ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА И АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Стратегия управления подрядчиками на крупномасштабных мероприятиях_Селищев Григорий
1. 1Add text 1
Обеспечение временной инфраструктурой
и операционная готовность
Селищев Григорий
«Стратегия управления подрядчиками (Site
management) в крупномасштабных мероприятиях на
примере Олимпиады в Сочи»
2. 2Add text 2
Цель Site management
Обеспечить эффективную и безопасную работу подрядчиков всех
Функциональных направлений оргкомитета (ФНД) на объектах в
период «подготовки и восстановления объектов» (Fit out и
Reinstatement).
3. 3Add text 3
Задачи Site management часть 1
1. Обеспечить приём объектов в соответствии с Соглашениями об использовании объектов
(VUA).
2. Согласовывать допуск на объект на период Fit out и Reinstatement в соответствии с
утверждёнными планами Оргкомитета, а также внеплановый допуск.
3. Координировать работу подрядчиков Оргкомитета на объекте в соответствии с
интегрированным графиком на период Fit out и Reinstatement.
4. Осуществить Передачу (Handover) готового к Играм объекта в управление функции-
владельца элемента временной инфраструктуры (ВИ). Функция Venue management
должна организовать указанный процесс.
5. Осуществить Возврат (Hand back) от функции-владельца элемента ВИ (Venue
management должен организовать указанный процесс).
4. 4Add text 4
Задачи Site management часть 2
6. Осуществить контроль сроков и оперативное управление интегрированным графиком
установки ВИ на период Fit out, Transition и Reinstatement.
7. Обеспечить отчётность в функциональный командный центр (ФКЦ) Функции СС&О
(Construction Coordination & Overlay – Координация строительства и временные
сооружения) по работе на объекте в части всех активностей (работа поставщиков,
работы подрядчиков, возникновение и решение инцидентов и пр.).
8. Обеспечить координацию поставщиков и подрядчиков по временной инфраструктуре
Оргкомитета через представителей ФНД на объекте, в том числе качественное
функционирование временной инфраструктуры в период Games time.
9. Обеспечение эффективного использования приданого ресурса в виде команды Site
management и централизованных сервисов.
10. Обеспечить исполнение нормативных документов Оргкомитета 2014, связанных с
работой на объекте.
5. 5Add text 5
Структура Site management
Site manager является руководителем
команды объекта в период Fit out,
Reinstatement и имеет в своём
подчинении: VFM менеджера, менеджера
по энергетике, заместителя,
координаторов от функций, вовлечённых
в процесс FIT OUT, координатора по ВИ
(которому подчиняется Construction
manager от УК).
Site manager пользуется поддержкой со
стороны выделенных централизованных
сервисов функции CC&O и прочих
функций, вовлечённых в процесс FIT OUT.
Site manager также является подотчётным
лицом перед выделенными
централизованными сервисами функции в
части предоставления требуемой
информации, отчётности.
7. 7Add text 7
Роли и обязанности по управлению
подрядчиками на площадке объекта
8. 8Add text 8
Site manager/Deputy Site manager
(часть 1)
№ Ответственность
1
До передачи объекта в пользование Оргкомитету (от владельца объекта) готовит отчет, в котором отражена информация
о соотношении передаваемого объекта с условиями VUA и операционными требованиями
2
Обеспечивает команду объекта и поставщиков допусками на объект, сводом правил по безопасности на объекте (в том
числе организует инструктаж на объекте) и контролирует поставку ВИ (грузовым транспортом) на объект в период Fit-
Out и демонтажа.
3
Обеспечивает связь между планом объекта, графиком монтажа, работой ключевых функций Оргкомитета и иными
стэйкхолдерами, которые вовлечены в работу в период Fit-Out/демонтажа (CCO, BRO, TEC, LOG, SIG, ENG, SEC и т.д.)
4
Вместе с командой планировщиков (графики) и управляющей компанией по ВИ, осуществляет управление
своевременной поставкой и установкой элементов ВИ согласно интегрированного графика и разработанной проектной
документации
5
На всех стадиях жизненного цикла объекта обеспечивает предоставление отчётности по статусу исполнения работ на
объекте и осуществляет эскалацию проблемных вопросов/инцидентов на руководителя команды объекта (VM),
линейного руководителя и в ФКЦ, действуя в координации с командой объекта.
6 Несёт ответственность за мониторинг поставки материалов на объект или группе объектов.
7 Осуществляет управление командой сайт менеджера на объекте.
