Existenzsicherung in der Druckindustrie durch optimierte Prozesse

©ObilityGmbH,FrankSiegel,09.2016
Existenzsicherung durch
optimierte Prozesse
„Der Prozess macht den Unterschied“

Frank Siegel
Geschäftsführer
Kontakt:
frank.siegel@obility.de
+49-172-7180376

einfach Business
einfach machen

PRINTINTEGRATION
Produktivität durch
Vernetzung erhöhen
PRINTSHOPS
Mehr Umsatz durch
Mehrwerte für Kunden
Browser basiert die
Abwicklung erleichtern
PRINTMANAGEMENT
PRINTAUTOMATION
Durch Automation Zeit
und Ressourcen sparen

Quelle: Spiegel Online http://www.spiegel.de/panorama/papst-momente-bilder-zeigen-vergleich-zwischen-2005-und-2013-a-889031.html
Papstwahl 2005 ... ... Papstwahl 2013

transformiert unsere gesamte Gesellschaft
Digitalisierung

Mobilität, vernetzte Geräte, intelligente Services, individuelle Kundenwünsche, globaler
Wettbewerb – die digitale Transformation erfasst alle Unternehmen.

Digitale Transformation
verändert durch die Möglichkeiten und Potenziale digitaler Medien und des
Internets langfristig das Fundament jedes Unternehmens in seiner Strategie,
Struktur, Kultur und seinen Prozessen. Mit Digital Business Transformation
begegnen Unternehmen den Veränderungen des Digitalzeitalters, dem Digital Age.
Wikipedia

• In der Musikindustrie ist heute Apple der größte Anbieter zu Lasten
der klassischen Plattenfirmen
• In der Fotoindustrie sind die einst führenden Filmhersteller Kodak und
Agfa inzwischen aus dem Fotomarkt ausgeschieden
• Das soziale Netzwerk Facebook hat eine Banklizenz beantragt, und
macht den Finanzinstituten digitale Konkurrenz
• Auf internationalen Treffen der Werbebranche ist Google der Held der
Branche
Folgen der digitalen
Transformation

• Die heute größte deutsche Akzidenz Druckerei wurde erst im Jahr
2002 von einem branchenfremden Newcomer gegründet
Folgen der digitalen
Transformation

Anbieter vor einer
Transformation
80% neue Anbieter
nach einer
Transformation
20% ehemalige
Anbieter

Vom Printshop
Bilder: Dieter Poschmann_pixelio.de
zum Internetdrucker zur Druckfabrik

Prozess-Optimierung

Anfrage Angebot Klärung Auftrag
Datenerfassung
Sachbearbeiter
Klassischer Vertrieb

MIS sonstige ArchiveDruckdaten
Rück-
fragen
Annahme
Daten
Produktion
Auftrags-
bestätigung
Bestellung
PlanungJobticket
Prüfung
Druckdaten
Weitere
Arbeiten
Lieferung
Klassische Einzelfertigung

Datenerfassung
Sachbearbeiter
Datenerfassung
Kunde
Prozesskosten-Optimierung
Vorteile Online-Shop-System

Digitalisierung, Standardisierung, Automatisierung

Auftragsdaten
komplett?
Auftrags-
Bestätigung
erstellen
Eigen-Ware?
Jobticket
Rohmaterial
vorhanden?
Lager-
Reservierung
Bestellung
Bestellung
externen
Lieferanten
Rück-
fragen
Mail
versenden
Vorteile Standardisierung, Prozess-Automatisierung
Automatisierte Prozesse
Prozesskosten-Optimierung

Schnittstelle
Kundensystem
(SAP)
Standardisierte Auftragsannahme
Datenerfassung
Sachbearbeiter
Prozess-Automatisierung
Standar-
disierung

Prozess-Automatisierung für Kunden
Online-System bietet
Mehrwerte:
• Web-To-Print
• Automatischer Satz
• Print-On-Demand
• Lagerverwaltung
• Preisauskunft
• Datenbank
• Nachbestellfunktion
• Transparenz
• Kontrolle
• Freigabe-Struktur
• ....

