Introduzione all'utilizzo delle principali Google Apps: Gmail, Gtalk, Google Document, Google Site, etc.

1. Google Apps
per tutti
Corso Introduttivo
Fonti da Google learning center e...homemade

2. Indice
‣ Gmail
‣ Gtalk
‣ Google Docs
‣ Documenti
‣ Fogli di calcolo
‣ Presentazioni
‣ Disegni
‣ Calendar
‣ Google Sites

3. Gmail

4. La posta di Gmail è organizzata in conversazioni
anziché in messaggi multipli:
i messaggi e le relative risposte vengono visualizzati solo 1
volta e il numero a lato rappresenta il numero di risposte.
Conversazioni 4

5. Schermata di apertura dei messaggi
Conversazioni, etichette
5

6. Etichette:
servono per catalogare i messaggi. Un messaggio può
avere più di una etichetta.
Accessibili dalla barra laterale:

7. Google Talk

8. Il pannello di Gtalk si trova in basso a
sinistra sotto la scritta “chat”.
Digitando il nome di un collega col quale
si vuol chattare nel campo “Cerca,
aggiungi, invita” e cliccando sul
risultato, si aggiunge il contatto alla
rubrica ed è possibile inviare messaggi
istantanei.
Primi passi
8

9. In alternativa è possibile
accedere, aggiungere e
modificare i propri
contatti dal link
“Contatti” presente
nella colonna di sinistra.
Contatti
9

10. Per iniziare una sessione di chat basta posizionare il
cursore sul nome del contatto e cliccare il pulsante “chat”
Il pallino verde significa che quella persona è disponibile a
chattare, il pallino rosso significa che la persona è al
momento occupata.
Iniziare una chat 10

11. È possibile inoltre chattare al di fuori della schermata di
posta di Gmail.
Basta cliccare la freccia,
evidenziata in figura, posizionata
nella finestrella di una chat.
Per invitare più persone alla chat
Client di Gtalk
11

12. Google registra tutti i messaggi scambiati via chat.
Per accedere alle conversazioni basta cliccare il triangolo a
lato di “Altre 4 > Chat”.
Archiviazione delle discussioni 12

13. ‣ Riconoscere l’interfaccia di Gmail.
‣ Iniziare una chat.
‣ Aggiungere i contatti in chat.
Riepilogo
13

14. Google Docs

15. 1
Dal menu a tendina “Crea” selezionare documento per creare un nuovo
documento senza titolo.
Creare, salvare e condividere un documento 15

16. 2
Cliccando sul titolo è possibile rinominare il documento creato.
Creare, salvare e condividere un documento 16

17. 3
La toolbar, presente sotto il titolo del documento, permette di aggiungere stili
grafici, formattazione, multimedia per rendere il documento ricco di contenuti.
È possibile aggiungere, oltre gli stili classici per il testo (grassetto, corsivo,
sottolineato), tabelle, immagini, elenchi, modificare il carattere
utilizzato, e molte altre funzionalità.
Creare, salvare e condividere un documento 17

18. Inserimento immagini
Dal menu “inserisci” > “immagine”
per inserire un’immagine all’interno del
documento.
Si aprirà una schermata per selezionare
l’immagine che verrà inserita.
Cliccato “ok” l’immagine comparirà nel
documento e sarà possibile modificarne
le dimensioni e l’impaginazione con il
testo.
Creare, salvare e condividere un documento 18

19. Inserimento tabelle
Le tabelle sono un ottimo strumento
per organizzare il contenuto. Per
inserire una tabella selezionare
“inserisci tabella” e il numero di
righe e colonne.
La tabella verrà inserita
automaticamente nel foglio di testo.
È possibile formattare la tabella
inserita aggiungendo colori, bordi,
ecc..
Creare, salvare e condividere un documento 19

20. 4
I documenti vengono salvati automaticamente da Google, o possono
essere salvati anche manualmente, in modo tale da non perdere i dati inseriti.
Creare, salvare e condividere un documento 20

21. Cliccando “file > stampa” o
CTRL+P (PC) è possibile
stampare il documento creato.
Verrà creato un .pdf del file così
da poterlo stampare facilmente
o consultare offline.
Creare, salvare e condividere un documento 21

22. 5
Per accedere al menu di
condivisione cliccare su
“Condividi”.
‣ Condividi: apre la finestra delle
impostazioni di condivisione
‣ Invia email ai collaboratori: invia
un messaggio via mail ai
collaboratori del documento.
‣ Invia come allegato: invia un
messaggio ai collaboratori con
allegato il documento.
‣ Pubblica sul web: viene creata
una pagina web del documento.
Creare, salvare e condividere un documento 22

