb agyféltekés gondolkodást, az intuíciók, megérzések bevonását. A kialakítás folyamata: - a három rész tartalmának megtervezése - a fal kialakítása - pilot projektek adatainak elkészítése - teljes portfólió adatainak elkészítése - portfólió szintű összegzések definiálása - követés, frissítés szabályai - tanulságok: hangolás - élő modell kialakítása a cél. Kapcsolódó szerepek: - portfóliógazda / szponzor - portfólió asszisztens - projektvezetők - projekttagok Kapcsolódó fórumok: - kialakítás - rendszeres projektstátusz-megbeszélés - rendszeres portfólióstátusz-megbeszélés - ad hoc megbeszélések Milyen iparágakban valósult már meg a PPM Canvas? • Telekommunikáció
  5. 5. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28 5 • Szoftverfejlesztés • Rendszerintegráció • Pénzintézet • Oktatási és kutatási intézet Többféle PPM Canvas is lehet egy vállalatnál, a különböző projekttípusokra, szervezeti egységekre és földrajzi helyszínekre. A projektek és a portfólió kifejtésénél a projektmenedzsmenten túl, az adott projektre jellemző szakmai folyamatfázis állapota vagy eredménytermék életciklus-állapota is megjelenthet a falon. Az elektronikus formátumú verzió kiegészítheti a PPM Canvas-t, de nem tudja helyettesíteni annak előnyeit. A PPM Canvas nem a végső megoldás a portfóliómenedzsmentre, de hasznos platformja, kiegészítése lehet annak. Ma a pandémia nem teszi lehetővé ezt a Canvas szemléletet és működést, mert ebben lényeges, hogy oda tudok menni, nem kell senkit megkérdeznem, felhívnom, hanem szemlélve az egészet ki tud alakulni egy benyomásom, választ kapok számos kérdésre, tudok üzenni, kezdeményezni. Egy átmeneti verzió lehet például a Miro-ban megvalósított PPM Canvas a teljes kép átlátására. Ezt követően kezdődött meg a beszélgetés a bevezető blogban megfogalmazott kérdések alapján. A COVID járvány miatti home office megoldás kényszer veti fel a digitális megoldás/megfeleltetés lehetőségét. A felvetett kérdésre Járdán Tamás a virtuális alkalmazásra a MIRO rendszert tartja alkalmasnak, mert az is „fal struktúra”. Ezt a rendszert több országban használják, a priorizálást elősegítve, különösen agilis fejlesztési megoldások esetén. Természetesen a digitalizálás a jelentős licensz költségek miatt gazdasági megfontolásokat igényelnek. A résztvevők 10%-a jelezte, hogy aktív portfoliómenedzsmentet működtetnek. felvetésre került, hogy nemzetközi projekt-program együttműködésekben különösen fontos a konzisztens (kellő adattisztaságú) adatkezelés megléte. Kérdésként jelentkezett a Canvas-ban az egyes projektek megjelenítése. Járdán Tamás válaszában jelezte, hogy minden egyes projekt adatai egy A4-es lapon jelennek meg. A lapok frissítését 1-2 hetente célszerű elvégezni. A COVID hatását vizsgálva a módszerre Járdán Tamás hangsúlyozta, hogy a Canvas megoldás elsősorban helyszínen való jelenlétre épül, de a korábban említett MIRO rendszer alkalmas lehet a digitalizációra. A Canvas segítséget jelent a portfolióban szereplő projektek stratégiai szempontú prioritásainak átlátásában, a vállalati funkciók eltérő érdekeinek egyeztetésében. Összefoglalva megállapítható volt, hogy a Műhely résztvevői megismerhették a projekt portfólió kezelésnek egy praktikus kezelési lehetőségét. A közös beszélgetés, gondolkozás elősegítette, hogy a résztvevők gyakorlati tapasztalataik megvitatásával elfogadják az átbeszélt megoldásokat, eljárásokat és ennek ismeretében a jövőben tudatosabban keressék a vállalati stratégia megvalósításához nélkülözhetetlen projekt rendszer (portfolió) érdekütközéseinek kezelését, a komplex rendszer hatékony működési lehetőségét, hozzájárulva szervezeteik sikeresebb működéséhez. A PM Műhely résztvevői a jövőbeli témajavaslatok keresése során, elfogadták - Prónay Gábor által támogatott - Czifra Julianna javaslatát a 2021. április 22-én megrendezésre kerülő 49. PM Műhely témájának a "Vezetői szereppel járó csapdák és buktatók, avagy a vezetés árnyoldala" témát. Cifra Julianna a téma bemutatójában elmondta, hogy a műhely célja több éves kutatás eredményeinek
  6. 6. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28 6 bemutatása és megvitatása. A Műhely beszélgetés az alábbi kérdésekre keresi majd a válaszokat: 1. Mik a vezetői szerep lehetséges anomáliái és szervezetre mért hatásai? 2. Milyen szempontok szerint közelíti meg a témát a kortárs vezetés-elmélet? 3. Milyen szervezeti kultúra és kontextus okozhatja a vezetés kisiklását? 4. Mit tehet az egyén, a csapat, (a projektmenedzser) és a szervezet akkor, ha felismeri, hogy a vezetéssel gond van? A Műhely beszélgetés bevezető blogja, várhatóan 2021. február közepétől lesz olvasható a https://mfor.hu/cikkek/projektmenedzsment.html oldalon. A Műhely szervezői várják a szakértői jelentkezéseket az őszi (szeptember 16, november 18) Műhelyekre. A 49. Projektmenedzsment Műhely beszélgetést 2021. április 22-nn csütörtökön, 16–18 óra között tartjuk a Microsoft Teams rendszerben („PM Műhely csoport” – további információ kérhető a gpronay@gmail.com címen). Téma : Vezetői szereppel járó csapdák és buktatók, avagy a vezetés árnyoldala Budapest, 2021. február 5. Dr. Prónay Gábor

×