Software

1. 18 CLAVES PARA ELEGIR
EL CORRECTO
SOFTWARE PARA
GESTIÓN DE PROYECTOS
CONTENIDO EDITORIAL

2. Actualmente, muchas industrias están atravesando un importante cambio
generacional y de aplicación de la tecnología que no �ene precedente alguno y
las empresas deben poder estar a la vanguardia de ello.
En cualquier empresa, se crean, planifican y desarrollan proyectos. En cada
etapa de un proyecto, la herramienta elegida para gestionarlo tiene un
carácter fundamental: al momento de elaborar un calendario intui�vo, para
ges�onar de manera completa los recursos del proyecto, determinar cuáles son
las ac�vidades dependientes entre sí y cuáles son las subtareas, presupuestar
horas de trabajo del equipo o del personal tercerizado, controlar la carga de
trabajo de los colaboradores, fomentar el trabajo en equipo, controlar de forma
con�nua y desde un único panel todos los proyectos de la empresa, entre
tantas otras tareas.
En los �empos que corren, las soluciones tecnológicas cobran aún mayor
relevancia y preponderancia a la hora de conseguir un crecimiento sostenido,
de manera gradual y sostenible. Aquellas organizaciones que no logren
adaptarse rápidamente a los constantes cambios del mercado quedarán fuera
de sistema y obsoletas en poco �empo. Es por esto que queremos ayudarte a
elegir un so�ware que te permita ges�onar tus proyectos adecuadamente.
INTRODUCCIÓN
77%
Las estadísticas de las empresas de
alto rendimiento indican que el 77%
de los proyectos de alto rendimiento
utilizan algún software de gestión de
proyecto.
Además, las organizaciones que u�lizan prác�cas comprobadas de Project
Management (PM) desperdician casi 30 veces menos dinero que aquellas que
carecen de estas prác�cas. La buena ges�ón le brinda dirección a un proyecto:
visión, propósito y mo�vación. Sin esta dirección, el equipo que trabaja en el
proyecto no sabrá discernir cuáles son los obje�vos, las estrategias, cuáles son
los factores de liderazgo y el enfoque. La ges�ón de proyectos ayudará también
a ser realista en lo que se trata a las verdaderas limitaciones del proyecto, como
por ejemplo los plazos y los recursos.
A continuación, te compartimos 18
claves para definir cuál es la mejor
herramienta de gestión de proyectos
para implementar en tu empresa:
Contenido editorial Software para gestión de proyectos 1

3. Idealmente, una herramienta para ges�onar proyectos debe ser accesible
desde cualquier parte del mundo con el único requisito de una buena conexión
a internet. La posibilidad de acceso remoto es fundamental para que todos los
miembros del equipo puedan interactuar y dialogar sobre las diferentes tareas
más allá de donde estén, por lo que un so�ware en la nube es la mejor de las
opciones.
2
SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN
3
DEFINICIÓN DE
TAREAS
1
BRINDAR ACCESO
REMOTO 24/7
Una vez definidas las tareas, se procede a asignar un responsable (o varios) a
cada una de ellas. De este modo será más sencillo iden�ficar quién está a cargo
de cada entregable y, a su vez, cada miembro del equipo podrá organizar mejor
el �empo que necesitará para realizar las tareas que estén a su cargo. Por otro
lado, es una forma de asegurarnos que habrá alguien que asuma la
responsabilidad por la ejecución de cada tarea, y que la misma no se haga dos
veces, lo que implicaría un desperdicio de recursos (y por ende, mayores
costos). Por todo esto debes asegurarte que la herramienta permita definir
responsables en dis�ntas jerarquías y también armar equipos de trabajo.
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ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES
Un proyecto es algo complejo, que exige de mucha coordinación. Es lógico
entonces pensar que cada tarea debe tener una o más fechas asociadas: fecha
de asignación, fecha de inicio, fecha es�mada de finalización, fecha real de
finalización, etc. De esta forma, tendrás control sobre tu proyecto y sabrás
cuándo te estás alejando del plan original; podrás también detectar desvíos y
aminorar demoras, a la vez que te permi�rá organizar la agenda para poder
cumplir con los �empos es�mados y no retrasar el proyecto, o alguna tarea
dependiente de otro miembro del equipo.
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FECHAS LÍMITES
Y PLAZOS
Ahora bien, si toda la información de los proyectos está disponible en la nube,
hay que poner especial atención en asegurar la seguridad de la información. Es
por esto, que debes chequear que el so�ware que elijas cumpla con las
medidas de seguridad y protección de la información per�nentes, como
pueden ser: GDPR, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018, Service Organiza�on Control
(SOC), Privacy Shield No�ce.