23. Cliccando condividi si aprirà la
schermata delle impostazioni
di condivisione.
Da questa schermata è
possibile invitare nuovi
collaboratori, cambiare le
impostazioni di accesso al
documento e i relativi
permessi.
Creare, salvare e condividere un documento 23

24. Un modo per condividere il documento è
tramite la condivisione del suo web
link (visibilità):
‣ pubblico sul web: chiunque può
accedere al documento
‣ tramite link: chiunque abbia ricevuto
il link può accedere al documento
‣ dominio: chiunque all’interno del
@dominio può accedere al documento
‣ dominio+link: chiunque all’interno del
@dominio e che ha ricevuto il link può
accedere al documento
‣ privato: solo chi è stato invitato può
accedere al documento
Creare, salvare e condividere un documento 24

25. È possibile invitare
singolarmente i collaboratori.
Dal riquadro “aggiungi
persone” si digita l’indirizzo
mail del collaboratore e si
possono modificare i permessi
assegnati:
‣ “può modificare”
‣ “può commentare”
‣ “può visualizzare”
Creare, salvare e condividere un documento 25

26. È possibile condividere il documento
con chiunque inviandolo come allegato
ad un messaggio mail cliccando
“collabora > invia come allegato
mail”.
È possibile scegliere il formato
dell’allegato (MS Word, html, rtf, ecc..)
Una volta specificato l’oggetto della
mail (di default è il nome del
documento) e il corpo del messaggio si
può procedere all’invio della mail.
Creare, salvare e condividere un documento 26

27. È possibile
inserire un
messaggio alla
mail e
incorporare il
documento
all’interno del
messaggio email.
Creare, salvare e condividere un documento
27

28. Viene creata una pagina web del documento che può essere
visualizzata solo da chi possiede il link.
Vengono mantenute le impostazioni di visibilità (il documento
può essere privato e pubblicato).
Creare, salvare e condividere un documento 28

29. 1 Posizionare il Dal menù “Inserisci >il Commenta”.desidera venga visualizzato
il commento.
cursore o evidenziare testo in cui si
gli altri utenti vengono
identificati dai quadrati
colorati. Quando due o più
utenti si collegano allo
stesso documento si
possono vedere i cursori
del rispettivo colore per
vedere in tempo reale le
modifiche
È possibile rispondere ad un commento, oppure segnalare come “Risolto”.
La discussione di un commento risolto viene archiviata.
Commenti e discussioni nei documenti 29

30. Dal menù “Commenti > Mostra stream commenti” (in alto a destra) è
2 possibile accedere a tutte le discussioni, anche quelle archiviate.
Si possono aggiungere utenti al commento digitando “@” seguito dal nome o
dall’indirizzo del contatto. In questo modo verrà inviata automaticamente
una mail al contatto contente il commento.
Commenti e discussioni nei documenti 30

31. Impostazioni notifiche permette di impostare la ricezione di email ogni volta che
3 viene inserito un commento.
Selezionando le varie opzioni è possibile ricevere notifiche di tutti i commenti e le
risposte sul documento, solo le risposte ai miei commenti o limitare ulteriormente i
messaggi di notifica.
La scelta preferibile è quella presentata in figura.
Commenti e discussioni nei documenti 31

32. 1 Seleziona “File > Consulta cronologia delle
revisioni.”
2 Cliccando su un riquadro verranno visualizzate le
modifiche apportate dall’utente (identificate con il
colore dell’utente).
Cliccando su “Ripristina questa versione” verrà
ripristinata una versione precedente del documento,
che non andrà a cancellare nessuna versione
esistente, ma passerà in prima posizione
nell’elenco.
Funzionalità aggiuntive: cronologia delle revisioni 32

33. ‣ Creazione, modifica e salvataggio di un documento.
‣ Condivisione e pubblicazione.
‣ Commentare un documento.
‣ Ricevere notifiche.
‣ Consultare la cronologia delle revisioni.
Riepilogo
33

34. Dal menù “Crea> Raccolta” (in alto a sinistra) è possibile
1 creare una raccolta
Per aggiungere elementi alla raccolta
trascinarli sopra di essa o selezionarli e
cliccare “Organize”, posizionato in alto
sopra l’elenco documenti.
Archiviazione: le raccolte 34

