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Plan Estratégico de Tecnologías y Sistemas de Información
I.

Introducción:
La empresa tiene la siguiente razón social Business P&A Hnos E.I.R.L, la cual se dedica a la
comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, esta empresa
inicio sus actividades en enero del 2010, sus productos están dirigidos a minoristas y
mayoristas de la región Cajamarca. Sus principales proveedores son Alicorp y Racser,
Tiendas Alex, etc.

La empresa necesita del soporte tecnológico para mejorar sus operaciones y la satisfacción
al cliente, para ello necesita elaborar un Plan de tecnologías y sistemas de información el
cual le permitirá analizar y proyectarse tecnológicamente para cumplir de la mejor manera
sus objetivos estratégicos.
Datos generales de la empresa
•

Razón Social: Business P&A Hnos E.I.R.L

•

Tipo Empresa: empresa individual de responsabilidad limitada

•

Actividad Comercial: comercialización de productos en general.

•

RUC: 20491783878

•

Condición: Activo

•

Dirección Legal: AV. Atahualpa #293

•

Distrito / Ciudad: Cajamarca.

•

Provincia: Cajamarca.

•

Departamento: Cajamarca

•

Tiempo en el mercado: 3 años

•

Trabajador :

Cuenta con cinco personas distribuido de la siguiente manera:

 2 en el área de venta y compras
 3 en el área de almacén
•

Perspectiva respecto al PEI TI/SI:

La dueña está muy interesado en integrar SI/TI en su empresa, pero también es consiente
de la alta inversión que conlleva no solo en la compra de equipos o software si no que
cambiaria la forma de trabajo, trabajo que ellos ya están acostumbrados a realizar, el
dueño aborda este punto poniendo énfasis en la capacitación del personal.
II. Elementos del PEI:
Misión:
Somos una empresa dedicada a la comercialización de productos de primera necesidad y
abarrotes en general, satisfaciendo las necesidades de consumo de la cuidad de
Cajamarca con productos de calidad y bajos precios; además contamos con un personal
calificado y optimista; aportando así al desarrollo de Cajamarca.

Visión:
Ser una empresa líder en la comercialización y Distribución de productos de primera
necesidad y abarrotes en general en la cuidad Cajamarca al año 2016.

Objetivos estratégicos:

Perspectivas

Objetivos

Finanzas

Incrementar la rentabilidad de la empresa
aumentando la utilidad en un 12% anual.

Cliente

Elevar el nivel satisfacción de nuestros
clientes.

Procesos internos

Mejorar los procesos organizacionales.

Aprendizaje

Alcanzar la excelencia en la calidad del
servicio brindado.

Valores:





Respeto
Puntualidad
Honestidad
Trabajo en equipo






Responsabilidad social
Equidad
Comercio justo
Trato justo para todos.
Motivación

Organigrama actual:

GERENCIA

CONTABILIDAD

DPTO. DE VENTAS

DPTO. DE ALMACÉN

III. Diagnóstico:
a) Análisis FODA TI/SI

Oportunidades:
 El avance de la tecnología con respecto seguridad y en SI

DPTO. COMPRAS





Surgimiento de software libre.
Crecimiento demográfico e inclinación a una cultura tecnológica
Mejoras de las vías de comunicación interprovinciales.
Aumento de beneficios a las MYPES como acceso a SI y las TICs

Amenazas:





Surgimiento de nuevos centro comerciales o súper mercados.
La informalidad existente.
La delincuencia informática.
Precio de las TI y SI son elevados

Fortalezas:







Conocimiento del trabajo a través de la experiencia.
personal tienen tendencia al cambio y las nuevas tecnologías
Precios accesibles al público.
Local céntrico y estratégico
Trato amable a los clientes
Personal experimentado y con gran afinidad a la empresa.

Debilidades:







Falta de sistemas de información en el mini market.
Trabajo manual excesivo sin el uso de SI y las TICS.
Demoras en la entrega de pedidos.
Dificultad en el control de la empresa.
El manejo de inventarios no es el óptimo.
No se tiene en claro las metas a seguir.

b) Plataforma tecnológica

 Hardware: la empresa no cuenta con ningún tipo de hardware por malas
experiencias pasadas.
 Software: no cuenta con ningún software general ni especializado
 Redes: no cuenta con ninguna red ni LAN ni inalámbrica.
c)

Percepción de los clientes internos (y externos de ser el caso), respecto al
funcionamiento de los procesos organizacionales.
La empresa cuenta con tres procesos claves, los cuales son: compras, almacén y
ventas. Los clientes externos perciben a estos procesos de acuerdo a la calidad del
producto y servicio.
Los clientes internos ven algunas dificultades sobre todo en la información que
manejan ya que a veces no es oportuna o es deficiente. Ello cree que mejorando la
comunicación con cierto mecanismo resolverían el problema.
Los clientes internos han identificado las siguientes dificultades:

 En el proceso de ventas:
o

La emisión de boletas es llenada de forma manual ocasionando en ocasiones
errores y pérdida de tiempo.

o

Las ventas totales del día se lo realiza de manera manual mediante papel y
calculadora.

o

Todo lo que se vende no es registrado.

o

En algunas ocasiones se torna difícil determinar quien realizó la venta
ocasionando pérdida de tiempo y un ambiente de desconfianza.

o

Los vendedores tienen que memorizarse constantemente los precios de venta
de los productos.

 En el proceso de Almacén:
o

No se tiene un stop mínimo ni máximo, ni un sistema que ayude en el control,
solo a través de la experiencia.

o

El control de ingreso y salida de productos es realizado manualmente en un
cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.

o

Se torna difícil, en algunas ocasiones, determinar quién registró las salidas o
entradas de productos ocasionando pérdida de tiempo y generando un
ambiente de desconfianza.

 En el área de compras:
o

No tienen un registro adecuado de los proveedores.

o

No se tiene un control o evaluación de una cartera de proveedores

o

El registro de la compra de los productos es realizado manualmente en un
cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.

IV. Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información
Visión tecnológica:
“Comercial Mary´s” para el año 2014 habrá incorporado las TI/SI en toda la organización,
sistemas que ayuden a la toma de decisiones. Lo cual permitirán que “Comercial Mary´s”
sea más ágil y flexible al cambio en donde la información fluya des los niveles operativos
hasta el nivel directivo y viceversa.

Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información
perspectivas

Objetivos estratégicos

Objetivos de SI y TI

Finanzas

OE1:
Incrementar
la Oi1:
rentabilidad de la empresa
aumentando la utilidad en
un 12% anual.

Cliente

OE2:
Elevar
el
nivel Oi2: Mejorar la comunicación entre la
satisfacción de nuestros empresa y los clientes a través del
clientes.
uso de SI y TICs.

Procesos

OE3: Optimizar los procesos Oi3: Mejorar los procesos de la
que
integran
a
la empresa, con el soporte de SI/TICs
organización.
que los integren.
OE4: lograr la excelencia en
la calidad
del servicio
brindado.

aprendizaje

OE
5:
Mejorar OI5: Generar a través de los SI
continuamente
el estándares que permitan optimizar el
desempeño del personal
desempeño laboral.

V. Requerimientos de información
Mapa de procesos de la empresa comercial Mary´s
Estratégicos
Planeación
Operativos

Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs
por parte del personal.
Compra

Almacén

Venta

Apoyo
Recursos
humanos

Gestión
Contabilidad
Tecnológica

Matriz de relación entre objetivos de SI/TICs y procesos.
Objetivos de SI y TI

Procesos

Oi2:
Mejorar
la Ventas,
comunicación
entre
la planificación.
empresa y los clientes a
través del uso de SI y TICs.

Requerimientos
Pronostico
de
ventas,
clientes potenciales y reales,
catálogos actualizados de
productos.

Oi3: Mejorar los procesos de Todos
los Stock mínimo y máximo,
la empresa, con el soporte procesos: ventas, duración que llega pedido,
de SI/TICs que los integren. almacén,
desembolsos de dinero,
compras
proveedores determinados.
Oi4: lograr el uso eficiente
de SI/ TICs por parte del
personal.

RRHH,
planificación.

OI5: Generar a través de los RRHH, compras,
SI estándares que permitan ventas
y
optimizar el desempeño almacén.
laboral.

Numero de trabajadores,
fecha
de
cumpleaños,
tardanzas/faltas,
datos
personales,
estrategias,
visión,
desarrollo
de
publicidad, rentabilidad.
Diversificación
de
productos,
control
de
entradas y salidas de
productos,
ofertas,
descuentos.

Procesos clave
Ventas
•

•

Pronósticos de ventas relacionados con los niveles de demanda futura. Esta
información es necesaria para la planificación eficaz de la cantidad que se debe
comprar en el futuro y así no tener que basarse en la intuición.
Clientes potenciales y reales, para tener en cuenta quienes son las personas que mas
demandan los productos y ofertarles productos con descuentos y/o ofertas por su
fidelidad a la empresa.
•

Tener un catalogo de productos diversificados con que contará el cliente para saber
sus ventajas y/o ofertas y beneficios.

Compras
•

•

•

•

Información respecto a la oferta de productos, precios, cantidad, ofertas entre otros
que nos ayuden a diversificar nuestra oferta de nuestros productos a precios más
accesibles y de mejor calidad.
Información sobre diversos proveedores, historial de entrega de productos, fallas,
tardanzas, incumplimiento de pedidos y así elegir una cartera de proveedores
confiable.
Situación en el mercado (reconocimiento/posicionamiento), ofertas, relación social,
descuentos de los proveedores para una futura evaluación de estos.
Almacén
Información con respecto a cuándo las órdenes deben ser completadas, cuándo
deben ser despachadas, cuáles son las capacidades de almacenamiento, registro de
salidas – entradas, alerta de Stock mínimo y máximo además para un control de
inventarios eficiente.

VI. Identificación de Tecnologías y Sistemas de Información requeridos.
• En este paso se identifican y eligen los sistemas y tecnologías de la información
requeridos para lograr los objetivos de TI/SI planteados.
• La idea es identificar los sistemas y tecnologías de la información requeridos para que
mejore la gestión de los procesos organizacionales y en ese camino lograr los objetivos
propuestos.
• La elección se debe basar en aspectos como disponibilidad presupuestal, urgencia
organizacional, peso estratégico.

Los sistemas y tecnologías de la información requeridos para lograr los objetivos de TI/SI
planteados son:

Sistema ERP: ClickBalance
ClickBalance1 es la solución tecnológica que facilita el registro de las operaciones de la
empresa, con el objetivo de generar información financiera, administrativa de una manera ágil,
integral y oportuna, y que puede ser consultada desde cualquier lugar que cuente con acceso a
internet.
ClickBalance es la
mejor solución ERP
(Enterprise Resource
Planning) enfocada a
la PYME, ya que
permite contar con
un
sistema
de
información integral
en la nube que
registra, controla y
genera información
de todas las áreas del
negocio, permitiendo
contar con reportes
ejecutivos
en
el
momento en que se
requieren para la
adecuada y oportuna toma de decisiones, tanto de operación como estratégicas

Algunos de los grandes beneficios de ClickBalance:
 Permite la consulta de reportes actualizados de las operaciones del negocio desde
cualquier lugar con acceso a internet.
 Maximiza el control administrativo y financiero de los recursos empresariales
 Elimina las dobles capturas y los re-procesos de información.
 Profesionaliza la administración de la información, permitiendo a los usuarios tiempo
para realización de analisis y definición de estrategias.
 Por su tecnología de vanguardia, siempre se cuenta con respaldos actualizados que
eliminan el riesgo de pérdida de información.
 Elimina la necesidad de inversiones adicionales en equipo, actualizaciones,
mantenimiento y mejoras del sistema

1

http://www.clickbalancemonterrey.com.mx/m%C3%B3dulos/
Fuente: https://clickbalance.com

COSTOS:

Es una inversión Única, y la renovación de la membresía es anual.

