2. CONCEPTO
Un expediente es un documento completo que
reúne la suma de todos aquellos documentos
que requiere la gestión solicitada por una
persona física o legal.
Es un conjunto de datos registrados en un
soporte durante el seguimiento y hasta la
finalización de una actividad institucional o
personal, y que comprende un contenido, un
contexto y una estructura suficiente para
constituir una prueba o una evidencia de esa
actividad.
Un expediente electrónico es un caso particular
de un Trámite Electrónico, al que se agregan
características específicas necesarias para
cumplir con la normativa legal vigente
3. ¿PARA QUÉ SE NECESITA UN
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO?
El mecanismo tradicional para los procedimientos administrativos en la órbita de los
organismos públicos, es el Expediente. Históricamente consiste en un conjunto de
documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere ser trasladado entre
los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.
El trasiego de los papeles que forman el expediente entre las personas, entre
oficinas y entre diferentes organismos, resulta en una ejecución ineficiente, costosa
y con impacto ambiental. Además existen riesgos: extravío, pérdida de
confidencialidad, sustracción de fojas, deterioro de los papeles y el acceso no
autorizado a los documentos.
Entre los costos relevantes está la impresión, el traslado de personas y papeles, así
como su almacenamiento y preservación.
El expediente electrónico, mantiene el espíritu de esta forma documental, pero
eliminando los principales inconvenientes del papel, aumentando la transparencia y
eficiencia en la gestión.
4. BENEFICIOS
Aumento de la eficiencia, menores tiempos al
buscar, procesar y trasladar documentos.
Mayor seguridad, al reducirse la pérdida o
deterioro de documentos físicos.
Dado el soporte electrónico, se logra una mayor
confidencialidad de los asuntos que lo requieren.
Reducción de costos de impresoras, insumos,
traslado de papel.
5. BENEFICIOS
Menor huella ambiental derivado del ahorro
de papel, energía y residuos.
Trabajo remoto (casa / viajes), aumentando
eficiencia y reduciendo costos.
Auditoría y control total sobre los documentos
y actuaciones.
Capacidad de trabajo concurrente y
colaborativo, sin necesidad de fotocopias.
Posibilidad de medir la gestión en orden de
mejorarla.
6. VENTAJAS
Es claro que el expediente electrónico proporciona mayor transparencia a la
administración, ya que los usuarios (ciudadanos, funcionarios, gerentes,
directores), cuentan con herramientas para controlar y dar seguimiento a
sus documentos. En lo que respecta a los funcionarios y empleados, el
expediente electrónico constituye un facilitador de las tareas, porque las
simplifica y pone a su disposición de forma inmediata toda la información
que necesita para tomar decisiones y realizar su actuación. Con la
implantación del expediente electrónico se reducen considerablemente los
costos de papelería e impresión, los tiempos de búsqueda documental, los
riesgos de pérdida y deterioro de documentos, el costo de los traslados de
papeles de un sitio a otro, y el tiempo total y parcial de tramitación.
7. BENEFICIOS
Eficiencia y Productividad al buscar expedientes. Se estima que los profesionales
gastan 50%de su tiempo buscando información, y les toma 18 minutos encontrar
cada documento en promedio. Esto se traduce directamente en pérdida de
eficiencia y productividad, o sea en un costo para la organización.
Reducción de costos de impresión Impresoras, papel, insumos, son gastos
perfectamente cuantificables. Y evitables!
Reducción de costos y riesgos de perder documentos. Se estima que entre un 10 y
un 15% delos papeles se pierden alguna vez, lo que conlleva a que se pase hasta
un 30% del tiempo laboral buscándolos. Nuevamente estamos frente a ineficiencias
cuantificables.
Traslado de expedientes y manejo de versiones. Encontrar la última versión de un
documento en un sistema de archivos o en los correos electrónicos puede ser una
tarea desgastante y costosa. Si a eso le sumamos el trasiego de expedientes en
papel y el tiempo perdido en hacerlo, estamos frente a una de las mayores
ineficiencias de las organizaciones.
8. REQUISITOS DEL EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO
Una alta inversión financiera por parte del Estado, la misma será totalmente
justificada al permitir al ciudadano gozar de más confianza en el sistema
judicial, y con ello, la tan anhelada “SEGURIDAD JURIDICA”.
Implica un tiempo prudencial de capacitación e implementación gradual de
uso del sistema electrónico.
Los Servidores Informáticos que graban y mantienen disponible las
actuaciones judiciales en las causas.
Operadores informáticos capaces y honestos.
Las Facultades de Derecho deberán formar a sus estudiantes de grado y
posgrado en la utilización del Expediente Judicial Electrónico, creando la
materia respectiva.