9. 9Add text 9
Site manager/Deputy Site manager
(часть 2)
№ Ответственность
9
Отслеживает любые (крайние) изменения в проектных материалах, которые влияют на бюджет, и уведомляет ФКЦ ССО
о таковых, для дальнейшего согласования финансирования
10 Осуществляет контроль рисков на объекте по ВИ, которые могут влиять на: бюджет, программу, качество и т.д.
11
Осуществляет мониторинга Bump out в части ключевых функций (в период Игр) в соответствии с интегрированным
графиком
12
Совместно с Управляющей компанией координирует демонтаж ВИ и всего оборудования на площадке, а также работы
по приведению в первоначальное состояние объекта.
13 Осуществляет взаимосвязь работ функций на объекте в период Fit-out.
14 Осуществляет контроль бюджета объекта на временную инфраструктуру и контролирует затраты на объекте
15
Доводит до сведения ключевых функций интегрированный график монтажа оборудования площадки(в том числе OBS,
Телекоммуникационные компании и пр.), управляет изменениями в графике.
16
Участвует в процессе по передачи объекта к Оргкомитету, передачи ВИ от поставщика на объект, передачи готовой ВИ
к функциям – владельцам элементов ВИ при организации процесса - VM (и в обратном порядке).
17 Содействие поставщику ВИ в части подключения и пр.
10. 10Add text 10
VFM
№ Ответственность
1
Координация и управление внешними инженерно-техническими службами собственника по техническому
обслуживанию систем отопления, вентиляции, кондиционирования и холодоснабжения капитальных зданий и
сооружений. Ежедневная проверка, техническое обслуживание, ремонт.
2
Координация и управление внешними инженерно-техническими службами собственника по техническому
обслуживанию систем водоснабжения и водоотведения капитальных зданий и сооружений. Ежедневная проверка,
техническое обслуживание, ремонт.
3
Координация и управление внешними инженерно-техническими службами собственника по техническому
обслуживанию систем автоматизации, пожаротушения и сигнализации капитальных зданий и сооружений.
Ежедневная проверка, техническое обслуживание, ремонт.
4
Управление, координацию и контроль производства работ службами собственника и внешними инженерно-
техническими службами по восстановлению работоспособности и исправного состояния.
5 Обеспечение объекта коммунальными услугами и дополнительными эксплуатационными сервисами.
6
Содействие в вопросах предоставления (возмездно или безвозмездно) сервисных и транспортных средств
инженерно-технических служб собственника объекта для Оргкомитета и подрядчиков.
7 Предоставление требуемой информации Site manager для формирования отчётности.
8 Обеспечивает присутствие представителя собственника на объекте при необходимости.
9 Предоставление исправных точек подключения ВИ к постоянным сетям объекта.
10 Задача по key management лежит в зоне ответственности VM.
11. 11Add text 11
Energy manager
№ Ответственность
1
Организация взаимодействий между представителями Ответственногоисполнителя и с поставщиками Оргкомитета - производителями
работ связанных с электроснабжением.
2 Организация взаимодействий Оргкомитета с поставщиками, выполняющими производство всех электромонтажных работ.
3 Координация работ связанных с разграничением зон ответственности вовлеченных в процесс энергоснабжения сторон.
4 Контроль наличия и работоспособности точек технологического присоединения в соответствии с проектными решениями.
5
Окончательная приемка работ совместно с Site-manager на предмет подключения всех необходимых потребителей в соответствии с
проектными решениями.
6
Организация связи между вовлеченными в процесс организации и эксплуатации энергоснабжения сторонами, в том числе от ответственного
исполнителя;
7
Контроль взаимодействия со всеми вовлеченными в процесс организации и эксплуатации энергоснабжения сторонами, в случае
необходимости анализ возможности подключения дополнительных потребителей.
8 Координация работы установленных связей в процессе организации и эксплуатации энергоснабжения.
9
Контроль за организацией операционной деятельности на объекте (оперативные включения /отключения оборудования, присоединение
новых потребителей, актирование неисправностей и пр.).
10 Контроль осуществления эксплуатации энергетического оборудования.
11 Организация коммуникаций между вовлеченными в процесс представителями в части последовательностивыполнения работ;
12 Контроль отсутствия временных сетей ЭС после окончания производства работ.
13 Окончательноеобследование объекта совместно с Site-manager на предмет отсутствия временных сетей ЭС.
12. 12Add text 12
Coordinator for overlay
№ Ответственность
1 Осуществление постоянного контроля за работой подрядчиков на площадке.
2
Проводит регулярные инспекции на объекте на протяжении Игр в целях обеспечения своевременного
ремонта или решения вопросов по обслуживанию ВИ, в соответствии с условиями контрактов на ВИ и в
соответствии с соглашениями об уровнях сервиса.
3 Подготовка требуемой информации для Site manager в части отчётности, инициаций изменений ВИ.