Funcionalidad2
COMPRAS

PRODUCCION

VENTAS

ADMON Y FINANZAS

FACTURACIÓN ELECTRONICA

 administrar todo el
proceso
de
adquisiciones
del
negocio,

 administrar
el
proceso
de
producción de tu
negocio gracias a
la
integración
completa del ERP.

 administrar todo el
proceso comercial de
tu negocio,

 Administración de
Activos

 Elaboración de una
factura en el sistema

 Administración de
nómina

 ClickBalance
automáticamente
certificado SAT

 monitoreando desde
la
solicitud
de
materiales o servicios,
hasta el pago al
proveedor
2

 Si un cliente te
solicita
un
producto y no hay

https://clickbalance.com/

 monitoreando desde
el seguimiento a
prospectos, hasta la
facturación
electrónica
correspondiente,

 Administración de
bancos
 Registro contable y
financiero

envía
el

 El certificado SAT asigna el
folio fiscal digital
 ClickBalance
recibe,
controla y archiva las


procesos
de
cotizaciones,
autorizaciones
de
diferentes
niveles,
recepción
de
mercancía, recepción
de
facturas,
programación
de
pagos.

existencias,
en
automático
se
generará
una
orden
de
producción, a la
cual
se
le
asignarán
los
materiales, mano
de obra, insumos
y utilización de
maquinaria
y
equipo, todo de
manera integral y
automatizada.

pasando por los
procesos
de:
cotizaciones, solicitud
de pedidos, entregas
en
almacén,
facturación
electrónica
o
tradicional, cobranza,
cálculo de comisiones

facturas fiscales emitidas.

Redes
•
•

Internet
Red LAN

Servicios informáticos
•

•
•

Hosting: proveerá ClickBalance en la nube y además los siguientes servicios en línea:
 Los servicios de mantenimiento, actualizaciones y mejoras en el sistema gratis.
 Migraciones a cada nueva versión
 Copias de seguridad en la nube
 Hospedaje en el ancho de banda de alta Mexico
 Mantenimiento y monitorización de sus servidores 24/7
Conexión a internet Wi Fi de 1 Mb.
Redes sociales: Facebook, Twiteer, etc.

Software
•
•
•
•

Base de datos en la nube.
Sistema operativo para servidor: Windows, Linux o Mac
Sistema operativo para clientes: sistema Windows o Linux, no importa la versión ni el
modelo. También funciona sin problema en el ambiente Mac.
Software de aplicación: ERP – ClickBalance

Hardware
• El contrato con ClickBalance proporcionara el siguiente hardware:
 Un servidor de aplicaciones para ClickBalance, con acceso las 24h/7d a
internet.
 Dos servidores de copia de seguridad en dos partes del mundo.
 El acceso al centro de control, copia de seguridad y sistema de vigilancia.
•
•
•

Servidor HP ProLiant ML330 G6, Procesador Intel® Xeon® E5606 2 GB RAM.
250 GB libres en disco duro
3 Computadoras PC Completo Intel Core i3 2100 3.1 ghz 4GB DDR3 500GB LCD 19"
•
•
•
•
•
•

4 Camaras Ip Exteriores inalámbrica Visión Nocturna Graba Video (wifi, nube): Laptops,
Smartphone, equipos 3g y 4g
1 lector de código de barras: Metrologic Ms9524 Conexión USB
1 impresora Epson WorkForce T42WD
Modem Tp-link Adsl2 N 300mbps Td-w8950nd
Router 3g & 4g Tp-link
1 ƒirewall: PIX-506E VPN Network Security Firewall V 6,3

VII. Alineamiento Estratégico
Proceso de Ventas es el único que genera ingresos por lo tanto se debe manejar de tal
forma que se optimicen los costos y tiempos generando valor en la organización.

Matriz de Correlación: Objetivos Estratégicos – Objetivos de SI/TI – Sistema y tecnología
de la información elegido.
VIII.

Propuesta de implantación.

Objetivos
estratégicos
OE1:
Incrementar
la
rentabilidad de la empresa
aumentando la utilidad en
un 12% anual.

Objetivos de SI y TI

SI elegido

Oi1:

OE2: Elevar el nivel
satisfacción de nuestros
clientes.

Oi2: Mejorar la comunicación PY1: Implementación del
entre la empresa y los clientes sistema ClickBalance
a través del uso de SI y TICs.
•Administración
de
relación con los clientes.

OE3:
Optimizar
los
procesos que integran a la
organización.

Oi3: Mejorar los procesos de la PY1: Implementación del
empresa, con el soporte de sistema ClickBalance-ERP
SI/TICs que los integren.
 Administración
/finanzas
 Proceso de Ventas
(Prioritario)
 Proceso de Compras
 Producción
 Facturación electrónica

OE4: lograr la excelencia
en la calidad del servicio
brindado.

Oi4: lograr el uso eficiente de
SI/ TICs por parte del personal.

PY1: Implementación del
sistema ClickBalance-ERP
en la nube.

OE
5:
Mejorar
continuamente
el
desempeño del personal

OI5: Generar a través de los SI
estándares
que
permitan
optimizar
el
desempeño
laboral.

PY1: Implementación del
sistema ClickBalance-ERPCloud en el proceso de
administración (RRHH) y
finanzas

La implantación de cada sistema de información constituye un proyecto. Puede haber más
de un proyecto y cada uno se debe planificar tipo plan operativo. Entonces puede haber
una cartera de proyectos para la implantación de los sistemas de información propuestos.
Tener en cuenta aspectos como los procesos, la cultura, la estructura (temas que se
tratarán en la siguiente unidad). Estos aspectos deben haber sido identificados como
fortalezas o debilidades en la etapa de diagnóstico.
Cartera de Proyectos (planes operativos. Puede existir un proyecto independiente para
desarrollar competencias en el personal y así adaptarlo a la nueva estructura o a los
nuevos sistemas y tecnologías de la información. Estos proyectos serán detallados en la
siguiente unidad del curso.):


Nro. / código de Proyecto



Nombre del proyecto



Descripción (con este proyecto a qué objetivo de sistemas y tecnologías de la
información se apunta)



Resultados esperados (en relación a los objetivos de SI/TI)



Alternativas de implementación (empresa que ejecutaría el proyecto).



Cronograma genérico de actividades incluyendo presupuesto.
NRO. /
CÓDIGO DE
PROYECTO
Proyecto 1:
(PY1)

NOMBRE DEL
PROYECTO
Implementación del
Sistema de
Información
CLICKBALANCE – ERP
- CLOUD

OBJETIVOS

FACES - ACTIVIDADES



Oi2: Mejorar la comunicación
entre la empresa y los clientes a
través del uso de SI y TICs.



