Resum del mòdul 7 de l'assignatura de Gestió de projectes del Grau Multimèdia de la UOC. Pots veure el projecte complet a www.racovermell.com. Gràcies pel "like" ;-)

1. GESTIÓ DE PROJECTES - MÒDUL 7
TANCAMENT DEL PROJECTE
Un projecte acaba quan s’assoleixen els objectius específics que s’havien establert. L’etapa de
tancament inclou totes les activitats necessàries per a finalitzar la gestió del projecte i completar
les obligacions que contingui el contracte.
Objectius clau per al tancament d’un projecte:
- Assegurar l’acceptació dels productes
- Assegurar la transició del projecte i els productes al funcionament ordinari en producció i
explotació dels nous sistemes
- Tancar tota la documentació administrativa i els contractes
- Documentar les lliçons apreses per a les persones i l’organització
Temes clau en el tancament d’un projecte:
- Final el producte o servei d’acord amb les especificacions
- Establir una llista de qüestions pendents per a tancar el projecte
- Establir un pla de transició del producte des de l’equip de projecte cap als seus usuaris i
l’equip de manteniment assignat
- Dissenyar un pla específic de manteniment després del tancament del projecte
- Planificar la reintegració de personal en el seu lloc de treball o proposar un de nou en
l’organització.
- Finalitzar la documentació de projecte. Cobrir tots els aspectes de disseny, construcció i ús.
- Finalitzar la formació en la que han de participar totes les persones afectades pel nou
sistema
- Fer valoració final de projectes sobre el compliment d’objectius i contrastant l’abast,
temps, recursos i cost final.
- Mesurar el grau de satisfacció del client amb els resultats del projecte
- Mesurar l’aportació de cada un dels membres de l’equip
- Fer el tancament econòmic del projecte
- Firmar l’acceptació final de tots els lliurables del projecte.
- Fer el lliurament formal del producte, els lliurables i la documentació del producte
- Firmar el tancament contractual del projecte
- Inventari i arxiu de tots els documents
- Identificar nous projectes potencials a partir dels resultats del projecte
- Documentar les lliçons apreses per a nous projectes.

2. PROCESSOS DE TANCAMENT
- Gestió del tancament on es comprova que s’han fet les tasques incloses en el pla i han
estat lliurats els productes compromesos en l’abast
o Obtenció de l’acceptació del client – Al llarg del projecte es solen executar
o Transició a explotació o trasllat del producte a l’operació ordinària de l’empresa
o Lliurament i documentació del projecte o tancament administratiu
o Informe de postimplantació. Documentació sobre les lliçons apreses al llarg del
treball i el seu lliurament en una base de dades de coneixement.
 Recopilació de lliçons apreses i la seva inclusió en una base de dades de
coneixement
 L’avaluació dels participats i la formulació de recomanacions de
desenvolupament.
- El tancament dels contractes, d’acord amb les condicions pactades.
Els documents bàsics en aquesta etapa són:
- L’acta d’acceptació
- L’informe de tancament
OBTENCIÓ DE L’ACCEPTACIÓ DEL CLIENT
Al llarg del projecte es solen executar lliurables que són acceptats en el tancament de cada fita. En
el moment del tancament, el cap de projecte ha de recopilar les actes d’acceptació. Per una part hi
ha acceptació de productes que han estat objecte del contracte i per altra banda hi ha acceptació
del projecte que inclou una sèrie de lliurables de diferents tipus.
La validació de l’abast és el que genera més conflictes, és a dir, la comprovació si el producte
lliurat és el que el client tenia al cap. Per aquest motiu, una cosa que ajuda en els projectes de cert
volum és la presentació de prototips en preproducció, pactada amb el client en diversos lliurables
parcials. El document bàsic que certifica l’acceptació del lliurable o dels lliurables del projecte és
l’acta d’acceptació.