4 Осуществление надзора за работой поставщиков по архитектурной части ВИ.
5 Проверка готовности и исправности архитектурной части ВИ.
6 Участие в приёмке работ поставщика по архитектурной части ВИ.
7
Осуществление контроля за работой поставщиков в части эксплуатации архитектурной части ВИ и
предоставлением услуг.
8
Проверка наличия у подрядчика всех необходимых документов для установки, проведения СМР и
эксплуатации архитектурной части ВИ (допуски к работам, разрешения, наличие исполнительной
документации и пр.).
9 Проведение Venue - туров, в том числе в рамках Observer
13. 13Add text 13
Construction manager (Supplier)
(часть 1)
№ Ответственность
1
Контроль поставки, монтажа, эксплуатации и демонтажа ВИ (CC&O) на объекте, контроль сроков (контроль работы всех поставщиков
по ВИ (CC&O) на объекте).
2
Контроль соблюдения поставщиками ВИ (CC&O) требований Оргкомитета по контрактам и российского законодательства в области
охраны труда и техники безопасности, окружающей среды и обеспечения пожарной безопасности (проведение необходимых
мероприятий по технике безопасности, охране окружающей среды и т.д.).
3
Формирует и предоставляет Site manager план по персоналу и грузовому транспорту поставщиков ВИ (CC&O) для выдачи оперативных
допусков на объект.
4
Контроль исполнения связей между планом объекта, графиком установки ВИ, работой ключевых функций Оргкомитета и иными
стэйкхолдерами которые вовлечены в работу в период Fit-Out/демонтажа (BRO, FAB, TEC, LOG, SIG, SEC и т.д.). Управляет
изменениями (формирует предложения по оптимизации графика и предложения по изменению графика с учётом непереносимых
дат).
5
На всех стадиях жизненного цикла объекта обеспечивает предоставление отчётности по статусу исполнения работ на объекте Site
manager, действуя в координации с командой объекта.
6 Контроль своевременного ввода временной инфраструктуры поставщиками ВИ (CC&O) в эксплуатацию.
7
Контроль поставщиков ВИ (CC&O) на предмет выполнения систематической, а по завершении монтажа, демонтажа и трансформации
- окончательной уборки земельных участков от остатков материалов и отходов; при необходимости по требованию Оргкомитета
контролировать полную уборку территории объекта от строительного мусора.
8
Контроль поставщиков ВИ (CC&O) в части качества выполнения работ и исполнения обязательств перед Оргкомитетом в соответствии
с согласованной документацией, действующими нормами и техническими условиями.
14. 14Add text 14
Construction manager (Supplier)
(часть 2)
9
Контроль вывоза всего оборудования поставщиков ВИ (CC&O) за пределы объекта после выполнения таковыми своих обязательств
в соответствии с графиком и условиями договоров (машины, оборудование, инструменты, строительные материалы и пр.).
10
Контроль своевременного устранения недостатков и дефектов поставщиками ВИ (CC&O), выявленных при приемке временной
инфраструктуры в эксплуатацию и в период эксплуатации временной инфраструктуры.
11
Контроль испытаний смонтированной поставщиками ВИ (CC&O) временной инфраструктуры, а также ее комплексного
тестирования.
12 Активное участие в работе команды объекта.
13
Участвует в регулярных инспекциях на объекте на протяжении Игр в целях обеспечения своевременного ремонта или решения
вопросов по обслуживанию ВИ (CC&O), в соответствии с условиями контрактов на ВИ и в соответствии с соглашениями об уровнях
сервиса
14
Участвует в рассмотрении любых (крайних) изменений в проектных материалах, которые влияют на бюджет, готовит предложения
по оптимизации стоимости или оптимизации элементов ВИ.
15 Предоставляет информацию Site manager по рискам на объекте, которые могут влиять на: бюджет, программу, качество и т.д.
16 Участвует в мониторинге Bump out в части ключевых функций (в период Игр) в соответствии с интегрированным графиком
17 Участвует в процессе определения взаимосвязей работ функций на объекте в период Fit-out.
18
Осуществляет поддержку Site manager в процессе по передачи объекта к Оргкомитету (по возможности), передачи ВИ (CC&O) от
поставщика на объект, передачи готовой ВИ к VM (и в обратном порядке).
19 Контролирует работу поставщиков ВИ (CC&O) в части подключения и пр.
