1.
Nutzen
von
Process
Mining
in
der
internen
Revision
Der
Wertbeitrag
der
internen
Revision
zum
Unternehmenserfolg
besteht
in
der
Steigerung
der
Effektivität
und
Effizienz
der
Unternehmensorganisation
und
-­‐Prozesse,
durch
Minimierung
von
Risiken,
wie
sie
beispielsweise
durch
die
bewusste
oder
unbewusste
Verletzung
von
Prozess-­‐
und
Complianceregeln
entstehen
können.
Angeregt
durch
diverse
Skandale
und
die
hinter
uns
liegende
Wirtschaftskrise
wird
die
Rolle
der
internen
Revision
überdacht
und
der
Wunsch
nach
einer
proaktiven
statt
reaktiven
Arbeitsweise
geäußert.
Unabhängig
davon,
mit
welchem
Nachdruck
dieser
Wunsch
geäußert
wird,
passt
Process
Mining
perfekt
in
die
Diskussion
um
Trends,
wie
z.B.
Continuous
Auditing,
bei
denen
Technologie
eine
zentrale
Rolle
spielt.
Im
Unterschied
zu
anderen
analytischen
Werkzeugen
der
Revision
bietet
Process
Mining
einen
expliziten
Blick
auf
die
Prozesse.
1.
Prozessrevision
und
-­‐Verständnis
in
der
digitalen
Welt
Die
klassische
Vorgehensweise
der
Prozessrevision
besteht
im
Führen
von
Interviews,
Beobachten
von
Abläufen
und
Ziehen
von
Stichproben.
Die
Ergebnisse
sind
aufwändig
erarbeitet
und
bilden
in
vielen
Fällen
eher
den
Soll-­‐
und
weniger
den
tatsächlichen
Ist-­‐
Prozess
ab.
Geschäftsprozesse
werden
heute
durch
ERP-­‐
und
BPM-­‐Systeme
unterstützt,
die
einerseits
zu
komplex
sind,
um
sie
vollständig
zu
überblicken,
andererseits
aber
jede
einzelne
Aktivität
digital
protokollieren.
Process
Mining
verwendet
diese
digitalen
Spuren,
um
aus
ihnen
die
Prozesswirklichkeit
zu
rekonstruieren;
vom
Anfang
bis
Ende
und
inklusive
aller
tatsächlich
aufgetretenen
Varianten
und
Abweichungen.
Der
Revisor
erlangt
damit
ein
Prozessverständnis
mindestens
“auf
Augenhöhe”
mit
den
Prozessverantwortlichen.
2.
Maximale
“Stichprobe”
von
100%
Bei
der
klassischen
Vorgehensweise
sind
der
Größe
von
Stichproben
natürliche
Grenzen
gesetzt.
Je
komplexer
der
zu
untersuchende
Prozess
ist,
desto
kleiner
fällt
in
der
Regel
die
Stichprobe
aus,
was
wiederum
ihre
Aussagefähigkeit
auf
den
gesamten
Prozess
einschränkt.
Für
Process
Mining
gelten
diese
Einschränkungen
nicht.
Die
Darstellung
des
Prozesses
und
die
Prüfung
auf
z.B.
mögliche
Complianceverletzungen
basiert
immer
auf
100%
aller
protokolierten
Geschäftsvorfälle.
3.
Visualisierung
von
Prozessrisiken,
-­‐Ausnahmen
und
-­‐Kontrollen
Leider
laufen
die
Dinge
nicht
immer
so,
wie
sie
sollen.
Je
stärker
der
individuelle
Verlauf
eines
Geschäftsvorfalls
vom
Soll-­‐,
bzw.
Kernprozess
abweicht,
desto
größer
ist
das
mögliche
Risiko
für
das
Unternehmen.
Um
das
Risiko
aber
tatsächlich
beurteilen
zu
können,
muss
überprüft
werden,
ob
auch
bei
Prozessausnahmen
die
internen
Kontrollen
greifen,
was
wiederum
digitale
Spuren
in
den
Systemen
hinterlässt.
Process
Mining
verwendet
spezielle

2.
Filter,
um
–
auf
Wunsch
–
jede
Prozessausnahme
zu
visualisieren
und
zeigt
auch
das
Vorhandensein
oder
Fehlen
von
Kontrollen.
4.
Qualitätssteigerung
und
Aufwandsreduzierung
Erfahrungen
von
Revisionsabteilungen
haben
gezeigt,
dass
die
Prüfungsvorbereitung
und
-­‐Planung
eine
ideale
Einsatzphase
für
Process
Mining
ist.
Der
Revisor
kann
den
Prozess
effektiver
und
effizienter
analysieren,
mögliche
Risiken
erkennen
und
die
eigentliche
Prüfung
besser
vorbereiten
als
vor
dem
Einsatz
von
Process
Mining.
Der
Aufwand
für
die
Prüfungsvorbereitung
wird
signifikant
reduziert
und
gleichzeitig
wird
die
Qualität
der
Prüfung
gesteigert,
da
diese
aufgrund
der
vorab
gewonnenen
Erkenntnisse
viel
fokussierter
stattfindet.
Unter
dem
Strich
reduziert
Process
Mining
den
Aufwand
einer
Prüfung
um
ca.
25%.
5.
Continuous
Monitoring
und
Auditing
In
fast
allen
Organisationen
folgt
die
Revisionsarbeit
einem
jährlichen
Plan
und
jede
Prüfung
findet
einmal
im
Jahr
statt.
Für
besonders
wichtige
oder
risikobehaftete
Prozesse
reicht
das
aber
nicht
aus.
Hinter
dem
Stichwort
“Continuous
Auditing”
verbirgt
sich
der
Wunsch
nach
einer
ständigen
Überwachung
von
Prozessen.
Process
Mining
stellt
hierfür
einen
idealen
Baustein
dar,
da
es
vollautomatisch
in
vorgegebenen
Zeitabständen
aus
den
aktuellen
“digitalen
Spuren”
den
tatsächlichen
Prozess
mit
allen
Varianten
und
benötigten
Kennzahlen
rekonstruiert
und
dem
Revisor
einen
ständigen
Überblick
über
den
Prozessablauf
und
die
Wirkung
des
internen
Kontrollsystems.
6.
Process
Mining
als
Wachstumsfeld
der
internen
Revision
Process
Mining
hilft
dem
Revisor,
sich
auch
als
Berater
für
wertorientierte
Verbesserungen
im
Unternehmen
zu
positionieren.
Er
ist
nicht
länger
auf
subjektive
Aussagen
der
Prozessbeteiligten
und
–Verantwortlichen
und
Stichproben
angewiesen,
sondern
seine
Aussagen
basieren
auf
objektiven
Fakten
und
effizienten
Analysen.
Der
Revisor
wird
damit
zum
Lieferant
für
strategisch
und
operativ
wertvolle
Analysen
und
ein
gesuchter
Gesprächspartner
für
das
Top-­‐Management.
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