Al momento de elegir una herramienta se debe tener en cuenta la posibilidad
de lograr una planificación temporal y opera�va. Para ello primero se deben
definir todas las tareas a realizar en cada etapa del proyecto.
Contenido editorial Software para gestión de proyectos 2

4. Un proyecto debe tener una estructura definida: etapas que deben cumplirse
de manera secuencial, divididas y subdivididas en tareas y subtareas. La
herramienta que elijas debe permi�rte programar y diagramar tu proyecto de
forma simple y visual. Debe ser lo suficientemente complejo para ser ú�l, y lo
suficientemente simple para poder ser entendido fácilmente por cualquiera de
tus colaboradores.
6
DIAGRAMACIÓN
DEL PROYECTO
Cada una de las etapas del proyecto representa un estado de avance y puede
tener asociados dis�ntos archivos o “entregables”, durante o al final de las
mismas. El so�ware que elijas debe permi�rte cargar archivos y tenerlos
disponibles en un mismo lugar (preferentemente en la nube), diferenciado para
cada proyecto.
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SOPORTE PARA
ARCHIVO
Ges�onar un proyecto suele implicar un gran trabajo en ges�ón y coordinación
de equipos; unido a que cada vez más los proyectos se hacen con equipos
distribuidos, donde a su vez intervienen dis�ntas áreas como producción,
compras, logís�ca, marke�ng, ventas, etcétera, por lo que deben poder
comunicar de forma transversal y en �empo real los avances de sus tareas. La
mayoría de los so�ware ofrecen herramientas de comunicación como redes
sociales, chats o similares que permiten al equipo estar permanentemente
interactuando.
10
TRABAJO
COLABORATIVO
De acuerdo a la necesidad de cada colaborador, es ú�l visualizar la información
de una manera determinada o de otra. Muchas herramientas �enen dis�ntas
vistas disponibles para la misma información: cronograma o Gan�, Kanban,
gráficos (de barra, de torta, de línea, etc), lista de archivos, carga de trabajo del
equipo o incluso expresada en un mapa.
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DISTINTAS MANERAS DE VER
LA MISMA INFORMACIÓN
Muchas de las tareas que realiza el equipo de proyecto �enen carácter
opera�vo. Si u�lizas el so�ware correcto, podrás automa�zar un gran volumen
de tareas y flujos de trabajo, lo que permi�rá dedicar ese �empo a acciones que
verdaderamente agreguen valor, como por ejemplo, la toma de decisiones
estratégicas. A su vez, la automa�zación aumentará la eficiencia y la
produc�vidad del equipo, lo que podría incluso reducir los plazos al minimizar
los �empos necesarios para cada ac�vidad.
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AUTOMATIZACIÓN DE
FLUJOS DE TRABAJO
Las dis�ntas tareas o etapas de un proyecto pueden y suelen estar supeditadas
al cumplimiento de una anterior. Esto determina el flujo de trabajo de un
proyecto. Atrasarse a una instancia puede tener impacto en las subsiguientes.
Antes de contratar un so�ware, inves�ga si �ene soporte para crear
dependencias entre tareas, para que cualquier modificación en el plazo de una,
se vea reflejada automá�camente en las siguientes y no tengas que ajustar todo
de forma manual.
7 DEPENDENCIAS
Contenido editorial Software para gestión de proyectos 3

5. Los índices (si están bien formulados) son las métricas que te permi�rán
analizar obje�vamente el desempeño de tu proyecto. Información como
promedio de atraso en días, índices de incumplimiento y fallas, consumo de
recursos, desviación del presupuesto hasta riesgo de incumplimiento es la que
te ayudará a tomar las decisiones correctas.
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MEDICIÓN DE
ÍNDICES
Generar un reporte de forma manual, recopilando y procesando información
de varias fuentes es un trabajo que puede llevar mucho �empo. Si dispones de
un buen so�ware de ges�ón de proyectos, podrás definir cuál es el esquema de
reporte que necesitas y hacer que estos se actualicen automá�camente ante
cambios o avances en el proyecto. Esto no sólo te permi�rá ahorrar �empo,
sino que también reduce la probabilidad de error humano.
