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Le côté tendre de la gestion
        de projet
        Une approche participative dans le changement



                                                                    TECHNIQUES

        Nicole Leduc, directrice
        Symposium du PMI-Montréal
        7 novembre 2012




   Nos jalons pour les prochaines minutes




         Jalon 1                           Jalon 2                          Jalon 3                         Jalon 4

Qui sommes-nous ?               Le projet de changement            L'approche                     Constats
Mission                         Les objectifs                      Pilier 1 : Tous ensemble       Ce qui a fait la différence
Équipe                          Le portefeuille de projets         Pilier 2 : Les gestionnaires   Les pièges
Services offerts                                                   Pilier 3 : Une stratégie de    Les améliorations
                                                                   communication                  Et si c'était à recommencer

    2    Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                               1
Jalon 1




 3   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




 La direction développement des
 compétences techniques
Notre mission…

     Fournir aux domaines d'affaires de
     l'entreprise des services compétitifs en
     matière de développement des
     compétences techniques.




 4   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                           2
La direction développement des
 compétences techniques
Notre équipe…
           275 personnes dédiées                                Gestion du patrimoine
                                                                de formation
                                                                Mission : Concevoir


     Support aux activités de                                                       Apprentissages et
             développement                                                          développement
           Mission : Planifier                                                      Mission : Diffuser / habiliter



                                                                                        Apprentissages et
     Relations d'affaires
                                                                                        développement
     Mission : Négocier /
                                                                                        Mission : Diffuser / habiliter
                   suivre



            Gouvernance et                                                         Services standardisés en
          gestion de projets                                                       développement des
          Mission : Optimiser                                                      compétences
                                                                                   Mission : Diffuser / habiliter
 5    Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




     Jalon 2




 6    Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                            3
Un projet ambitieux de transformation…

•   En 2011, amorce du projet de transformation.


•   Objectifs de la transformation (4).


         – Augmentation de la performance de l'ordre de 25% en deux ans.

         – Diversification des stratégies d'apprentissage (introduction de stratégies
           alternatives à la classe traditionnelle).

         – Évolution de la « culture » en développement des compétences dans
           l'entreprise.

         – Intégration des meilleures pratiques + harmonisation des façons de faire
           (processus, outils et système).


7   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




Structurer la démarche
Création d'un portefeuille de projets porteur

•   110 initiatives regroupées en 12
    mandats spécifiques.


•   Définition de mandats clairs + objectifs
    précis de livrables.


•   Élaboration de « Business Case »
    assurant le retour sur l'investissement.


•   Gestionnaires = porteurs/responsables
    des mandats.


8   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                          4
Structurer la démarche
    Notre portefeuille de projets

Vision d'affaires
     Optimisation des ressources DDCT

                         ProSens
                       Gestion par portefeuille
                          Gestion des fournisseurs externes
                              Gestion des informations documentaires

                                                  Formation 2.0
                    Profils de compétences
                                             Mise en ligne des outils
                                 Service de formation générique
                                   Amélioration de la qualité des données
     2011                                               2012                2013
     9   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




    Structurer la démarche
    Notre outil de suivi




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Structurer la démarche
Jalons du soutien au déploiement de notre organisation

•    Jour 0: création unité administrative,
     chef nommé, activités de mise en
     place de l'unité

•    Jour J : mise en opération de l'unité,
     habilitation des ressources,
     comportement attendus compris,
     opérationnalisation du processus

•    Jour Z : Fin du déploiement de l'unité,
     processus exploité, comportement
     attendus présents, amélioration
     continue


11   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




     Jalon 3




12   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                           6
Les racines de l'approche préconisée

•    Le côté « tendre » de la gestion de projet…
          – Par association à la compréhension des enjeux
            humains du changement.
          – Par association à l'accompagnement dans l'action.
          – Par opposition à la prise en charge par
            des experts externes.
          – En complémentarité à la rigueur nécessaire.
          – Par opposition à une communication
            formelle, organisée, dont les messages
            sont statiques.
          – Par analogie au rôle central de la personne
            dans la réussite du changement.

13   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




Les trois piliers de cette approche



            Ensemble… c'est tout !



         La place des gestionnaires




     Une stratégie de communication

14   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                           7
PILIER 1
Ensemble… c'est tout !

•    La notion du « Ensemble… c'est tout » sollicite, chez les gestionnaires, un
     engagement :



          Constant                   Conscient                 Volontaire   Participatif



                   S'adapter ne suffit pas; il faut se projeter
                   dans le futur pour réussir la convergence
                     entre le changement et la gestion du
                                    projet.