Oi3: Mejorar los procesos de la
empresa, con el soporte de
SI/TICs que los integren.



Oi4: lograr el uso eficiente de SI/
TICs por parte del personal.



OI5: Generar a través de los SI
estándares
que
permitan
optimizar el desempeño laboral.

1. ETAPA PLANIFICAR (PLAN)
 ETAPA PREPARATORIA
En esta etapa se conformara el equipo de trabajo se identificaran a los ac
se investigará el problema en cuestión de SI/TI de la empresa.
 ETAPA DE DIAGNOSTICO
En esta etapa se identificaran las expectativas de los dueños de la empresa
además se definirá la viabilidad y el alcance del proyecto.
 ETAPA DE REDISEÑO
En esta etapa se definirán los requerimientos para los procesos, una anális
el acoplamiento del sistema y mejorar la eficiencia, se validaran las expec
validara los requerimientos solicitados.

2. ETAPA HACER (DO)
 ETAPA DE IMPLANTACIÓN
En esta etapa se sensibilizara y socializara masivamente sobre lo que se pre
para los clientes de SITI, también se incluirá a los empleados para la solu
modificaciones a las soluciones específicas para los clientes de SI/TI, se en
migraran los datos existentes de la empresa a una base central, previa va
SI/TI, se capacitara a los usuarios finales del sistema y se realizara una prue

3. ETAPA VERIFICAR (CHECK)
 ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
En esta etapa se corroborará los conocimientos adquiridos por los usu
realizará una verificación de que el sistema se ejecuta de manera óptima.
procedimientos específicos de trabajo y del uso del sistema.

NRO. /
CÓDIGO
DE
PROYECT
O

NOMBRE DEL
PROYECTO

4. ETAPA ACTUAR (ACT)
En esta etapa se levantaran los errores encontrados en la ejecución del sist
inicio a las operaciones de la empresa con el sistema CLICKBALANCE-CLOU
ALTERNATIVAS DE
RESULTADOS ESPERADOS
IMPLEMENTACIÓN

DESCRIPCIÓN

CLICKCB S.A

Proyecto
1: (PY1)

Implementació
n del Sistema
de
Información
CLICKBALANC
E – ERP CLOUD

Es una aplicación cliente-servidor
multiplataforma e interfaz web,
que permite personalizar la
gestión de la información a las
necesidades de la empresa o
departamento, con poco esfuerzo.
desarrolla módulos a medida,
apoyando los siguientes procesos:
 Procesos de venta
 Proceso de Compras
 Administración y Finanzas
 Proceso de Producción
 Facturación Electrónica



Oi2: Mejorar la comunicación entre
la empresa y los clientes a través
del uso de SI y TICs.



Oi3: Mejorar los procesos de la
empresa, con el soporte de SI/TICs
que los integren.



Oi4: lograr el uso eficiente de SI/
TICs por parte del personal.



OI5: Generar a través de los SI
estándares que permitan optimizar
el desempeño laboral.

Responsable de Protección de
Datos es el Sr. Héctor Rafael:
webmaster@clickbalance.co

Ubicación: Blvd. Indio de Guelatao
297 norte Col. Miguel Hidalgo CP
80090, Culiacan
Qinformacion@clickbalance.com
Ventas
01 800 841-3414
ventas@clickbalance.com
20725

PRESUPUESTO PARA EL PROYECTO 1 (PY1)
CONCEPTO
HARDWARE
SERVIDOR

DESCRIPCIÓN

PRECIO

CANTIDAD

TOTAL
9050

CONCLUSIONES ML330 G6, Procesador Intel® Xeon® E5606 2 GB RECOMENDACIONES
Servidor HP ProLiant
RAM.

2600
1
2600
Los ERPs son una solución integral para las empresas, ya quedisco duro Es necesaria la capacitación a todo el personal en aspectos como el uso
250 GB libres en no solo
de tecnologías de información y comunicaciones.
nos brinda un software que estudia a la organización en todas sus
COMPUTADORA

dimensiones, lo que no 3 Computadoras PC Completo Intel Core i3un 3.1 ghz 4GB DDR3
se hace generalmente al comprar 2100
500GB LCD 19" DVDRW

software a medida.

1400

3

4200

CÁMARAS DE SEGURIDAD

4 Camaras Ip Exteriores inalámbrica Visión Nocturna Graba Video (wifi,
350
4
1400
nube): Laptops, Smartphone, equiposSe recomienda implementar ClickBalance con el proceso que representa
3g y 4g
La implementación
LECTOR DE CODIGO DE BARRAS del ERP ClickBalance se puede dar Metrologic Ms9524 Conexión USB
1 lector de código de barras: parcialmente
255
1
255

según una previa evaluación de procesos.

IMPRESORA

un Punto Crítico para la Comercializadora como sería Ventas.

Epson WorkForce T42WD

200

1

200

MODEM

Modem Tp-link Adsl2 N 300mbps Td-w8950nd
125
1
125
Si se siguen las indicaciones propuestas de este software ayudara a Seguir el plan de implementación propuesto con la finalidad de cumplir
RAOUTER
Router 3g & 4g Tp-link con los objetivos trazados en un tiempo 1
125
determinado. 150
un mejor desempeño y a incrementar la eficiencia y la eficacia en el

FIREWALL

1 ƒirewall: PIX-506E VPN Network Security Firewall V 6,3

negocio. Y por tanto mejorara la calidad del servicio y

SOFTWARE NUBE (CLOUD)

organización.