Druckkosten
Fixkosten
100 250 500 750 1000 1250
Auflage
Kosten
• Günstigere
Verbrauchsmaterialien
• günstigere Mitarbeiter
Klassische Kostenreduktion

Druckkosten
Fixkosten
100 250 500 750 1000 1250
Auflage
Kosten
• Sammelformen
• Autom. Platteneinzug
• Autom. Zonensteuerung
• Günstigere
Verbrauchsmaterialien
• günstigere Mitarbeiter
Kostenreduktion durch Produktivitätssteigerung

Druckkosten
Fixkosten
100 250 500 750 1000 1250
Auflage
Kosten
Kosten-Einsparung

Fixkosten
Druckkosten
100 250 500 750 1000 1250
Auflage
Kosten
Fixkosten
Prozesskosten
Prozesskosten
Prozess-Kosten-Betrachtung

Druckkosten
Fixkosten
100 250 500 750 1000 1250
Auflage
Kosten
• Standardisierung
• Automatisierung
Kostenreduktion durch Prozess-Optimierung

Effizienzsteigerung
Einer der weltgrößten Internetdruckern und Druckfabriken benötigt
3 Sekunden
manuelle Arbeit für die Produktion, Versand und Verpackung von 100 Visitenkarten

Prozessoptimierung durch
 Standardisierung
 Automatische Prozesse
 Workflows
Beispiele für optimierte Prozesse

DTP Aufwand für
Marketingabteilung
Druckdaten für Anzeigen,
Vistenkarten,
Weihnachtskarten, Preislisten,
Prospekte müssen aufwendig
gestaltet werden
Beispiel

Lösung: Webt-To-Print Automatisierung
System setzt
automatisch die Gestaltung
nach CI-Richtlinien

System wählt
automatisch die passende
Druckvorlage

System überträgt
alle Auftragsdaten und
Druckdaten an den Druck-
Controller

B2B Kunde wählt Kampagne
und gibt Daten im Web-To-
Print System ein
B2B Kunde gibt Gestaltung
frei
 System sendet
Link zum Preview und
wartet auf Freigabe


Druckdatenannahme
Kunde hat bestellt und hat einen Liefertermin
vorgegeben...
...liefert aber die Druckdaten nicht.
Beispiel

Lösung: Automatische Druckdaten-Annahme
System überprüft
ob zum notwendigen Termin
der Kunde die Daten
hochgeladen hat

System erkennt
aufgrund des bestellten
Artikels bis wann Druckdaten
im Haus sein müssen

Auftrag kommt aus dem
Webshop oder Mitarbeiter
erfasst Auftrag im System
Sachbearbeiter ruft den
Kunden an
 System sendet
Eskalationsmeldung an
Sachbearbeiter

System sendet
wenn Daten nicht vorliegen,
Erinnerung per Mail an
Kunde mit Upload-Link


System setzt Prozess Status
auf „Daten erhalten“ und
übergibt Daten an den
Prepress Workflow
System übergibt Daten
an den Prepress Workflow
(und wartet auf
Rückmeldung)

Kunde klickt Link im Mail,
kommt direkt zum Auftrag
und lädt genau dort Daten
hinein.

System sendet
wenn Kunde nicht reagiert
weitere Erinnerungen zu
bestimmten Terminen


Einzel-Verpackung
Versandmitarbeiter ist ständig
im Lager unterwegs und sucht...
Umständliche Abwicklung zum
Datenaustausch mit
Versandunternehmen
Beispiel

Lösung: Verpackungssteuerung Einzelfertigung
System kennt freies Regal
System weiß, dass Auftrag
noch 1 weiteres Produkte hat
Mitarbeiter verpackt 2
Produkte mit Lieferschein
und Rechnung und scannt
Lieferschein und VERPACKT

Mitarbeiter scannt Produkt
per Barcode
System druckt Lieferschein
und Rechnung

System lässt Mitarbeiter das
Produkt in Regal X legen
System sagt Mitarbeiter dass
dieses Produkt zusammen
mit Produkt aus Regal X
verpackt wird
 Mitarbeiter scannt 2tes
Produkt des Auftrags