35. Cliccare il triangolino posizionato a fianco della raccolta che
2 si vuole condividere e selezionare “Condividi > Condividi”
Archiviazione: le raccolte 35

36. Le Impostazioni di condivisione sono le stesse viste per
la condivisione di un documento.
Quando viene condivisa una raccolta i documenti al suo
interno avranno le stesse impostazioni di condivisione.
È possibile condividere un documento contenuto all’interno
di una raccolta ad un utente senza che questo possa avere
accesso agli altri documenti della raccolta.
Archiviazione: le raccolte 36

37. Inserire i termini nella casella di ricerca nella parte
superiore dell'Elenco documenti e fai clic sul pulsante Cerca
nei documenti per cercare tra tutti i tuoi elementi.
È possibile raffinare ulteriormente
la ricerca limitando i risultati a
certe tipologie di documento,
di condivisione e visibilità.
La ricerca dei documenti 37

38. È possibile visualizzare le
informazioni relative al documento.
Da qui si possono modificare le
Raccolte di cui fa parte il documento,
le Impostazioni di condivisione e
consultare la Cronologia delle
revisioni.
Il pannello anteprima 38

39. In Elenco documenti, fai clic sul pulsante Carica > File...
1 dal menu a discesa.
È possibile caricare un file
direttamente in una raccolta,
facendo clic sul nome della
raccolta nell'Elenco documenti
prima di fare clic sul pulsante
Carica.
Caricare documenti 39

40. È possibile caricare documenti dal proprio PC online, in
Google Docs. I documenti possono essere convertiti nel
corrispondente formato Google docs per la modifica
collaborativa online.
Caricare documenti 40

41. Creare un’etichetta:
Cliccare sul triangolo a lato di “Altre
1 4 > Crea nuova etichetta” per
accedere alla finestra di creazione
etichetta.
Nella schermata Etichette, in basso
2 c’è il pulsante “Crea nuova
etichetta”. Nel riquadro che si apre
basta inserire il nome della nuova
etichetta. L’etichetta comparirà a lato
Etichette
41

42. 3 È possibile dare un colore
personalizzato alle etichette
4 È possibile creare delle sotto
etichette
42

43. Applicare un’etichetta:
Selezionare il messaggio e dal pulsante Etichette
selezionare l’etichetta e poi cliccare Applica etichetta.
In alternativa è possibile trascinare un messaggio nella
barra laterale sull’etichetta che si vuole applicare.
Etichette
43

44. Sono le “Regole” presenti anche in MS Outlook. Grazie ai
filtri è possibile automaticamente applicare etichette e
archiviare i messaggi.
Applicare un filtro:
1 In alto, cliccare “Crea filtro” per accedere alla schermata
di creazione dei filtri:
44
Filtri

45. 2 Inserire nei campi le regole di filtraggio. Si può cliccare
“Ricerca di prova” per vedere velocemente se il filtro
funziona o meno.
3 Cliccando su “Passaggio successivo” verranno
proposte le azioni da compiere sui messaggi filtrati.
45
Filtri

46. ‣ Creare e condividere una raccolta.
‣ Ricercare un documento.
‣ Ottenere informazioni sul file.
‣ Caricamento di file in Google Docs.
‣ Creare e applicare filtri ed etichette in Gmail.
Riepilogo
46

47. Fogli di calcolo

48. Dal menu a tendina “Crea” selezionare foglio di calcolo per creare un
nuovo documento senza titolo.
Creare un foglio di calcolo 48

49. ‣ Importare e convertire dati in formato Excel.
‣ Esportare dati in formato Excel e PDF.
‣ Utilizzare la modifica della formattazione e delle formule
per calcolare i risultati e attribuire ai tuoi dati l'aspetto
desiderato.
‣ Creare grafici.
‣ Creare moduli per la compilazione online.
Funzionalità
49

50. I moduli consentono di creare velocemente dei questionari
online e caricare le risposte all’interno di un foglio di calcolo
I moduli
50

51. I moduli
51

52. Cliccando su “Tema: Plain” si può
modificare il tema grafico del modulo.
Si aprirà una finestra contenente
tutti i temi grafici proposti.
Scegliendone un tema apparirà
un’anteprima. Le modifiche
verranno salvato cliccando
“Applica”.
I moduli
52

53. Per visualizzare le risposte fornite selezionare “Modulo >
Mostra riepilogo delle risposte”, in alternativa si può vedere il
numero di risposte da “Modulo (..)”
I moduli
53