SISTEMA OPERATIVO

la

Windows, Linux o MAC

70

1

120

6720
0

4

0

Es necesaria una cultura tecnológica en los colaboradores de la Seguir un programa de2400
capacitaciones y adiestramiento respecto a las
ERP
ERP – CLICKBALANCE - CLOUD
1
6720
empresa, para así poder optimizar sus recursos y generar un rol habilidades y conocimientos que los colaboradores deben tener.
REDES
1475
estratégico dentro de ésta.
HOSTING

SEGÚN CONTRATO CLICKBALANCE

0

1

1400

ACCESORIOS
CABLE UTP, CONECTORES RJ45, ENTRE OTROS
75
1
75
DESARROLLO E caso de atrasarse DEL el pago de su membresía anual, el sistema Estar al día con los pagos de la membresía anual con CLICKBALANCE S.A
En IMPLEMENTACIÓN con
2250
sóloSISTEMA
bloqueará su entrada y no le permitirá usar el sistema hasta el
DESARROLLO DEL SISTEMA que se renueve su membresía.
1500
1
1500
momento en CLICKBALANCE PAGO POR DESARROLLAR EL SISTEMA Y BRINDAR SOPORTE TÉCNICO
CAPACITACIÓN AL PERSONAL SOBRE EL MANEJO DEL SOFTWARE
CAPACITACIÓN - CLICKBALANCE
750
1
750
(SISTEMA OPERATIVO, APLICACIONES Y SISTEMA) – CLICKBALANCE
SERVICIO DE INTERNET
INTERNET
TOTAL

1200
SPEEDY 1MB MENSUAL

100

12 MESES

1200

20725
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

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Plan estratégico de tecnologías y sistemas de información (final)

