Este documento describe la implementación del Sistema de Trámite Documentario (SITD) en el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) y los convenios de cooperación con otras entidades públicas. Se detalla el caso de negocio, la gestión del proyecto, la solución informática, los procesos de trámite documentario, la gestión del cambio, el marco normativo, las lecciones aprendidas y los beneficios de la implementación tanto en el RENIEC como en otras instituciones a través de convenios.

1. Implementación del SITD en el RENIEC y
Convenios de Cooperación con otras
Entidades Públicas

2. Agenda
• Parte I: Implementación del SITD en el RENIEC
• Parte II: Implementación del TD- en otras Instituciones
mediante Convenios

3. Agenda
• Parte I: Implementación del SITD en el RENIEC
a) Caso de Negocio
b) Gestión del Proyecto
c) Solución Informática
d) Procesos de Trámite Documentario
e) Gestión del Cambio
f) Normativo
g) Lecciones Aprendidas
h) Beneficios de la implementación

4. Parte I.a- Caso de Negocio
Marco Normativo
Planteamiento
de la Solución
Problemática

5. • Problemática
– Falta de procedimientos de trabajo para la gestión documental y el
trámite documentario.
– Ausencia de flujos de trabajo organizados según TUPA RENIEC.
– Repetición de tareas al registrarse en cada punto de contacto por
donde pasaba el documento físico.
– Los documentos recibidos para trámite en la institución
mayoritariamente utilizaban el soporte en papel.
Parte I.a- Caso de Negocio

6. • Problemática
– Las constancias y cargos de derivación de los documentos tenían
formatos dispersos (hoja de ruta, cuaderno de cargo, etc.)
– El trabajo con la información de los documentos solo se hacía en
los ambientes de la oficina, la portabilidad era restringida.
– Imposibilidad de realizar una trazabilidad del documento
recibido.
– No estandarización de documentos escritos para comunicaciones
internas y externas.
– No se utilizaban los certificados y firmas digitales.
Parte I.a- Caso de Negocio

7. • Planteamiento de la Solución
– Para la realización de una Gestión Administrativa Digital ágil y
efectiva para la toma de decisiones, al disponer de información
en tiempo real.
– Reducción de la Burocracia Administrativa, evitando la
redundancia de tareas en los diversos puntos de contacto.
– Reducción de costos administrativos en la gestión documental
(papel, tóner, impresoras, papel, traslado, etc.).
– Registro del documento escrito en tiempo real, para que todos los
demás puntos lo referencien y complementen los datos de rigor
durante la recepción y emisión.
Parte I.a- Caso de Negocio

8. • Planteamiento de la Solución
– Emisión y recepción de los documentos dentro y fuera de la
institución a través de un sistema operativo que permita la
portabilidad de la información.
– Control y seguimiento del flujo de documentos: situación,
ubicación y tiempo de atención, alertas.
– Uniformidad y Estandarización en la elaboración y manejo de los
documentos escritos.
– Utilización del Certificado Digital para la generación de
documentos electrónicos Firmados Digitalmente.
Parte I.a- Caso de Negocio

9. Parte I.b- Gestión del Proyecto
De la Gestión
De la Implementación
del Software

10. Parte I.b- Gestión del Proyecto
• De la Gestión
 Aplicación de la NTP ISO/IEC 12207 – Ciclo de Vida de Software, para
su proceso de gestión con las siguientes actividades básicas:

11. Planificación Desarrollo Mantenimiento
• Estudio de viabilidad
• Análisis,
• Diseño,
• Construcción,
• Implantación y Aceptación
Parte I.b- Gestión del Proyecto
• De la Implementación de Software
 Aplicación de la NTP ISO/IEC 12207 – Ciclo de Vida de Software, y de
la Metodología Métrica V3 en su versión adaptada al RENIEC, con las
siguientes actividades básicas:

12. • Jefe de Proyecto
• Administrador de Servidores.
• Administrador de Base de Datos Oracle.
• Desarrolladores (04)
• Analista de Sistemas/ Funcional quien
realiza también la capacitación.
Equipo de
trabajo
Parte I.b- Gestión del Proyecto

13. Parte I.c- Solución Informática
Conectividad
Servidor de
Aplicaciones
Servidor de Base de
Datos
..
Usuarios
Trámite Documentario
Trámite Documentario
Trámite Documentario
Trámite Documentario
Trámite Documentario
ANI RR.HH.
 Base de Datos Oracle 11g
R2
 Sistema operativo Linux
 Sistema operativo
windows xp sp3, 7/8.
 Software de Firma
 Sistema de tramite
documentario
 Microsoft office 2007/
2010.
 Certificado digital de
Firma
Microformado
 Escaner

