Panel gestion de la capacité

1. Communauté de pratique
Gestion organisationnelle de projet
Panel sur la gestion de la capacité
10 avril 2013

2. SOMMAIRE
Bloc 1 - 5 minutes
Mot de bienvenue et présentation
Bloc 2 - 30 minutes
Panel sur la gestion de la capacité
• Nicolas Delaby, Standard Life
• Guillaume Turmel, Ubisoft
• Martin Daoust, CHUM
Bloc 3 - 25 minutes
Discussion / Questions
*Fin de l’activité formelle à 8h30*

3. MOT DE BIENVENUE
• Qu’est-ce que la gestion de la capacité et
pourquoi est-ce un enjeu?

4. Gestion de la capacité
(offre et demande)
Offre
(Ressources
disponibles)
Demande
(Ressources
nécessaires)
Capacité
Inutilisée
Ressources
allouées
Demandes
non
satisfaites
Minimiser
(Source: Project Management
Institute,The Standard for Portfolio
Management, Troisième édition, 2012)

5. PANEL
Durée : 30 minutes
• Nicolas Delaby, Standard Life
• Guillaume Turmel, Ubisoft
• Martin Daoust, CHUM

6. NICOLAS DELABY, Standard Life
Présentation - L’entreprise et le portefeuille de projets
Entreprise
Depuis 180 ans, société d’épargne à long terme et de placement dont le
siège social se situe à Édimbourg en Écosse. Comptant quelque 2 000
employés, elle fournit des solutions à plus de 1,4 million de Canadiens,
dont les participants à des régimes de retraite et d’assurance collectifs.
ePMO
•
•
•
•
Propriétaire du Portefeuille de $ 51 M - projets IT et non IT.
11 programmes/portefeuilles - +/- 170 projets
30 gestionnaires de Projets, équipe d’analyse de 12 ressources
Outil – Primavera P6

7. NICOLAS DELABY, Standard Life
Gestion de la capacité - Processus/outils en place
Gestion de la
capacité
1-Offre & Demande
1.2-Ressources
communes
3-Intégration
2.1-Rapports Projet
3.1-Gestion
changement
1.1.1-Projet
Trad/Agile
2.2-Rapports
Fonctionnel
3.2-Arrimage
1.1.2-Projets internes
2.3-Rapports
Portefeuille
1.1.3-Opérations
2.4-Rapports de
Performance
1.1-Planification
1.3-Réservation de
ressources
2-Analyse
1.4-Feuille de temps

8. NICOLAS DELABY, Standard Life
Gestion de la capacité - Processus/outils en place
Planification détaillée
Planification haut-niveau
Ressources
Les ressources sont nommées
Les ressources peuvent être
génériques
WBS
Le WBS est détaillé, par lots de
travail, livrable et activités
Le WBS est à haut niveau.
Ex. par phase ou le reste du projet
Précision des estimés
Les estimés sont à 20% de
précision
Les estimés sont à :
- 50% de précision lorsque la phase
courante est Faisabilité
- 100% de précision lorsque la phase
courante est Ideation

9. NICOLAS DELABY, Standard Life
Gestion de la capacité - Constats
• Enjeux:
• Qualité de l’information dans P6
• Consolidation de l’information
• Roles du PM vs RM
• Points forts
• Implication des secteurs d’affaires
• Mesurer permet de gérer
• Recommandation
• Travailler le processus avant l’outil
• Gestion de Changement

10. GUILLAUME TURMEL, Ubisoft
Présentation - L’entreprise et le portefeuille de projets
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•
•
•
Fondé en 1986, à Montreuil (France)
3e développeur indépendant de jeux vidéo
7450+ employés, 46 filiales, 19 pays
Dernières années : ±90 jeux/année
Chiffre d’affaires 2011-2012 : 1 061 000 €
Principaux enjeux
 Concurrence très féroce, marché particulier
 Contexte délocalisé et multiculturel