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GENERACIÓN DE REPORTES
GRÁFICOS
Los so�wares en la nube �enen la ventaja de poder integrarse con otras
herramientas en la nube. Esto es, dos so�wares se comunican entre sí, llevando
y trayendo información. Un buen so�ware se integrará con muchos otros de
forma na�va, es decir que no tendrás que saber programar para poder hacerlo,
sino que lo podrás lograr con unos simples clics. Por ejemplo, mediante una
integración, el completar una tarea del proyecto puede desencadenar el envío
automá�co de un correo electrónico personalizado, o que el asignar un
responsable a una tarea pueda verse reflejado directamente en el calendario de
trabajo de la persona.
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INTEGRACIÓN CON OTRAS
HERRAMIENTAS
Contenido editorial Software para gestión de proyectos 4

6. Todas las empresas y los proyectos son dis�ntos, por lo que la herramienta
debe ser flexible para poder adaptarse a cada caso. Una estructura rígida como
los clásicos so�wares enlatados puede no ser la mejor opción.
15 FLEXIBILIDAD
Que una herramienta sea robusta no significa que deba ser compleja en su uso.
Mientras más sencillo sea aprender a usarla, más fácil será la adaptación del
equipo a ella y menor la resistencia frente al cambio.
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SIMPLICIDAD
DE USO
U�lizar un nuevo so�ware implica una curva de aprendizaje, por esto es
importante que ante cualquier duda o consulta sobre su uso, el equipo
disponga de servicio de soporte al usuario las 24 horas del día.
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SOPORTE
24/7
Tener todos tus datos en la nube es realmente conveniente ya que te permite
acceder a ellos desde cualquier parte del mundo, en cualquier momento. Para
que esto sea posible la herramienta debe ser estable. Es decir, no debe sufrir
caídas frecuentes, imposibilidad de acceso o errores frecuentes.
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ESTABILIDAD EN LA
PLATAFORMA
VENTAJAS DE GESTIONAR PROYECTOS
MEDIANTE UN SOFTWARE
Información disponible siempre: cualquier miembro del equipo puede
acceder a la información que necesita en cualquier momento y lugar, esto
permite detectar y solucionar los problemas más rápidamente y facilita que
todos trabajen de forma orquestada.
Base de datos en la nube: todos los proyectos requieren y generan gran
can�dad de documentos, al alojarlos en la nube, podrás mantener la
información actualizada y organizada siempre.
Informes de seguimiento periódicos: esta funcionalidad te ayudará a
recabar y organizar un gran volumen de información de manera rápida y
sencilla.
Visibilidad clara: los informes de seguimiento generalmente incluyen
métricas predic�vas que ayudan a an�cipar el resultado del proyecto en
base al rendimiento y la situación actual.
Mejor asignación de carga de trabajo: la generación de informes manuales
implica una carga de trabajo elevada, por lo que delegar esto en la
herramienta te permi�rá disponer de ese �empo para planificar o realizar
otras tareas importantes.
Disminución de riesgos: disponer de información confiable en �empo real
te permi�rá detectar riesgos y actuar a �empo para evitar atrasos y
problemas en el proyecto.
Contenido editorial Software para gestión de proyectos 5

7. Aunque el uso de un so�ware para ges�ón de proyectos �ene muchísimas
ventajas, hay algunos aspectos a tener en cuenta, como por ejemplo el costo.
Como ya mencionamos, existen aquellas que �enen una versión gratuita y una
versión premium, cuyos valores van de menor a mayor dependiendo de la
complejidad y robustez que necesites ges�onar, como también de la can�dad
de licencias requeridas para el equipo de trabajo.
Por lo general, las versiones gratuitas sirven para tener un panorama de cómo
funciona la herramienta, pero las mejores prestaciones y funciones se
desbloquean sólo en cuentas premium. Sin embargo esto no �ene por qué ser
visto como algo nega�vo, sino más bien es un alerta de que antes de decidirse
por una herramienta en par�cular, es necesario realizar previamente un análisis
de recupero de la inversión que nos permita tomar decisiones confiables.
Otra cues�ón a considerar es que si bien un so�ware me va a permi�r lograr el
cumplimiento de obje�vos del proyecto con mayor eficiencia, la herramienta
por sí sola no �ene poder, es decir que aunque es de gran ayuda siempre va a
requerir de un trabajo de configuración, personalización e input de datos por
parte de los colaboradores, y por supuesto, de la interpretación de y el uso que
hagan de la información obtenida (indicadores, gráficos, métricas, etc).
La respuesta para la mayoría de las empresas en general sería: siempre.