14. Parte I.d- Procesos de Trámite Documentario
UNIDADES ORGANICAS
COMITÉ Y COMISIONES
EMISIÓN PERSONAL
UNIDADES
EMISORAS
ORGANOS
UNIDADES ORGANICAS
COMITÉ Y COMISIONES
EMISIÓN PERSONAL
UNIDADES
RECEPTORAS
ORGANOS

15. Parte I.d- Procesos de Trámite Documentario
Recepción de
documento en la
Mesa de Partes
Registro y
digitalización del
documento en el
SITD
Derivación a la
Unidad Resp.
Recepción y
derivación al
Funcionario
Administrado
Funcionario de Trámite
Documentario
Unidad
Responsable
Elaboración del
proyecto de
documento de
respuesta
Revisión del
proyecto por
funcionario
Firma digital
Unidad
Responsable remite
expediente digital y
notificación física a
Central de
Notificaciones
Trazabilidad Firma DigitalDigitalización
Comunicación Externa
Notificación
personal
Central
Notificaciones/
digitaliza cargo
diligenciado

16. Parte I.d- Procesos de Trámite Documentario

17. • Desde abril del 2006, el sistema está en funcionamiento y es utilizado en
todas las sedes de la institución a nivel nacional a lo largo de sus dieciséis
(16) Jefaturas Regionales del RENIEC.
• Se estableció una definición de la política documental institucional por parte
de la Alta Dirección.
• Se dictaron lineamientos sobre la obligatoriedad del uso de Sistema y el uso
de los documentos escritos para las comunicaciones internas y externas.
• Se definieron los procedimientos y las responsables de acuerdo a las
funciones asignadas en el ROF para la atención de pedidos de ciudadanos y
entidades públicas de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 27444.
• Capacitación intensiva al personal para el uso del sistema de trámite
documentario.(Buenas prácticas de e coeficiencia para el ahorro en el uso
del papel, impresoras, etc.).
Parte I.e- Gestión del Cambio

18. • Necesidad de uso de un sistema de trámite documentario a nivel
institucional, a fin de mejorar las comunicaciones internas y externas con
uso de las tecnologías de la información (firma digital).
• Decisión adoptada por la máxima autoridad para su uso obligatorio.
• Solución informática que ha generado la disminución del tiempo de
atención de los documentos recibidos y atendidos, tanto a nivel de
usuario interno, como al usuario externo (ciudadano).
• La Implementación ha sido progresiva.
• Desarrollo del sistema (SITD) iniciado en el 2004 y su puesta en
producción se realiza en agosto del 2005.
Parte I.e- Gestión del Cambio

19. Parte I.e- Gestión del Cambio

20. Capacitación al personal del RENIEC:
• Alcance inicial: GTI
• Alcance secuencial 1: GPP, GAD.
• Alcance secuencial 2: SGEN, SJNAC, JNAC.
• Alcance Final: Órganos de Línea en Lima y
Provincias.
Periodo de capacitación efectiva por persona: 10 horas.
Parte I.e- Gestión del Cambio

21. – Ley del Procedimiento Administrativo General.
– Ley de Simplificación Administrativa.
– Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la Información Pública
– Ley de Firmas y Certificados Digitales.
– Política Nacional de Gobierno Electrónico.
– NTP ISO/IEC 12207, Ciclo de Vida del Software.
– NTP ISO/IEC 17799, Requisitos de Seguridad de la Información.
– NTP ISO/IEC 27001, Sistema de Gestión de Seguridad de la
Información.
– ISO/IEC 9001, Sistema de Gestión de la Calidad.
– ISO 32000, fundamento de los estándares PDF.
Parte I.f- Normativo

22.  DI-219-SGEN/003 – Documentos Escritos.
 DI-271-SGEN/007 – Disposiciones sobre Recepción Documental – Trámite
Documentario en la Mesa de Partes y Despacho Documentario.
 GP-345-SGEN/002 - Trámite y Atención de Documentos remitidos por
Congresistas de la República .
 GP-260-SGEN/001 - Trámite ante la Entidad del Recurso de Apelación
durante un Proceso de Selección.
 GP-356-SGEN/7003 – Ley de Transparencia Acceso a la Información
Pública.
 Gp-368-SGEN/OAD/001 - Recepción de Sobres en Proceso de
Adjudicación Directa Selectiva y de Menor Cuantía.
Parte I.f- Normativo