  • 1. Plan Estratégico de Tecnologías y Sistemas de Información I. Introducción: La empresa tiene la siguiente razón social Business P&A Hnos E.I.R.L, la cual se dedica a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, esta empresa inicio sus actividades en enero del 2010, sus productos están dirigidos a minoristas y mayoristas de la región Cajamarca. Sus principales proveedores son Alicorp y Racser, Tiendas Alex, etc. La empresa necesita del soporte tecnológico para mejorar sus operaciones y la satisfacción al cliente, para ello necesita elaborar un Plan de tecnologías y sistemas de información el cual le permitirá analizar y proyectarse tecnológicamente para cumplir de la mejor manera sus objetivos estratégicos. Datos generales de la empresa • Razón Social: Business P&A Hnos E.I.R.L • Tipo Empresa: empresa individual de responsabilidad limitada • Actividad Comercial: comercialización de productos en general. • RUC: 20491783878 • Condición: Activo • Dirección Legal: AV. Atahualpa #293 • Distrito / Ciudad: Cajamarca. • Provincia: Cajamarca. • Departamento: Cajamarca • Tiempo en el mercado: 3 años • Trabajador : Cuenta con cinco personas distribuido de la siguiente manera:  2 en el área de venta y compras  3 en el área de almacén
  • 2. • Perspectiva respecto al PEI TI/SI: La dueña está muy interesado en integrar SI/TI en su empresa, pero también es consiente de la alta inversión que conlleva no solo en la compra de equipos o software si no que cambiaria la forma de trabajo, trabajo que ellos ya están acostumbrados a realizar, el dueño aborda este punto poniendo énfasis en la capacitación del personal. II. Elementos del PEI: Misión: Somos una empresa dedicada a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, satisfaciendo las necesidades de consumo de la cuidad de Cajamarca con productos de calidad y bajos precios; además contamos con un personal calificado y optimista; aportando así al desarrollo de Cajamarca. Visión: Ser una empresa líder en la comercialización y Distribución de productos de primera necesidad y abarrotes en general en la cuidad Cajamarca al año 2016. Objetivos estratégicos: Perspectivas Objetivos Finanzas Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 12% anual. Cliente Elevar el nivel satisfacción de nuestros clientes. Procesos internos Mejorar los procesos organizacionales. Aprendizaje Alcanzar la excelencia en la calidad del servicio brindado. Valores:     Respeto Puntualidad Honestidad Trabajo en equipo
  • 3.      Responsabilidad social Equidad Comercio justo Trato justo para todos. Motivación Organigrama actual: GERENCIA CONTABILIDAD DPTO. DE VENTAS DPTO. DE ALMACÉN III. Diagnóstico: a) Análisis FODA TI/SI Oportunidades:  El avance de la tecnología con respecto seguridad y en SI DPTO. COMPRAS
  • 4.     Surgimiento de software libre. Crecimiento demográfico e inclinación a una cultura tecnológica Mejoras de las vías de comunicación interprovinciales. Aumento de beneficios a las MYPES como acceso a SI y las TICs Amenazas:     Surgimiento de nuevos centro comerciales o súper mercados. La informalidad existente. La delincuencia informática. Precio de las TI y SI son elevados Fortalezas:       Conocimiento del trabajo a través de la experiencia. personal tienen tendencia al cambio y las nuevas tecnologías Precios accesibles al público. Local céntrico y estratégico Trato amable a los clientes Personal experimentado y con gran afinidad a la empresa. Debilidades:       Falta de sistemas de información en el mini market. Trabajo manual excesivo sin el uso de SI y las TICS. Demoras en la entrega de pedidos. Dificultad en el control de la empresa. El manejo de inventarios no es el óptimo. No se tiene en claro las metas a seguir. b) Plataforma tecnológica  Hardware: la empresa no cuenta con ningún tipo de hardware por malas experiencias pasadas.  Software: no cuenta con ningún software general ni especializado  Redes: no cuenta con ninguna red ni LAN ni inalámbrica. c) Percepción de los clientes internos (y externos de ser el caso), respecto al funcionamiento de los procesos organizacionales. La empresa cuenta con tres procesos claves, los cuales son: compras, almacén y ventas. Los clientes externos perciben a estos procesos de acuerdo a la calidad del producto y servicio.
  • 5. Los clientes internos ven algunas dificultades sobre todo en la información que manejan ya que a veces no es oportuna o es deficiente. Ello cree que mejorando la comunicación con cierto mecanismo resolverían el problema. Los clientes internos han identificado las siguientes dificultades:  En el proceso de ventas: o La emisión de boletas es llenada de forma manual ocasionando en ocasiones errores y pérdida de tiempo. o Las ventas totales del día se lo realiza de manera manual mediante papel y calculadora. o Todo lo que se vende no es registrado. o En algunas ocasiones se torna difícil determinar quien realizó la venta ocasionando pérdida de tiempo y un ambiente de desconfianza. o Los vendedores tienen que memorizarse constantemente los precios de venta de los productos.  En el proceso de Almacén: o No se tiene un stop mínimo ni máximo, ni un sistema que ayude en el control, solo a través de la experiencia. o El control de ingreso y salida de productos es realizado manualmente en un cuaderno, en el cual algunas veces no es legible. o Se torna difícil, en algunas ocasiones, determinar quién registró las salidas o entradas de productos ocasionando pérdida de tiempo y generando un ambiente de desconfianza.  En el área de compras: o No tienen un registro adecuado de los proveedores. o No se tiene un control o evaluación de una cartera de proveedores o El registro de la compra de los productos es realizado manualmente en un cuaderno, en el cual algunas veces no es legible. IV. Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información
  • 6. Visión tecnológica: “Comercial Mary´s” para el año 2014 habrá incorporado las TI/SI en toda la organización, sistemas que ayuden a la toma de decisiones. Lo cual permitirán que “Comercial Mary´s” sea más ágil y flexible al cambio en donde la información fluya des los niveles operativos hasta el nivel directivo y viceversa. Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información perspectivas Objetivos estratégicos Objetivos de SI y TI Finanzas OE1: Incrementar la Oi1: rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 12% anual. Cliente OE2: Elevar el nivel Oi2: Mejorar la comunicación entre la satisfacción de nuestros empresa y los clientes a través del clientes. uso de SI y TICs. Procesos OE3: Optimizar los procesos Oi3: Mejorar los procesos de la que integran a la empresa, con el soporte de SI/TICs organización. que los integren. OE4: lograr la excelencia en la calidad del servicio brindado. aprendizaje OE 5: Mejorar OI5: Generar a través de los SI continuamente el estándares que permitan optimizar el desempeño del personal desempeño laboral. V. Requerimientos de información Mapa de procesos de la empresa comercial Mary´s Estratégicos Planeación Operativos Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal.