11. GUILLAUME TURMEL, Ubisoft
Présentation - L’entreprise et le portefeuille de projets
Production [Studio Mtl]
Siège [GNS]
• Directeur de studio local
• Employés ±2400; 4 bureaux
• ±85% prod. vs 15% adm.
• Directeur régional / monde
• Employés ±300; 3 régions
• 6 équipes (domaines)
• 4-5 projets majeurs (AAA) + collab.
• Organisation par projet
• 125++ projets (10k à 1M+)
• Organisation matricielle*
• Maintaining before developping
Enjeux
• Headcount limite par production
• Headcount limite par studio
• Limite budgétaire
• Profil d’emploi très variés
Enjeux
• Fournisseur de services
• Priorités changeantes
• Contexte multi-sites
• Contraintes budgétaires → dept.
• Contraintes temps → prod.
• Contraintes qualité : prioritaires

12. GUILLAUME TURMEL, Ubisoft
Gestion de la capacité - Processus/outils en place
Production [Studio Mtl]
Siège [GNS]
• RPM
• Gestionnaires de projets
• Outil développé à l’interne (mtl)
• 2012 : 3 – 2013: 13
• Allocation globale ressources
• Priorité selon projets
• Approche régionale → mondiale
• Requête de service
• Mitigation des imprévus
• Long terme/travail constant
• Meilleure qualité de services
• Estimation qté travail (en cours)
• ToD (Talent on Demand)
• Outil développé siège
• Prévisions budgétaires annuelles
• Partage ressource inter-studio
• Inclus ROM (Rough Order of
• Sous-traitance interne
Magnitude) des projets
• Révisions trimestrielles
• Co-Prod., Studio Trx, Contractuels

13. GUILLAUME TURMEL, Ubisoft
Gestion de la capacité - Constats
• Enjeux : Technologies de pointes = Accepter le flou
• Points forts


Flexibilité et réactivité (culture)
Compétences des gens
• Recommandations




Planification budgétaire doit être en lien avec la planification projets
L’estimation comme partie intégrante du processus : “Calculer
approximativement une distance, une durée, une quantité; mesurer.”
Avancer au niveau macro et micro en parallèle
Documenter → Mieux estimer → Meilleure gestion de la capacité

14. MARTIN DAOUST, CHUM
Présentation - L’entreprise et le portefeuille de projets
La Transition technologique du CHUM
• CHUM: fusion de 3 hôpitaux universitaire montréalais en 1997
• Nouveau CHUM: après bien des hésitations, construction d’un nouveau
site, ouverture échelonnée entre 2013 et 2019
• Transition technologique (TT): Vision élaborée avec le CUSM pour
transformer la gestion de l’information dans un hôpital
• Quelques chiffres:
o Budget TT CHUM: 80M$
o Projets de systèmes d’information (12): 2004 à 2016
o Projets d’infrastructure (5): 2013 à 2019
o 10 000 personnes dans le CHUM, dont 125 en informatique
o Particularité: visibilité publique

15. MARTIN DAOUST, CHUM
Gestion de la capacité - Processus/outils en place
• Ressources humaines:
o Les deux principes suivants doivent être respectés:
1. Ne pas mettre la vie des patients en danger
2. Maintenir les systèmes en place
o Partage des ressources du CHUM et du CUSM
• Ressources financières:
o Stratégie CHUM-CUSM de sélection du meilleur actif disponible
o Autorisation des projets par le Bureau du Directeur exécutif et
contrôle par un gestionnaire de projets externe

16. MARTIN DAOUST, CHUM
Gestion de la capacité - Constats
•
•
•
•
•
Complexité nécessaire des processus de contrôle des projets publics
Intégration de plusieurs communautés de projet avec des cultures
organisationnelles différentes
Horizons parfois contradictoires de différents niveaux de gouvernement
Sentiment de méfiance du public
Retard (important) du Québec et du Canada en informatisation de la
santé

17. PROCHAINES ACTIVITÉS
Mercredi 8 mai - 7h30 à 9h
ESG UQAM (315, rue Sainte-Catherine Est), R-2120
Mercredi 12 juin - 7h30 à 9h
ESG UQAM (315, rue Sainte-Catherine Est), R-2120