Preguntarse cuándo no es solo definir el momento en que empezaremos a usar
la nueva herramienta sino también definir los pasos, los plazos y el cronograma
de tareas a realizar. Para ello deberemos definir las tareas que debemos
considerar, en qué fecha y cómo se realizará el cambio al nuevo so�ware que se
decida contratar. En algunos casos, se recomienda realizar una primera
implementación de prueba lo que permi�rá personalizar y ajustar lo que sea
necesario. La herramienta es implementada por la gerencia pero también por
todo el equipo o en algunos casos, algunos miembros del mismo. Siempre es
indispensable que la implementación esté apoyada por alguien de la dirección,
quien será el sponsor del proyecto.
ALGUNAS
DESVENTAJAS
¿Cuándo implementar un programa de
gestión de proyectos?
Habla con
nosotros
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8. Si bien hay muchas herramientas y opciones de so�ware de ges�ón de proyectos es importante analizar en profundidad algunas opciones
para determinar cuál es la mejor opción para tu negocio. A con�nuación, veremos algunas de ellas:
SOFTWARES PARA GESTIÓN DE PROYECTOS
monday.com es ideal para cualquier proceso y para cualquier industria.
Cuenta con un tablero personalizable, flujos de trabajo y tareas co�dianas.
También �ene procesos de automatización y un sistema donde se pueden
visualizar los datos en una forma fácil de procesar y entender para una ges�ón
de proyectos eficaz y produc�va.
Contenido editorial Software para gestión de proyectos 7

9. En la actualidad, 100.000 organizaciones de casi
150 países confían en monday.com
Es elegida porque cumple con todas las normas de privacidad, sin mencionar que cuenta con un equipo de soporte las 24
horas para responder dudas y consultas sobre su uso, con un �empo de respuesta menor a 7 minutos.
Por otra parte, su valor es accesible e incluye un paquete estándar que permite la visualización del �meline,
calendario, mapa, 250 integraciones,250 automa�zaciones, 5 tableros, entre muchas otras funcionalidades más.
Sin dudas, es una de las herramientas más
completas en el mercado ya que no se limita sólo
a la gestión de proyectos sino que también permite
organizar y formalizar todo tipo de procesos de las
distintas áreas de una empresa.
Crea una cuenta gratuita en monday.com
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10. En alrededor de 200 países se u�liza Asana que gracias a su interfaz limpia y
fácil de usar, permite crear tableros que ayudan a iden�ficar con simpleza en
qué etapa está el proyecto y elaborar informes que ayuden a realizar un
seguimiento de las tareas finalizadas y pendientes.
Esta herramienta brinda una solución fundamental: la automatización, a
través de las plan�llas. Esta función no solo agiliza todos los procesos sino que
también facilita la realización de tareas co�dianas.
Otra solución muy conocida es Trello, que permite arrastrar y soltar para
mover proyectos a través de etapas de flujo de trabajo, hasta su
finalización.Cada tarea puede recibir un nombre, asignarse a un individuo, una
fecha de vencimiento y tener archivos, como imágenes y otros adjuntos.
Wrike es otra solución gratuita que destaca como una herramienta de ges�ón
de proyectos excepcional para equipos que buscan personalizar los flujos de
trabajo, editar y revisar desde la misma plataforma. A través de colores en los
diferentes calendarios y con el apoyo de la versión móvil la información se
puede ir actualizando sobre la marcha. Esta solución de acceso remoto es
primordial ya que en muchas oportunidades durante las obras o en cualquier
proyecto desarrollista, no estamos en la oficina y es importante poder acceder
remotamente desde el celular a cualquiera de los paneles para poder
comunicarnos con el equipo.
Es un sistema de ges�ón de proyectos orientado al cliente que conecta a su
equipo con los equipos de sus clientes en un solo lugar. Cada parte del trabajo
que se realice se puede configurar como un proyecto propio, con una propia
fuente de discusión, notas, tareas, equipo y pagos. También permite registrar
el �empo dedicado a cada proyecto. Este so�ware permi�rá orientar la
organización de un proyecto basando las tareas en las necesidades y los
requerimientos de nuestros clientes. Incluye una variedad de vistas de tareas y
proyectos, como el calendario, del planificador y la vista Kanban que �ene
como fin brindar una visión general ideal del trabajo que está sucediendo
dentro del equipo.
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11. Otra herramienta gratuita es Toggl Plan, una herramienta eficaz de ges�ón de
proyectos que sirve para automa�zar el proceso de delegación de tareas y
visualizar qué tareas del proyecto se han completado y cuáles no. Esta podría
ser una herramienta ú�l si el equipo a menudo colabora con otros
departamentos. Por ejemplo, al momento de desarrollar una obra, en general
suele ser necesario compartir el cronograma o el calendario con el
departamento de compras.