15   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




PILIER 1
Ensemble… c'est tout !
•    « Ensemble… c'est tout » signifie en termes
     de comportements attendus chez les
     gestionnaires…

          – Comprendre la nécessité de changer.

          – Être capable de véhiculer cette nécessité.

          – Être des porteurs de la mission et de la
            vision – designer le futur.

          – Se sentir interpelé(e) et mobilisé(e) par les
            défis de la DDCT.

          – S'entretenir aisément avec son personnel
            et ses partenaires.

16   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                           8
PILIER 2
La place des gestionnaires

•    Philosophie intégrée du changement à chacune des
     étapes du projet.

•    Emphase sur les gestionnaires comme agent de
     changement - devenir des "accompagnants" dans le
     changement.

•    Focus sur les comportements attendus (mesurés à
     partir des comportements sur le terrain).

•    Formule rigoureuse de gestion de projet mais
     adaptée au «Run and Change » de la business.




17   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




PILIER 2
La place des gestionnaires

•    Au final, il devient un ambassadeur du changement, un agent actif dans ses
     actions quotidiennes et non pas à des moments statiques.

•    Ainsi, chaque gestionnaire est :
          – le moteur du changement;

          – l'intégrateur des modifications;

          – le promoteur des avantages;

          – le principal acteur de la compréhension des enjeux, des impacts et des risques
            – fait émerger la capacité collective;

          – la référence pour tous les employés et collègues.


18   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                           9
PILIER 2
La place des gestionnaires

•    Les retombées de son implication dans le changement :

          – il favorise et facilite l'adhésion des membres de son équipe;

          – il dénoue immédiatement toutes incompréhensions;

          – il réduit les résistances;

          – il procède à des ajustements dans une perspective d'amélioration continue.




19   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




PILIER 3
Une stratégie de communication

•    L'objectif de la stratégie : multiplier les occasions de communiquer à propos
     du changement.



•    Un coffre à outils diversifié.

          – L'outil central : un blogue qui permet de…

                   •   transmettre les information sur l'ensemble des projets et des activités;

                   •   expliquer les changements organisationnels déployés et ce qui modifiera
                       leur quotidien.




20   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                       10
PILIER 3
Une stratégie de communication

•    Et quelques outils périphériques mais tout aussi importants :

          – un bulletin « Mot de la directrice », qui donne l'heure juste et qui est envoyé à
            des moments charnières de la transformation;

          – des feuillets « questions – réponses » disponibles à tous pour la
            responsabilisation de tous;

          – des classes virtuelles pour communiquer directement aux employés;

          – des outils d'animation : world café, open space, futur search, se raconter,
            comité de gestion élargi, etc.




21   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




PILIER 3
Une stratégie de communication

•    Sans oublier…


          – Les rencontres fréquentes avec les
            employés et des communications
            directes avec eux pour amorcer le
            processus de changement et
            comprendre les enjeux.


          – Les rencontres fréquentes avec les
            instances syndicales pour présenter les
            changements et expliquer les impacts,
            susciter l'adhésion.




22   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                       11
Jalon 4




    23    Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




    Une stratégie gage de succès?

•        Oui, mais une telle approche nécessite…

            – Beaucoup d'énergie préalable.

            – Une gestion de changement de la culture de
              gestion.

            – Une ouverture à l'appropriation de la
              méthodologie.

            – Une réelle volonté de faire différemment.

            – Une habilitation des gestionnaires en terme
              d'approche pédagogique, attitude,
              d'accompagnement, de compréhension, etc.



    24    Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                            12
Une stratégie gage de succès?

•    Et aussi parce que nous observons…

          – De bons résultats dans l'ensemble (mobilisation, engagement, performance).

          – Un changement de plus en plus partagé par tous.

          – Une compréhension commune des enjeux à tous les niveaux.

          – Une amélioration du travail en équipe de gestion.

          – Une co-création du message et des solutions.

          – Bref, une collaboration avec les collègues qui permet de créer quelque chose
            de plus grand que nous.



25   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




Afin de contourner les pièges…

•    Se donner une stratégie pour gérer les écarts – non
     adhésion.

•    Laisser les gestionnaires injecter leur propre couleur.

•    S'assurer de mettre le partenaire (ou client interne) dans
     le coup.

•    Ne pas négliger l'investissement en temps requis pour la
     préparation et la réalisation.

•    Percevoir le projet comme un investissement pour le
     futur.

•    Cultiver la persévérance afin d'éviter le découragement.

•    Nécessité d'un leadership fort à tous les niveaux de
     l'organisation.

26   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                       13
Et si c'était à refaire…..