Lösung: Versandautomatisierung
Versendersystem
übermittelt
Etiketten-PDF und
Trackingnummern zurück

System übermittelt
Anzahl Pakete, Gewicht und
Lieferadresse per
Schnittstelle an Versender

Mitarbeiter scannt
Lieferschein, wiegt Pakete
und gibt Anzahl Pakete und
Gewicht ein
System sendet
Trackingnummern der Pakete
an Kunden mit
Link zum Tracking des
Versenders
 System druckt
Etiketten


Angebotskalkulation
Der Aufwand für die Kalkulation
von Angeboten ist hoch und der
Kunde muss lange auf eine
Information warten
Beispiel

Lösung: Angebotsautomatisierung
System übernimmt
Preise für Angebot
automatisch wenn bekannt
System sendet
Info-Mail an Sachbearbeiter
mit Link zum Nachkalkulieren
Sachbearbeiter gibt die
geplante Marge ein und gibt
Angebot frei
System erstellt
Angebots PDF und sendet es
an Kunde

Kunde konfiguriert Produkt
online und stellt Anfrage im
Web-Portal

System sendet
sonst automatisch Anfrage
an Vorlieferant
System überwacht
Termin für Preisinformation
Vorlieferant mit Erinnerung



System erinnert
Vertriebsmitarbeiter zum
Nachfassen



Das Bestellwesen und die
Lagerwirtschaft benötigen hohe
Aufmerksamkeit
Durch die hohe Bedeutung der
Kapitalkosten bei gleichzeitiger
Berücksichtigung der
Lieferbereitschaft ist ein hoher
manueller Aufwand notwendig
Beispiel

Lösung: Automatisierte Materialwirtschaft
System überprüft
ob Lager von anderen
Papiersorten in
Toleranzbereich liegen und
mitbestellt werden können

System erstellt
Bestellung wenn
Lagerbestand kritische
Menge unterschreitet

System übermittelt
Lagerort pro Lieferposition
an Lagerist in der
Reihenfolge, dass kürzester
Weg durchs Lager erfolgt

System überprüft
Lagerbestand der
notwendigen Papiersorte
System erfasst
durch Barcode Scan den
Lagerzugang und bucht Ware
ein
 System überwacht
Liefertermine und sendet
automatische Erinnerung


Mahnwesen
Die Buchhaltung, der Vertrieb,
die Verkaufssachbearbeiter sind
durch hohen Kommunikations-
bedarf und viel Papierkram
belastet
Beispiel

Lösung: Automatisierte Mahnungen
System überprüft
welche Rechnungen
überfällig sind

System weist Zahlung den
offenen Rechnungen zu
System druckt
alle ausgewählten
Mahnungen und hinterlegt
Mahnstufe

Mitarbeiter in der Fibu
startet Import OPOS Daten
vom Online Konto
Mitarbeiter markiert welche
Kunden gemahnt werden
System erstellt Mahnliste mit
Mahnstufen


Und jetzt?

Empfehlungen
für Druckdienstleister

Prozessintegration
Prozessorientiert denken und
Workflows einsetzen
Schnittstellen
Direkte Vernetzung mit Kunden
und Lieferanten schaffen und
automatsierte Prozesse nutzen
Web-Services
Für Kunden Web-To-Print,
Bestellportale, Apps,
Collaborations-Portale zur
Verfügung stellen
Mehrwerte schaffen
Mit IT Kompetenz neue Services
bieten: variabler Datendruck,
Augmented Reality, PoD,
Database Publishing
Virtualisierung
Eigene IT flexibel, performant und
sicher machen
Neue Arbeitsstrukturen
Strukturen für ein lernendes und
eigenverantwortliches
Unternehmen schaffen
IT Kompetenz
In Mitarbeiter mit IT Knowhow
investieren
Print 4.0
Digitale
Transformation

einfach Business
einfach machen
Empfehlungen für Druckdienstleister
für Sie und ihre Kunden

Vielen Dank für Ihr Interesse
Frank Siegel
Geschäftsführer
Kontakt:
frank.siegel@obility.de
+49-172-7180376

Existenzsicherung in der Druckindustrie durch optimierte Prozesse

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