Reconstituer un dossier fournisseur en quelques clics, partager et faire circuler des documents avec ses collaborateurs, les mettre à disposition de ses clients, fournisseurs et partenaires pour mieux échanger.
Ou bien encore automatiser la saisie des factures d’achat, contrôler le traitement et diffuser automatiquement les courriers dans les services. En entreprise, 25% du temps est passé en recherche d’informations,
alors venez découvrir pourquoi la dématérialisation des flux documentaires est un levier de productivité et un accélérateur de performance dans l'entreprise.
2. EDISSYUM
Société d’intégration et d’édition de solutions,
spécialisée en dématérialisation et en gestion
électronique des documents. Edissyum s’adresse aux
collectivités et aux entreprises auxquelles elle propose
une gamme de services et de solutions dédiées.
Son expertise :
• l’acquisition de documents,
• la capture de contenus
• la diffusion et le traitement automatique de flux
entrants, sortants et circulants.
3. EDISSYUM
• Siège social à Carpentras
• Une structure agile
• Des consultants à expertises complémentaires
• Une entreprise innovante éligible au CII
• Un positionnement intégrateur innovant pour
servir les collectivités et les PME-I
• Une démarche d’accompagnement de proximité
• Une vision globale et transverse
4. EDISSYUM
20 années d’expérience dans la gestion du document numérique
PROCESSUS METIERS
Workflow, intégrations, éditique
(flux sortants)GESTION ELECTRONIQUE
GED
Gestion électronique des
correspondances GEC
Archivage Electronique SAE
ACQUISITION
Numérisation, Indexation
OCR, Capture & extraction
5. Le paysage de la dématérialisation
Barrière du papier – Le papier est devenu un obstacle majeur à
surmonter.
Prix du papier – Le coût des processus sur papier, pas simplement
le prix d'achat, mais surtout les coûts de stockage et de
récupération, est de plus en plus important.
Pour être compétitif, il faut être numérique – La transition en
cours vers un monde numérique est considérée comme de plus en
plus cruciale pour la compétitivité des entreprises.
Marché du travailleur mobile – L'avènement du Cloud et
l’utilisation constante de l'informatique, des travailleurs mobiles
ayant les mêmes besoins que le personnel de bureau
Les scanners ne sont qu'une partie de la solution – Optimiser le
travail sans papier exige plus qu'un simple scanner : les entreprises
ont besoin de solutions professionnelles conçues à cet effet.
6. La dématérialisation des documents ?
« transformation de support d’information matériel
(support papier) en fichier numérique »
Une tendance… dans le sens de l’histoire.. De
nouveaux usages...
Développement des documents numériques
Une législation favorable (valeur probante, confiance numérique,
facturation électronique)
Télé déclaration (TVA, URSAFF, IMPÔTS etc..)
7. La dématérialisation une opportunité
La mobilité
Satisfaction
client
Sécurité
Accessibilité
des infos /
documents
Le travail à
distance
Collaboration
en ligne
80 % des entreprises qui perdent leur données disparaissent dans
un délais de 6 à 12 mois
8. Des portes d’entrée multiples dans l’entreprise
Source Markness International :
- Optimisation des processus documentaires : Solutions pour les documents et courriers entrants/circulants - France, 2012-2014
9. La dématérialisation… une nouvelle gestion
Les avantages du numérique
Plus pratique à :
Échanger,
Classer,
Rechercher,
Conserver.
Information Partagée :
Réseau LAN / Internet
Les limites de la gestion papier :
Deux personnes différentes classent différemment
Une même personne “risque” de classer
différemment aujourd’hui et dans 6 mois.
Un document “non-classé” est inaccessible.
Volume de stockage
Recherche difficile
10.
11. La dématérialisation… une nouvelle gestion
• Documents gérés et
classés séparément.
• Selon des critères
différents
• Sur des supports distincts.
• Sur des applications
diverses.
• Eventuel partage de
documents sur un Intranet.
Comment exploiter les opportunités offertes par le document électronique ?
12. La GED : Gestion électronique de documents
Tirer partie des qualités du
document numérique pour
rationaliser le traitement des
documents de l’entreprise.
GED
Gestion Electronique de Documents
13. La GED : Gestion électronique de documents
Centralisation sur un serveur
Saisie manuelle ou automatique
Référencement
Consultation
Classement
& Consultation Publication Web
14. La GED : Gestion électronique de documents
Classement
& Consultation Publication Web
Consultation & classement
Utilisateurs
Nomades
15. La GED : Gestion électronique de documents
Classement
& Consultation Publication Web
Utilisateurs
Nomades
Consultation & classement
Clients /
partenaires
Consultation
16. La GED : Gestion électronique de documents
Les fonctionnalités
CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens
automatiques avec les outils de bureautique, de messagerie
et les principaux logiciels de gestion.
RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information à
travers une organisation structurée qui permet de classer
facilement tous les documents (mots-clés ).
SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à
disposition sur un site sécurisé pour un accès permanent
aux informations importantes.
17. La GED : Gestion électronique de documents
L ’usage d’une GED
étape par étape.
18. Principales fonctionnalités
Le dépôt des documents
L’indexation des documents
Le classement des documents
Le stockage de l’information
La recherche de l’information
La distribution de l’information
Les étapes
19. Le dépôt des documents bureautique
Word
Excel
PDF
Emails
...
Répertoire
d’attente
20. Le dépôt des documents papier
L’acquisition au fil de l’eau.
21. L’indexation des documents
Organiser l’accès aux documents du système GED
On doit pouvoir trouver
facilement et rapidement
les documents pour les utiliser
en fonction des besoins de
l’entreprise.
Il faut indexer les documents.
Indexation manuelle ou
automatique.
OCR
Répertoire d’attente
22. Le classement des documents
Classer les documents dans un plan de classement
23. Le stockage de l’informations
Stocker les documents dans des serveurs protégés des
virus, des erreurs de manipulation, etc
Back up dans un
DATA Center
Répertoire d’attente
Serveurs interne
ou externe ?
24. La recherche de l’information
Utiliser des documents dans l’organisation
Utiliser les documents
dans l’organisation
Les salariés de
l’entreprise doivent
pouvoir chercher et
trouver facilement et
rapidement les différents
documents électroniques
en utilisant
des moteurs de
recherche.
25. De la GED pour collaborer
DOC1
Modifié
DOC1
Le document
téléchargé ne peut
être modifié par les
autres utilisateurs.
Utiliser la GED pour travailler ensembles
27. Accès, partage, sécurité, gestion
Dans l’entreprise, 25% du temps passé en
recherche d’informations.
Ne chercher plus vos documents
Trouvez les !!!
28. La GED : Gestion électronique de documents
Cas d’usage : le traitement
de la facture d’achat
« De le commande d’achat
au règlement fournisseur »
29. Purchase to pay – Exemple de scénario
Bon de
commande
#1# article Total
1 PC 1000
Total: 1000
Facture
Fourn.#1
# article Total
1 PC 1000
Total: 1000
Demande
d’achat
# article Total
1 PC 1000
2 Cartes visite 20
Total: 1020
Bon de
commande
#2# article Total
1 Cartes visite 20
Total: 20
Approbateur
Fourn. A
Je dois acheter
du matériel
pour un nouvel
embauché !
Bon de
commande
#1# article Total
1 PC 1000
Total: 1000
Système
comptable
Détails de paiement
Facture
Fourn.ice #2
# article Total
1 Cartes visite 20
Total: 20Fourn. B
PAIEMENT