  • 7. Compra Almacén Venta Apoyo Recursos humanos Gestión Contabilidad Tecnológica Matriz de relación entre objetivos de SI/TICs y procesos. Objetivos de SI y TI Procesos Oi2: Mejorar la Ventas, comunicación entre la planificación. empresa y los clientes a través del uso de SI y TICs. Requerimientos Pronostico de ventas, clientes potenciales y reales, catálogos actualizados de productos. Oi3: Mejorar los procesos de Todos los Stock mínimo y máximo, la empresa, con el soporte procesos: ventas, duración que llega pedido, de SI/TICs que los integren. almacén, desembolsos de dinero, compras proveedores determinados. Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal. RRHH, planificación. OI5: Generar a través de los RRHH, compras, SI estándares que permitan ventas y optimizar el desempeño almacén. laboral. Numero de trabajadores, fecha de cumpleaños, tardanzas/faltas, datos personales, estrategias, visión, desarrollo de publicidad, rentabilidad. Diversificación de productos, control de entradas y salidas de productos, ofertas, descuentos. Procesos clave Ventas • • Pronósticos de ventas relacionados con los niveles de demanda futura. Esta información es necesaria para la planificación eficaz de la cantidad que se debe comprar en el futuro y así no tener que basarse en la intuición. Clientes potenciales y reales, para tener en cuenta quienes son las personas que mas demandan los productos y ofertarles productos con descuentos y/o ofertas por su fidelidad a la empresa.
  • 8. • Tener un catalogo de productos diversificados con que contará el cliente para saber sus ventajas y/o ofertas y beneficios. Compras • • • • Información respecto a la oferta de productos, precios, cantidad, ofertas entre otros que nos ayuden a diversificar nuestra oferta de nuestros productos a precios más accesibles y de mejor calidad. Información sobre diversos proveedores, historial de entrega de productos, fallas, tardanzas, incumplimiento de pedidos y así elegir una cartera de proveedores confiable. Situación en el mercado (reconocimiento/posicionamiento), ofertas, relación social, descuentos de los proveedores para una futura evaluación de estos. Almacén Información con respecto a cuándo las órdenes deben ser completadas, cuándo deben ser despachadas, cuáles son las capacidades de almacenamiento, registro de salidas – entradas, alerta de Stock mínimo y máximo además para un control de inventarios eficiente. VI. Identificación de Tecnologías y Sistemas de Información requeridos. • En este paso se identifican y eligen los sistemas y tecnologías de la información requeridos para lograr los objetivos de TI/SI planteados. • La idea es identificar los sistemas y tecnologías de la información requeridos para que mejore la gestión de los procesos organizacionales y en ese camino lograr los objetivos propuestos. • La elección se debe basar en aspectos como disponibilidad presupuestal, urgencia organizacional, peso estratégico. Los sistemas y tecnologías de la información requeridos para lograr los objetivos de TI/SI planteados son: Sistema ERP: ClickBalance
  • 9. ClickBalance1 es la solución tecnológica que facilita el registro de las operaciones de la empresa, con el objetivo de generar información financiera, administrativa de una manera ágil, integral y oportuna, y que puede ser consultada desde cualquier lugar que cuente con acceso a internet. ClickBalance es la mejor solución ERP (Enterprise Resource Planning) enfocada a la PYME, ya que permite contar con un sistema de información integral en la nube que registra, controla y genera información de todas las áreas del negocio, permitiendo contar con reportes ejecutivos en el momento en que se requieren para la adecuada y oportuna toma de decisiones, tanto de operación como estratégicas Algunos de los grandes beneficios de ClickBalance:  Permite la consulta de reportes actualizados de las operaciones del negocio desde cualquier lugar con acceso a internet.  Maximiza el control administrativo y financiero de los recursos empresariales  Elimina las dobles capturas y los re-procesos de información.  Profesionaliza la administración de la información, permitiendo a los usuarios tiempo para realización de analisis y definición de estrategias.  Por su tecnología de vanguardia, siempre se cuenta con respaldos actualizados que eliminan el riesgo de pérdida de información.  Elimina la necesidad de inversiones adicionales en equipo, actualizaciones, mantenimiento y mejoras del sistema 1 http://www.clickbalancemonterrey.com.mx/m%C3%B3dulos/
  • 10. Fuente: https://clickbalance.com COSTOS: Es una inversión Única, y la renovación de la membresía es anual. Funcionalidad2 COMPRAS PRODUCCION VENTAS ADMON Y FINANZAS FACTURACIÓN ELECTRONICA  administrar todo el proceso de adquisiciones del negocio,  administrar el proceso de producción de tu negocio gracias a la integración completa del ERP.  administrar todo el proceso comercial de tu negocio,  Administración de Activos  Elaboración de una factura en el sistema  Administración de nómina  ClickBalance automáticamente certificado SAT  monitoreando desde la solicitud de materiales o servicios, hasta el pago al proveedor 2  Si un cliente te solicita un producto y no hay https://clickbalance.com/  monitoreando desde el seguimiento a prospectos, hasta la facturación electrónica correspondiente,  Administración de bancos  Registro contable y financiero envía el  El certificado SAT asigna el folio fiscal digital  ClickBalance recibe, controla y archiva las
  • 11.  procesos de cotizaciones, autorizaciones de diferentes niveles, recepción de mercancía, recepción de facturas, programación de pagos. existencias, en automático se generará una orden de producción, a la cual se le asignarán los materiales, mano de obra, insumos y utilización de maquinaria y equipo, todo de manera integral y automatizada. pasando por los procesos de: cotizaciones, solicitud de pedidos, entregas en almacén, facturación electrónica o tradicional, cobranza, cálculo de comisiones facturas fiscales emitidas. Redes • • Internet Red LAN Servicios informáticos • • • Hosting: proveerá ClickBalance en la nube y además los siguientes servicios en línea:  Los servicios de mantenimiento, actualizaciones y mejoras en el sistema gratis.  Migraciones a cada nueva versión  Copias de seguridad en la nube  Hospedaje en el ancho de banda de alta Mexico  Mantenimiento y monitorización de sus servidores 24/7 Conexión a internet Wi Fi de 1 Mb. Redes sociales: Facebook, Twiteer, etc. Software • • • • Base de datos en la nube. Sistema operativo para servidor: Windows, Linux o Mac Sistema operativo para clientes: sistema Windows o Linux, no importa la versión ni el modelo. También funciona sin problema en el ambiente Mac. Software de aplicación: ERP – ClickBalance Hardware • El contrato con ClickBalance proporcionara el siguiente hardware:  Un servidor de aplicaciones para ClickBalance, con acceso las 24h/7d a internet.  Dos servidores de copia de seguridad en dos partes del mundo.  El acceso al centro de control, copia de seguridad y sistema de vigilancia. • • • Servidor HP ProLiant ML330 G6, Procesador Intel® Xeon® E5606 2 GB RAM. 250 GB libres en disco duro 3 Computadoras PC Completo Intel Core i3 2100 3.1 ghz 4GB DDR3 500GB LCD 19"
  • 12. • • • • • • 4 Camaras Ip Exteriores inalámbrica Visión Nocturna Graba Video (wifi, nube): Laptops, Smartphone, equipos 3g y 4g 1 lector de código de barras: Metrologic Ms9524 Conexión USB 1 impresora Epson WorkForce T42WD Modem Tp-link Adsl2 N 300mbps Td-w8950nd Router 3g & 4g Tp-link 1 ƒirewall: PIX-506E VPN Network Security Firewall V 6,3 VII. Alineamiento Estratégico Proceso de Ventas es el único que genera ingresos por lo tanto se debe manejar de tal forma que se optimicen los costos y tiempos generando valor en la organización. Matriz de Correlación: Objetivos Estratégicos – Objetivos de SI/TI – Sistema y tecnología de la información elegido.