4. LA TRANSICIÓ A OPERACIÓ
Una vegada feta la validació i acceptació dels productes, el client s’hauria de fer càrrec de la seva
gestió i del seu manteniment i els usuaris haurien de substituir els seus sistemes anteriors amb un
suport limitat.
Els plans de pressupostos tendeixen a infravalorar la transició i no se sol disposar de recursos
adequats. Hi ha la idea que una vegada instal·lats els sistemes, el treball ja està acabat, però en
realitat el treball s’acaba quan els usuaris utilitzen els nous sistemes massivament. De vegades el
proveïdor aprofita això com a oportunitat comercial mantenint la dependència del client amb
relació als seus serveis.
Perquè un projecte tecnològic tingui èxit es requereixen sempre canvis en l’organització, en els
processos de treball, en els rols i responsabilitats, en les habilitats i eles capacitats del personal del
client i en els seus sistemes de recompensa. Això es la gestió del canvi.

5. LA DOCUMENTACIÓ DE TANCAMENT
Tancar i documentar un projecte no és complicat si la documentació s’ha preparat correctament al
llarg de tot el projecte. S’hauria de planificar a l’inici del projecte, en el mateix moment en què es
planifiquen els lliurables.
Té dos aspectes:
- La documentació administrativa del projecte (Informes, actes, contractes, qualsevol
document que justifiqui les decisions que s’hagin pres, tancament administratiu, etc.
- La documentació tècnica dels lliurables o productes que inclogui la documentació del
disseny funcional i tècnic, la documentació d’ús i el pla de manteniment.
Documents mínims del document de tancament:
- Acta de constitució del projecte
- Pla de projectes
o Definició detallada de l’abast
o Calendari base
o Pressupost base
o Pla de riscos
o Pla de qualitat
- Organització del projecte
- Pla de proves i resultats
- Informes de progrés
- Peticions de canvis
- Presentacions i informes significatius del projecte
- Correus i correspondència rellevant
- Contractes

7. INFORME DE POSTIMPLANTACIÓ
La valoració del projecte és una de les activitats crucials del tancament d’un projecte. S’han de
complir les condicions d’abast, qualitat, temps i cost que es van establir en el moment de
l’aprovació.
El tancament del projecte inclou dos activitats:
- L’avaluació dels membres de l’equip i la formulació de recomanacions de
desenvolupament. Un projecte és una oportunitat de creixement personal i professional i
d’aprenentatge de noves habilitats tècniques i de treball en equip.
Sempre que sigui possible, s’ha de celebrar l’enorme esforç personal, econòmic i
organitzatiu. I s’ha de reconèixer públicament el treball ben fet, compartint amb l’equip i
amb el client. És una oportunitat de cohesió entre persones i empreses.
- Recopilació de lliçons apreses i la seva inclusió en una base de dades de coneixement, i la
utilització del coneixement obtingut en el projecte per a nous projectes.

8. TANCAMENT ABRUPTE DEL PROJECTE
Tancar un projecte abans del seu acabament és la decisió més dura i difícil de la gestió de
projectes.
Raons per a l’acabament abrupte d’un projecte:
- Sobrepassa els objectius de cost i temps previstos per a les fites.
- El projecte ja no té un encaix estratègic o operatiu en el futur de l’organització
- L’estratègia de l’organització ha canviat i s’ha reduït la necessitat de la solució que es
proposava.
- El impulsor principal (patrocinador) del projecte ja no hi és, i els resultats del projecte són
ara menys prioritaris.
- Hi ha un desig que reduir el recursos d’un projecte i destinar-los a un altre
- El temps de posada al mercat s’ha retardat o altres competidors han actuat més
ràpidament i han reduït l’impacte del projecte en el mercat.
- Els adversaris del projecte dins de l’organització han guanyat posicions i han creat un
corrent d’opinió negatiu.

9. TANCAMENT DELS CONTRACTES
És un procés de naturalesa legal i econòmica. Els participants han estat en departaments centrals
de contingut jurídic, financer o de compres, amb una intervenció menor per part del cap de
projecte. Però correspon al cap de projecte verificar que els treballs contractats s’han fet
satisfactòriament en temps, pressupost i qualitat, segons els termes pactats.