                               Sans aucune hésitation,
                                    OUI… mais…
27   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




 Tout n'est pas parfait…

•    Nous sommes très fiers, mais il faut
     maintenant "vivre" notre transformation.
      – Gérer au quotidien le changement et les
        résistances selon la méthode apprise.
      – Réajuster les choses directement sur le terrain.
      – Gestion humaine concrète des pertes d'emplois.
      – Poursuivre l'accompagnement individuel au
        besoin.
      – Gérer les non adhésions – accepter les départs
        potentiels.

                   Bref, tendre vers une maturité de gestion…
                                 tous ensemble !
28   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                       14
Merci…
29   Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec




                                                       15

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CONF. 202 - Le côté tendre de la gestion de projet

  • 1. Le côté tendre de la gestion de projet Une approche participative dans le changement TECHNIQUES Nicole Leduc, directrice Symposium du PMI-Montréal 7 novembre 2012 Nos jalons pour les prochaines minutes Jalon 1 Jalon 2 Jalon 3 Jalon 4 Qui sommes-nous ? Le projet de changement L'approche Constats Mission Les objectifs Pilier 1 : Tous ensemble Ce qui a fait la différence Équipe Le portefeuille de projets Pilier 2 : Les gestionnaires Les pièges Services offerts Pilier 3 : Une stratégie de Les améliorations communication Et si c'était à recommencer 2 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 1
  • 2. Jalon 1 3 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec La direction développement des compétences techniques Notre mission… Fournir aux domaines d'affaires de l'entreprise des services compétitifs en matière de développement des compétences techniques. 4 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 2
  • 3. La direction développement des compétences techniques Notre équipe… 275 personnes dédiées Gestion du patrimoine de formation Mission : Concevoir Support aux activités de Apprentissages et développement développement Mission : Planifier Mission : Diffuser / habiliter Apprentissages et Relations d'affaires développement Mission : Négocier / Mission : Diffuser / habiliter suivre Gouvernance et Services standardisés en gestion de projets développement des Mission : Optimiser compétences Mission : Diffuser / habiliter 5 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec Jalon 2 6 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 3
  • 4. Un projet ambitieux de transformation… • En 2011, amorce du projet de transformation. • Objectifs de la transformation (4). – Augmentation de la performance de l'ordre de 25% en deux ans. – Diversification des stratégies d'apprentissage (introduction de stratégies alternatives à la classe traditionnelle). – Évolution de la « culture » en développement des compétences dans l'entreprise. – Intégration des meilleures pratiques + harmonisation des façons de faire (processus, outils et système). 7 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec Structurer la démarche Création d'un portefeuille de projets porteur • 110 initiatives regroupées en 12 mandats spécifiques. • Définition de mandats clairs + objectifs précis de livrables. • Élaboration de « Business Case » assurant le retour sur l'investissement. • Gestionnaires = porteurs/responsables des mandats. 8 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 4
  • 5. Structurer la démarche Notre portefeuille de projets Vision d'affaires Optimisation des ressources DDCT ProSens Gestion par portefeuille Gestion des fournisseurs externes Gestion des informations documentaires Formation 2.0 Profils de compétences Mise en ligne des outils Service de formation générique Amélioration de la qualité des données 2011 2012 2013 9 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec Structurer la démarche Notre outil de suivi 10 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 5
  • 6. Structurer la démarche Jalons du soutien au déploiement de notre organisation • Jour 0: création unité administrative, chef nommé, activités de mise en place de l'unité • Jour J : mise en opération de l'unité, habilitation des ressources, comportement attendus compris, opérationnalisation du processus • Jour Z : Fin du déploiement de l'unité, processus exploité, comportement attendus présents, amélioration continue 11 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec Jalon 3 12 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 6
  • 7. Les racines de l'approche préconisée • Le côté « tendre » de la gestion de projet… – Par association à la compréhension des enjeux humains du changement. – Par association à l'accompagnement dans l'action. – Par opposition à la prise en charge par des experts externes. – En complémentarité à la rigueur nécessaire. – Par opposition à une communication formelle, organisée, dont les messages sont statiques. – Par analogie au rôle central de la personne dans la réussite du changement. 13 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec Les trois piliers de cette approche Ensemble… c'est tout ! La place des gestionnaires Une stratégie de communication 14 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 7