  • 13. VIII. Propuesta de implantación. Objetivos estratégicos OE1: Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 12% anual. Objetivos de SI y TI SI elegido Oi1: OE2: Elevar el nivel satisfacción de nuestros clientes. Oi2: Mejorar la comunicación PY1: Implementación del entre la empresa y los clientes sistema ClickBalance a través del uso de SI y TICs. •Administración de relación con los clientes. OE3: Optimizar los procesos que integran a la organización. Oi3: Mejorar los procesos de la PY1: Implementación del empresa, con el soporte de sistema ClickBalance-ERP SI/TICs que los integren.  Administración /finanzas  Proceso de Ventas (Prioritario)  Proceso de Compras  Producción  Facturación electrónica OE4: lograr la excelencia en la calidad del servicio brindado. Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal. PY1: Implementación del sistema ClickBalance-ERP en la nube. OE 5: Mejorar continuamente el desempeño del personal OI5: Generar a través de los SI estándares que permitan optimizar el desempeño laboral. PY1: Implementación del sistema ClickBalance-ERPCloud en el proceso de administración (RRHH) y finanzas La implantación de cada sistema de información constituye un proyecto. Puede haber más de un proyecto y cada uno se debe planificar tipo plan operativo. Entonces puede haber una cartera de proyectos para la implantación de los sistemas de información propuestos.
  • 14. Tener en cuenta aspectos como los procesos, la cultura, la estructura (temas que se tratarán en la siguiente unidad). Estos aspectos deben haber sido identificados como fortalezas o debilidades en la etapa de diagnóstico. Cartera de Proyectos (planes operativos. Puede existir un proyecto independiente para desarrollar competencias en el personal y así adaptarlo a la nueva estructura o a los nuevos sistemas y tecnologías de la información. Estos proyectos serán detallados en la siguiente unidad del curso.):  Nro. / código de Proyecto  Nombre del proyecto  Descripción (con este proyecto a qué objetivo de sistemas y tecnologías de la información se apunta)  Resultados esperados (en relación a los objetivos de SI/TI)  Alternativas de implementación (empresa que ejecutaría el proyecto).  Cronograma genérico de actividades incluyendo presupuesto.
  • 15. NRO. / CÓDIGO DE PROYECTO Proyecto 1: (PY1) NOMBRE DEL PROYECTO Implementación del Sistema de Información CLICKBALANCE – ERP - CLOUD OBJETIVOS FACES - ACTIVIDADES  Oi2: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes a través del uso de SI y TICs.  Oi3: Mejorar los procesos de la empresa, con el soporte de SI/TICs que los integren.  Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal.  OI5: Generar a través de los SI estándares que permitan optimizar el desempeño laboral. 1. ETAPA PLANIFICAR (PLAN)  ETAPA PREPARATORIA En esta etapa se conformara el equipo de trabajo se identificaran a los ac se investigará el problema en cuestión de SI/TI de la empresa.  ETAPA DE DIAGNOSTICO En esta etapa se identificaran las expectativas de los dueños de la empresa además se definirá la viabilidad y el alcance del proyecto.  ETAPA DE REDISEÑO En esta etapa se definirán los requerimientos para los procesos, una anális el acoplamiento del sistema y mejorar la eficiencia, se validaran las expec validara los requerimientos solicitados. 2. ETAPA HACER (DO)  ETAPA DE IMPLANTACIÓN En esta etapa se sensibilizara y socializara masivamente sobre lo que se pre para los clientes de SITI, también se incluirá a los empleados para la solu modificaciones a las soluciones específicas para los clientes de SI/TI, se en migraran los datos existentes de la empresa a una base central, previa va SI/TI, se capacitara a los usuarios finales del sistema y se realizara una prue 3. ETAPA VERIFICAR (CHECK)  ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN En esta etapa se corroborará los conocimientos adquiridos por los usu realizará una verificación de que el sistema se ejecuta de manera óptima. procedimientos específicos de trabajo y del uso del sistema. NRO. / CÓDIGO DE PROYECT O NOMBRE DEL PROYECTO 4. ETAPA ACTUAR (ACT) En esta etapa se levantaran los errores encontrados en la ejecución del sist inicio a las operaciones de la empresa con el sistema CLICKBALANCE-CLOU ALTERNATIVAS DE RESULTADOS ESPERADOS IMPLEMENTACIÓN DESCRIPCIÓN CLICKCB S.A Proyecto 1: (PY1) Implementació n del Sistema de Información CLICKBALANC E – ERP CLOUD Es una aplicación cliente-servidor multiplataforma e interfaz web, que permite personalizar la gestión de la información a las necesidades de la empresa o departamento, con poco esfuerzo. desarrolla módulos a medida, apoyando los siguientes procesos:  Procesos de venta  Proceso de Compras  Administración y Finanzas  Proceso de Producción  Facturación Electrónica  Oi2: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes a través del uso de SI y TICs.  Oi3: Mejorar los procesos de la empresa, con el soporte de SI/TICs que los integren.  Oi4: lograr el uso eficiente de SI/ TICs por parte del personal.  OI5: Generar a través de los SI estándares que permitan optimizar el desempeño laboral. Responsable de Protección de Datos es el Sr. Héctor Rafael: webmaster@clickbalance.co Ubicación: Blvd. Indio de Guelatao 297 norte Col. Miguel Hidalgo CP 80090, Culiacan Qinformacion@clickbalance.com Ventas 01 800 841-3414 ventas@clickbalance.com
  • 16.
  • 17. 20725 PRESUPUESTO PARA EL PROYECTO 1 (PY1) CONCEPTO HARDWARE SERVIDOR DESCRIPCIÓN PRECIO CANTIDAD TOTAL 9050 CONCLUSIONES ML330 G6, Procesador Intel® Xeon® E5606 2 GB RECOMENDACIONES Servidor HP ProLiant RAM. 2600 1 2600 Los ERPs son una solución integral para las empresas, ya quedisco duro Es necesaria la capacitación a todo el personal en aspectos como el uso 250 GB libres en no solo de tecnologías de información y comunicaciones. nos brinda un software que estudia a la organización en todas sus COMPUTADORA dimensiones, lo que no 3 Computadoras PC Completo Intel Core i3un 3.1 ghz 4GB DDR3 se hace generalmente al comprar 2100 500GB LCD 19" DVDRW software a medida. 1400 3 4200 CÁMARAS DE SEGURIDAD 4 Camaras Ip Exteriores inalámbrica Visión Nocturna Graba Video (wifi, 350 4 1400 nube): Laptops, Smartphone, equiposSe recomienda implementar ClickBalance con el proceso que representa 3g y 4g La implementación LECTOR DE CODIGO DE BARRAS del ERP ClickBalance se puede dar Metrologic Ms9524 Conexión USB 1 lector de código de barras: parcialmente 255 1 255 según una previa evaluación de procesos. IMPRESORA un Punto Crítico para la Comercializadora como sería Ventas. Epson WorkForce T42WD 200 1 200 MODEM Modem Tp-link Adsl2 N 300mbps Td-w8950nd 125 1 125 Si se siguen las indicaciones propuestas de este software ayudara a Seguir el plan de implementación propuesto con la finalidad de cumplir RAOUTER Router 3g & 4g Tp-link con los objetivos trazados en un tiempo 1 125 determinado. 150 un mejor desempeño y a incrementar la eficiencia y la eficacia en el FIREWALL 1 ƒirewall: PIX-506E VPN Network Security Firewall V 6,3 negocio. Y por tanto mejorara la calidad del servicio y SOFTWARE NUBE (CLOUD) organización. SISTEMA OPERATIVO la Windows, Linux o MAC 70 1 120 6720 0 4 0 Es necesaria una cultura tecnológica en los colaboradores de la Seguir un programa de2400 capacitaciones y adiestramiento respecto a las ERP ERP – CLICKBALANCE - CLOUD 1 6720 empresa, para así poder optimizar sus recursos y generar un rol habilidades y conocimientos que los colaboradores deben tener. REDES 1475 estratégico dentro de ésta. HOSTING SEGÚN CONTRATO CLICKBALANCE 0 1 1400 ACCESORIOS CABLE UTP, CONECTORES RJ45, ENTRE OTROS 75 1 75 DESARROLLO E caso de atrasarse DEL el pago de su membresía anual, el sistema Estar al día con los pagos de la membresía anual con CLICKBALANCE S.A En IMPLEMENTACIÓN con 2250 sóloSISTEMA bloqueará su entrada y no le permitirá usar el sistema hasta el DESARROLLO DEL SISTEMA que se renueve su membresía. 1500 1 1500 momento en CLICKBALANCE PAGO POR DESARROLLAR EL SISTEMA Y BRINDAR SOPORTE TÉCNICO CAPACITACIÓN AL PERSONAL SOBRE EL MANEJO DEL SOFTWARE CAPACITACIÓN - CLICKBALANCE 750 1 750 (SISTEMA OPERATIVO, APLICACIONES Y SISTEMA) – CLICKBALANCE SERVICIO DE INTERNET INTERNET TOTAL 1200 SPEEDY 1MB MENSUAL 100 12 MESES 1200 20725