15. 15Add text 15
Роли и обязанности централизованных сервисов
1. Управление контрактами
2. Соглашение об использовании объектов
3. Управление графиками
4. Взаимодействие с ОБС
5. Командный центр подготовки объектов
6. Соблюдение требований МПК и доступности объектов
7. Контроль документации
8. Операционная готовность
9. Поддержка проектирования
10. Взаимодействие с Госорганими
11. Энергоообеспечение
12. Материальное планирование
13. Подготовка инженерных систем
18. 18Add text 18
Численность сотрудников Управляющей компании
Планируемая численность сотрудников Управляющей компании
№ Наименование объекта
Site manager Project manager Группа по графикам
Площадка объекта Офис ОКОИ Офис ОКОИ
Спортивные объекты прибрежного кластера
1 БОЛЬШОЙ ЛЕДОВЫЙ ДВОРЕЦ "БОЛЬШОЙ"
2
1
12 ТРЕНИРОВОЧНАЯ ЛЕДОВАЯ АРЕНА ДЛЯ ХОККЕЯ С ШАЙБОЙ
3 ЛЕДОВАЯ АРЕНА "ШАЙБА"
4 "АДЛЕР-АРЕНА" 1
1
5 КЕРЛИНГОВЫЙ ЦЕНТР "ЛЕДЯНОЙ КУБ" 1
6 ДВОРЕЦ ЗИМНЕГО СПОРТА "АЙСБЕРГ"
1 1
7 ТРЕНИРОВОЧНЫЙ ЦЕНТР ДЛЯ ФИГУРНОГО КАТАНИЯ И ШОРТ-ТРЕКА
Спортивные объекты горного кластера
8 ГОРНОЛЫЖНЫЙ ЦЕНТР "РОЗА ХУТОР" 1
1
1
9 КОМПЛЕКС ДЛЯ СОРЕВНОВАНИЙ ПО ЛЫЖНЫМ ГОНКАМ И БИАТЛОНУ "ЛАУРА" 1 1
10 ЭКСТРИМ-ПАРК "РОЗА ХУТОР" 1 1
11 КОМПЛЕКС ТРАМПЛИНОВ "РУССКИЕ ГОРКИ" 1 1
12 ЦЕНТР САННОГО СПОРТА "САНКИ" 1 1
Несоревновательные объекты
13 ОЛИМПИЙСКИЙ СТАДИОН "ФИШТ" 1
1
1
14 ОТЕЛЬ МОК. ОТЕЛЬ ОЛИМПИЙСКОЙ И ПАРАЛИМПИЙСКОЙ СЕМЬИ 1
1
15 АЭРОПОРТ Г. СОЧИ 1
16 ПРИБРЕЖНАЯ ДЕРЕВНЯ 1
1
17 ГЛАВНЫЙ МЕДИАЦЕНТР 1
18 ОЛИМПИЙСКИЙ ПАРК 1 1
19 ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ГОРНАЯ ДЕРЕВНЯ 1
120 ГОРКИ МЕДИАЦЕНТР 1
21 ГОРНАЯ ДЕРЕВНЯ 1
Итого (чел.) 19 3 13
Общий итог (чел.) 35
19. 19Add text 19
Project manager
№ Функциональные обязанности
1
Управление командой по вверенным объектам (Site manager, группа поддержки
графиков), постановка задач, контроль сроков и качества исполнения
2
Мониторинг исполнения обязательств поставщиками ВИ в соответствии с условиями
контрактов, на основании отчётов с площадок объектов. Предоставление
информации в Оргкомитет на постоянной основе
3
Эскалация по проблемным вопросам в работе с поставщиками ВИ (например,
неисполнение обязательств по ремонту или доставки оборудования) на уровень
Оргкомитета
4
Обеспечение замены членов команды Site manager иными сотрудниками в случае
необходимости.
5 Формирование официальной отчётности по работе управляющей компании
20. 20Add text 20
Группа по графикам
№ Функциональные обязанности
1
Разработка сводного графика монтажа, трансформации и демонтажа ВИ по объектам, на
основании графиков от поставщиков ВИ (взаимодействие с поставщиками ВИ, свод
информации, устранение конфликтов, согласование с Оргкомитетом и поставщиками
ВИ).
2
Обеспечение ежедневной актуализации сводного графика путём взаимодействия с
поставщиками ВИ и Site manager от Управляющей компании.
3
Взаимодействие с аналогичными службами поставщиков ВИ в части получения
требуемой информации и отчётов, выработка решений по исполнению/корректировке
графиков
4
Предоставление обновлённых графиков в требуемых аналитиках и группировках для
работы на объектах.
5 Формирование отчетов по графикам
6 Анализ сводного планового и фактического графика
7 Выработка решений по оптимизации графиков и решению возникающих проблем
21. 21Add text 21
Контакты для обратной связи
Email: g_selishev@mail.ru
Mobile: +7 928 234 24 20
+ 7 928 66 00 589