54. Presentazioni

55. Dal menu a tendina “Crea” selezionare presentazione per creare un nuovo
documento senza titolo.
Creare una presentazione 55

56. ‣ Importare presentazioni in formato Powerpoint ed esportare
le presentazioni online.
‣ Scegliere tra i temi proposti e inserire immagini e video.
‣ Consentire la visualizzazione in tempo reale delle
presentazioni pubblicate online da sedi remote.
‣ Possibilità di muoversi liberamente tra le diapositive della
presentazione o di seguire il presentatore.
Funzionalità
56

57. Selezionando “Formato > Modifica Tema” si può cambiare
la vesta grafica della presentazione.
È possibile scegliere un tema
grafico pre impostato tra quelli
proposti
Temi e multimedia
57

58. Selezionando “Inserisci” è possibile inserire diverse tipologie
di contenuti:
‣ testo
‣ immagini (da locale o da web)
‣ disegno (dalle proprie raccolte)
‣ video (da youtube)
‣ tabelle
‣ forme (geometriche)
Temi e multimedia 58

59. I partecipanti ad una presentazione possono scegliere di
muoversi liberamente tra le diapositive o di seguire la
presentazione effettuata contemporaneamente da un altro
utente.
Selezionando “Assumi il controllo della presentazione” ai
visitatori verrà visualizzata la diapositiva corrente all’interno
della schermata di chat. Potranno poi scegliere se “Seguire
il presentatore” per seguire la presentazione nell’area
principale dello schermo.
Condivisione 59

60. Disegni

61. Dal menu a tendina “Crea” selezionare disegno per creare un nuovo
documento senza titolo.
Creare una presentazione 61

62. ‣ È possibile pubblicare disegni online come immagini oppure
è scaricarli in uno dei formati standard.
‣ Creazione di diagrammi e schemi.
‣ Modalità di creazione dei disegni facilitata grazie alle guide per
l'allineamento e alle funzioni messe a disposizione per
disegnare con ancor più precisione.
‣ Inserimento di disegni in altri documenti, fogli di lavoro o
presentazioni Google.
Funzionalità
62

63. Possibilità di creare schemi e grafici utilizzando
le funzioni messe a disposizione dal menu
“Inserisci > oggetto”
Diagrammi
63

64. Calendar

65. Cliccando su Calendar apparirà il calendario in vista settimanale.
Primi passi
65

66. Cliccando sul link “Trova un orario” è possibile vedere gli
impegni degli invitati al meeting per capire se sono liberi per
l’evento creato.

67. Per eliminare un partecipante
all’evento creato basta cliccare sulla
“X” a lato del loro nome.
Una volta completato l’inserimento dei dettagli del
meeting basta cliccare “Salva”
Programmare un meeting 67

68. Google Sites

69. Google Sites è
un'applicazione online che
permette di creare il sito web
di un team velocemente e
senza conoscenze di
programmazione.
È possibile raccogliere
rapidamente un'ampia gamma
di informazioni in un unico
punto condividendo documenti,
contenuti multimediali, calendari,
allegati e presentazioni.
Primi passi
69

70. ‣ Personalizzazione del tuo sito in modo da adattarlo all'aspetto e
alle idee portanti del tuo gruppo o del tuo progetto.
‣ Creazione di nuove pagine con la semplice pressione di un
pulsante.
‣ Centralizza le informazioni condivise: incorporamento di
contenuti multimediali (video, documenti, fogli di calcolo,
presentazioni di Google Documenti, ecc..) in qualunque pagina e
caricamento di allegati.
‣ Gestione delle impostazioni di autorizzazione per tutelare la
privacy del tuo sito o impostarne il grado di visibilità e
modificabilità.
‣ Esegui ricerche tra i contenuti di Google Sites utilizzando la
tecnologia di ricerca di Google.
Funzionalità
70

71. Creazione e modifica delle pagine
71

72. Cronologia revisioni: è possibile visualizzare tutte le
modifiche che son state fatte ad una pagina cliccando
“Altre azioni > Cronologia revisioni”.
È possibile ripristinare le versioni precedenti della pagina
cliccando sull’apposito link.
Revisioni della pagina 72

73. dott. Diego Cagnoni
dott.ssa Cristina Recenti
Project Group S.r.l.
Consulenza di Direzione e Organizzazione Aziendale
Via Ghislandi , 35 - 25125 Brescia - P.I.03496660170
Tel. 030 3533886 - Fax 030 3547470
www.projectgroup.it 73