23. Las decisiones deben ser tomadas desde la
Alta Dirección hacia los niveles operativos.
El personal involucrado debe reconocer la
importancia de su participación durante el
proceso de implementación.
Debe respetarse los tiempos programados
para así poder cumplir con los
compromisos esperados.
Parte I.g- Lecciones Aprendidas

24. El material de capacitación debe
contemplar el proceso de cambio, del
modo en papel al mundo digital.
Anterior a la capacitación en el uso del
software debe existir una sensibilización
sobre la confianza y seguridad del proceso
de cambio.
El piloto debe ser ejecutado con seriedad
por parte de los participantes.
Parte I.g- Lecciones Aprendidas

25. Existencia de un dueño del proceso de
Gestión Documental y dueño del sistema
informático para administrar de manera
efectiva y ágil las comunicaciones escritas
Uso de los Certificados y Firmas Digitales
en el marco de la IOFE: INDECOPI y
RENIEC.
Uso de las tecnologías de la información
con alta disponibilidad, alineados al
desarrollo del Gobierno Electrónico y la
modernización del Estado Peruano.
Parte I.g- Lecciones Aprendidas

26.  Ahorro de papel
 Reducción del empleo de impresoras y fotocopiadoras.
 Seguridad sobre la autoría y la integridad del documento
 Ahorro de tiempo
 Disminución de gastos en traslado de documentos físicos
 Mayor disponibilidad de la información (Información Histórica)
 Acceso simultaneo desde cualquier punto del país.
 Seguimiento del estado del tramite en tiempo real.
 Información disponible para la toma de decisiones en todos los
niveles jerárquicos, en cualquier horario.
Parte I.h- Beneficios de la Implementación

27.  Flujo de la información en diversas direcciones, según las
necesidades de cada servidor, según sus autorizaciones.
 Disponibilidad de información histórica.
 Establecimiento de procedimientos administrativos que regulan los
trabajos según las normativas vigentes externas, orientada a la
vocación del servicio y atenciones inmediatas.
 Eliminación de redundancias de trabajo, registros, entre otros.
 Estandarización de las comunicaciones internas y externas.
 Documentos electrónicos generados dentro del marco de la IOFE
con la validez jurídica y efectos legales correspondientes.
Parte I.h- Beneficios de la Implementación

28. Parte I.h- Beneficios de la Implementación
99
197
281
347
412
509
595
705
807
849
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Total Dependencias
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Crecimiento de implementación del SITD en Diferentes dependencia en el
RENIEC

29. Uso del SITD en
las 16 Jefaturas
Regionales del
RENIEC
Parte I.h- Beneficios de la Implementación

30. Ahorro de hojas desde el 2005 hasta el 2014
AÑO
DOCUMENTOS
EMITIDOS
HOJAS POR
DOCUMENTO1
CANTIDAD TOTAL
(Hojas)
COSTO
APROX. HOJA
IMPRESA2
COSTO TOTAL
DOCUMENTOS
(S/.)
2005 180,507 6 1,083,042 0.15 162,456
2006 360,234 6 2,161,404 0.15 324,211
2007 497,056 6 2,982,336 0.15 447,350
2008 591,401 6 3,548,406 0.15 532,261
2009 695,894 6 4,175,364 0.15 626,305
2010 871,747 6 5,230,482 0.15 784,572
2011 960,173 6 5,761,038 0.15 864,156
2012 1,057,569 6 6,345,411 0.15 951,812
2013 1,164,843 6 6,989,060 0.15 1,048,359
2014 427,667 6 2,566,000 0.15 1,154,700
40,842,543 6,896,183
1 Cantidad aproximada por documento
2 costo aproximado considerando papel y entintado
Fecha de corte: Abr.2014
Parte I.h- Beneficios de la Implementación

31. Agenda
• Parte II: Implementación del TD- en otras Instituciones mediante
Convenios
a) Descripción del TD-Convenios
b) Proceso de implementación
c) Convenios Interinstitucionales
d) Lecciones Aprendidas
e) Beneficios de la implementación

32. Parte II.a- Descripción del TD - Convenios
• Características Funcionales
– Emisión y recepción ágil de la documentación.
– Disponibilidad de información sobre la trazabilidad de los documentos
escritos, para la realización de un adecuado control y seguimiento.
– Uniformidad y Estandarización en la elaboración y manejo de los
Documentos Administrativos.
– Utilización del Certificado Digital de Firma para la generación de
documentos electrónicos firmados digitalmente.
– Implementación del Estándar ISO 32000, PDF.
– Flujos de trabajo dinámicos, customizables según la necesidad del
usuario.