Por otra parte, Freedcamp es una herramienta de ges�ón de proyectos en la
que cada uno de ellos �ene sus propias tareas, hitos, archivos, debates,
�empo, seguimientos y calendario. El panel de control cuenta con una
descripción clara y concisa de lo que sucede en el equipo, incluida la ac�vidad,
los proyectos y las tareas. U�liza integraciones de terceros que incluyen
Google Drive, Google Calendar, Dropbox, entre otros.
Teamwork es un so�ware de ges�ón de proyectos que al mismo �empo
funciona como una plataforma de colaboración que ayuda a los equipos
internos y remotos a mantenerse organizados y produc�vos. Además permite
cargar fácilmente archivos, asignar tareas y plazos. En esta herramienta es
posible chatear con los compañeros de equipo. Al centralizar la información
ayuda a eliminar malentendidos y plazos vencidos.
Paymo �ene una versión gratuita que funciona muy bien para profesionales
independientes. Esta herramienta es una opción muy eficiente para medir las
horas facturables y realizar un seguimiento de las finanzas. También permite
organizar líneas de �empo del proyecto, crear listas de tareas y manejar varios
presupuestos para múl�ples proyectos a la vez.
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12. Esta herramienta ofrece algunas caracterís�cas excelentes para personalizar
la herramienta de acuerdo con las preferencias del equipo.
La personalización es una caracterís�ca fundamental en toda solución de
so�ware que luego en versiones pagas podremos aprovechar y sacar ventaja
al momento de generar soluciones eficaces en los proyectos de nuestras
empresas.
Todoist es una herramienta simple pero muy poderosa que permite crear
listados de tareas interac�vas. Se pueden crear niveles de prioridad a las
tareas pendientes, asignarlas a las personas responsables del equipo y,
dentro de las funciones pagas, es posible marcarlas con recordatorios
personalizables . Las acciones también se pueden clasificar en diferentes
proyectos de la misma empresa, creando estructuras simples donde cada
lista �ene un �tulo o nombre del proyecto y una serie de acciones.
Aunque el uso de un so�ware para ges�ón de proyectos �ene muchísimas
ventajas, hay algunos aspectos a tener en cuenta, como por ejemplo el costo.
Como ya mencionamos, existen aquellas que �enen una versión gratuita y una
versión premium, cuyos valores van de menor a mayor dependiendo de la
complejidad y robustez que necesites ges�onar, como también de la can�dad
de licencias requeridas para el equipo de trabajo.
Si bien la incorporación de una solución de so�ware sin duda puede mejorar
los procesos de ges�ón; hay una serie de aspectos que deben considerarse
para conseguir el éxito de la implementación y el retorno de la inversión
realizada.Para poder calcular el retorno de la inversión en necesario definir y
conocer cuál es el problema que queremos resolver o mejorar con el nuevo
programa de ges�ón de proyectos y es�mar la mejora que buscamos
conseguir. Si no estamos seguros de cuáles son los obje�vos buscados,
entonces será conveniente empezar por ahí antes de dar el próximo paso.
Siempre que se conozca el obje�vo será posible definir alguna métrica que
permita cuan�ficar económicamente la mejora alcanzada.
Otro aspecto a medir es el impacto de la herramienta en la comunicación. En
este caso una posible métrica serían por ejemplo las horas dedicadas a
reuniones a lo largo del proyecto o el número de reuniones, lo que puede
también incluir los viajes para asistir a ellas.
Una vez implementada la herramienta de ges�ón de proyectos, su uso debe
ser obligatorio para asegurar que todo el equipo trabaje de la misma manera.
También se debe prestar vital atención a la cantidad, calidad y frecuencia con
la que debe actualizar la información. Veremos que aunque es probable que
el equipo �enda a oponer cierta resistencia frente a los cambios, a medida
que se adapten a la nueva herramienta y adquieran destreza en su uso, los
beneficios serán notables.
CONCLUSIÓN
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13. Sobre Nosotros
Somos una consultora de empresas
de alto nivel localizada en la ciudad
de Córdoba. Trabajamos analizando
el funcionamiento y la complejidad
de las empresas para proveer
soluciones eficaces en tiempo real.
Esto nos permite brindar el mejor
servicio y destacar en nuestra labor.
¡Gracias por elegirnos!