  • 8. PILIER 1 Ensemble… c'est tout ! • La notion du « Ensemble… c'est tout » sollicite, chez les gestionnaires, un engagement : Constant Conscient Volontaire Participatif S'adapter ne suffit pas; il faut se projeter dans le futur pour réussir la convergence entre le changement et la gestion du projet. 15 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec PILIER 1 Ensemble… c'est tout ! • « Ensemble… c'est tout » signifie en termes de comportements attendus chez les gestionnaires… – Comprendre la nécessité de changer. – Être capable de véhiculer cette nécessité. – Être des porteurs de la mission et de la vision – designer le futur. – Se sentir interpelé(e) et mobilisé(e) par les défis de la DDCT. – S'entretenir aisément avec son personnel et ses partenaires. 16 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 8
  • 9. PILIER 2 La place des gestionnaires • Philosophie intégrée du changement à chacune des étapes du projet. • Emphase sur les gestionnaires comme agent de changement - devenir des "accompagnants" dans le changement. • Focus sur les comportements attendus (mesurés à partir des comportements sur le terrain). • Formule rigoureuse de gestion de projet mais adaptée au «Run and Change » de la business. 17 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec PILIER 2 La place des gestionnaires • Au final, il devient un ambassadeur du changement, un agent actif dans ses actions quotidiennes et non pas à des moments statiques. • Ainsi, chaque gestionnaire est : – le moteur du changement; – l'intégrateur des modifications; – le promoteur des avantages; – le principal acteur de la compréhension des enjeux, des impacts et des risques – fait émerger la capacité collective; – la référence pour tous les employés et collègues. 18 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 9
  • 10. PILIER 2 La place des gestionnaires • Les retombées de son implication dans le changement : – il favorise et facilite l'adhésion des membres de son équipe; – il dénoue immédiatement toutes incompréhensions; – il réduit les résistances; – il procède à des ajustements dans une perspective d'amélioration continue. 19 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec PILIER 3 Une stratégie de communication • L'objectif de la stratégie : multiplier les occasions de communiquer à propos du changement. • Un coffre à outils diversifié. – L'outil central : un blogue qui permet de… • transmettre les information sur l'ensemble des projets et des activités; • expliquer les changements organisationnels déployés et ce qui modifiera leur quotidien. 20 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 10
  • 11. PILIER 3 Une stratégie de communication • Et quelques outils périphériques mais tout aussi importants : – un bulletin « Mot de la directrice », qui donne l'heure juste et qui est envoyé à des moments charnières de la transformation; – des feuillets « questions – réponses » disponibles à tous pour la responsabilisation de tous; – des classes virtuelles pour communiquer directement aux employés; – des outils d'animation : world café, open space, futur search, se raconter, comité de gestion élargi, etc. 21 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec PILIER 3 Une stratégie de communication • Sans oublier… – Les rencontres fréquentes avec les employés et des communications directes avec eux pour amorcer le processus de changement et comprendre les enjeux. – Les rencontres fréquentes avec les instances syndicales pour présenter les changements et expliquer les impacts, susciter l'adhésion. 22 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 11
  • 12. Jalon 4 23 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec Une stratégie gage de succès? • Oui, mais une telle approche nécessite… – Beaucoup d'énergie préalable. – Une gestion de changement de la culture de gestion. – Une ouverture à l'appropriation de la méthodologie. – Une réelle volonté de faire différemment. – Une habilitation des gestionnaires en terme d'approche pédagogique, attitude, d'accompagnement, de compréhension, etc. 24 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 12
  • 13. Une stratégie gage de succès? • Et aussi parce que nous observons… – De bons résultats dans l'ensemble (mobilisation, engagement, performance). – Un changement de plus en plus partagé par tous. – Une compréhension commune des enjeux à tous les niveaux. – Une amélioration du travail en équipe de gestion. – Une co-création du message et des solutions. – Bref, une collaboration avec les collègues qui permet de créer quelque chose de plus grand que nous. 25 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec Afin de contourner les pièges… • Se donner une stratégie pour gérer les écarts – non adhésion. • Laisser les gestionnaires injecter leur propre couleur. • S'assurer de mettre le partenaire (ou client interne) dans le coup. • Ne pas négliger l'investissement en temps requis pour la préparation et la réalisation. • Percevoir le projet comme un investissement pour le futur. • Cultiver la persévérance afin d'éviter le découragement. • Nécessité d'un leadership fort à tous les niveaux de l'organisation. 26 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 13
  • 14. Et si c'était à refaire….. Sans aucune hésitation, OUI… mais… 27 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec Tout n'est pas parfait… • Nous sommes très fiers, mais il faut maintenant "vivre" notre transformation. – Gérer au quotidien le changement et les résistances selon la méthode apprise. – Réajuster les choses directement sur le terrain. – Gestion humaine concrète des pertes d'emplois. – Poursuivre l'accompagnement individuel au besoin. – Gérer les non adhésions – accepter les départs potentiels. Bref, tendre vers une maturité de gestion… tous ensemble ! 28 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 14
  • 15. Merci… 29 Vice-présidence – Ressources humaines, Hydro-Québec 15