33. Parte II.a- Descripción del TD - Convenios
• Características Técnicas
– Servidores
• Hardware
– Aquel que soporte la Base de Datos Oracle y a la aplicación TD.
• Software
– Oracle Database 11g R2.
– Sistema Operativo del Servidor compatible con el Oracle DataBase
11g R2.
– Estaciones Clientes
• Hardware
– Estación cliente que soporte Windows 7/8.
– Escáner con manejo de formato PDF.

34. Parte II.a- Descripción del TD - Convenios
• Características Técnicas
• Software
– Sistema Operativo Windows 7/8.
– Microsoft Office 2010.
– Software de Firma: Firma RENIEC.
– Certificado Digital de Firma.
• Conectividad
– Red LAN.
– Conexión del cliente al servidor.

35. Parte II.b- Proceso de Implementación
• De la Gestión del Proyecto
– Aplicación de la Metodología Básica de Gestión de Proyectos basado en
el PMBok.
• De la Implementación de Software
– Aplicación de la NTP ISO/IEC 12207 – Ciclo de Vida de Software y NTP
ISO/IEC 29110, en cuanto corresponde al Despliegue / Entrega del
producto software.

36. Parte II.b- Proceso de Implementación
• Del Trámite Administrativo
– Solicitud del SITD.
– Coordinación y Demostración del aplicativo en su versión SITD-Convenios
– Envío de requisitos técnicos.
– Suscripción de Convenio de SITD
– Suscripción de Convenios de Certificado digital.
– Se instala en coordinación con los técnicos de la entidad y se les capacita.
– Capacitación de usuarios finales
– Entrega de CD con información del sistema, manuales, instructivos,
objetos de programas y fuentes del SITD

37. Parte II.b- Proceso de Implementación
• De los Entregables de Software
– Software de Trámite Documentario.
• Incluye Interface para configuración de perfiles de usuario.
• Incluye Software de Firma Digital.
• Incluye Certificado Digital de Prueba.
(Fuentes sólo del sw TD)
– Instructivo ‘Carga de Datos Preliminar’.
– Manual de Usuario ‘Configuración de Perfiles de Usuario’.
– Manual de Usuario ‘Configuración del Software de Trámite Documentario’.
– Manual de Usuario ‘Trámite Documentario’.
– Manual de Sistema ‘Trámite Documentario’.
– Diccionario de Datos y Modelo Entidad Relación.

38. Parte II.c- Convenios Interinstitucionales
N° INSTITUCION Capacitación
Prueba
Piloto
realizada
1 MINISTERIO DE INTERIOR √ √
2 OFICINA NACIONAL DE PROCESOS ELECTORALES-ONPE √ √
3 INSTITUTO PERUANO DE ENERGIA NUCLEAR √ √
4 ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA √ √
5 EL CONSEJO NACIONAL DE MAGISTRATURA √ √
6
SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE TERRESTRE DE PERSONAS, CARGA Y
MERCANCIAS √ √
7 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE LOS REGISTROS PUBLICOS √ √
8 DESPACHO PRESIDENCIAL √ √
9 MINISTERIO DE CULTURA √ √
10
ORGANISMO SUPERVISOR DE LA INVERSION EN INFRAESTRUCTURA DE
TRANSPORTE DE USO PUBLICO-OSITRAN √ √
11 SISTEMA METROPOLITANO DE LA SOLIDARIDAD √ √
12 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA-INEI √ √
13 EMPRESA PERUANA DE SERVICIOS EDITORALES S.A. - EDITORA PERU √ √
14 COMISION NACIONAL DE INVESTIGACION Y DESARROLLO AEROESPACIAL-CONIDA √ √
15 INSTITUTO GEOFISICO DEL PERU √ √

39. Parte II.d- Lecciones Aprendidas
Perspectiva
RENIEC
Perspectiva de
otras
Entidades

40. Parte II.d- Lecciones Aprendidas
• Enfoque de proyecto
• Infraestructura
• Equipo de trabajo
• Entorno digital

41.  Gestión Administrativa / Documental de manera efectiva, en todos los
niveles jerárquicos.
 Disponibilidad de información y trazabilidad en diversas direcciones.
 Reducción de la Burocracia Administrativa, al redefinir los flujos de
procesos administrativos.
 Acercamiento de la Entidad solicitante, a los lineamientos del Gobierno
Electrónico y Modernización del Estado Peruano.
 Estandarización de las comunicaciones internas y externas.
 Adopción de las buenas prácticas implementadas en el RENIEC.
 Documentos electrónicos generados dentro del marco de la IOFE con la
validez jurídica y efectos legales correspondientes.
Parte II.e- Beneficios de la Implementación

42. Muchas Gracias